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龙源期刊网关于加强事业单位人事档案数字化管理的思考作者：宋欢来源：《资治文摘》2016年第07期【摘要】随着时代的发展与社会的进步，计算机及网络技术发展日趋繁荣，在这样的背景下，事业单位人事档案进行数字化管理是大势所趋。实践证明，人事档案管理的数字化有助于提高人事档案管理的效率与质量。本文在参阅大量相关研究文献资料的基础上，结合笔者在单位的实践工作经验，从事业单位人事档案管理数字化的可行性分析入手，阐述了提高人事档案管理数字化的策略。【关键词】事业单位；人事档案管理；数字化；策略随着科技的发展与社会的进步，计算机及网络技术已经成为人们工作与生活中必不可少的内容。在当前的互联网+时代，如何有效管理事业单位人事档案成为人们必须思考的问题。实践证明，利用计算机与互联网技术，改变传统人事档案管理为数字化管理，将会有效提高档案管理的效率与质量。一、事业单位人事档案数字化管理的优势分析1.缩短档案查询时间通过扫描设备将纸质档案数字化后，能够有效摒除纸质档案的局限性，便于保管，并且可以扩大档案的利用范围。更为重要的是，数字化后的事业单位人事档案能够更容易的被检索与查询，从而缩短了查询的时间，提高资源利用的效率。2.防止档案被篡改，提高档案的安全性人事档案数字化后虽然提高了被篡改的风险，但是因为其可备份性的提高，可以实现多处异地档案存储，这样可以弥补数字化档案安全性不高的弊端。这样一来，保存在多地的人事档案无法被全部篡改，在审核时一旦发现可疑，就可以对档案原件进行检查，从而查找其中的问题。也就是说数字化后的人事档案管理效率大大提高，而档案数据被篡改的风险则有效降低。3.人事档案的数字化可以实现数据共享，提高档案保存年限相较于传统的纸质档案，数字化档案可以保存的时间更长，并且数据录入之后就能够反复利用。只要将人事档案数字化，数据就可以在档案管理部门内部共享，可谓一劳永逸。4.便于事业单位选拔人才龙源期刊网对于事业单位来说，数字化的档案管理措施意味着更高效的人才选拔效率。用人单位可以通过档案管理快速地查询到所需人才的相关信息，判断与审核其是否具备能力胜任岗位。不仅如此，档案管理人员还可以实时将人才信息录入档案数据库中，便于对人员进行监督和管理。二、加强事业单位人事档案数字化管理的策略1.改革传统人事档案管理制度众所周知，传统的人事档案管理制度已经不再适应时代的发展，为了确保事业单位人事档案管理与时俱进，就必须加快步伐对传统人事档案管理制度进行改革。这就要求相关人员在收集人事档案时，应该对要收集的数据信息有着充分的了解，在甄别档案真实性的同时还应该确保档案数据来源的可靠性，当然在档案收集时还应该将无用信息舍弃，确保人事档案数据的质量。不仅如此，当其他部门要调阅人事档案时，应该对其权限进行审查，避免人事档案内容的泄漏。2.转变人事档案管理内容为了保证人事档案数据内容的真实、有效，就必须尽快转变人事档案管理的内容，避免不法分子肆意篡改档案信息或者导致档案内容泄漏。为此，应该进一步提高档案管理人员的素质，提高其甄别能力，当发现档案存在问题时应及时上报。3.提高人事档案信息资源的整合这就要求人事档案管理部门能够推动人事档案的信息化建设，健全并完善人事档案信息管理系统，这样一来就能够实现人事档案信息资源的整合，实现多部门人事资源的共享，提高资源利用效率。具体措施主要有：1、事业单位应当加快信息化建设的步伐，从软件和硬件两个方面不断优化信息化基础。2、全面提升单位全体工作人员对信息化的认识，加强专业人才的引进以及信息技术培训工作，为新信息化发展奠定坚实的基础。4.加大力度培养人事档案数字化管理的人才人才是事业单位发展的根本，在人事档案管理工作中也同样如此。要想强化人事档案的数字化管理，就应该投入更大精力培养相应的数字化管理人才。一方面事业单位要做好宣传，改变工作人员的态度与意识，引导其认识到数字化管理的优点；另一方面也要采取多种措施进行培训，从而提高工作人员操作计算机、传真机、扫描仪、复印机等数字化设备的能力，并要着重提高管理人员利用计算机进行档案检索、查询、分析、提取与利用的能力。事业单位要多培养复合型人才，要确保管理人员既具备档案专业知识，也拥有数字化操作能力与管理能力。结语：综上所述，事业单位人事档案管理的数字化是大势所趋，能够有效缩短人事档案查询的时间，确保人事档案的完整与安全，从而提高档案管理的效率，有效缩减成本。因此，事龙源期刊网业单位人事档案管理部门应该重视档案的数字化，改变传统观念，不断培养数字化管理的人才，从而提高档案管理的数字化水平，推动人事档案管理工作的进一步发展。【参考文献】[1]李雪海.做好事业单位人事档案管理工作的几点思考[J].黑龙江科学.2016（13）[2]赵耀.事业单位人事档案管理工作的创新思考[J].决策与信息旬刊.2016（03）[3]余明富.新形势下机关事业单位人事档案管理存在的问题与策略[J].经营管理者.2016（21）[4]李琳.浅谈机关事业单位档案管理工作的难点及解决对策[J].办公室业务.2016（13）