企业的信息及管理系统现状的分析与对策

企业的信息及管理系统现状的分析与对策摘要:通过对我国企业信息化工程现状的分析,指出先进的信息系统与企业管理基础之间存在较大的差距是项目成功率不高的主要原因;提出企业管理系统与信息系统相容理论,包括战略相容、功能模型相容、实施过程相容、接口相容、技术提升等内容,以及平衡互动发展、适度超越、技术衔接、个性化的相容原则;围绕相容度测算问题,建立了映射模型,定义了映射函数和映射法则;最后进行了实证研究。关键词:管理系统信息系统相容理论映射模型ERP(EnterpriseResourcesPlanning)“企业资源计划”系统是由不同功能模块组成的软件包,它采用计算机和网络通讯技术的最新成就,是旨在对企业的多种资源进行计划和实现物流、资金流、信息流(“三流”)统一的操作平台和管理信息系统。自20世纪80年代以来,我国信息化工程以科技部、机械部和电子部主导的两条路线发展。信息化工程投资上百亿,但是应用效果并不理想,以4CP(CAD/CAPP/CAE/CAM/PDM)为代表的软件系统在企业应用中反应良好,而以ERP为代表的管理系统软件的应用效果不佳,真正达到预期目标的不足10%。分析原因[1],可以概括为以下三点:(1)4CP软件系统面向技术,涉及人的因素较少,实施可控,容易成功;ERP等软件系统面向管理,涉及管理思想、管理模式、管理假设、实施环境、企业文化等因素,实施复杂,成功率低。(2)因我国是由半封建半殖民地直接过渡到社会主义社会,自然经济时期过长,现代企业管理累积时间短、管理基础薄弱,大量管理系统软件与我国企业管理均不相容的,它们普遍基于欧美企业的管理模式、理念与实践,集西方企业管理经验于一体,往往与我国企业管理模式差别很大。(3)在目前信息化工程项目中,企业管理系统与先进的信息系统不相容,很难成功对接,缺乏有效测度手段,不易准确掌握相容差距,未能进行企业管理改善。大量研究与实践表明,在我国信息化工程中,决定项目成败的关键是企业管理系统与信息系统是否能够相容。例如在ERP实施中,IT和用户环境是否能够互相适应是项目成功的重要因素[2],企业流程与信息系统的相容度是系统选型的重要标准。[3]信息化工程项目的高度复杂性决定了不能照搬传统建设项目管理的方法,提高项目成功率以及判断企业管理系统与信息系统的相容度亟需进行相关理论的创新和方法的改进。1、文献综述1.1国外研究现状Parker和Benson在1989年就已经论证了企业战略和IT战略之间需要实现相容[4],Henderson和Venkatraman认为无法实现信息技术投资的价值部分原因在于企业战略与信息技术战略之间缺乏相容性。[5]PninaSoffer和BoazGolany等人提出了一种使ERP系统性能与企业需求相一致的方法,即OPM(Object-processMethodology)过程方法[6],并围绕企业需求与ERP不相容问题,明确了使用OPM法建立ERP系统模型的步骤。[7]1.2国内研究现状国内对管理系统与软件系统相容理论的研究较少。霍艳芳对中国企业管理水平与ERP管理系统的差距进行了研究[8],黄嫚丽和蓝海林提出选用ERP应该与企业经营和公司战略相容。[9]吴恒亮提出企业在选择软件时应当以管理层为主,将企业自身的实际需求与软件系统进行很好地相容,从而选择适合自己的系统。[10]宋立夫提出的企业管理系统与信息系统相容原理及方法研究。[11]上述国内外学者指出了管理系统与信息系统相容对项目成功的意义,但对相容理论的研究还不够深入,操作性不强,没有形成系统的相容理论体系。2、管理系统与信息系统相容理论在企业信息化应用和发展过程中,信息系统的架构、内容、功能、实施步骤和运行保障机制均由管理系统直接决定,并要求从形式和结构上适应管理系统。信息系统与管理系统各项目相容程度称作“相容理论”。2.1相容内涵信息系统与管理系统相容理论大致可从战略相容、功能模型相容、实施过程相容、接口相容与技术提升等几方面入手讨论。(1)战略相容。信息系统在建立时,应充分考虑企业管理理念、管理模式及企业战略对信息系统的要求,根据相应信息确定信息系统建立的内容、项目及战略步骤,制订符合企业战略的信息化战略规划,使信息系统与管理系统在战略上保持一致。(2)功能模型相容。信息系统各项目功能的设置是信息系统运行过程逻辑的抽象,决定信息系统和管理系统相容的重要因素,功能模型相容反映在信息化应用过程中主要表现为BPR和ERP功能调整过程。(3)实施过程相容。ERP应用的复杂性要求ERP项目实施依靠规范科学的方法、步骤和手段,在分别对ERP系统和企业管理系统进行配置和优化的基础上实现两者的集成,这是系统相容理论在实施领域的延伸。(4)接口相容。信息系统是“辅助系统”,不能完全代替人在管理中的作用和地位,必须具备较强的人机交互能力,同时在信息系统内部,子系统之间的信息共享也要求数据接口设计的一致性和稳定性,从而最大限度发挥系统集成的效果。(5)技术提升。通过对IT技术的提升,更新信息系统的功能,使企业的某些管理项目与电子政务接轨,提高管理系统的工作平台,使信息系统能更好地为企业的各种管理系统服务。2.2相容原则相容是动态变化的,信息系统在服务于管理系统的同时,为了适应不断变化的管理系统,更需要借助新的科技技术手段提升自己的各方位功能,实现对管理系统的更高层次的服务和推动,以便促进了管理模式的发展和提升。信息系统与管理系统的适应性和相容性关系呈现全方位互动的特点,相容过程应遵循平衡互动发展、适度超越、技术衔接、个性化原则。(1)平衡互动发展。信息系统的发展为管理提供更为有效的支持平台,管理实践的进步对信息系统提出新要求的同时,也促进了信息系统的完善和发展。信息系统和管理系统只有实现了平衡互动发展,企业经营和管理水平才能获得持续的改善。(2)适度超越。信息系统以满足企业管理效率为目标,需要在建设起始考虑到企业管理发展的趋势而做出适当的超越,这种超越是遵守相容规则下的超越过程,要合理、适度,并结合企业管理的实际水平和可能的改进趋势。(3)技术衔接。衡量信息系统优劣的关键是考察其对企业管理的支撑能力和促进作用,即所谓的效用。因此,信息系统建设中不要盲目求新,应根据实际情况选用信息技术,以便信息系统与管理系统在技术上有更好的衔接。(4)个性化。市场上存在的管理软件针对企业来说并非量体裁衣,而是存在很大差距。为实现软件的管理参考模型和功能模型与企业的个性化管理模式相统一,必需对软件进行不同程度的改进和调整才能最终采用。3、相容度测算测算管理系统与信息系统相容程度是相容理论的核心,也是信息化工程可行性分析中的重点内容。通过相容度测算过程能够掌握管理变革的程度和范围,选择最佳软件方案,确定管理改善方案,计算项目成功概率。由于管理系统与信息系统的相容过程既是管理实践通过信息手段实现的过程,也是先进的管理理念和管理模式向企业管理实践转移的过程,因此相容度可以通过管理对信息系统的期望值及信息系统对管理系统的制衡度的映射关系来确定。3.1映射模型映射模型是企业管理系统与信息系统之间的关系纽带,由管理系统的期望值、信息系统的制衡度、管理业务逻辑、软件业务逻辑、共同业务逻辑集、相容度和双向动态映射方法组成,如图1所示。应用中,管理系统的期望值与信息系统的制衡度是衡量相容度的重要指标。管理业务逻辑面向企业管理系统,以图形方式反映业务的处理过程,是管理系统到软件系统的接口。软件业务逻辑面向信息系统,从软件功能分析入手,同样以图形方式反映业务的处理过程,是信息系统到企业管理系统的接口。业务处理的图形化表述为共同业务逻辑集的构建奠定了基础。在双向动态映射过程中,软件业务逻辑与管理业务逻辑结构相同的部分直接反映于共同业务逻辑集中,内容相同结构差异的部分需要具体分析,对必要的业务活动,通过多次双向映射和调整反映于共同业务逻辑集中。最终,根据共同业务逻辑集囊括的业务范围和映射过程的复杂程度确定相容度,评估此项信息化工程成功实施的技术可行性。为提高信息化工程的可行程度,构造映射模型要尽量以软件业务逻辑提供的作业流程实现企业管理系统的功能;对管理业务逻辑中需要而软件未能提供的业务流程,尽量通过对软件业务逻辑中的底层工作流图组合重用解决;只有对组合重用仍不能解决而且又是管理业务逻辑中必要的业务流程,才考虑软件增补、部分定制开发的方案。3.2映射函数映射函数是映射模型中管理业务与软件业务一致性水平的判断依据,涉及到每一个企业管理单元和软件模块,映射函数原理如图2所示。管理映射函数:(1)逆向管理映射函数为:(2)软件映射函数:(3)逆向软件映射函数:(4)其中为管理业务约束条件;为软件功能约束条件;与企业管理涉及的方面对应,如计划管理、采购管理;为计划管理中约束条件的数量;与软件功能模块对应,如计划模块、销售模块;为计划模块中作业数量。3.3映射法则(1)以事件触发为映射引擎。无论是软件的作业过程,还是企业管理活动的实现过程,都是针对市场需求或经营需要围绕业务价值链展开的。因此,软件系统和企业管理活动都将面对相同事件的处理,共同事件成为映射过程的引擎。(2)以业务处理为映射内容。映射模型通过处理起始事件触发后继事件的逻辑结构反映软件作业和企业管理活动,以多层递进的图形方式表示各种业务的处理过程,是双向动态映射过程的主要内容。(3)以共同业务逻辑为映射目标。共同业务逻辑能够忽略软件设计和企业管理的细节,将焦点聚集于管理流程的实现和物流、资金流、信息流的关系上,从而寻求管理系统与信息系统一致的解决方案,是映射过程的最终目标。4、实证研究湖南铁道职业技术学院天一实业有限公司在信息化建设中,运用映射模型完成金蝶K/3软件选型,并以提高系统相容度为原则指导了项目的实施。在项目可行性分析阶段,首先对公司管理系统进行映射分析,通过对生产管理、财务管理、营销管理、库存管理、成本管理等方面的评价掌握公司管理基础水平和特殊要求;然后对K/3系统进行软件映射,通过业务流图分析,掌握K/3系统业务处理过程和主要模块功能;最后在双向动态映射仿真过程中,得到共同业务逻辑集。根据映射结果得到K/3系统与公司管理系统的相容状况,如图3所示。观察图3的两条曲线,可知项目在计划、财务、仓储管理方面还存在一定的实施风险,需要权衡软件定制开发和管理变革的利弊得失,制定可行的实施方案。在整个项目实施过程中,实施团队运用映射模型比较清晰地掌握了管理变革的范围和程度、主要风险因素、投资强度需求以及技术强度需求,最终保证了K/3系统的成功实施。分析信息化项目成功或失败的案例不难发现,管理系统与信息系统的运作过程和动作模式能否相一致是问题的关键。本文以提高企业信息化项目成功率为目标,提出企业管理系统与信息系统相容理论及映射模型,对项目可行性分析和项目后评价有重要的理论意义和实践意义。参考文献[1]姚国章,凌锦江.我国企业实施ERP的困境、成因与对策探讨[J].审计与经济研究,2004(1):56-60.[2]JAIDEEPMOTWANI,RAMSUBRAMANIAN.PradeepGopalakrishna.CriticalfactorsforsuccessfulERPimple-mentation:exploratoryfindingsfromfourcasestudies[J].ComputersinIndustry,2005(6):529-544.[3]Y.EVERDINGEN,J.HILLERGERSBERG,E.WA-ARTS.ERPadoptionbyEuropeanmidsizecompanies[C].CommunicationsoftheACM,2000,43(3):27-31.[4]M.M.PARKER,R,J.BENSON.Enterprisewidein-formationmanagement:State-of-the-artstrategicplan-ning[J].JournalofInformationSystemsManagement,1989(Summer):14