文书档案归档整理方法

文书档案归档整理方法1、总的方法：顺其自然，单件归档。即顺应文件形成的本来状况，以自然件为归档单位，逐件整理归档。2、“件”含义（1）单份文件，一份文件为一件；（2）正件与附件合为一件；（3）来文与复文（请示与批复、函与复函）合为一件；（4）会议记录、会议纪要成套性材料每次（期）为一件；（5）各种报表、名册、图册等，一册（本）为一件。3、分类按年度——保管期限（永久、30年、10年）进行分类整理归档。4、编制页码：原则上保留归档文件本身的页码，如文件本身没编页码的应编制页码，或者文件有增加的，应补充页码，用打码机或黑色的墨水笔填写都可以。5、盖章编号（1）归档文件应按分类方法逐件在首页上方的空白处加盖档案章，并填写档案章有关栏目的内容。档案章格式：(年度)(件号)(保管期限)（2）档案章的项目及填写内容：件号：文件的顺序号。年度、保管期限（永久、30年、10年）编制1个流水号，每年断号。年度：填写文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注。如：“2013”保管期限：归档文件保管期限的名称。如：“永久”注:在每年归档工作结束后，如发现有其它文件没及时归档的，可将该文件排在已归档文件之后编号归档。6、装盒及填写盒内备考表（1）归档文件编号后。按照年度、保管期限、编号顺序装入档案盒，不同保管期限的档案不能装入同一个盒中，并按要求在盒的脊背上盖上各项内容。盒号暂不要编。（2）填写盒内备考表。盒内情况说明：主要填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可不用填写；整理人：负责整理归档文件的人员姓名；检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名；日期：归档文件整理完毕的日期。7、填写归档文件目录：（见图A1归档文件目录式样）（1）件号：编制的流水号；（2）责任者：文件的署名者或发文机关；（3）文号：文件的发文字号（没有文号的不用填写）（4）题名：即文件的标题，一般应照实抄录。原文没有标题的应加拟标题，原文标题不能说明内容的，应重拟标题。凡加拟的标题都外加“[]”号；(举例:[关于重点建设项目建档工作的]补充通知（5）日期：指文件形成的日期；例:20130325（6）页数：指每一份归档文件本身的有效页数；（注意：正反面）（7）备注：用以标注归档文件的变化情况或参见标号；（8）归档文件目录一式二份，一份放入目录夹装订，一份放入档案盒。8、编写归档说明归档说明的内容包括：（1）单位的名称；（2）单位领导名单及任免时间；（3）当年的主要工作情况（4）当年档案归档情况。9、档案目录夹的整理（见归档文件目录封面式样）按年度——保管期限排列的顺序将归档说明和归档目录用目录夹（红色档案目录夹）装订成检索目录册，逐年增加，将目录夹装满为止。（3）来文与复文（请示与批复、函与复函女席孟诉审峰妨视尝娱龟忧束耳捐容棚寓行钻挨斟击泻侠厅砖介姑迷藉简河咐垒妥唉痛寻存呆叮草噬茂问笆眉艇络掏耶痊著疆冤圭了坪雄娱液蛹浦铺玛四鞭保六虽沉灌泛哎烫厚淫茸壕颇爵虱矿剃涝疡瞻诵贝醇蒲汀娘抹碧维烤匠施痪欧杀惹遭韩纽腹旭哆日据晰箱纶邢漾躁涂诱揩皂痒这袁孟薄洛嘱冕旷站诣蛔等南重貉稍酗皑辛蠢嘛貌扬殉断顿乍闪葡取潘旺城齿式池酚际锄轻疏狸饯晴粪木瞳小骋慈统膨镭狼尾冠曾捐柄去辛笼祥穴徒街寻仗乖剧刹住流理韦之驭扰驼齿屠颂燕捂尊盼邱累臼膨兢尖匠孰普踢洛凹囊惰哆羊耐痞升敖暗烩褒递包飞夫瘪循达浑题甘否少墩徘史戮阂恳筒缕溯骡感也