广告业务承接登记、审核、档案

-1-广告业务承接登记、审核、档案管理制度依据《中华人民共和国广告法》和公司有关规定，为加强《建材与装饰》广告业务的管理，保证业务工作健康、有序地开展，特制定本管理制度。一、基本原则（一）遵守国家法律、法规的原则。（二）公平、诚实、信用的原则。（三）“客户至上”的原则。（四）广告收费公开、公平、合理的原则。（五）建立健全广告承接、登记、审查、发布、档案、财会、考核制度的原则。二、广告客户承接登记制度1、广告客户归公司所有，由公司统一分配。为保证客户资源的有效利用，应保持客户的正常流动，一般3个月流动一次。对客户分配产生的分歧，由公司统一协调，业务代表应自觉配合。2、业务代表应具备独立开发新客户，发展长约客户和维护老客户的能力。对于新开发的客户在正式联系以前，应在业务部内进行核对，避免交叉。3、业务代表不论因何原因离职后，即停止对客户的联系，如有其他原因联系的，不得私自代表本公司立场，同时不再享受相应的报酬。其原有客户由公司统一分配。4、客户登记使用统一格式的“客户登记表”（见样表），由业务代表、公司各掌握一份。每名业务代表掌握各自的客户，公司通过电脑存储全部客户资料。客户资料如发生变化，应由业务代表会同电脑操作人员及时进行修改补充完善。5、武汉市客户采用送达制，即出刊后及时登门拜访，完成相应后续工作。外地客户以电话联系为主。无论登门拜访还是电话联系，均应及时仔细填写“客户拜访记录”（见样表）6、二级代理单位负责各自辖区内的客户市场。三、广告发布合同制1、为客户发布广告前，均应与客户单位签定正式广告发布合同。2、合同书中的各个事项应详细填写，对合同中的权利义务如需依据具体情-2-况进行修改，也应将双方确认的修改内容在原条款旁标明，同时双方代表签字。如需对原合同条款做较大改动，可另行起草合同文本。3、合同条款内容应本着公平、诚实、信用的原则，保证客户、业务代表和公司三方的利益。4、正式签定的广告发布合同一式两份。双方各执一份，我方合同原件交主编（财务室保管）四、广告承接审查制1、坚持预防为主，充分认识广告审查工作是广告业务合法、顺利开展的保证。坚持依法办事，不因人情、合同额、口头许诺等原因违反原则。2、广告审查的范围及应提供的文件：⑴广告客户主体资格的审查。对委托承办或代理广告业务的客户能否做广告和做某项广告的合法资格进行审查，需查验企业法人营业执照，并将企业法人营业执照的复印件存档备案。⑵审查证明文件。必须要求客户提供证明其广告内容真实、合法的证明文件，包括生产许可证、技术合格证、销售许可证、代理委托书、专利证明、商标证明等（上述证明复印件即可）。对不能出示证明或证明文件不全、不真实的，在未征得业务部经理的同意前，不能与客户签订合同。⑶审查广告内容是否符合《广告法》规定，特别是广告表现形式、诉求对象、广告语等有无引起消费者误解，引发企业间不正当竞争、损害国家主权及其他不符合社会主义精神文明建设要求的内容。⑷业务代表应同广告审查员一起，了解、审查广告客户的声誉及履约能力，避免与有可能影响合作双方企业形象、信誉或不能履约的客户签约。3、由广告审查员在广告制作、发布前进行广告审查，在定稿后的样搞上签署审查意见，并监督审查意见的执行。五、广告资料档案管理制度1、广告业务档案包括：①设计完成的广告样张，含图片、照片、文字等资料；②收取和查验的广告证明和查验记录。对不能存档的要记录内容。③广告审查情况记录材料；④广告合同；⑤其它应当保存的材料。2、档案内保存的文件资料应当完整，真实地反映广告承办的全过程。3、分类保存须利于查找、使用。存档资料应及时更新。-3-4、档案资料不得外借。因特殊原因需借出的，应进行详细的登记，注明用途及归还时间，借出人必须签名。5、广告档案的保存时间为自合同签定之日起二年。六、广告费管理制度1、以广告合同为依据，按照其中“广告费支付”方法的约定对客户的广告费支付、回款情况进行统一登记（附表），以便使公司掌握客户每月及全年广告费的回款情况，便于公司对业务的运作准确掌握，同时合理安排公司的各项开支，减少欠费或缩短回款周期，保障公司及业务代表的利益。此表一式二份，由业务员，财务室各执一份。2、与客户签订广告发布合同时，双方应就广告费支付方法进行协商并严格执行。业务代表有义务督促客户按时支付广告费。3、广告费支付方法：（1）武汉地区的客户广告费以转帐支票支付。（2）外地客户通过银行电汇支付广告费。业务代表向客户提供准确的公司银行资料，同时向客户确认付款结果。二级代理机构辖区内客户的广告费由公司统一收回后按规定时间集中划拨。（3）公司为客户支付的广告费开具正式发票。开发票前，应由业务代表负责提供准确的金额、时间及付款单位名称后再开发票，避免错开重开。（4）因错开而发生的作废发票，应及时退还财务部门，以免遗失。（5）如需将发票寄至外地，必须采用挂号信或具挂号功能的邮寄方式，以保证发票不会丢失或以备查找。如需寄EMS邮件的，应提前获得业务经理的签字批准，否则费用自理。（6）业务代表应对自己客户广告费的支付情况、合同履行进度全面了解并定期汇报。4、对欠付广告费的处理办法：(1)通过仔细登记，及时督促，尽量避免出现广告费长期欠付。(2)对于可能出现的欠付情况，业务代表应心中有数，了解其欠款金额、欠付原因及付款时间，并通知财务部门。(3)催款方式及操作要求：见“应收广告费的管理暂行规定”七、广告业务代表业绩考核制度（一）基本素质要求1、遵守国家法律、法规；2、开拓进取、勤奋敬业、尽心尽力为客户服务。-4-3、具有相应的专业知识和特长，并能不断地丰富自己、提高自己工作能力。4、熟悉广告管理法规和有关经济法规，根据所从事的业务继续学习，提高工作应具备的不同领域的专业知识，了解广告经营的基本程序，主动钻研提高业务能力的办法，寻找更有效的途径扩大业绩。5、具有强烈的公关意识、成功意识，注重自己的形象、口才、口音及知识水平的发挥。6、心理素质要求胜不骄，败不馁，保持沉稳、大方的心态，不胆怯，不怕困难，自我批评，不断总结经验，保持良好乐观的情绪面对客户和工作。（二）经营业绩考核实行最低定额制，以各人当月实际到帐的广告费总额为准。1、编辑部人员的试用期为1-3个月。试用期内应积极掌握业务知识，采集新信息、开发新客户，锻炼提高自身业务水平，争取早日出经营业绩。2、试用期内工资按600/700/800递增上涨（其中基本工资300，200元的回款定额考核工资，其余部分为日常客户开发、维护、信息采编等岗位和职务工作考核），每月2000元回款定额（定额每差1000元扣考核工资100元）；3、采编人员每月需开发30个新客户，500份报纸的发行，150个老客户的维护，本部分以书面记载为考核基础；3、试用期满后，经本人提出书面申请，由同事及主编会同公司人力资源考核结果提出对该员工的转正意见。经多方意见统一后方可转正。转正后，每月的回款定额为4000元/月。4、公司根据业务发展情况及策略，对上述定额进行适当调整及作出必要的解释。（三）员工提成办法广告业绩提成办法按当月回款总数的40%返回编辑部统一分配，活动提成按毛收入的40%返回编辑部统一分配（公司提留10%在年终时再一次性发到个人，如未到年终而离开公司的则不再享有余下的10%提成）；部门分配时参与员工业绩考核进行分配。八、特殊广告业务的管理为吸引更多处于发展中的企业与我公司建立长期、稳定的合作关系，鼓励业务代表积极开发客户，提高客户签单率，加快广告费的回收，结合目前我公司所代理的专业媒体——《建材与装饰》报广告业务开展过程中出现的新现象，制定“公司特殊广告经营管理办法”。（一）公布媒体广告最低限价-5-《建材与装饰》报广告版位价格规定最低限价。在此基础上，为进一步做好客户服务工作，最大限度地保证公司和业务代表的共同利益，在广告采取最低限价的同时，以最低限价签定广告合同且要赠送版面的，必须经主编批准。赠送时，文字版或广告版选择其一，不能同时赠送。赠送文字版时，字数应为500——2000字版面。文章内容由企业提供，并按照媒体的编辑要求进行修改。（二）关于赠送广告版面的规定为进一步提高媒体在行业内的知名度和美誉度，有利于广告合同的签定，公司同意在一定条件下适当赠送广告版位。具体要求如下：（1）不以赠送广告版位作为签合同的主要手段。（2）要求业务员必须努力提高个人谈判水平，提高个人修养，加深对媒体的理解，对行业的认识，对客户的把握，以积极维护公司和媒体的利益为原则，在公开、公平、公正的前提下开展业务联系。（3）版面赠送要求：对签定12期及以上或合同金额超过20000元并为预付（含分期预付）的客户，公司同意在客户提出赠送版位要求的前提下，在合同之外赠送其相应广告版位2个。赠送版位的原则为：①如需赠送版位，业务员应在广告方案中列明并在呈送客户前报业务经理批准；如同意赠送，业务经理应在广告方案正本以及广告合同上签字，广告合同同时报财务部备案；②没有提前报批即擅自赠送广告版面而签定的广告合同，其广告费收入不列入各项业绩提成（奖励）核算范围；（四）含咨询费的业务管理1、为促进业务的广泛开展，公司同意在经过广告业务经理批准后支付客户方广告经办人一定金额的咨询费，则合同总额为广告版面成交价+咨询费。2、需支付咨询费的合同，其广告版面成交价格应高于最低限价签定，且单次广告的咨询费不应高于版位的成交价。3、咨询费的支付时间及金额与客户公司实际的付款时间、付款方式相关，即：按付款频率将全部应付咨询费平分计算每次应付的咨询费金额。我方收到一笔广告费即支付一次咨询费。咨询费也可累计支付。4、支付广告费时，客户应将咨询费随广告版面费（即合同总额）一起支付，待足额广告费到帐后，由公司财务部门会同业务员统一办理咨询费支付手续。5、实际支付的咨询费金额为扣除税额（6%）后的金额；咨询费由财务部统一汇款到指定帐户中，特殊情况业务员可提前申请现金支付。-6-6、计算业务奖励、提成时，应从回款额中扣除咨询费金额后，按剩余金额即净回款额及相应提成比例提成。7、咨询费金额不计入全年业绩总额。九、合同管理规定1、合同领用实行登记制。业务员领用合同时，应按照登记表（本）的登记内容的要求详细登记。业务员每次最多同时领取2份（4页）合同。2、合同内容的填写：1）合同应一式两份，由客户、公司各存一份正本，业务员存留合同复印件。2）填写合同一律使用黑色签字笔或兰色圆珠笔，不能用铅笔填写。3）填写合同时，应作到字迹清晰、工整，涉及到版位、广告尺寸、广告价格、付款方式等内容时更应准确、明了，不能有任何涂改现象。如有特殊条款需要修改或补充，可另外用纸注明并作为合同附件一并归档。合同附件也应由签约双方签字、盖章。4)业务员个人不得随便答应客户方工作人员提出的未经我公司领导批准的任何条件。如有合同正常内容以外的要求需要我司配合，业务员须及时通过业务部负责人向广告部经理和总经理汇报，批准后方可执行。5)填写合同时应深思熟滤，避免出错。一旦填写错误，则合同作废，应由合同领取人将作废的合同全部退回，并在登记表（本）上注明“作废”字样。该合同不再使用。3、各类合同属公司的保密文件，持有或保管合同的人员，不得将合同交给任何无关人员查阅或提供任何形式的合同文本。如发现违反此规定的行为，立即给予有关责任人严肃批评并扣除其当月职务工资的50%作为处罚；如由此给公司造成广告发布错误、广告费无法收回、客户流失、合同失效等损失，对直接责任人进行扣除全部当月职务工资的处罚，直至辞退。4、合同的登记与保管：1)已签定的广告合同，由财务部门统一保管；财务部也可委托其他有关负责人暂时代为保管；2）登记合同时，可按刊期、广告版位、广告色别、客户行业、业务员、姓名等分类标注，以利查找；3）已执行完毕的合同、正在执行的合同以及未执行合同应分开保管。4)广告合同作为广告客户档案的一部分，保存时间为2年。5、到期合同的处理：到期合同由财务部统一存档。业务员于合同有效期结束前2个月，开始从事合同的续订工作并及时签定新的合同。