档案管理系统的使用与档案信息化

档案管理系统的使用与档案信息化信息技术科张静2015.3一、电子文件与电子档案概述二、纸质档案的数字化加工技术三、数字文档集约管理系统操作一、电子文件与电子档案概述电子档案与纸质档案的数字化加工（一）电子文件的定义（二）电子文件的分类与特点（四）电子档案的定义（三）电子文件与电子档案的关系（五）电子文件归档与电子档案的移交一、电子文件与电子档案概述（一）电子文件的定义电子档案与纸质档案的数字化加工（4）1998年美国俄亥俄州立政府提出的：电子文件是部门与部门职工在履行办公职责过程中产生和接受的数据的编释；是证明机构职能、政策、程序、实施或其它办公活动数据的编释。电子文件可以以构件形式存在而不是以人们熟知纸质文件的保存系统的传统方式存在。国际上的定义（1）1993年成立的国际档案理事会电子文件委员会：能够为数字电脑操作、传输和处理的文件。（2）美国联邦管理法规中：包括数字的、图形的及文本的信息，它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。（3）1995年澳大利亚《记录未来——电子文件管理的方针和政策》中：其所载信息的形式，适用于数字计算机进行检索、加工和交流的文件。没有一个统一的标准一、电子文件与电子档案概述（一）电子文件的定义电子档案与纸质档案的数字化加工（1）2009年颁布的中办和国办《电子文件管理暂行办法》本办法所称电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。国内定义（2）GB/T18894—2002《电子文件归档与管理规范》电子文件（ElectronicRecords）指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。一、电子文件与电子档案概述（一）电子文件的定义电子档案与纸质档案的数字化加工概念的理解①它形成于数字设备（如计算机、扫描仪、数码相机），并有相关环境（硬件环境和软件环境）支持；②以数码形式存储在外存储器上；③读写、操作、传递需设备;④可以借助网络传输。一、电子文件与电子档案概述（二）电子文件的分类与特点电子档案与纸质档案的数字化加工TGADPMIV文本文件（Text，代码为T）图形文件（Graphic，代码为G)图像文件（Image，代码为I)视频文件（Video，代码为V)音频文件（Audio，代码为A)数据（库）文件（Database，代码为D)多媒体文件（Multimedia,代码为M)程序文件(Program,代码为P）按照计算机文件编码格式分为：一、电子文件与电子档案概述（二）电子文件的分类与特点电子档案与纸质档案的数字化加工各种类型的电子文件又有不同的储存格式：A.文本类文件有DOC、Excel、XML、RTF、TXT、PDF等格式;B.声音类文件有WAV、MP3等;C.图像类文件有JPEG、TIFF等格式。一、电子文件与电子档案概述（二）电子文件的分类与特点电子档案与纸质档案的数字化加工非原生电子文件：将纸质或其他载体（如胶片）文件重新录入或扫描转化形成的文件。按照文件的生成方式分：原生电子文件：计算机系统中直接生成的原始文件一、电子文件与电子档案概述（三）电子文件与电子档案的关系电子档案与纸质档案的数字化加工传统的档案理论认为：文件是档案的前身，档案是文件转化的结果。电子档案就是“归档电子文件”归档电子文件archivalelectronicrecords指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。一份完整的归档电子文件由足以为其职能活动提供凭证的内容、结构与背景信息构成。结构与背景信息决定了归档电子文件的历史价值。GB/T18894—2002《电子文件归档与管理规范》电子文件电子档案鉴定、分类、整理一、电子文件与电子档案概述（四）电子档案的定义电子档案与纸质档案的数字化加工电子档案是指具有保存价值的、按一定方法整理而成的、已归档的电子文件及其与之相适应的软件、参数和相关数据。第二条本办法所称电子档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。——《电子档案移交与接收办法》第一章第二条一、电子文件与电子档案概述（四）电子档案的定义电子档案与纸质档案的数字化加工属于原生电子文件档案数字化副本电子档案文书类电子档案数码照片数字录音数字录像纸质档案（卷、件）数字化副本纸质照片档案数字化副本录音、录像等档案数字化副本《2014年全国档案事业统计年报制度》对电子档案的分类情况。两个来源一、电子文件与电子档案概述（四）电子档案的定义电子档案与纸质档案的数字化加工一、电子文件与电子档案概述（五）电子文件归档与电子档案的移交电子档案与纸质档案的数字化加工电子文件归档与管理规范(GB/T18894-2002)1、电子文件的归档与管理①本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。②本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。一、电子文件与电子档案概述（五）电子文件归档与电子档案的移交电子档案与纸质档案的数字化加工①确保电子文件的真实性、完整性和有效性②电子文件收全（文件本身及查看软件），转换为通用格式。③电子文件的归档，确保存储载体可用性和不可改写，推荐使用一次性刻写光盘，一式三套。所用光盘需符合电子文件归档光盘技术要求和应用规范（DA/T38-2008）要求④归档电子文件的移交、接收文具要填写清楚，保管环境要安全。定期检测可用性注意的几个问题：⑤国家、省提出：机关网页信息、微博、微信等数字信息也需要收集整理一、电子文件与电子档案概述（五）电子文件归档与电子档案的移交电子档案与纸质档案的数字化加工2、电子档案移交与接收办法电子档案移交的基本要求：（一）元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于XML的封装方式组织档案数据；（二）电子档案的文件格式按照国家有关规定执行；（三）电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中著录相关信息；（四）采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压缩后移交；特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交；（五）档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存5年。一、电子文件与电子档案概述（五）电子文件归档与电子档案的移交电子档案与纸质档案的数字化加工电子档案接收的主要流程是：检验电子档案数据、办理交接手续、接收电子档案数据、著录保存交接信息、迁移和转换电子档案数据、存储电子档案数据等步骤。电子档案检验合格后办理交接手续，填写《电子档案移交与接收登记表》（见附件3），由交接双方签字、盖章，各自留存一份；《电子档案移交与接收登记表》可采用电子形式并以电子签名方式予以确认。一、电子文件与电子档案概述（五）电子文件归档与电子档案的移交电子档案与纸质档案的数字化加工载体标识：全宗号—年度—载体顺序号。载体盒标注：全宗号、年度、载体顺序号、数据量、密级、保管期限、存入日期、运行环境、套别等。1.全宗号是档案馆分配给立档单位的编号；2.年度是该载体内档案起止年度如2001年至2006年即标定为2001/2006；3.载体顺序号是电子档案载体排列的顺序号，由阿拉伯数字组成；电子档案载体标注内容一、电子文件与电子档案概述（六）电子文件归档与电子档案的移交电子档案与纸质档案的数字化加工4.数据量是载体内档案存储容量；5.密级按存储在载体内电子档案的密级标注，保管期限按存储在载体内电子档案的保管期限标注；6、存入日期是将电子档案拷贝至载体的日期，格式为年月日，如2011年2月8日即写为20110208；7.运行环境即识别或操作电子档案的软、硬件平台；8.套别是指档案馆存储电子档案载体的套号，用大写英文字母A、B、C表示。A表示封存保管，B表示查阅利用，C表示异地备份。一、电子文件与电子档案概述（五）电子文件归档与电子档案的移交电子档案与纸质档案的数字化加工电子档案的存储结构移交载体内电子档案的存储结构如下图所示：一、电子文件与电子档案概述（五）电子文件归档与电子档案的移交电子档案与纸质档案的数字化加工电子档案移交与接收登记表一、电子文件与电子档案概述（五）电子文件归档与电子档案的移交电子档案与纸质档案的数字化加工二、纸质档案的数字化加工技术电子档案与纸质档案的数字化加工（一）纸质档案数字化的标准（二）纸质档案数字化应该掌握的几个关键点二、纸质档案的数字化加工技术（一）纸质档案数字化的技术标准电子档案与纸质档案的数字化加工纸质档案数字化所遵循技术标准为：《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）《纸质档案数字化技术规范》明确了纸质档案数字化的基本要求、对档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、数字成果管理等技术过程进行具体要求。二、纸质档案的数字化加工技术（一）纸质档案数字化的技术标准电子档案与纸质档案的数字化加工纸质档案数字化基本流程二、纸质档案的数字化加工技术（二）纸质档案数字化应掌握的几个关键点电子档案与纸质档案的数字化加工1、纸质档案数字化的安全保密应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。《国家档案局关于切实加强档案数字化和档案信息化服务外包管理杜绝失泄密隐患的通知》（档函[2012]103号）2014年12月8日《档案数字化外包安全管理规范》（档办发[2014]7号）二、纸质档案的数字化加工技术（二）纸质档案数字化应掌握的几个关键点电子档案与纸质档案的数字化加工共7部分53条,包括档案部门、数字化服务机构、数字化场所、数字化加工设备、档案实体、档案数字化成果移交接收与设备处理的安全管理六个方面。二、纸质档案的数字化加工技术（二）纸质档案数字化应掌握的几个关键点电子档案与纸质档案的数字化加工安全可控的数字化场所安装安防监控设备计算机设备的防失泄密措施，禁用USB、光驱等接口安全保密制度以及数字化人员的管控采取的主要措施：人防、物防、技防、联防二、纸质档案的数字化加工技术（二）纸质档案数字化应掌握的几个关键点电子档案与纸质档案的数字化加工2、注意区分扫描件与非扫描件无关和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿，会议记录和带密级文件均不扫描3、根据扫描件大小合理选择扫描设备平板扫描仪高速扫描仪图纸扫描仪二、纸质档案的数字化加工技术（二）纸质档案数字化应掌握的几个关键点电子档案与纸质档案的数字化加工4、扫描色彩模式、分辨率的选择确定黑白二值灰度模式彩色模式二、纸质档案的数字化加工技术（二）纸质档案数字化应掌握的几个关键点电子档案与纸质档案的数字化加工黑白二值页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图、没有印章、指纹等印记信息的纸质档案，适合用黑白二值方式扫描图像，此模式的文本清晰锐利，对比度较好，扫描后图像文件体积较小。二、纸质档案的数字化加工技术（二）纸质档案数字化应掌握的几个关键点电子档案与纸质档案的数字化加工灰度模式页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。二、纸质档案的数字化加工技术（二）纸质档案数字化应掌握的几个关键点电子档案与纸质档案的数字化加工彩色模式页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。二、纸质档案的数字化加工技术（二）纸质档案数字化应掌握的几个关键点电子档案与纸质档案的数字化加工分辨率的选择以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。分辨率越大图像越清晰，但是图像文件的体积就越大，对应用服务器性能和存储设备空间要求就越高建议文件大于300dpi照片大于600dpi二、纸质档案的数字化加工技术（二）纸质档案数字化应掌握的几个关键点电子档案与纸质档案的数字化加工5、扫描图像格式的确定采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF（G4）格式存储。采用灰度模式和彩色模式