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第2章系统管理与基础档案设置软件安装完成后，正式开始处理企业业务之前，还需要在系统中完成必须的一些基础性工作，就是本节将介绍的两部分内容：系统管理和基础档案设置2.1系统管理用友通管理软件由多个子系统组成，各个子系统服务于企业的不同层面，为不同的管理需要服务。子系统本身既具有相对独立的功能，彼此之间又具有紧密的联系，它们共用一个企业数据库，拥有公共的基础信息、相同的账套和年度账，共同完成一体化的财务核算与管理工作问题:用友通由哪几个主要子系统组成?总账(往来管理、现金银行、项目管理）、工资管理、固定资产管理、财务报表、财务分析、核算（采购管理、销售管理、库存管理）等等。2.1系统管理2.1.1功能概述系统管理是用友通管理系统为各个子系统提供的公共管理平台，用于对整个系统的公共任务进行统一管理。如企业账套及年度账的建立、修改、删除、备份和恢复；操作员及权限的集中管理；系统安全运行的管理及控制等，其他任何子系统独立运行都必须以此为基础。2.1系统管理2.1.1功能概述1．账套管理账套定义：每一个独立核算的企业都有一套完整的账薄体系，把样一套完整的账薄体系建立在计算机系统中就称为一个账套。在用友通管理系统中，可以为多个企业（或企业内多个独立核算的部门）分别立账，且各账套数据之间相互独立，互不影响账套管理功能一般包括：建立账套、删除账套、备份/恢复账套----系统管理员权限修改账套-----账套主管权限2.1系统管理2．年度账管理年度账定义：不同年度的数据存放在不同的数据库中，称为年度账与账套的关系：采用账套—年度账两级管在用友通管理系统中不仅可以建立多个企业账套，而且每个账套中可以存放不同年度的会计数据，年度账管理包括年度账的建立、恢复、备份和结转上年数据，清空年度数据----账管主管权限2.1系统管理3．系统操作员及操作权限的集中管理为了保证系统及数据的安全与保密，系统管理提供了操作员及操作权限的集中管理功能。作用：通过对系统操作分工和权限的管理，一方面可以避免与业务无关的人员进入系统，另一方面可以对系统所包含的各个子产品的操作进行协调，以保证各负其责，流程顺畅简述用友通软件系统操作员类别，各有什么权限？系统管理员：系统管理权限财套主管：系统所有模块的全部权限出纳：总账系统的出纳签字权限、现金管理模块全部权限总账会计（往来会计）：总账管理、往来、应收管理和应付管理模块的全部权限采购主管：公用目录设置、采购管理、销售管理、库存管理、核算管理模块的全部操作权限销售主管：同上2.1系统管理4．设立统一的安全机制对企业来说，系统运行安全、数据存储安全是必须的，为此，每个应用系统都无一例外地提供了强有力的安全保障机制包括设置对整个系统运行过程的监控机制、清除系统运行过程中的异常任务等2.1系统管理5．系统启用系统启用是指：设定在用友通管理系统中各个子系统开始使用的日期。只有启用后的子系统才能进行登录问题：用友通里面哪些子系统需要启用？2.1系统管理2.1.2比较相关概念1.账套备份和恢复账套备份功能是指将所选的账套数据输出到指定存储介质（如U盘）恢复账套功能是指将系统外某账套数据导入到本系统中。恢复账套是备份账套的对应操作2.1系统管理2.系统管理员与账套主管系统允许以两种身份注册进入系统管理系统管理员负责整个系统的总体控制和数据维护工作，他可以管理该系统中所有的账套。可以进行账套的建立、恢复和备份；设置操作员；指定账套主管；设置和修改用户的密码及其权限等操作账套主管负责所选账套的维护工作。可以对所选账套进行修改；对年度账进行管理(包括年度账的建立、清空、恢复、备份和结转上年数据)；以及该账套操作员权限的设置2.1系统管理2.1.3建立新年度核算体系新年度到来时，应设置新年度核算体系，即设置新年度的账簿并将上年余额过渡到新年度，以便开始新的一年的核算年度账的管理工作由账套主管全权负责，因此需要以账套主管的身份注册进入系统管理2.1系统管理2.1.3建立新年度核算体系新年度建账流程如下：(1)年度账备份(2)建立新年度账(3)结转上年数据(4)调整相关事项(5)新年度日常业务2.2基础档案设置（系统初始化）2.2.1基础档案整理用友通是核算管理一体化管理系统，基础数据不仅涉及财务部门，还会涉及业务部门，因此数据收集、整理的工作量很大计算机信息处理的特点主要表现在：数据处理速度快，精确度高，分析统计汇总方便等，而基础档案是计算机汇总统计的依据2.2系统初始化2.2.2基础档案录入（系统初始化）用友通由多个子系统构成，如总账、工资、固定资产、购销存系统等等，这些子系统有很多信息是公用的，如部门、职员、会计科目等，这些公用信息在用友通的基础设置菜单下完成A。账套初始化（建账由系统管理员完成，修改由指定的账套主管完成，两者都可启用子系统）账套及账套参数（账套号唯一，可输入001-999之间的3个数字）系统启用时间（系统的启用会计期》=账套的启用期间）岗位的分工与权限设置（系统管理员、账套主管、一般操作员）预置科目分类编码方案的定义原则与方案B.部门、职员、客户、供应商信息的初始化C科目初始化1、相关栏目名称解释2、科目增、删、改的方法科目初始化级次：即科目级次以数字1、2、3、4、5、6表示，数字即代表科目级次，如“1”代表一级科目，“2”代表二级科目。科目级次可由用户根据需要自动定义最大级次，最大长度，单级最大长度。科目编码：科目编码必须唯一科目编码必须按其级次的先后次序建立。科目编码只能由数字、英文字母及减号（-）、正斜杠（\）表示其他字符（如&“‘;空格等）禁止使用。EG：会计科目碥码4222科目初始化科目名称：分为科目中文名称和科目英文名称可以是汉字、英文字母或数字、减号（-）、正斜杠（\），但不能输入其他字符。科目中文名称最多可输入10个汉字，不能同时为空。科目英文名称最多可输入100个英文字母。科目类型：行业性质为企业时，科目类型分为：资产、负债、所有者权益、成本、损益，没有成本类的企业可不设成本类。行业性质为行政单位或事业单位时，选新会计制度科目2007年新会计科目类别：资产、负债、共同、权益、成本、损益（6大类）科目初始化助记码：用于帮助记忆科目一般可用科目名称中各个汉字拼音的头一个字母组成如:管理费用拼音为guanlifeiyong，则助记码可写为glfy，这样在制单或查账中可录其助记码glfy，加快录入速度，减少汉字录入量。科目初始化辅助核算：也叫辅助账类。用于说明本科目是否有其它核算要求系统除完成一般的总账、明细账核算外，并提供以下几种专项核算功能供用户选用：部门核算个人往来核算客户往来核算供应商往来核算项目核算日记账/很行账、日记账/数量核算/外币核算如：管理费用、备用金、制造费用可设成部门核算；生产成本、主营业务收入、主营业务成本、管理费用可设成项目核算；应收账款、预付账款可设成客户往来核算，应付账款、预付账款可设成供应商往来核算。科目初始化辅助核算的设置要点：一个科目可同时设置两种专项核算如：管理费用既想核算各部门的使用情况也想了解各项目的使用情况，那么，可以同时设置部门核算和项目核算。个人往来核算不能与其他专项一同设置，客户与供应商核算不能一同设置。辅助账类必须设在末级科目上注意总账与辅助账的平衡关系。科目性质（余额方向）：一般情况下，资产，成本费用类科目的科目性质为借方，负债、权益、收入类科目的科目性质为贷方。增加登记在借方的科目，科目性质为借方；增加登记在贷方的科目，科目性质为贷方。有一个科目性质特殊：一级科目：应交税金，二级科目增值税，三级科目进项税和销项税用友通里面科目性质定在贷，如余额在借方，加“一”号只能在一级科目设置科目性质，下级科目的科目性质与其一级科目的相同。已有数据的科目不能再修改科目性质。科目初始化其他核算：如银行账、日记账一般情况下，现金科目要设为日记账；银行存款科目要设为银行账和日记账数量核算：用于设定该科目是否有数量核算计量单位可以是任何汉字或字符，如：公斤、件、吨等。外币核算：设定该科目核算的是否有外币核算一个科目只能核算一种外币，只有有外币核算要求的科目才允许也必须设定外币币名科目初始化封存：被封存的科目在制单时不可以使用。此选项只能在科目修改时进行设置。受控系统：为了加强系统间的无缝连接在本公司其他系统中将可以使用账务系统的会计科目，这些会计科目就是其他系统的受控科目，而其他系统为该科目的受控系统。例如：应收系统的受控科目可能是应收账款科目。科目初始化科目增删改的操作单个科目增加批量科目增加科目设置的一般要求：有上级科目，才能设置下级科目可增添不同科目代码的同级科目有余额的科目不能再设置下级科目已使用过的科目不能被修改与删除科目初始化科目增删的操作单个科目增加/批量科目增加:账户主管身份登陆用友通----基础设置---会计科目—编辑***如果两个上级科目的下级科目分类基本相同,可以使用成批复制功能如何修改会计科目?账户主管身份登陆用友通----基础设置---会计科目---双击打开要修改科目已使用科目不能删除,如何判断科目已使用？以下情况有一种成立，该科目即为已使用科目：1、已制单、记账或录入待核银行账期初2、已录入科目期初余额3、已录入辅助账期初余额4、已在凭证类别设置中使用7、已在常用摘要定义中使用如何指定现金、银行科目?账户主管身份登陆用友通----基础设置---会计科目---编辑菜单指定现金总账科目指定银行总账科目如何指定现金、银行科目?l此处指定的现金、银行存款科目供出纳管理使用，所以在查询现金、银行存款日记账前，必须指定现金、银行存款总账科目。l如果本科目已被制过单或已录入期初余额，则不能删除、修改该科目。如要修改该科目必须先删除有该科目的凭证，并将该科目及其下级科目余额清零，再行修改，修改完毕后要将余额及凭证补上。其它设置凭证类别设置项目目录设置(掌握产目目录的设置)结算方式设置付款条件设置开户银行设置凭证类别设置许多单位为了便于管理或登账方便，一般对记账凭证进行分类编制.系统提供的几种常用分类方式（1）记账凭证***(2）收款、付款、转账凭证（3）现金、银行、转账凭证（4）现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证（5）自定义凭证类别对于记账凭证系统有五种限制类型供选择：（1）借方必有：制单时，此类凭证借方至少有一个限制科目有发生（2）贷方必有：制单时，此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生（3）凭证必有：制单时，此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生（4）凭证必无：制单时，此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目有发生