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1网络中心滕永恒Office办公软件使用2Office办公软件使用培训内容★office软件简介★基础设置：选项，定制工具栏★使用“快捷键”使工作事半功倍★Word常用技巧★Excel常用技巧★Excel中公式的使用3Office办公软件使用★office软件简介：家族成员Office软件家族主要成员WordExcelPowerPointAccessOutlookFrontPage文字排版数据统计与计算演示文稿数据库管理建立网站组织电子邮件4Office办公软件使用★office软件简介：发展历程MicrosoftWord6.0(Office4.0)（1994年）MicrosoftOffice97（1996年）MicrosoftOffice2000（1999年8月）MicrosoftOffice2002(XP)（2001年6月）MicrosoftOffice2003（2003年11月）MicrosoftOffice2007（2006年12月）MicrosoftWord1.0(1989年)Office97中文标准版包括全新的支持html格式的文字处理软件Word97、电子表格处理软件Excel97、电子幻灯演示软件PowerPoint97和集日程管理、邮件信息交换等功能于一体的个人事务管理软件Outlook97。在Office97中文专业版中,还增加了首次实现全部中文化的数据库软件Access97。为用户提供了集个人办公与网络通信于一体的全面解决方案,将Intranet应用提升到一个新的高度。Office2007新增功能：§界面更加美观§网络发布功能加强§强大的结构图制作工具SmartArt§强大的公式编辑器§支持直接将Word文件转换成PDF格式。。。。。。5Office办公软件使用★基础设置：选项工欲善其事，必先利其器。提示：在使用Office之前，有必要对软件进行符合自己操作习惯的设置。例如：将常用的命令放置在快捷工具栏上；设定文件自动保存的时间间隔；给需要保密的文件设定打开权限密码；是否显示段落标记和空格；Excel表中是否显示网格、行号列标；设定新工作簿内的工作表数等。6Office办公软件使用★基础设置：选项“视图”选项中，可设定：文本中的空格与段落标记是否显示；页面视图中是否显示页间空白等。7Office办公软件使用★基础设置：选项“常规”选项中，可设定：插入“自选图形”时是否自动创建绘图画布，定义度量单位等。8Office办公软件使用★基础设置：选项“保存”选项中，可设定：自动保存间隔，默认保存格式等。9Office办公软件使用★基础设置：选项“安全性”选项中，可设定：打开文件的密码，修改文件时的密码等。10Office办公软件使用★基础设置：定制工具栏“自定义-工具栏”命令，可对工具栏进行符合自己操作习惯的定义。11Office办公软件使用★基础设置：定制工具栏“自定义-命令”命令，可对快捷工具栏无法显示的命令进行自定义。12Office办公软件使用★使用“快捷键”使工作事半功倍ctrl+[缩小字号ctrl+]放大字号ctrl+end文件尾ctrl+home文件头Alt+shift+T时间Alt+shift+P插入页码ctrl+shift+=上标和正常切换Alt+shift+D插入日期ctrl+=下标和正常切换ctrl+2双倍行距ctrl+1单倍行距ctrl+z撤消ctrl+y重复ctrl+x剪切ctrl+v粘贴ctrl+u下划线ctrl+s保存ctrl+r右对齐ctrl+p打印ctrl+o打开ctrl+n新建ctrl+l左对齐ctrl+j两端对齐ctrl+i斜体ctrl+h替换ctrl+g定位ctrl+f查找ctrk+e居中对齐ctrl+d字体格式ctrl+c拷贝ctrl+b粗体ctrl+a全选13Office办公软件使用⊕Word常用技巧之1:另有妙用的Ctrl+Z⊕Word常用技巧之2:格式刷的使用⊕Word常用技巧之3:使用查找、替换成批更改文字⊕Word常用技巧之4:使用页眉、页脚统一文件格式⊕Word常用技巧之5:使用绘图工具⊕Word常用技巧之6:使用“模板”及“样式”进行快速排版★Word常用技巧14Office办公软件使用★Word常用技巧一:另有妙用的Ctrl+Z其它用法：§取消编号自动创建§取消网址及电子邮件自动添加的下划线§取消其它不希望“自动更正”的键入Ctrl+Z昀基本的用法是“撤消键入”。15Office办公软件使用★Word常用技巧一:另有妙用的Ctrl+Z原因：系统有“自动更正”的功能，可以按照一些约定将键入的内容自动替换。16Office办公软件使用★Word常用技巧二:格式刷的使用格式刷的功能是将格式刷的功能是将某一格式应用到其某一格式应用到其他文本。他文本。格式刷可应用的格格式刷可应用的格式包括字体、字式包括字体、字号、填充色等。号、填充色等。17Office办公软件使用★Word常用技巧三:使用查找、替换，成批更改文字18Office办公软件使用★Word常用技巧四:使用页眉、页脚统一文件格式在页眉、页脚中结合制表位可实现左、中、右三部分显示。制表位1：左对齐制表位2：居中对齐制表位3：右对齐19Office办公软件使用★Word常用技巧五:使用绘图工具部长设备副部长操作检验员生产副部长党支部/分工会主席小组长后段设备组长工序主管前段设备组长领班设备工程师设备维护员。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。20Office办公软件使用★Word常用技巧六:使用“模板”及“样式”进行快速排版明确两个概念：模板：任何Word文档都是以模板为基础的。模板决定文档的基本结构和文档设置，例如字符格式、段落格式、页面格式等其它样式。我们一打开word时，就是在normal.dot这个模板下创建文档，这个模板就是采用的宋体、5号字等格式。我们可以根据需要创建自己的模板，比如规定一份文档的格式：A4纸、上下左右页边距、分两栏、栏间线、栏间距等，设好后存为模板，以后创建新文档时直接利用这个模板创建文档就行，不必每次都去设置这些格式了。样式：是一组存储在Word中的段落或字符格式的集合，包括有字符样式和段落样式两种类型。字符样式保存了字符的格式化，段落样式保存了对字符和段落的格式化。使用样式既可以快速地格式化文档，又可以确保文本格式前后一致。21Office办公软件使用★Word常用技巧六:使用“模板”及“样式”进行快速排版（1）使用现有模板Office本身准备了很多精美模板，只要选择“文件”→“新建”，在Word窗口右侧会出现“新建文档”窗口任务格，单击“本机上的模板”，弹出“模板”选择窗口，在这里所有模板已经分门别类放置好了，有常用、Web页、报告、备忘录、出版物、其他文件、信函和传真、英文向导模板等几类向导或模板，而且可以单击相应标签打开，其中会有相应模板文件名及模板描述信息，并可预览。选中你需要的模板，然后单击“确定”按钮即可打开已经套用该模板的新文件。有的模板可能还会打开向导窗口要求你进行一些参数的设置。22Office办公软件使用★Word常用技巧六:使用使用现有模板23Office办公软件使用★Word常用技巧六:使用“模板”及“样式”进行快速排版（2）定制符合自己要求的模板途径：修改、改造已有模板Office本身带有大量各式各样的文件模板，但有些在使用时可能并不尽如人意。这时，可以自己来修改已有的文件模板，使它更符合你的要求。选择“文件”→“新建”，单击“本机上的模板”，弹出“模板”选择窗口，从中选择一个类别，如“报告”，然后选择“现代型报告”，再依次在相应位置填入信息，昀后单击“文件”→“另存为”，在“另存为”对话框的“保存类型”下拉框中选择“文件模板”，并默认保存在模板文件夹下。以后使用时，只要选择“文件”→“新建”，就能在“常用”模板标签中看到刚才制作的模板，双击后即可使用自己修改后的模板了。24Office办公软件使用★Word常用技巧六:使用“模板”及“样式”进行快速排版使用“样式”进行快速排版：新样式的定义：1.执行“格式”→“样式和格式”，打开“样式和格式”任务窗格。2.单击“新样式”按钮，打开“新建样式”对话框。25Office办公软件使用★Word常用技巧六:使用“模板”及“样式”进行快速排版新样式的定义：3.在“名称”框中输入新名称。4.选择新建样式的类型，“段落”或“字符”。5.在“样式基于”下拉列表框中选择一种参照的基准样式，或选择“无样式”。6.如果需要，可指定后续段落的样式，即应用此新样式后回车，新段落将自动应用指定的后续样式。7.设置新建样式的字符格式或段落格式。8.如果要在其他基于同一模板新建的文档中使用这一新建样式，可选中“添加至模板”复选框;选中“自动更新”复选框，则只要对应用此样式的段落重新定义了新格式，此样式将自动改变并更新活动文档中所有应用了此样式的段落。9.单击“确定”按钮，关闭对话框，新建样式将自动保存。26Office办公软件使用★Word常用技巧六:使用“模板”及“样式”进行快速排版样式使用举例：对《压焊工序绩效考核办法》利用样式进行排版。通过观察，《压焊工序绩效考核办法》主要有三级样式，定义如下：样式定义：标题1：黑体，四号标题2：楷体，四号标题3：仿宋，小四号正文：宋体，五号标题1标题2标题3应用新设定样式的方法？27Office办公软件使用⊕Excel常用技巧一：利用“顶端标题行”快速设定每页打印标题⊕Excel常用技巧二：利用“冻结窗格”增强表格的直观性⊕Excel常用技巧三：隔行着色⊕Excel常用技巧四：将特定的数据醒目显示⊕Excel常用技巧五：快速填充相同数据⊕Excel常用技巧六：避开Excel的误差★Excel常用技巧28Office办公软件使用⊕Excel常用技巧一：利用“顶端标题行”快速设定每页打印标题★Excel常用技巧在平时工作中，经常看到有人在Excel中制表时，将表头在每一页复制一份，以便在打印时在每张表格中都有表头，这样不仅麻烦而且当每页内容多少发生变化时，还得重新调整排版。事实上这大可不必，只要在整个表格前面设置一个表头，然后将表头设置成打印标题，问题便迎刃而解。具体方法是选择文件“-页面设置，然后选中工作表选项卡，点击顶端标题行输入框右边的按钮，然后在工作比标中将需要作为表头的一行或多行选中，点击确定即可。29Office办公软件使用⊕Excel常用技巧一：利用“顶端标题行”快速设定每页打印标题★Excel常用技巧30Office办公软件使用⊕Excel常用技巧二：利用“冻结窗格”增强表格的直观性★Excel常用技巧当我们在制作一个EXCEL表格时，如果列数较多，行数也较多时，一旦向下滚屏，则上面的标题行也跟着滚动，在处理数据时往往难以分清各列数据对应的标题，事实上利用“冻结窗格”功能便可很好解决这一小问题。具体方法是：将光标停在要冻结的标题行（可以是一行或多行）的下一行，然后选择菜单“窗口→冻结窗格”即可，滚屏时，被冻结的标题行便总是显示在昀上面，大大增强了表格编辑的直观性。31Office办公软件使用⊕Excel常用技巧二：利用“冻结窗格”增强表格的直观性★Excel常用技巧32我们在Excel中浏览一个非常大的工作簿中的数据时，有时会出现看错行的现象发生。如果能隔行填充上不同的颜色，这种现象就应该不会发生了。我们利用条件格式和函数来实现这一需求。方法：1、选中数据区域(或用Ctrl+A组合键选中整个工作表)。2、执行“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。3、单击“条件1”下面左侧方框右边的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，选择“公式”选项，并在右侧的方框中输入公式：=MOD(ROW(),2)=0。4、单击其中的“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框。5、切换到“图案”标签下，选中一种颜色，确定返回到“条件格式”对话框，按下“确定”按钮退出。6、隔行填充不同颜色的效果得以实现。Office办公软件使用⊕Excel常用技巧三：隔行着色★Excel常用技巧