供应商管理办法

采购供应商管理办法第一章总则第一条为进一步规范物资、设备采购供应商管理，打造公开、公平、公正的市场竞争环境，有效防控经营风险，保证采购质量，切实服务好安全生产和项目建设，结合企业实际，特制定本办法。第二条本办法适用于迎驾公司范围内生产经营、基本建设及其他日常经营活动中所涉及物资采购供应商管理工作。第三条迎驾公司对自购物资供应商实行归口统一管理，物资供应部门负责自购物资供应商建库及管理工作。第四条供应商管理坚持以下原则：（一）荐优用优、准入审批、分级管理、动态维护原则；（二）供应商资源内部共享，在库供应商优先使用原则；（三）常用物资供应商入库为主原则；（四）数量控制，生产性企业为主原则；（五）公平、公正、公开录用，谁推荐谁负责、谁管理谁负责原则。第五条战略供应商、内部供应商的管理严格按照河南煤化集团相应管理制度执行。第二章管理机构和职责分工第六条为加强供应商管理工作，成立统购物资供应商管理领导小组。领导小组下设办公室，办公室设在物资供应部。领导小组职责：1、审定供应商管理相关制度与办法；2、评定、审批自购物资供应商入库、退出；3、审批在库供应商考评结果；4、协调解决供应商管理过程中的重大问题。第七条供应商管理职责划分（一）物资供应部职责:1、贯彻落实永煤控股供应商管理制度；2、对统购物资供应商进行入库推荐和资质初审，推荐企业信誉好、产品质量可靠的供应商；3、根据永煤控股安排组织或参与对拟入库统购物资供应商进行考察；4、按照永煤控股要求做好在库统购物资供应商的考评和日常监督；5、及时反馈统购物资供应商所供产品质量、售后服务等履约信息。6、制定迎驾公司供应商管理制度，经领导小组审定后监督执行；7、建立健全迎驾公司自购物资供应商信息库，组织对拟入库供应商进行准入审核，必要时参与考察；8、收录和维护迎驾公司自购物资供应商信息，对在库供应商进行动态管理；9、牵头组织对自购物资供应商进行定期评审，并实行优胜劣汰；10、组织调查迎驾公司自购物资供应商的不良行为，提出处理意见和建议；11、负责处理自购物资供应商的质疑和投诉。（二）企管部职责：1、参与制定裕东公司供应商管理制度；2、参与裕东公司自购物资供应商入库准入审核工作；3、参与裕东公司自购物资供应商评审；4、其他相关工作。（三）综合管理部职责：1、监督裕东公司自购物资供应商入库推荐、考察和定期评审工作；2、审查监督物资采购中在库自购物资供应商使用及管理工作；3、查纠供应商管理中的违规违纪行为；4、其他相关工作。第三章供应商分类第八条按供应商重要程度分为五类：战略供应商、重点供应商、一般供应商、内部供应商、临时供应商。（一）战略供应商：指与河南煤化集团或永煤控股签署有战略合作协议，提供的产品在河南煤化集团或永煤控股内部认可度高、质量稳定可靠、用量优势明显、技术含量高，且其行业地位突出和品牌影响力较大、技术装备先进、履约能力强、企业商誉好，属于国内或行业内知名企业。（二）重点供应商：指其产品在公司内用量相对较大，技术含量较高，质量稳定可靠，企业技术装备先进，履约能力较强，在行业内部有一定知名度，属于被各使用部门认可的供应商，是裕东公司物资采购的常规渠道。（三）一般供应商：指其产品技术优势不明显、品牌影响力不大、行业地位一般的供应商，但其产品在裕东公司有较为稳定的用量，质量稳定可靠，售后服务及时，是裕东公司物资采购的补充渠道。（四）内部供应商：是指与河南煤化集团或其下属企业之间存在不同形式的股权结构关系，且具有国家认可的生产资质，证照齐全，合法经营，体系完善，能够生产满足永煤控股安全生产和基本建设所需产品的生产厂商。（五）临时供应商：除上述四类以外的其产品能够满足裕东公司使用要求的其他供应商。第四章供应商准入第九条按照河南煤化集团及永煤公司统一要求，对物资采购供应商实行准入制度。物资采购活动优先从各级供应商信息库中选择入围供应商。(一)河南煤化统购物资供应商准入由我公司推荐，经永煤控股供应商管理部门核准，上报河南煤化集团供应商管理部门汇总、审核，经河南煤化集团供应商管理领导小组批准后执行。(二)永煤控股统购物资供应商由我公司推荐也可直接由物资供应管理部（龙宇国贸）申请准入，经审查审核合格后报永煤控股供应商管理领导小组批准后执行。（三）自购物资供应商由使用单位推荐也可直接由物资供应部申请准入，经审查审核合格后报裕东公司供应商管理领导小组批准后执行。第十条供应商准入应符合以下基本条件：（一）资质符合要求。具有法人资格和独立承担民事责任的能力。（二）遵守国家法律法规，在以往与永煤控股各单位业务往来中没有违规违约记录。（三）遵守与河南煤化集团及永煤控股业务往来中的廉政承诺。（四）具有满足履行合同要求的生产经营场所、设施、设备以及资质、质量认证管理体系。（五）财务核算规范，具有良好的资金实力和财务状况。（六）特殊行业和特种设备具有相关部门核发的资格证书。（七）内部供应商必须是经河南煤化集团认定的企业，其企业名称及准入产品以河南煤化集团正式公布的目录为准。第十一条供应商准入必要条件（一）战略供应商准入必要条件：1、符合《河南煤业化工集团战略采购及战略供应商管理办法（暂行）》规定的条件。2、主要产品必须在河南煤业化工集团和永煤控股战略采购物资目录范围内。3、与河南煤化集团或永煤控股签订有战略合作协议。（二）重点供应商准入必要条件：1、以常用设备类、材料类、安全设备类生产型企业为主；重点进口设备与材料的国内总代理商或唯一经销商可经审批程序列为重点供应商；2、在同行业中具有一定的规模，并且具有规范完善的产品质量控制体系和售后服务体系；3、具有二年及以上业务合作史，并且在业务过程中没有发生过安全质量事故，供货及时、服务良好。（三）一般供应商准入必要条件：1、具备准入供应商的基本条件；2、具有一年及以上业务合作经历，产品质量、交货、服务能够满足安全生产要求。（四）临时供应商不纳入供应商信息库管理，根据实际需要选用推荐。第十二条对战略供应商、重点供应商、一般供应商、内部供应商根据准入的必要条件不同，分类推荐上报和建库，建库有关具体要求详见本办法第五章规定。（一）对入库供应商实行总量控制，原则上单一品种或同类型物资入库供应商数量控制在3-9家。国家规定的专营产品、独家专利产品、行业垄断的物资供应商总量达不到要求的，经供应商管理领导小组审批后可低于3家。（二）统购物资入库供应商（重点和一般供应商）原则上以常用通用、大型大宗物资为主。（三）我公司不评定战略供应商，对已列入河南煤化集团和永煤控股战略供应商库的供应商不再单独建库或将其列入其他类别供应商库进行管理。（四）内部供应商由河南煤化集团根据实际进行单独建库管理。（五）临时供应商不纳入供应商库管理，其准入条件按照第十条有关规定，推荐审批按有关程序进行。第十三条准入供应商的基本权利和义务（一）对采购及评价中存在的不公正行为向供应商管理部门进行质疑与投诉；（二）具有向裕东公司提供产品及服务的基本资格，并有权获得同自身所提供产品、服务相关的采购和服务信息；（三）有权参加裕东公司范围内的物资采购竞价、询价、招标等活动；（四）合同签订后有权要求按约定进行履行；（五）有权向监督部门投诉裕东公司范围内物资采购中存在的营私舞弊行为；（六）接受永煤控股相关部门和人员对产品质量、价格、服务等方面的咨询；（七）以诚信的原则参与经营活动，不以不正当手段搞竞争；（八）响应河南煤化集团和永煤控股廉政共建要求，遵守廉洁行为条款;（九）业务合作中不串通其他供应商哄抬价格，牟取利益；（十）中标后，按规定与采购单位签订合同，履行投标承诺；（十一）严格执行合同条款，不断提高产品质量和服务水平；（十二）及时向供应商管理部门通报企业重大变更情况，如企业重组、更名、迁址等。第十四条准入供应商可享受的优惠政策（一）重点供应商：1、在符合条件的战略供应商数量不能满足招标需要时，应优先推荐重点供应商入围投标，推荐入围供应商数量符合要求后，不再选择其他类别的供应商。2、在同一标段进行竞争的供应商，对上年度供应商评价中被评为A级的重点供应商，招标组织部门在汇总商务评分时可给予1分的商务加分，并在审批招标结果时将加分情况备注注明。3、重点供应商可缴纳长期投标保证金。（二）内部供应商：1、对河南煤化集团评定的一类内部企业参与招标时给予2分的商务加分，二类内部企业给予1分的商务加分，以上情况须在物资采购结果审批时备注说明。2、内部供应商不缴纳标书费、投标保证金和中标会务费。（四）一般供应商：实行全面竞争，不享受优惠政策。第五章供应商信息库建立和维护第十五条待首批供应商信息库建成后，每年12月下旬为新增供应商入库集中推荐期，次年元月底前按规定程序审批并报永煤控股物资供应管理部审查备案后在一季度发布新一年在库供应商名单，特殊情况下可随时推荐。第十六条供应商入库程序（一）统购物资供应商入库程序按照《永煤控股供应商管理办法》第十六条规定执行。（二）自购物资供应商入库程序参照以上规定执行。1、推荐申请物资供应部根据物资使用单位及自行推荐的供应商填写《商丘裕东发电有限责任公司物资准入供应商推荐审查表》、《商丘裕东发电有限责任公司供应商入库准入申报审批表》、《商丘裕东发电有限责任公司供应商入库准入申报明细表》（附件1—附件3），连同供应商所提供的所有资料进行准入推荐。2、资格预审企管部和监督部门共同对供应商进行资格预审，具体包括：（1）营业执照：具体审查企业名称与在库供应商名称是否一致、成立日期、有效期限、经营范围、注册资本和年检情况等。个别地区的营业执照在有效期内不需进行年检的，应由当地工商部门出具书面证明。（2）税务登记证：具体审查登记时间、经营范围、是否为增值税一般纳税人等。（3）组织机构代码证：具体审查有效期限和年检情况等。（4）生产许可证：列入《全国工业产品生产许可证发证产品目录》的产品，应对生产许可证证件、有效期限、产品名称一致性等进行审查。（5）认定物资必须具有的相关强制性认证及资质（如MA证、特种制造许可证、防爆产品合格证、计量器具制造许可证、3C认证等）原件及复印件（加盖公章），具体审查有效期限、产品名称等信息。（6）生产能力、技术装备水平，产品执行标准、专利证书和市场业绩。（7）产品代理授权书。审查其手续是否符合法律规定，是否有效，从事专卖销售和代理销售的供应商需提供生产厂家或销售总代理所提供的书面授权及委托证明文件。（8）考察报告或推荐意见。考察报告应按统一格式执行，且签字盖章手续齐全。（9）兼有安装、维检业务的供应商提供国家有关部门认可的安装、维检资质证明。（10）分公司性质的供应商必须按要求同时提供本公司及总公司的相关资料。（11）其他必要证件。对产品质量有特殊要求的，根据行业和产品个性化要求提供。3、准入评审物资供应部对各单位申报的供应商信息从生产条件、技术水平、质量保证能力、经营状况、供货能力、服务水平、供应商准入种类等方面进行审核、评价，进行适当调整和分类整理后形成书面意见报裕东公司供应商管理领导小组复核、审批。4、准入核准、录入建库物资供应部将复核、审批后的合格供应商信息录入供应商库。第十七条供应商信息库应当建立完善的信息档案（含电子档案）包括：供应商入库资格预审的所有文件（复印件需加盖公章）以及供应商推荐及资质初审表、评定审批表、考察报告等。第十八条对供应商信息库实行动态维护，物资供应部必须及时将与库内供应商业务合作情况、对其考评情况等相关信息录入信息库。第十九条供应商入库实行责任追究制度。对因故意或工作严重失误造成重大经济损失或其他不良影响的，对有关责任单位、部门和人员进行严肃责任追究。第六章供应商选用推荐第二十条供应商选用推荐的基本要求：（一）根据采购方式不同推荐供应商，且拟推荐供应商接受我方采购邀请，并能按要求积极响应。（二）同一标段拟入围供应商整体实力相当（尤其技术及加工实力须为同一档次）。（三）招标方式采购的，同一标段拟入围供应商中同一地级市及以下区域的供应商原则上最多不得超过两家。（四）选用推荐优先从供应商库中选取供应商，确保供应商推荐具有可追溯性。第二十一条供应商选用推荐按以下原