搜索
电子教案模版配色（1）通过本章学习，你应能够：1.拟定会议方案2.撰写会议通知3.做好会议前的筹备工作4.做好会议期间的组织服务工作5.做好会议结束的落实工作学习目标第四章会议组织与服务第一节会议概述第二节会议筹备阶段的会务操作第三节会议进行阶段的会务操作第四节会议结束阶段的会务操作主要内容第四章会议组织与服务第四章会议组织与服务引入案例在某企业召开的年度表彰大会上,颁奖仪式正在进行.盛装的礼仪小姐在热烈的乐曲声中依次出场,手捧奖品交给在主席台就座的领导同志准备颁奖.不知是太紧张还是太疏忽，有一位小姐竟然没有紧跟上，把应交给前面的一个领导的奖品，却递给了下一个位置的领导．而排在队伍末尾的礼仪小姐却为送不出奖品而惊惶失措，逃回后台．手上没有奖品的领导左顾右盼，未见礼仪小姐再送奖品，此时上台领奖的人又已登台．由于少了一位颁奖人，领奖的人上台后，发觉没有给自己颁奖，只好尴尬地跑下台．此时，主席台上一片混乱．电子教案模版配色（1）第一节会议概述会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织有计划的商议活动。第四章会议组织与服务一、会议的涵义有明确的指导思想、预期目标、具体议题；有明确的时间、地点；有主持人和参加人员。主要条件第四章会议组织与服务第一节会议概述二、会议的作用积极作用集思广益，科学决策发扬民主，宣传教育传达信息，开拓思路协调矛盾，推动工作第四章会议组织与服务第一节会议概述讨论你参加过什么样的会议？你是否喜欢这样的会议？为什么？第四章会议组织与服务第一节会议概述二、会议的作用消极作用时间、精力的浪费经济方面的浪费信息的重复、浪费滋长不正之风第四章会议组织与服务第一节会议概述会议方式会议地点会议时间会议议题会议名称会议人员会议结果会议活动的基本要素三、会议活动的基本要素电子教案模版配色（1）（1）会议主体是指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。（2）会议的客体，即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员。（3）其他与会议有关的人员包括：主持人、会议秘书人员和会议服务人员等。第四章会议组织与服务三、会议活动的基本要素会议人员电子教案模版配色（1）第四章会议组织与服务会议名称三、会议活动的基本要素会议的名称一般要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、地点、范围、规模等等。例：“深圳开发科技股份有限公司第九次（2000年度）股东大会”则显示了单位、时间、届次、范围、规模、性质、参加对象。会议的议题是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题，是会议活动的必备要素。会议议题的主要作用是：准确、具体地体现会议的目标，为目标服务。引导和制约会议的发言。第四章会议组织与服务三、会议活动的基本要素会议议题思考：1.会议主题与会议议题有什么区别？2.制定会议议题时要考虑哪些因素？第四章会议组织与服务三、会议活动的基本要素会议议题议题尽可能集中不宜过多把握好每个议题的时间从实际出发电子教案模版配色（1）第四章会议组织与服务三、会议活动的基本要素会议时间会议时间是指会议的召开时间和会期两方面。会议地点是指会议召开的举办地或会场。会场的决定主要是考虑大小、交通、环境与设备是否适合等因素。会议方式实现会议目标而采取的各种形式或手段，如现场办公会、座谈会、观摩会、报告会、电话会议等。会议结果电子教案模版配色（1）第四章会议组织与服务三、会议的种类按会议人数的多少分为：小型会议中型会议大型会议特大型会议电子教案模版配色（1）第四章会议组织与服务三、会议的种类按参会人员的职级分为：股东大会董事会管理人员会议职工大会部门会议电子教案模版配色（1）第四章会议组织与服务股份有限公司公司分为：有限责任公司和股份有限公司股东大会董事会经理监事会执行部门股东大会由股东组成，是公司的权力机构；董事会是股东大会的执行机构，成员为5-19人；经理由董事会聘任或解聘；监事会由股东代表和公司职工代表组成，成员不得少于3人。会议筹备工作框架图请见教材第65页。第二节会议筹备阶段的会务操作第四章会议组织与服务小知识第二节会议筹备阶段的会务操作第四章会议组织与服务一、拟定会议计划确定会议名称、议题、时间、地点等基本要素。成立会务工作小组一般可分为会务组、秘书组、接待组、宣传组、财务组、保卫组。第二节会议筹备阶段的会务操作第四章会议组织与服务各会务工作组的分工会务组：负责会务组织、会场布置、会议接待签到等会议的组织、协调工作。秘书组：负责拟写会议方案，准备各种会议文件和资料，做好会议记录，编写会议纪要、简报等工作。接待组：负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工作。小知识第二节会议筹备阶段的会务操作第四章会议组织与服务各会务工作组的分工宣传组：负责会议的录音录像、娱乐活动、照相服务和对外宣传报道。财务组：负责会议经费的统筹使用和收费、付帐工作。保卫组：负责防火、防盗、人身安全和财务安全、保密工作。小知识第二节会议筹备阶段的会务操作第四章会议组织与服务制定会议预算会议经费的构成（1）交通费用（2）会议室费用（3）住宿费用（4）餐饮费用（5）旅游费用（6）培训费、演讲费）（7）其他会议经费的筹措（1）行政事业经费划拨（2）主办者分担（3）与会者分担个人费用（4）社会赞助（5）转让会徽等无形资产使用权第二节会议筹备阶段的会务操作第四章会议组织与服务会议经费预算的原则（1）科学合理。要根据实际需要科学合理地分配各项预算开支。（2）总量控制。所有的支出都应控制在总量范围之内。（3）确保重点。在实行总量控制的前提下或当经费不足时，要确保重点，把有限的经费确实用在刀口上。（4）精打细算。对会议的每一项支出都要严格审核，在做到科学合理的同时，尽可能节省经费。（5）留有余地。由于会议活动的过程可能会产生一些事先无法预料的情况，需要临时支出一些经费，因此，在预算时要适当留有余地。小提醒第二节会议筹备阶段的会务操作第四章会议组织与服务二、拟定会议议程、日程、程序会议议程会议议程是会议主要活动的顺序安排，它是对议题性活动的程序化，即将会议的议题的根据主次、轻重、先后次序编排。会议日程会议日程是把一天中会议议程规定的各项活动按单位时间具体落实安排，它不仅细化围绕会议议题的全部活动，还包括会议过程中其他的辅助活动，如聚餐、参观、考察、娱乐等等。第二节会议筹备阶段的会务操作第四章会议组织与服务二、拟定会议议程、日程、程序会议程序会议程序是指在一次具体的会议中按照时间先后排列的详细的活动步骤。以举行颁奖、选举、揭牌等一事为主的会议活动，一般只制定会议程序。思考：会议议程与会议日程有何不同？安排会议议程应注意哪些问题？第四章会议组织与服务英豪公司将举行销售团队会议，研究销售工作下一季度的目标以及人员招聘、选拔等问题。秘书丁倩在编制议程表前，先请总经理、销售总监等有关上司提出议题，再询问各主管方面有无要拿到会上讨论的事情，并提请主管上司定夺，然后将要讨论的问题排出顺序。在设计具体的议程表时，丁倩将需在会上讨论的议题编排了一下，便打印交给了上司，上司认为这份议程表有问题，需重新做。案例分析第四章会议组织与服务案例分析英豪公司销售团队会议议程表公司销售团队会议将在5月5日星期一上午10：00在公司总部的三号会议室举行。销售二部经理的人选。东部地区销售活动的总结。上次会议记录。销售一部关于内部沟通问题的发言。下季度销售目标。公司销售人员的招聘和重组。第四章会议组织与服务案例分析分组讨论：1.这份议程表有什么问题?2.请重新设计议程表，并以备忘录的形式发给上司。3.请总结出设计议程表时应注意的事项。第二节会议筹备阶段的会务操作第四章会议组织与服务二、拟定会议议程、日程、程序会议议程注意事项按照议题的轻重缓急编排处理的先后次序将每一个议题所需的大致时间列出来将同类性质的问题集中排列在一起保密性强或者只要部分人参加的议题放在最后第二节会议筹备阶段的会务操作第四章会议组织与服务二、拟定会议议程、日程、程序安排会议生活主要包括预定交通工具，安排食宿，联系与安排参观、访问活动，确定医疗、保卫人员。秘书必须提前预定，会前确认，掌握各联系人的联络方式，以便随时联系。如会议期间，日程临时变动，秘书要及时作好会议生活的协调工作。第二节会议筹备阶段的会务操作第四章会议组织与服务三、制发会议通知会议通知的种类与方式口头通知和书面通知预备性通知和正式通知会议通知、邀请函、请柬、海报、公告一次会议可用不同种类的通知。第二节会议筹备阶段的会务操作第四章会议组织与服务微型案例第二节会议筹备阶段的会务操作第四章会议组织与服务三、制发会议通知会议通知的内容标题“机关名称+会议名称+通知”（用于正式的，重要的）“会议通知”（用于事务性或例行性会议）通知对象可特指、可泛指，也可写个人姓名。第二节会议筹备阶段的会务操作第四章会议组织与服务三、制发会议通知会议通知的内容正文会议的目的、名称、主题；会议的时间（包括开始时间、报到时间、结束时间）、会议的地点、参加对象、其他事项。落款与日期主办单位的全称，发出通知的日期。回执单第二节会议筹备阶段的会务操作第四章会议组织与服务常用回执格式1．表格式回执小知识回执姓名性别职务工作单位通讯地址邮政编码联系电话传真E－mail手机能否与会发言题目是否需要预定返程车票、机票是□否□车票（机票）日期：车次（航班）与起止地点：注：请于×月×日前寄××协会秘书处×××收第二节会议筹备阶段的会务操作第四章会议组织与服务常用回执格式2．签收式回执小知识×××会议通知回执×××办公室：你处发来的《×××会议通知》及会议文件《××××××》、《××××××》各l份已收到，经检查无误。我将(在下列选项的方框中打√)口按时参加会议。口人参加会议签名或盖章：年月日第二节会议筹备阶段的会务操作第四章会议组织与服务三、制发会议通知会议通知的发出在拟定完会议通知后，应及时发出会议通知，让与会者做好充分的准备。第四章会议组织与服务工作实训初萌：我们将在8月15日召开客户咨询联谊会，请你列出发送会议通知应注意的问题，并拟写一份带回执的会议通知。谢谢。行政经理苏明年月日第二节会议筹备阶段的会务操作第四章会议组织与服务四、准备会议材料与物品的内容需准备的会议材料来宾资料会议手册、宣传材料、会议须知、议程、会议通知等。会务资料会议使用文件、会议程序文件、会议主题文件沟通资料来宾登记表、住宿登记表、会务组成员通讯录第二节会议筹备阶段的会务操作第四章会议组织与服务四、准备会议材料与物品的内容需准备的用品必备用品和设备设备包括：灯光、音响、空调、录音、电脑、投影、摄像用品包括：水杯、信封、签字笔、回形针、笔记本等。特殊用品如选举箱、证书、旗帜、鲜花等。第二节会议筹备阶段的会务操作第四章会议组织与服务五、制发会议证件会议证件的作用与种类会议证件的作用表明会议期间各种人员的身份，便于接待和管理；便于代表之间的相互辨认和联系、交流；凭证出入会场，保证会议安全；便于统计出席人数。会议证件的种类根据会议规模、重要程度、保密程度而定。第二节会议筹备阶段的会务操作第四章会议组织与服务五、制发会议证件会议证件的内容会议名称（全称）、会徽、姓名、照片、证件种类，即标明“出席证”、“列席证”、证件编号、会议日期。样式与制作注意控制成本。第二节会议筹备阶段的会务操作第四章会议组织与服务五、制发会议证件证件设计注意事项注意控制成本。要有会议名称、与会者姓名、单位；应区分代表、列席旁听、记者、工作人员的身份；重要大型会议注意要有照片和钢印；证件设计格调要与会议气氛相适应；涉外会议要用两种文字，中文在上，外文在下；第二节会议筹备阶段的会务操作第四章会议组织与服务五、制发会议证件桌签及坐签桌签标明桌号和就座人身份；坐签标明就坐人姓名的标签。制作会场指示牌。会场路线指示牌第二节会议筹备阶段的会务操作第四章会议组织与服务六、会场布置相对式主席台与代表采取上下面对面的形式，从而突出主席台的地位，但容易给发言人造成压