公司档案管理规定

第1页共5页档案管理规定1、目的为了加强公司对档案的管理、收集、整理工作，有效的保护和利用档案，为公司管理体系有效运行和发展策略提供服务，根据国家、省相关档案管理规定，结合公司实际情况特制订本规定。2、适用范围适用于本公司及其分、子公司在筹备、建设、生产、经营、管理活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的相关文件。3、职责总经办档案室是公司档案管理工作的主管部门。3.1综合管理职责3.1.1负责贯彻执行国家《档案法实施办法》、《江苏省档案管理条例》和上级有关档案工作的法规和规定，建立健全档案工作规章制度、刷新收集范围保管期限表，将档案工作纳入年度工作计划，为档案工作持续发展提供充分的保障；3.1.2负责公司各种文书、科技、会计、声像、电子档案的收集、整理、立卷、保管、借阅和利用、鉴定销毁、业务指导、季度检查、年度总结等管理督促工作；3.1.3负责监督各部门因公司组织架构调整、部门职责变动、业务调整等进行《收集范围保管期限表》与二级档案管理制度的刷新审批工作及执行情况；3.2各职能部门职责3.2.1各职责部门将档案管理纳入本部门绩效管理工作中，根据本部门文件形成情况建立健全二级档案管理制度；3.2.2各部门内设一名兼职档案员，负责配合公司档案相关工作的开展，按收集范围保管期限表对本部门形成档案进行日常收集、整理装订、编目录入、集中保管、提供利用、等兼管工作；3.2.4根据公司组织架构调整、部门职责变动、业务调整等刷新《收集范围保管期限表》，并将经部门主管审批的签字版提交档案室备案；3.2.5信息管理部门负责基础信息、网络软硬件平台、电子档案存储的管理与维护，定期进行数据备份；4、内容及要求第2页共5页4.1档案的立卷与归档4.1.1本公司档案实行集中统一管理的原则。各职能部门在工作中形成的具有保存价值的文件，由各部门参照不限于《归档范围保管期限表》收集文件整理、装订后交公司档案室归档，含与上级机关、客户、兄弟单位往来，、出差、参会等重要文件，任何部门或个人不得私自保留需归档文件；档案室档案管理员根据《收集范围保管期限表》对各业务部门移交档案的质量、数量当面进行5%的抽查，对不符合要求的一律退回整改；4.1.2本公司每年形成的档案，根据[问题—年度—保管期限]按照文书、客户、供应商、产品、基本建设、仪器设备、会计、照片、光盘、实物等进行分类收集、鉴定、组卷、编目、排列和科学的保管。详见《档案综合管理分类方案》、《档案分类与编号规则》；4.1.3凡属归档文件坚持原件存档原则，符合文件格式、书写标准，严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水以及复写纸等不牢固的书写材料，签注全名与年月日；4.1.4归档文件打印符合存档要求，采用国家标准A4纸张，严禁喷墨打印，内容字体清晰，边距符合装订要求；4.1.5所有归档的文件以“件”为单位进行分类、排列、编号，并按保管期限的规定，注明年代、保管期限，用铅笔在正面右下角编制页码。一般以每份文件为一件。装订时正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文与来文为一件时，复文在前，来文在后，有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。装订方式统一采用不锈钢订书钉，在文件左侧三等分位置装订两颗钉子，较厚的文件采用三孔一(棉)线装订方式（四等分位置)，已成册不易拆钉的，可保持原貌不变；4.1.6凡属归档范围的文件，各部门兼职档案员每月按时收集、整理，集中存放，日清月结、做好平时归档，纸质版、电子档同步管理原则，文书管理类文件在次年第一季度整理装订完毕移交公司档案室；4.1.7市场部客户往来文件、合同、协议由职能部门兼职档案员整理、装订、录入软件系统，遵行审批、签署、盖章等有效原件存档原则，次年第一季度向档案室移交归档；详见《客户档案管理制度》；4.1.8采购供应商类往来文件、买卖合同、价格协议、供应商管理手册等由职能部门兼职档案员每月整理、装订、录入软件系统，遵行审批、签署、盖章等有效原件存档原则，于次年第一季度向档案室移交归档；详见《供应商档案管理制度》；4.1.9公司产品类档案的归档，由技术中心档案室总扎口，负责对相关业务部门各阶段形第3页共5页成的整套原版文件的收集、整理、确保书面文件与PDM系统中文件的一致性。整合录入软件系统、量产一年后移交档案室。其中CCC产品档案、试验室检测报告由职能岗位专职人员负责整理、装订录入软件系统，次年第一季度移交公司档案室；详见《产品档案管理制度》；根据大众客户指定的零部件特殊特性文件管理要求，各部门日常产生的D特性文件按存档要求每月10号前移交档案室保留15年，D特性文件清单见《收集范围保管期限表》；4.1.10基本建设类在一个项目完成验收鉴定后，由责任部门兼职档案员按项目立项审批、开工建设、项目竣工验收顺序整理、录入软件系统，二个月内纸质版档、电子档同步向档案室移交归档；详见《基建档案管理制度》；4.1.11仪器设备类随机文件、使用说明书、操作手册、光碟、检测报告、装箱单、合格证、保修卡、验收单等由职能部门负责整理、装订、编目、录入软件系统，在设备安装调试验收结束后，向档案室移交归档，详见《仪器设备档案管理制度》；4.1.12会计类凭证、账簿、报表、其他会计资料等完结后，由财务部门兼职档案员整理、装订、录入软件系统，次年上半年移交归档，详见《会计档案管理制度》；4.1.13光盘、声像档案在年终向档案室移交归档，大型活动、会议形成的声像、整套文件在结束后二个月内由其主办部门负责收集归档，详见《影像档案管理制度》；4.1.14电子档案，由各部门兼职档案员核对文件真实性、完整性、有效性整理后定期存放于指定存放地址，办理电子档案归当档移交单，详见《电子档案管理制度》；4.1.15实物类档案，公司获得的各类荣誉、纪念品、带公司LOGO标记的福利、作废印章及各类资质证照（包括分、子公司资质证照）等发生当月及时交档案室编号存档；4.1.16归档文件遵循纸质档与电子档同步移交存档原则，电子文件归档应明确版本、数据类型、存档文件名称一致，确保电子文件的真实性、完整性和有效性，按年度打包存放于指定位置；4.1.17凡属归档文件移交前确保完整、真实、准确，经部门长审批后方可向公司档案室移交，归档部门对其质量负责，交接双方须认真清点、核对，并在移交单上签名。一般材料归档一份，重要的和使用频繁的归档二份；4.1.18各部门按收集范围保管期限表（不局限)应归尽归，不得遗漏私自留存，并对归档文件质量负责，移交与档案利用中发现不符要求，由责任部门负责整改。4.2库房管理4.2.1公司档案室设置三分开：库房、阅档室、办公室；第4页共5页4.2.2档案库房是存放各门类具有保存价值的文件材料的专用基地，库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆及其它有损档案文件材料的物品；4.2.3库房内必须保持清洁卫生，具有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、防高温、防霉、防有害气体要求，保证安全可靠实用；4.2.4房里柜橱要按类、按序排列整齐，便于通风顺畅；4.2.5档案管理员每天对库房温湿度进行检查记录,并采取措施使库房温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%标准范围之内；4.2.6对库房里的档案资料进行季度检查，发现问题及时报告，并采取必要的整改措施；4.2.7归档保存的档案，任何个人不得私自撤销、抽出、清洗和涂改，销毁必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批并登记造册。4.3档案借阅4.3.1本公司借阅档案者，须提供《档案提供利用审批表》。借阅本部门形成的档案文件由本部门主管签批同意，借阅跨部门形成的档案文件需由双方部门主管签批同意，借阅公司密级档案需经总经办主任签批同意方可查阅；4.3.2外单位查阅必须持有关单位介绍信，经公司分管副总同意签批后由对接部门人员陪同办理登记手续后给予查阅；查阅会计档案，要有本单位财务人员陪同。档案材料未经分管领导许可不得查阅、外借；4.3.3借阅档案者，必须按规定填写《文件资料借阅记录》表。档案员按《档案提供利用审批表》、《文件资料借阅记录》负责查找、提供，禁止查阅人员自行进入库房翻找；4.3.4借出的档案限期归还，借阅期限最长半个月时间，到期未能归还仍需借阅者必须办理续借手续，续借期限不得超过一个月，查阅人员未经许可不得摘录、翻印，因需要摘录、翻印的必须经领导批准；4.3.5查阅人员必须爱护档案材料，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、替换、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影，转借等损坏档案原貌的行为。否则，按违反保密制度追究当事人责任；4.3.6档案归还时，档案员必须认真检查案卷有否缺损，并及时做好借阅注销登记；4.3.7积极开展档案利用工作，查阅、借阅档案者必须填写档案利用效果登记表，写明利用目的和效果。见附件一借阅流程图。4.4档案密级划分与定义4.4.1是指不为公众熟悉，能为企业带来经济利益具有实用性并经企业采取保密措的技术第5页共5页信息和经营信息。档案保密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三种；4.4.2“绝密”是保密内容的核心部分，包括在一定时期，一定范围内需要绝对保密的，一旦泄密会使公司遭受严重危害和重大损失的。如公司战略规划、投资组建、未经披露公布的董事会、监事会、股东会决议等主责部门过了绝密期再移交存档；4.4.3“机密”是保密内容的重要部分，包括在一定时期，一定范围内需要保密的，一旦泄密会使公司遭受较大危害和较大损失的。如与上级、客户往来的技术信息、订单等主责部门过了机密期再移交存档；4.4.4“秘密”是保密内容的一部分，一旦泄密会使公司遭受一定危害和损失的。含公司保密协议各项条款内容。4.5档案保密要求4.5.1严格遵守公司保秘协议、阳光工程承诺书、信息系统安全管理制度、保密基础知识等制度的各项相关条款，保守各密级档案的秘密，做到守口如瓶、绝不泄密；4.5.2文件及时收发、登记，机要文件妥善保管，随阅随关，防止文件遗失；4.5.3传阅文件严格按传阅范围、规定进行，不得横传，阅文者确保流传过程中的信息安全保密工作，不得将文件带入家中、或公共场所，不得未经领导审批私自外发；4.5.4严格遵守档案管理制度，对不符合借阅手续者一律不予借阅、复制、摘抄、拍照，公开档案应当遵守有关保密规定；4.5.5不该看的不看，不该记录的不记，加强保秘档案的管理，凡违反保密规定造成损失的，视情节轻重给予处分；4.5.6凡属归档文件不得私自外发，遵行信息安全审批流程，经相关部门负责人审批同意及解密后方可执行。4.6档案统计、鉴定、销毁4.6.1档案管理员定期按保管期限表做好到期档案的统计工作，按时填报档案基本情况统计表；4.6.2将已到保管期限的档案材料清单，报鉴定小组重新鉴定其保存价值，提出存销意见；4.6.3经鉴定继续保存的档案材料，按鉴定意见重新设定继续保存期限，并加盖续存期限章，续存清单一并存档；4.6.4经批准销毁的档案材料，应编造清册，审批手续完备后由安全员（二人以上）监销，并在销毁清册上签字。见附件二销毁流程图。