公司印章管理办法

公司印章管理办法第一章总则第一条为了保证XXX公司（以下简称“公司”）印章保管以及使用的合法性、严肃性和安全性，依据公司规范运营、防范风险的管理规定，有效地维护公司利益，特制定本管理办法。第二条本管理办法所指印章包括公司公章，法定代表人印章、合同专用章、财务专用章等具有法律效力的印章。第三条本管理办法适用于公司公文、信函、授权委托书、介绍信、证件、证明、证书、财务报表、统计报表及对外签署的合同、协议及其他须用印章的文件等。第四条印章的使用，必须严格执行公司印章使用管理规定，凡不符合本办法的，一律不得用印。第二章印章的使用及管理第五条印章授权管理和使用部门（一）公司印章由总经理授权以下部门分别管理和使用：1、公司公章、合同专用章由公司行政部指定专人负责管理和使用；法定代表人章由财务部管理和使用。2、财务专用章、发票专用章由财务部负责管理和使用。3、公司其他部门因工作需要配置其他用途公章时亦应按本办法执行。4、凡因工作需要并符合本条规定配置印章或更换印章需向公司行政部上报书面申请，经总经理批准同意后配置或更换印章。5、印章刻制由公司行政部负责，经公安机关核准，到指定的单位刻制；印章的规格、样式由公司行政部按有关规定办理。第六条印章的管理（一）公司的所有印章，均由公司行政部负责登记、留样并确定印章保管及使用责任人（以下简称印章保管责任人，一般为各部门负责人）。印章启用时由公司行政部下发《关于公司启用有关____章的通知》（详见本管理办法附件一），注明启用日期、发放单位和使用范围和启用印模。（二）行政部向印章保管责任人移交印章时，应填写《公司印章留样备案表》（详见本管理办法附件二）。（三）由于印章磨损而更换印章，仍需在公司行政部登记、留样。（四）公司部门撤销或重组，原部门有关印章交回公司行政部，由公司行政部负责销毁。（五）严禁印章保管责任人将印章转借他人。（六）印章丢失时，印章保管责任人应当及时向公司行政部书面报告，公司行政部应及时采取相关补救措施，包括但不限于追查印章下落、公告印章作废、对责任人进行处罚等。（七）公司决定需要停用印章的，由总经理签字同意后由公司行政部下发《关于公司停用有关____章的通知》（详见本管理办法附件三）将停用原因、时间通知公司各有关部门，并收回停用的印章切角封存或销毁。（八）各部门不得擅自刻制印章，违反本项规定致公司造成的全部经济损失由当事人向公司承担全额赔偿责任。第七条、印章保管责任人的职责公司所有印章保管责任人应遵守本条以下规定：（一）印章保管责任人每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁进保险柜内，妥善保管，不得将印章存放在办公桌内；次日上班后，应首先检查所保管印章，若发现意外情况应立即报告。（二）印章保管责任人因事、病、休假等原因不在岗位时，印章授权人应指定他人代管印章，印章保管责任人要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项。印章保管责任人正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作。（三）印章保管责任人要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。未按批准权限用印或用印审批手续不全的，印章保管责任人不予用印；经办人拒绝印章保管责任人审核文件内容或审批手续的，印章保管责任人可拒绝用印并报告领导处理。（四）印章保管责任人用印盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致，不漏盖、不多盖。（五）印章保管责任人不得擅自用印，一经发现，严肃处理；若因擅自用印导致公司遭受经济损失时，由其承担全部赔偿责任并按公司有关的规定进行处罚。（六）印章保管责任人离职时，其管理的印章记录和档案须作为员工离职移交工作的一部分。印章保管责任人离职时，须办理分管印章、印章使用登记簿的移交手续并填写《印章交接单》（详见本办法附件四）后方可办理离职手续。（七）禁止任何人未经批准携带公章外出。如确需带出使用时，须经总经理批准并填写《公章外出使用审批单》（详见本办法附件五）方可带出；非公章专管人员携带外出时，用印人还应填写本办法附件四的《印章交接单》办理交接手续后方可带出。第八条、各类公章的使用规定（一）公司公章的使用1、办理使用公司印章的事项，须由业务经办人认真填写相应的《文件审批表》（附件八）或《文件发文单》（附件九），并按取得相应权限领导的书面审批同意后，连同需用印的文件等一并交印章保管责任人，由其审核审批手续齐备后，在用章登记本登记后用印，不用再填写《公司用印审批单》。业务经办人员需要用章时，须填写《公司用印审批单》（详见本管理办法附件六）并按上述规定报相关领导审批后，方可到印章保管责任人出用印。印章使用的审批类别为：公司对外公文、内部公文、人事调整文件、薪酬调整文件、重要会议记要、重大合同及协议，需使用公司公章的，须经总经理审批。董事会、股东会的文件、决议，公司经营班子人事调整文件，涉案法律文书（法人授权委托书、诉状、答辩状、执行协议等文件），需使用公司公章的及法人签名的，须经总经理审批。业务部门日常签订的经济合同、经济往来及行政办证审批类的授权委托书、转账单据、信函、介绍信（开具时必须按要求认真填写存根）、证明、协议、业务报表等文件，须经分管领导审批，分管领导认为有必要的，须经总经理审批。2、公司印章、法定代表人印章、财务专用章及公司其他印章（合同专用章除外）所用印的文件、资料、附件资料由用章部门印章保管责任人保管，《公司用印审批单》作为用印凭据档案由行政部印章保管责任人留存。3、涉及法律等重要事项需使用印章的，须依有关规定经公司法律顾问审核签字后方可使用。4、禁止在手写文件上加盖公司印章。5、禁止在内容填写不全的文件或空白的纸张、介绍信、信函、证件、授权委托书、发文批准书、业务报表、邀请函上加盖公司印章。（二）合同专用章的使用规定1、对外签署的合同或协议，应按公司《合同签订规定》办理审批程序并填写《合同审批表》。2、需使用合同专用章时，印章保管责任人查看《合同审批表》（附件十），合同须按审批程序，经相关领导审批同意方可用印，不用再填写《公司用印审批单》。总经理认为必要的重大合同须经律师签名方可用印。3、用印的合同上应当先由合同授权签约代表人签字并注明年、月、日后，方可用印。4、禁止在手写合同或合同内容填写不全的合同上加盖公司合同专用章。5、对外签署的合同或协议等，须在合缝处加盖合同专用章。（三）财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章的无须办理本条第（一）项的审批程序。公司对外报送的各类业务报表（财务报表、统计报表等）及其他需用公司财务印章的文本等，须按规定办理用印手续。（四）公司其他各部门印章、业务专用章的使用，由相关部门或部门做出相关规定并报公司行政部备案。各部门须在本部门设立用章登记台账，由各部门印章保管责任人登记、管理。（五）公司各类印章实行用印登记制度，印章保管责任人应每年度的12月31日前应将该期间填写的《印章使用登记簿》（详见本管理办法附件七）移交公司档案保管人存单。第八条、法律责任（一）任何人员必须严格依照本制度规定程序使用印章，不符合本制度规定时，不得擅自使用。（二）违反本制度的规定使用印章，造成丢失、盗用、仿制等，依情节轻重，对责任者处罚直至追究法律责任。第三章附则第九条、附则（一）本办法附公司印章管理的相关文件范本。（二）本办法自发布之日起实施。（三）本办法由公司行政部负责解释。附件一：关于公司启用有关____专用章的通知公司各部门：根据《公司印章管理办法》的规定，由于___________________的原因，现公司已启用“___________章”，该印章由公司____部门管理，专管人员为_____。为实现公司各部门业务对接、规范我公司的对内对外管理，自_____年___月___日起，启用本通知附件的公章，原“_________章”印章同时废止。特此通知。附件：新旧印章样式_____年___月___日旧印章样式新印章样式附件二：公司印章留样备案表印章名称：___________________________章审批人：_______________________________刻制人：_______________________________启用时间：_____________________________配置及保管部门：_______________________印章用途：_____________________________印章保管责任人：_________________印章留样本留样印章自_________年____月_____日启用。印章领用凭据及承诺：本人作为本留样印章的保管及使用责任人，于____年___月___日自公司行政部领取本印章，本人承诺将尽职妥善保管本印章，依照公司《印章管理制度》使用印章、登录该印章的使用记录、保管相应的审批文件资料。印章保管责任人：_____________________年___月___日附件三：关于公司停用有关____专用章的通知__________公司各部门：根据有关规定，由于___________________，现公司决定作废停用原由公司____部门专管人员_____管理的“___________专用章”。____年___月___日前加盖该印章的全部公司文件仍然有效。特此通知附件：停用印章样式_____年___月___日停用印章样式附件四：印章交接单部门名称：___________________________________交接印章名称：_______________________________交接日期：_____月____日用印注意事项说明：1、交接人双方的行为均应遵守《公司印章管理办法》的规定。2、其他说明事项：_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________3、印章留样：留样4、本印章自____年___月___日____时起，经印章授权人签字确认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人________负责。移交人：______________接收人：_________________________年___月___日__________年___月___日印章授权人签字确认：___________________年___月___日附件五：印章外出使用审批单1、部门名称：___________________________________2、外出印章名称：_______________________________3、使用日期：_____月____日4、用印事项：___________________________________5、外出使用原因：______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________6、用印责任人：________________________________________印章留样：留样7、本印章自____年___月___日____时经授权人签字同意外出使用期间，其保管责任和用印责任均由印章________负责。申请人：__________________________年___月___日印章授权人签字确认：___________________年___月___日附件六：公司用印审批单申请人：_________申请日期：_________申请部门：______________文件名称正/复印件，数量用途说明□正本份□复印件份审批同意人部门一般事务性工作用印审批：部门负责人签名重要事项用印审批：部门负责人签名→分管领导签名→总经理签名涉