医药流通企业内部控制设计

医药流通企业内部控制设计北京科园信海医药经营有限公司内部控制是为了达到经营活动的效率和效果、财务报告的可靠性、保护资产的安全和完整、确保有关法律、法规和规章制度的贯彻执行而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序。内部控制是企业经营管理的重要组成部分，是管理的基本职能之一。恰当地运用内部控制，有利于改善企业生产经营活动，提高工作效率和经济效益，更好地实现企业目标；有利于激发企业员工的积极性、主动性和创造性，促进企业更快地发展；有利于减少企业生产经营活动出现的疏忽、错误和违法违纪行为，保证企业健康持续地发展。因此一个企业建立、健全一套完善的内部控制体系，对更好地实现企业目标，促进企业发展意义十分重大。内部控制的目标、方法对不同企业相同，但在具体操作中会因企业所处行业和业务特点而有所不同。本文主要针对医药流通行业特点及企业经营的实际情况，设计出一套适合行业特点及企业实际情况的有效内部控制，使医药流通行业更加健康地发展。一、医药流通企业业务特点医药流通企业必须严格执行药品经营质量管理规范（GSP），GSP认证工作的推进和强制执行，推动了医药流通企业质量管理和提高质量管理水平，也对医药流通企业经营提出更高的要求。因此，医药流通企业内部控制设计必须服从GSP要求。医药流通企业销售与收款业务发生频繁，每一笔业务都涉及企业多个部门和多个环节。如销售、信用管理、仓储、运输部门及会计等诸多部门，以及接受订单、信用核准、发货、开具***、记录销售、确认回款等各个环节。医药流通企业近几年出现了大量企业之间的兼并、重组，加之长期以来医药市场竞争激烈，致使应收款项的收回面临较大的风险，这就要求企业必须建立对客户的信用控制制度，降低款项收回中的风险。医药流通企业药品采购业务量大、发生频繁，涉及部门多、运行环节多，风险因素多，容易产生漏洞，导致舞弊行为发生。二、医药流通企业内部控制设计总体思路1、确定控制目标控制目标是企业实施内部控制的最终目的，也是评价内部控制的最高标准。在企业业务流程设计中，必须根据具体业务的特点，以企业总体目标为导向，制定各种业务内部控制的具体目标，据此确定内部控制的关键点，并设计业务运行程序和方法。2、鉴别常见弊端根据对内部控制目标的影响，找出各个业务循环中容易出现的错误和舞弊行为，然后根据这些常见弊端，具体设计相应的控制要点，才能做到有的放矢。鉴别常见弊端，可以从总结历史上该循环发生过的错弊教训，也可以采用“合理怀疑”的方法，即假设控制实效可能会出现的错误与舞弊行为。3、提出控制要点不同的循环，由于业务活动和容易出现的弊端不同，需要对其采取不同的控制程序和方法，才能预见和发现各种弊端。这些为预防和发现错弊而在某控制环节所运用的各种控制程序和方法，就是控制要点。当然，内部控制对防范业务活动的错弊只能起到“合理保证”的作用。合理保证就是指控制成本不能超过因实施控制而获得的收益，即要遵循成本效益原则。4、制定相应的激励和约束机制通过建立一套适合企业特点的激励和约束机制，确保内部控制政策的有效实施。由于医药流通企业最大量、最频繁的业务发生在销售与收款循环、采购与付款循环这两个循环，企业90％以上的业务都与这两大循环直接有关，它的业务执行情况直接影响到企业的资产、负债、损益状况。因此医药流通企业内部控制设计主要围绕这两大循环进行。三、购货与付款内部控制药品购货与付款是医药流通企业的基本业务，也是容易产生弊端的环节。（一）、购货与付款内部控制目标采购与付款业务中易出现的弊端包括盲目采购、个人或部门收受回扣、药品进货渠道控制不严、药品流失、采购款流失以及采购成本记录不实等。因此，其内部控制目标应确定为：1、保证药品采购业务的合法性企业的药品采购必须符合《药品经营质量管理规范》和国家其他法律法规的要求，确保药品进货渠道合法、药品质量可靠；同时遵循相关会计准则和会计制度的规定，保证采购与付款环节会计核算的正确性。2、保证采购环节资产的安全性采购环节资产的安全性包括货物和货款两个方面。货物方面要严把药品验收环节的质量控制制度，确保药品数量、质量符合要求。货款方面要保证应付款项记录的真实性和货款支付的严密性。3、保证采购业务的效益性尽量降低采购成本，减少采购资金的占用和采购环节的损失，以实现效益最大化。（二）、购货与付款内部控制的要点1、不相容职务分离为了防止舞弊现象的出现，应将药品采购与付款中的不相容职务分离。主要包括药品采购申请与审批相分离，询价与确定供应商相分离，采购合同的订立与谈判相分离，药品的采购与验收职务相分离，采购职务与付款执行职务相分离，付款审核职务与付款执行职务相分离等。2、授权与批准采购部门根据药品最低存量及经济订货批量制定采购申请，得到适当授权审批后，采购部门根据经过批准采购申请单进行采购。供应商的选择、招标、比价、调整与确定，都要经过公司管理当局批准。采购时与供应商订立合同，合同的订立人均经过特别授权，重大合同的签订由企业管理当局批准。所有采购付款，均需财务部审核相关单证后付款，超过限额的采购付款由企业管理当局特别授权。因质量问题发生退货或折让，根据金额大小，由部门负责人或企业管理当局授权执行。3、业务流程控制要点在实际工作中，经常出现错误和舞弊的环节就是内部控制所要控制的重点环节。在购货与付款环节，可以根据企业实际情况采用以下控制办法。（1）审核首营企业和首营品种的质量审核制度建立首营企业和首营品种的质量审核制度。在首次经营某个企业的药品或某种药品时，必须对首营企业的资格、信誉和质量保证能力等进行严格的质量审核。对首营品种（含新规格、新剂型、新包装等）应进行合法性和质量基本情况的审核，包括核实药品的批准文号和取得质量标准，审核药品的包装、标签、说明书是否符合规定，了解药品性能、用途、检验方法、存储条件以及质量信誉等内容。（2）签订药品采购合同，发出订单采购部应及时填制购货订单，在订单控制上应注意以下几点：采购部门应对每份订单进行编号，以完整保存采购的原始依据。订单发出之前，采购部经理应指定专人对订单进行复核。采购部门经理对经过复核的订单进行审批。通报控制，在向供应商发出订单的同时，应向企业内部的销售、保管、会计部门及时通报，为执行订单资金、储备方面的准备。（3）验收药品的验收由隶属于质量管理部的验收组专人严格按照法定标准和订单规定的质量条款对购进药品、销后退回药品的数量、质量进行逐批验收，并填写入库验收单。若发现货物数量或质量不复符合订购单要求，验收人员应拒收。（4）保管控制仓库保管员根据药品入库验收单填制事先连续编号的收货单，以此作为会计部门登记库存帐、保管部门登记保管帐的依据。药品的出入库必须以经过审核批准的、事先连续编号的出库凭证为依据。（5）退货和折让决定退货时，采购部门应编制连续编号的借项通知单，交仓储部门退货手续。通知单应经授权人审核批准，同时将副本交供应商。运输部门经手货物退回后，通知采购部门和财务部门，确认退货手续已经办理完毕。（6）返利控制商业返利由于计算复杂、隐秘性等原因导致应获取的商业返利经常处于失控状况，容易发生计算错误、舞弊等行为，因此，返利核算控制是医药流通企业控制的重点也是难点，主要从以下几方面进行控制：填制《返利政策通知单》，注明返利条件，经部门经理审核签字后一联留存，一联交财务部。采购部经理应定期将采购合同与《返利政策通知单》进行核对，避免返利政策遗漏。采购部负责计算应获取的商业返利。财务部对采购部计算的返利进行审核，并对返利实施情况进行监督。财务部可单独设返利核算辅助帐，分别反映应获取的返利、实际收到的返利，发现差异及时查找原因，并向有关部门和领导及时反映。每一笔返利差异的调整，必须有相关领导书面批示，以维护返利核算的权威性和准确性。（7）付款控制采购部门根据采购合同签订的付款期限、药品验收入库情况、销售情况、库存情况填制付款凭单，付款凭单后应附***、入库验收单。无论是现购还是赊购，必须确保款项的支付经过核准。（8）对帐控制每个月末应付账款明细帐必须与来自供应商的对帐单进行核对。核对工作由经授权的独立于应付账款明细帐的记账员来办理。对于出现的差异应该予以调查，若本企业未发生记录错误，则应及时与债权人联系。四、销售与收款循环内部控制设计销售与收款是指企业销售商品引起的款项收取的业务活动。通常情况下，企业只有通过销售业务才能获得收入、形成利润，而销售收款又是影响企业经营活动现金流量，进而决定营业收入质量和利润质量的重要环节。（一）销售与收款循环内部控制目标销售与收款业务是医药流通企业的基本业务，此类业务中容易出现的问题包括虚记收入、因赊销控制不当而产生坏帐、销售凭证管理不当、销售环节货款流失、舞弊等。针对这些问题，医药流通企业销售和收款内部控制的目标应确定为：1、保证药品销售业务的合法性药品销售行为必须严格遵守药品监督管理文件的精神，保障人民安全用药，防止企业为一时私利违反法律法规的规定，给企业造成更大的损失。同时，还应通过内部控制确保销售活动中一切文件、合同的签发符合法律规定，保证销售活动中的利益得以实现；另外，应遵循相关会计准则和会计制度的规定，保证销售与收款环节会计核算的正确性。2、保证资产的安全性确保登记入帐的销售业务已经发货给真实的购买方；防止不记或少计收入转移至帐外等舞弊行为的发生；保证客户应收款项的存在性，并确保回款的安全性；防止回款流入个人手中。3、保证销售活动的效益性销售和收款业务是形成企业利润的基本环节，因此，保证销售活动的效益性是该环节内部控制的基本目标。此目标主要包括：销售政策的制定应以扩大销售、提高效益为中心，同时控制坏帐风险并保证药品退回的合理处理等。（二）销售与收款循环内部控制的要点销售与收款循环是医药流通企业最重要的业务循环之一，医药流通企业主要应从以下几方面着手加强内部控制管理。1、制定各项计划企业为了完成销售目标，根据市场情况、目标利润、企业生产经营能力制定销售计划。2、职务分离销售与收款业务通常是由销售部门、质量管理部门、信用管理部门（规模不大的企业可将信用管理部门设在财务部）、发货部门和收款部门共同完成的，因此以上不相容职务必须相互分离。3、授权与批准销售和收款业务流程中重要的程序必须经过授权审批：销售、收款计划由销售部门制定和修订，并经公司经理办公会批准。赊销业务必须经过信用部门审批，未经核准审批，销售部门不得开具销售通知单，仓库不得发货，对金额较大或情况特殊的销售业务及特殊信用条件的实施应进行集体决策。销售价格及折扣、付款条件等授权批准。销售退回和销售折让的确认经适当审批。应收帐款的坏帐核销经适当审批。4、业务流程控制要点医药流通企业销售与收款业务流程的控制要点主要有以下几个方面：（1）审核客户药品经营资质质量管理部门应严格按照药品监督管理文件的要求对客户经营资质进行审核，保证将药品销售给具有合法经营资格和合法行医执照的单位，确保经营的合法性。（2）订单审核对老客户的订单，主要审核数量、价格等；对新客户的订单，应由信用部门对其资信状况进行调查，根据调查结果决定是否接受订单。无论何种订单，涉及赊销的必须经信用管理部门主管或其他授权人签字同意的书面文件才能办理；对于现销业务，订单审核较为简单，可以仅对订单数量、发运发运方式等进行审核，但仍需有销售主管的认可。（3）信用分析与控制医药流通企业如何在扩大销售的同时及时收回款项，减少坏帐损失，是其面临的一个现实问题。这就需要企业建立有效的信用分析与控制制度。主要包括：建立客户信用管理档案、进行客户资信状况分析和实行客户动态管理，及时追踪客户变化情况。（4）销售价格控制在药品销售中，销售价格是销售成立的关键因素之一，合理的销售价格有利于保证销售行为的有序和有效，防止销售业务中的舞弊行为。销售价格控制要点包括：制定统一的药品销售价格目录和明确折扣折让标准及相应授权审批权限。（5）销售谈判控制在正式签订销售合同之前，应当指定专业人员就合同涉及的有关内容如销售价格、信用政策、发货方式等与客户谈判。谈判人员至少应有两人，并与合同订立人员分离，谈判过程应有完整的书面记录。（6）销售合同控制负责签订销售合同