档案信息资源开发与利用的几点思考

档案信息资源开发与利用的几点思考档案信息资源的开发与利用是指档案部门将收集到的档案资料根据用户的不同需求，按照不同的目的和要求进行的不同方式、不同深度的整序和加工，并以各种信息产品的方式提供给用户使用。通过开发将无序信息变为有序信息，将浅层信息变为深层信息，最大限度地发挥档案信息的资源优势。一、档案信息资源开发与利用的方式目前，我国档案信息资源开发利用的形式很多，归纳起来，主要有以下几种：1、编撰、出版专题材料，即通常所说的档案编研工作，是指由档案工作人员通过对繁杂的原始档案信息精心提炼，形成编研成果。编研成果包括公开出版物、内部参考等。编研成果的出版既为档案使用者节约了时间，提高了效率，又可将沉睡在库房中的档案变为有价值的信息，而且对于档案的长期保管具有重要意义。2、在档案馆室为利用者提供档案资料。这是一种传统的利用服务方式，也是档案部门一项重要的日常工作。3、建立网站，通过网络提供档案信息。这是当前档案信息资源开发利用的新形式。随着网络化的普及，这种服务方式将是档案信息开发与利用的主要形式。4、建立现行文件查询利用中心。这种服务方式是近几年档案部门推进政府信息公开的重要举措。各级国家综合档案馆开展的现行文件提供利用服务得到了各级党委和政府的重视和支持，受到了社会各界的欢迎与好评。5、举办档案展览，是以档案原件或复制件为材料，按照一定的主题进行信息传递的方式。二、档案信息开发利用工作中的不足以上这些方式在发挥档案信息资源的社会作用方面做出了重大贡献，但是它们都不同程度地存在着一定的缺陷和不足。第一，编研成果存在信息衰减和质量参差不齐现象。信息的衰减是任何编研工作都具有的普遍问题，这一方面是由于编研成果自身信息量就小于档案原件，另一方面则是受限于编研工作者的水平和素质。第二，馆室为利用者提供档案资料的方式服务效率低，查找不方便，更不利于档案的长期保存，对档案原件的损害大。第三，网站式服务实际上是另一种编研成果的利用方式。因为网站建立的早期工作及网站开通后的维护，实质上都是档案的编研工作。第四，文件查询利用中心从时效性方面来讲，这种由档案馆来开展现行文件的利用工作必然带来一定的滞后性，因为档案馆从收集到提供利用需要一定的时间。另外，现行文件中含有一定的秘密和专业信息，因此档案馆还要处理好档案利用与保密的关系。第五，举办档案展览是对档案较大范围的系统开发，对档案馆的基础工作和现代化技术手段要求较高，而且还受到经费、展览场地等因素的制约。三、做好档案开发利用工作的几点建议为充分发挥档案信息资源的重要作用，笔者认为应做好以下几个方面：1、全面提高档案人员的综合素质。档案员的角色之一就是在浩瀚的信息和各类用户之间充当信息中介，担负组织管理和信息传播的重要职能。因此，要提高档案员的自身素质。作为信息时代的档案工作人员，一要有强烈的事业心、责任感和使命感，要有开拓进取的创新精神；二要熟练掌握现代信息技术和为公众提供方便快捷服务的技能；三要有良好的文化素养，要善于学习和吸收各种文化知识，使自己成为一名“杂家”。2、加强档案资源建设。俗话说“巧妇难为无米之炊”，搞信息化建设离不开先进的软硬件的支持。档案信息资源建设需要长期的资金投入。目前，档案资源建设整体投资不高，有的部门缺乏资金来源，有的部门对档案重视不够。同时，在网络化管理上，没有统一的规范化、标准化格式，造成各自为政的局面。因此，我们要坚持两手抓，一手抓档案资源的软件建设，一手抓硬件建设，两手都不能软，整合各种档案信息资源，提供规范化、标准化服务。3、拓宽档案信息资源的开发渠道。档案事业若要有所发展，必须面向社会、面向群众，变被动服务为主动服务。当前，我们开发的档案信息产品品种少，形式不灵活，缺乏力度，也是群众对档案及档案工作缺乏了解的原因之一。因此要加大档案信息资源的开发力度，将无序信息加工成形式多样的信息产品提供给广大用户。工作实践中可以采取多种形式：一是举办各种展览。传播先进文化，满足人民群众的精神文化需求是档案工作的根本目的。将图片与文字说明有机结合，发挥档案馆爱国教育、传播知识的功能，既丰富人们的文化生活，又可使市民了解档案、了解档案工作。如顺义区档案局馆为展示顺义申办、筹办奥运的历程，在2007年举办了“奥运北京、魅力顺义”的展览。通过展览，让观众深深感受到了顺义潮白儿女抢抓机遇、志在必得、锲而不舍的时代精神。2008年举办了题为“盛世绿港华彩乐章”的展览，再现了顺义人民筹办奥运的历程，重温了奥运赛事的激情时刻，展现了顺义在奥运中取得的丰硕成果。如今顺义区档案馆已成为老百姓丰富文化生活的一个理想场所。二是加大与新闻媒体的合作力度，通过电视、报纸、广播等向人们宣传档案知识。这种方式传播范围广，效果明显。2004年，为纪念邓小平同志诞辰100周年，顺义区档案馆根据馆藏拍摄了《吃水不忘挖井人》的电视片。该片的播放极大地鼓舞了顺义干部群众，为“同心全面建小康、打造绿色国际港”起到了良好的推动作用。三是加强与文物部门、博物馆等单位的联系与合作，实现优势互补、资源共享。近年来，随着经济的发展和社会的进步，社会公众的怀旧情结和对历史追忆的需求都在不断增长。文物与档案作为历史的真实记录，不仅可以补史证史，而且可以互补互证。4、要加大档案工作的服务创新力度。档案部门要根据不同时期的工作重点，加强与其他行业的联系，走出“孤独”，了解各行各业对档案信息和档案工作的需求，积极主动地提供优质服务。例如党的十七大提出了加强以民生为重点的社会建设任务要求。档案部门就要立足本职落实十七大精神，做好民生档案工作。民生档案涉及的内容广、部门多，档案部门要积极主动与劳动、教育、民政、街道社区等部门沟通协调，汇集民生档案信息资源，更好地为民生工程服务。又如目前我国经济工作中正在建立信用体系，信用档案是信用体系工作中的重要方面，档案部门要深入调研，在信用档案的收集、管理、利用等方面进行规范，向社会提供优质服务。