如何撰写部门职责和岗位说明书

《部门职责描述表》和《岗位说明书》编写培训田之富(JerferTan）明基逐鹿管理发展中心/人才增值创造事业部管理咨询高级顾问2006/11/07部门职责描述表（说明书）Agenda¾认识部门职责¾职责描述各要素•基本信息•使命•工作关系•岗位配置•关键绩效指标•部门职责•部门权限•部门资源认识部门职责－定义认识部门职责－定义部门职责是组织管理的基础性文件，是将本部门在公司中所承担的主要职责和权限用规范的语言界定并形成文本。实质分工与合作；结合业务流程的设计过程；横向/纵向关系；公司领导层的主导思想、定位作用部门职责的进一步分解/职位认识部门职责－实质和作用认识部门职责－制作说明书流程1、明确公司的战略、目标、工作流程3、界定各部门关键职责分工及其相互关系2、依据上述流程设计组织架构4、依据关键职责详细描述部门职责、部门资源等，形成初稿5、跟部门领导沟通，修订，并最终定稿6、部门协作交叉部分，请召开部门之间的沟通会议7、项目小组人员分组指导，负责各部门的缴交日期8、最终形成定稿，交人力资源部备案部门职责说明书内容编写说明要要素素内内容容4.4.部门关键绩效指部门关键绩效指标标公司用什么指标衡量该部门相应指标、责任的结果1.1.基本信息基本信息该部门名称、编号、版本、部门负责人、直接上级等、岗位数量、编制人数等基本信息7.7.工作关系工作关系该部门在组织架构中的位置，通常用图、表形式表现2.2.部门使命部门使命部门的愿景目标，跟公司愿景和目标一致3.3.部门职责部门职责部门的关键责任和产出成果，最多不超过10项（含具体责任岗位）根据部门应负的责任，所赋予的相应工作权限通常指该部门完成主要职责需要的设备、资产、和相关工作环境要求5.5.部门权限部门权限6.6.部门资源部门资源部门职责－基本内容第一部分：部门职责基本信息基本信息使命•部门使命是为了实现公司目标而赋予部门的职责和方向；•使命是纲领性的；•跟公司的愿景目标、战略规划紧密相关；•使命是部门的愿景目标；•使命具有方向性，指导性；•使命指导部门具体职责的制定。第二部分：部门职责－使命某市场部的使命与职责使命使命ƒ巩固并发展用户群，并以有价值的重点客户为核心；ƒ保持并发展品牌形象；ƒ保持公司品牌市场地位的领先，并不断提升公司收入；ƒ有力地支持分公司的营销运作，但保持营销规划的整体性以及关键职能的集中管理ƒ品牌管理；ƒ基础与专项市场研究；ƒ营销战略规划；ƒ年度/月度具体营销计划制定与执行监控；ƒ对分公司日常业务管理：¾市场推广规划与控制；¾销售规划与控制；¾定价管理；¾产品组合规划与控制；¾客户关系管理；¾业务流程制定与监控。关键职责关键职责示例示例部门职责－使命举例第三部分：部门职责_工作关系（机构图）第四部分：部门职责－岗位人员配置根据公司规划和目标、明年的工作计划制定，需要跟部门领导进行沟通！（此表可以缩减）z用于评估和管理被评估者绩效的定量化/行为化的标准体系；z体现对组织目标有增值作用的绩效指标；z通过在关键绩效指标上达成的承诺，部门对工作期望、工作成果等方面达成沟通。第五部分：部门职责－关键绩效指标定义第五部分：部门职责－关键绩效指标z如何评价部门工作的效果z类型：数量、质量、成本、时限z原则：SMART(具体的specific，可度量的measurable，可实现的attainable，现实的realistic，有时限的time-bound）正确的做法正确的做法错误的做法错误的做法设定原则切中目标适度细化随情境变化抽象的未经细化的复制其他情境中的指标设定原则第五部分：部门职责－关键绩效指标设立原则具体的Specific数量化的行为化的数据或信息具有可得性主观判断非行为化描述数据或信息无从获得可度量的Measurable在付出努力的情况下可以实现的在适度的时限内实现过高或过低的目标期间过长可实现的Attainable可证明的可观察的假设的不可观察或证明的现实的Realistic使用时间单位关注效率不考虑时效性模糊的时间概念有时限的Time-bound绩效考核指标示例绩效考核指标示例z财务指标：部门预算、净利润、毛利率、资金利用率z成长指标：客户需求增长率、产品服务提供增长率z客户满意度：客户满意度、投诉率、员工满意度、部门满意度z生产率、效率：单位资源的产出数量z信誉与质量：商誉维护、遵守合同/承诺、可靠性、质量z时间效率：完成工作/事务/流程的时间长度、等待时间z资源浪费：返工成本、纠错耗时、审核成本、超时成本、错误率、废品率z灵活性：决策时间、危机事件处理、市场反应速度、灵活调整z管理指标：员工队伍建设、干部培养、素质提高、士气部门职责描述的关键环节部门职责描述的关键环节z做什么——职责z如何做——职权部门职责概述示例部门职责概述示例z总裁办：为公司总裁提供秘书服务；向总部各部门提供具体行政性服务。z人力资源部：为企业提供人事管理事务性服务及人力资源开发管理的专业性服务，保证企业的正常运作。z规范：（为…）＋动词＋宾语部门职责描述常用动词部门职责描述常用动词z针对制度、方案、计划等文件：编制、制订、拟定、起草、审定、审核、审查、转呈、转交、提交、呈报、下达、备案、存档、提出意见z针对信息、资料：调查、研究、收集、整理、分析、归纳、分析、总结、提供、汇报、反馈、转达、通知、发布、维护管理z关于某项工作（上级）：主持、组织、指导、安排、协调、指示、监督、管理、分配、控制、牵头负责、审批、审定、签发、批准、评估z关于某项工作（下级）：检查、核对、收集、寻获、提交、制作、进步、服从、承办、完成、执行、建立、参与、处理、设置、制造、设计、联系、磋商、生产、配合、协助、建议z关于某项工作（平级）：配合、磋商、协同、协商、交涉z其他：确保、提供、保证、满足…的要求、出售、限制、代表部门职责描述常用动词部门职责描述常用动词部门工作权限指的是，为了充分达成部门职责，部门所应享有的权限范围。它包括：¾决策权¾建议权¾执行权¾监督权¾审批权¾检查权部门权限定义部门权限定义z职权：权限边界/部门（职位）关系z原则：清晰，可操作。z实质：组织责权分配体系业务流程如何界定部门的职权如何界定部门的职权需要明确各职能、各层级之间在主要职责上的决策流程和汇报关系：例某市场部6、部门业务指标的设计、评估及考核职责董事会总经理分管副总其它副总一、策略议题1、中长期市场发展规划2、品牌发展战略3、本部门年度财务预算二、营运议题1、本部门一般员工的招聘录用、考核晋升降级、奖惩、岗位异动2、市场部门内部中层干部的招聘录用、考核晋升降级、奖惩、岗位异动3、对各分公司市场开发工作的日常支持和管理市场部4、基础及专项市场调研制度和报告5、品牌管理决定权复核权审核权建议权建议权复核权决定权建议权审核权复核权决定权建议权决定权建议权决定权决定权建议权决定权建议权决定权示例示例参议权决定权如何界定部门的职权－例如何界定部门的职权－例如何界定部门的职权－例如何界定部门的职权－例部门权限举例部门权限举例人力资源部工作权限：公司重大决策建议权；对部门内部人员调配、奖惩的建议权；对……工作监督权、检查权，对……业务水平和业绩的考核评价权；权限内的财务审批权。部门资源z设备z设施z工作环境（硬环境、软环境）z其他岗位说明书目录¾岗位、岗位说明书定义¾岗位说明书各要素编写说明•基本信息•岗位目的•员工关系•岗位职责•关键绩效指标•岗位职权•任职资格•工作资源和工作环境•Q&A岗位是组织的基本单位/标准构件岗位基于组织而非个人¾岗位为组织的目标和价值而存在¾岗位是个人与工作之间的纽带；¾任职者变换，岗位的根本特征即所从事任务及主要活动不变。组织目标战略组织架构岗位岗位定义岗位属于组织岗位存在不取决于担任岗位的人，而是组织的需要。岗位与任职者截然不同：人的特征表现于其工作风格、方法和行为，岗位的特征表现于其在组织内的目的和工作职责。岗位是动态的随着组织策略和结构的变化，岗位会发生变化。但岗位的动态性并不否认其明确性和固定性。为避免组织重叠和资源浪费，更需清楚界定岗位的责任。岗位特征职类：岗位分类（管理类、专业类、行政类、操作类）职务＝头衔（岗位称谓）例如：经理/主任/专员岗位（职位）＝职能+职务任务：指一项具体的工作。例如：职务：主任、专员岗位：办公室主任、招聘专员任务：指派打印一份文件职类、职务、岗位（职位）、任务岗位说明书岗位说明书z岗位说明书（PositionDescription）：工作职责：“岗位做什么事”任职资格：“岗位要求什么样的人来做”职位说明书的地位：现代人力资源管理的逻辑起点明确本岗位的价值和主要产出清楚自己的主要产出领域及结果是任职素质提升的依据向上级寻求更有针对性的指导管理者管理者人力资源专业者人力资源专业者任职者任职者为公司人力资源规划提供依据匹配岗位与人的基础招聘、培训等工作的基础岗位评价的前提，薪酬制定的基础绩效考核的依据更加明确本部门的人员需求为合理的分派工作、制订计划提供参考绩效考核的基础工作之一为员工提供更好的辅导和支持岗位说明书的作用谁来做岗位说明书谁来做岗位说明书直接上级原则个人编写，主管补充辅导人力资源部的责任:协调/专业指导岗位说明书标准格式岗位说明书标准格式基本信息岗位说明书各要素编写说明要要素素内内容容4.4.关键绩效指标关键绩效指标公司用什么指标衡量该岗位相应责任的结果7.7.工作关系工作关系该岗位在组织中的位置，通常用图、表形式表现8.8.资源和环境资源和环境房间布局、常用的设备或工具、工作时间、出差状况等1.1.基本信息基本信息该岗位名称、编号、所在部门、工作地点、直接上级层级、编制、生效日期、职类等基本信息2.2.岗位目的岗位目的该岗位存在的主要目的和价值3.3.岗位职责岗位职责岗位的关键责任和产出成果，一般不超过7项根据岗位应负的责任，所赋予的相应工作权限通常指担任该岗位需要的最低资格和基本素质要求5.5.岗位职权岗位职权6.6.任职资格任职资格岗位说明书要素岗位说明书要素岗位名称＝职能+职务。尽量与业界一致，便于比较和交流；坚持名实相符，保持内部层序清晰；对外如市场销售等岗位可灵活一些。11、基本信息、基本信息由人力资源部统一编订岗位目的岗位目的（该岗位存在的主要目的和价值）（该岗位存在的主要目的和价值）岗位目的表达形式¾“为”－“在”－“做”¾组织贡献－约束条件－主要活动¾一般只有一句话。在组织中仅有少数岗位的目的超过一句话，也就是那些有“多种角色”的岗位。¾¾组织为什么需要这个岗位？组织为什么需要这个岗位？¾¾这个岗位为组织整体目标的完成承担了什么？这个岗位为组织整体目标的完成承担了什么？¾¾该岗位对组织的独一无二的贡献是什么？该岗位对组织的独一无二的贡献是什么？¾¾岗位价值－对部门岗位价值－对部门KPIKPI的支持的支持分析要点分析要点22、岗位目的、岗位目的岗位-人力资源部经理人力资源部经理清晰表达本岗位在什么条件下，要做什么，以及岗位为什么要存在。岗位目的岗位目的（该岗位存在的主要目的和价值）（该岗位存在的主要目的和价值）为有效配置、合理开发及管理公司人力资源,在公司经营战略和政策规定指导下,制定人力资源规划和策略，建立人力资源管理体系，组织和指导员工招聘选拔、绩效考核管理、薪酬福利管理、员工激励、培训与开发。举例举例22、岗位目的－分析举例、岗位目的－分析举例33、工作关系（组织机构图位置）、工作关系（组织机构图位置）岗位职责岗位职责（岗位的关键活动和要达到的成果衡量的关键要点，一般不超过（岗位的关键活动和要达到的成果衡量的关键要点，一般不超过77项）项）序号序号岗位职责岗位职责关键绩效指标关键绩效指标按照按照各项各项工作工作的重的重要性要性排序排序岗位职责：为实现岗位职责：为实现岗位目的岗位目的，，该岗位任职者需要在哪些该岗位任职者需要在哪些主要主要领域领域通过哪些主要活动获得什通过哪些主要活动获得什么样的么样的最终结果最终结果岗位职责