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人力资源部前台文员岗位说明书岗位名称前台文员岗位编号所在部门人力资源部岗位定员1人直接上级人力资源部经理所在职系直接下级无岗位分析日期2011年7月本岗位关键职责描述：发挥公司人文形象的窗口作用，并为员工办公秩序起主要后勤维护作用。职责与工作任务：职责一职责表述：前台接待工作工作任务按规定的程序与标准向客人提供一流的接待服务；频次：日常负责访客、来宾的登记、接待、引见，对无关人员应阻挡在外；频次：日常熟练掌握公司概况，能够回答客人提出的一般性问题，提供常规的非保密信息；频次：日常负责电话接听，并做好相关工作信息的记录工作；频次：日常职责二职责表述：文件管理、打印复印管理工作工作任务负责公司文件、通知、邮件、信函的收转发工作，做好记录、整理、建档；频次：日常负责复印机的使用、维护、保养、复印记录等工作，节约纸张，执行公司《复印、打印管理规定》；频次：日常负责做好微机内存文档及公司文件的保密工作；频次：日常职责三职责表述：办公室内勤工作工作任务负责管理前台办公用品，做好物品领用的登记工作；频次：日常负责维护前台区域、接待厅的整洁情况，及时整理报刊杂志；频次：日常检查办公公共区域内的整洁，包括洗手间、共公通道、总经理办公室、会议室；监督保洁员卫生打扫状况；频次：2次/天负责公司能源成本管理如用电、用水管理（包括及时关闭不需要开着的电灯）；频次：日常负责饮用水供应，负责绿色植物、花卉的保养与及时更换工作(包括账目登记)；频次：日常负责前台、接待厅及办公设备的清洁保养；频次：日常加强学习、通过各种渠道了解公司现状和流程；频次：日常积极参加部门组织的集体活动频次：日常和办公室的同事和谐相处、经常沟通交流频次：日常职责职责表述：考勤管理工作工作执行公司考勤制度，负责员工的考勤记录汇总、外出登记，监督员工打卡；频次：日常四任务每天早上员工迟到记录、执行处罚；频次：1次/天负责员工相关考勤单(请假、调休单、出差单等)的接收与核实；频次：日常负责手工考勤记录的审核，抽查电子打卡记录，并执行公司《考勤管理制度》；频次：1次/月职责五职责表述：其他工作工作任务对工作中出现的各种问题及时汇报，提出工作改进意见；频次：日常服从人力资源部经理的领导，完成领导交办的其他或临时工作。频次：日常权力：1、对上级分配工作的执行权；2、对工作过程中出现的问题有向上级请示权和建议权；3、对考勤制度有执行权和处罚权；4、对行政制度有督查执行权和处罚建议权；工作重点考核项目：1、为所有来访客人提供优秀服务，保持微笑，有耐心，不得出现与客人发生冲突或争吵；2、坚守岗位，非工作需要不得离开岗位；3、严格执行公司的考勤管理规定，对所有违纪行为予以通报和处罚；4、及时维护前台、接待厅、会议室、公共区域的物品整洁，跟催卫生清洁情况；5、高效、优质地完成常规文字处理工作及上级领导交待的任务；以上考核要点，如有违反，视情节轻重处以10元以上的处罚。工作协作关系：内部协调关系各部门人员外部协调关系交通部门票务处、酒店业务部等任职资格：学历要求中专及以上学历专业要求无职称要求无执业资格要求计算机二级证书技能要求熟悉Office办公软件知识要求接受过文秘、职业礼仪修养、公共管理类课程培训，懂得商务礼仪工作经验一年以上企业前台文员工作经验其他特殊要求（如体能、特质保密级别等）有良好的个人形象及较高的亲和力，高度责任心，认真细致，考虑问题全面，有良好个人习惯、职业素养其它：女性；身体健康，身高160CM以上；年龄20-26岁；能力素质要能力要求（选3-4个，在所选项目上画下划线即可）求1学习能力2创新能力3协调能力4沟通能力5分析判断能力6问题解决能力7适应能力8培养下属能力9计划能力10组织能力11控制能力12执行能力13信息检索能力14领悟能力15其他能力（请注明）素质要求（选2-3个，在所选项目上画下划线即可）1情绪稳定性2心理承受力3忠诚4自我认识5团队合作精神6全局意识7人际敏感性8责任心9原则性10事业心11魄力和胆量12其他素质（请注明）其他：使用工具/设备一般办公自动化设备工作场所一般工作环境，有时需外出办理外联事宜工作时间正常工作时间，偶尔加班备注：前台文秘工作流程前台接待流程来电处理流程看到客人，礼貌招呼开始问明来访事由，登记通知被访人安排客人等待地点引领客人到达等待地点奉茶或饮料，请客人稍等微笑离开结束接收信函、快件工作流程文件代发流程开始②登记③筛选④分送结束发来信函、文件①签收签字接收⑤记录存档开始发来信函、文件电话接通，礼貌招呼开始问明来电事由电话处理结束电话留言记录电话记录归档各职能部门前台接待专员人力资源部经理外部单位复印管理流程各部门前来复印文件开始督促复印人签字登记由前台文员进行复印复印时注意节省纸张，提倡双面复印结束各部门送交文件开始检查文件密封情况督促做好登记签字及时转交驾驶员驾驶员签字后方可领取必要时协助其他部门跟催文件动态结束出门证操作流程开始由本人填写出门证交予直接领导签字批准待批准后交予前台文员，方可出门前台文员予以整理后交予薪酬专员结束前台文员依据出门证做好本月电子考勤