建设项目文档控制管理规定0726

修改码/版本：0/E文件编号：GDGS/ZY74.06－02－2010建设项目文档控制管理规定页码：1/35中国石油管道公司2010-08-02发布2010-08-15实施1目的为规范管道公司工程建设项目文档控制管理工作，保证工程建设项目竣工资料的顺利形成，制定本规定。2范围本规定适用于公司新建、改扩建项目及纳入基本建设项目管理的更新改造项目，包括原油、成品油及天然气管道、储备库及相应配套设施等油气储运项目。3术语和定义3.1项目文档本规定所称的项目文档是指项目建设过程中使用及产生的管理方面、技术方面和经济方面需存档的文字、图形和声像资料。3.2项目文档管理本规定所称的项目文档管理是指对项目建设过程中涉及的项目文档的收发、流转、交接、归档等方面的控制管理。4职责4.1总经理办公室负责指导、监督项目文档管理及档案专项验收工作。4.2工程处负责指导、监督、检查项目经理部项目文档的管理工作。4.3项目经理部4.3.1项目经理部是项目文档的责任管理部门，负责项目文档的全面管理，并对项目文档的真实性、准确性、系统性、完整性负责；4.3.2负责建立项目文档管理机制；4.3.3负责配备适宜的文档保管场所，制定并采取妥善的项目文档保管措施,GDGS/ZY74.06－02－2010页码：2/35使之符合防潮、防虫、防火、防盗、防尘、防有害气体等必要的保管要求，确保项目文档的保管安全。5管理内容5.1项目经理部要明确一名领导分管项目文控管理工作，并指定相应的部室，由专人专职负责项目的文控管理。5.2制定项目文档控制实施计划5.2.1项目经理部应依据项目的总体实施计划制定项目文档控制工作实施计划，并在项目总体实施计划得到批准后的四周内上报公司工程处备案。5.2.2项目文档控制工作实施计划应明确如下内容：a)项目经理部各工作岗位在文控管理方面的职责及责任文档清单；b)项目经理部各部门责任文档归档时间及交接记录等；c)项目各参建承包单位应交付的竣工资料的内容（附竣工资料组卷目录）、质量要求、交付时间、在项目建设的各个阶段应做出的回应以及其他控制要求；d)查验参建承包单位交付竣工资料质量的组织流程、检查记录及资料交接记录；e)竣工资料动态管理一览表。5.4项目经理部在签订项目设计、施工、制造及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确相关方提交相应竣工资料的整理归档责任，同时说明按期交付项目竣工资料是进行项目结算的必要条件之一，以保证竣工资料能按时、保质提交。5.5项目开工前，项目经理部应以文件形式下发通知，规定项目各参建承包单位应交付的竣工资料的内容、质量要求、交付时间、以及在项目建设的各个阶段应做出的回应等。5.6在项目实施过程中，项目经理部要严格按计划进度收集整理各方资GDGS/ZY74.06－02－2010页码：3/35料，在接收各参建承包单位交付的竣工资料时，项目经理部文控管理部门应联合项目经理部相应管理部室检查核实上交资料的真实性、完整性和可靠性。通过检查的，双方进行资料交接，并填写文件检查记录和文件交接记录。5.7项目开工后，项目经理部文控管理部门应从下一季度末开始，每季末将本期计划进度完成情况及下期进度的修改情况以文字形式向工程处提交季报，项目投产后12个月内，项目竣工资料的整理工作应完成。5.8工程处根据项目文控管理的执行情况，会同公司档案管理等相关管理部门对项目文控管理工作进行检查与指导。5.9竣工资料整理、组卷及套数要求具体执行Q/SYGD0163-2008《石油与天然气管道工程竣工验收细则》。5.10项目经理部完成竣工资料整理，并自检合格后，填写《竣工资料整编完成情况一览表》，连同项目的竣工资料目录上报管道公司工程处。工程处组织对项目竣工资料进行检查。项目经理部对查出问题要认真整改。5.11项目经理部完成整改后，应办理基本建设档案验收，具体执行《基本建设项目档案管理规定》。5.12项目竣工验收后，项目经理部要组织人员对竣工资料中存在的问题及时进行整改，并于竣工验收后3个月内，将整改合格后的竣工资料及正式出版的竣工验收文件，按公司档案管理的要求分别移交运营单位和公司档案馆，同时办理相应的交接手续。6流程6.1KP04.03.06.01施工类竣工资料编制－项目经理部6.2KP04.03.06.02采办类竣工资料编制－项目经理部6.3KP04.03.06.03项目管理档案资料编制－项目经理部6.4KP04.03.06.04档案专项验收－项目经理部GDGS/ZY74.06－02－2010页码：4/356.5KP04.03.06.05工程资料归档－机关.项目经理部7相关文件7.1相关的公司体系文件7.1.2GDGS/ZY66.02－05－2010《基本建设项目档案管理规定》7.2相关的法律法规、标准、规范和依据性文件7.2.1Q/SYGD0163-2008《石油与天然气管道工程竣工验收细则》。8记录8.1GDGS/ZY74.06－02/JL-01项目文档控制实施计划8.2GDGS/ZY74.06－02/JL-02文件检查记录8.3GDGS/ZY74.06－02/JL-03文件交接记录8.4GDGS/ZY74.06－02/JL-04季报8.5GDGS/ZY74.06－02/JL-05竣工资料整编完成情况一览表8.6GDGS/ZY74.06－02/JL-06文档目录附录附录A项目文档的主要内容GDGS/ZY74.06－02－2010页码：5/35附录A项目文档的主要内容（参考）项目文档的内容主要包括，但不限于以下内容：A.建设单位：类别编号资料名称1可行性研究及核准文件1.1预可行性研究报告及报批文件1.2可行性研究报告及其报批文件1.3项目评估（包括借贷承诺评估）、论证文件1.4环境影响报告书及批复1.5水土保持方案报告书及批复1.6安全预评价报告及批复1.7地震安全性评价报告及批复1.8地质灾害危险性评价报告及批复1.9压覆矿产资源评价及批复1.10职业病危害预评价报告及批复1.11工程文物保护评价报告及批复1.12防洪评价报告及批复1.13项目途经地区要求的其他评价文件（如：穿越水源地、原始森林等）及批复1.14核准文件：政府主管部门关于同意开展项目前期工作的批复；规划选址意见书及相关文件；土地预审方面的项目核准文件及GDGS/ZY74.06－02－2010页码：6/35类别编号资料名称其报批文件与依据性、支持性文件；林业、文物等政府主管部门的规划许可文件；项目核准申请报告及其批复文件1.15设计任务书、计划任务书及其报批文件1.16其它相关的文件、纪要等2项目管理文件2.1征地、拆迁文件2.1.1临时用地：临时征用土地申请及批复、土地补偿协议书、搬迁补偿协议书、地方政府土地补偿标准、临时用地使用证及其它资料2.1.2永久征地：选址意见通知书（含图纸、资料、文件）、建设用地选址意见书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、永久用地申请报告、国有土地使用证、土地补偿协议书、搬迁补偿协议书、地面附着物补偿协议书、地方政府土地补偿标准、有关重要会议纪要等其它资料2.1.3建设前原始地形、地貌的状况图、照片2.1.4施工执照、资质、施工许可证2.1.5公路、铁路、河流穿越通过权2.1.6有关的来往函件，专题报告2.2计划、投资、统计、管理文件2.2.1有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整GDGS/ZY74.06－02－2010页码：7/35类别编号资料名称计划2.2.2概算、预算、结算管理、差价管理文件2.2.3合同变更、索赔文件等涉及法律事务有关文件2.2.4有关标准、规范、规程、规划、方案、规定等文件2.2.5招标文件审查、技术设计审查、技术协议2.2.6投资、进度、质量、HSE、合同控制文件2.2.7有关来往函件，专题报告及过程文件2.3招标投标、承发包合同协议2.3.1资格预审材料2.3.2招标文件、招标修改文件、招标补遗及答疑文件2.3.3投标文件和资质等材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件2.3.4开标议程，开标大会签字表，报价表，评标纪律，评标人员签字表，评标记录、评标报告2.3.5中标通知书及未中标文件2.3.6合同谈判纪要、合同审批文件、合同书及合同变更文件2.3.7标底文件2.4专项申请和批复文件2.4.1铁路、公路、电力、通信、水利等报批文件及部门往来文件2.4.2水、暖、电、信、排水等站场配套设施的申请和答复文件、协GDGS/ZY74.06－02－2010页码：8/35类别编号资料名称议及与有关部门的文件2.4.3锅炉、压力容器、起重等特种设备的监察文件2.4.4原材料、燃料供应等来源协议文件2.4.5与地方政府部门往来公文、文件、会议纪要2.5项目开工报告及批复、总体部署、实施计划及审批文件2.6工程质量、进度月报和有关报告、纪要、总结、来往函件2.7HSE文件2.7.1HSE合同2.7.2HSE审计报告、内审报告2.7.3HSE月报2.7.4HSE检查记录、检测报告及记录2.7.5纪要、来往信函、通知、会议材料等2.7.6HSE事故调查、处理检查记录、报告2.7.7声像资料3物资、设备采购3.1管理文件3.1.1物资（设备）采购管理文件（包括规程、条例、标准、规划）3.1.2物资（设备）采购计划及审批手续GDGS/ZY74.06－02－2010页码：9/35类别编号资料名称3.1.3物资（设备）采购及运输合同、协议等3.1.4物资（设备）引进手续、论证报告、引进报告、引进总结3.1.5物资（设备）采办结算和物资核销文件3.2物资文件3.2.1物资提单3.2.2商业发票、保险单3.2.3有关物资验收问题的重要来往函电和备忘录3.2.4重要的过程声像资料，验收发现质量问题的现场照片3.2.5有关技术重要往来函件等3.2.6进口原材料还包括通关、商检、海关及索赔文件、原产地证明、数量等文件，国外物资检验及设计联络文件，外国技术人员现场提供的文件3.2.7物资包装图及包装状态合格证3.2.8物资存储、运输的有关文件3.2.9物资（设备）管理的各类台帐、统计表3.2.10物资原材料质量证明文件（合格证、质量证明书等）、测定数据、性能鉴定形成的文件3.2.11原材料复检文件3.3设备文件3.3.1设备装箱单、工具清单、备品备件清单、零部件目录GDGS/ZY74.06－02－2010页码：10/35类别编号资料名称3.3.2设备开箱验收记录3.3.3设备提单3.3.4商业发票、保险单3.3.5有关设备开箱和验收问题的重要来往函电和备忘录3.3.6开箱验收发现质量问题的现场照片，重要、关键设备的开箱过程声像资料3.3.7有关技术重要往来函件等3.3.8进口设备还包括通关、商检、海关及索赔文件、原产地证明、数量等文件，国外物资检验及设计联络文件，外国技术人员现场提供的文件3.3.9设备存储、运输的有关文件3.3.10设备包装图及包装状态合格证3.3.11设备管理的各类台帐、统计表3.3.12设备技术规格书、随机图纸、质量合格证、质量保证书、使用说明书3.3.13设备安装调试、测定数据、性能鉴定形成的文件3.4采办总结4涉外文件4.1询价、报价、投标文件4.2合同及其附件GDGS/ZY74.06－02－2010页码：11/35类别编号资料名称4.3谈判协议、议定书4.4谈判记录4.5谈判过程中外商提交的材料4.6出国考察及收集来的有关资料4.7国外各设计阶段文件及设计联络文件4.8引进手续、论证报告、引进报告、引进总结4.9各设计阶段审查议定书4.10技术问题来往函电4.11国外设备、材料检验、安装手册、操作使用说明书等随机文件4.12国外设备合格证明、装箱单、提单、商业发票、保险单证明4.13设备开箱检验记录，商检、海关及索赔文件4.14国外设备、材料的防腐、保护措施4.15外国技术人员现场提供的文件材料5科研项目5.1开题报告、任务书、批准书5.2合同、协议书、委托书5.3研究方案、计划、调查研究报告5.4试验记录、图表、照片5.5实验分析、计算、整理数据5.6实验装置及特殊设备图纸、