职位说明书撰写培训

职位说明书撰写培训2007年9月29日2培训目的1、全面了解职位说明书的基本属性(知道是什么)2、掌握正确填写职位说明书的方法(知道怎么用)3职位说明书概述如何撰写职位说明书4职位说明书概述1、定义2、作用3、基本概念4、应避免的误区5使根本不了解该职位的人通过阅读职位文档，便可很快了解该职位的特征、范围、职责及胜任条件职位说明书的定义职位说明书是：可接受的、统一规范的，以及书面性的对于职位的总结全面而简洁并非详细的工作任务、程序或行为的罗列6职位说明书的作用职位说明书可为以下某些人力资源管理提供关键信息：招聘培训绩效管理组织结构设计职位评估职业发展规划沟通切记：职位说明书本身并不具备独立开展各项人力资源管理工作的功能！7薪酬体系设计与职位说明书薪酬策略历年维护职位说明书职位评估薪资架构薪资发放市场定价8职位说明书的一些基本概念职位目的职位存在的关键目的或原因职责由一组工作任务所构成的一个重大的、区别化的行为组。例如，协调和分配工作，并监督工作的质量归纳性、总结性任务在不衡量间断的动作、行动或心理过程的前提下，可在工作中加以衡量的一个或多个步骤的最小行为具体性9职位说明书的一些基本概念(续)任职者承担职位的员工个体岗位分派给某一员工的一系列职责及/或责任；岗位是职位的亚形式职位一组持续支持企业目标的类似的工作行为群体；总体而言，该类任务、职责及责任被分配至一个或多个性质相同或类似的岗位职位族一组工作特征基本相同，但知识与技能水平、复杂性及责任不同的职位群体10职位说明书要避免的误区关注内容及实用性，而非文法上的完美职位说明书的完善需要逐年的努力编制职位说明书的目的是让使用者最有效地了解职位特性职位说明书不是工作合同，未列明在职位说明书上的工作并不意味着员工可以不做11职位说明书概述如何撰写职位说明书12如何撰写职位说明书1、模板介绍2、撰写原则3、填写方法13阁兰秀职位说明书模板项目定义基本信息包括可明确该职位的总体信息职位目的全面总结该职位存在的目的主要职责列举该职位的关键工作义务及职责主要协调关系对内、对外联系，以及上级、下级关系职位管理权限财务及非财务方面的审批及控制范围任职条件描述该职位所要求的最基本条件胜任能力员工必须具备的胜任能力其它基本技能员工进行日常工作所需要具备的技能审核批准由审核、确证和编写方签署并标明日期14撰写职位说明书的原则描述职位的当前（一年内）状态(需要)，而非它们今后的状态有时职位内容并不按预计发生的情况而变化避免使用专有名词例如：“施乐”及“XX财务软件”；因为这类名词易发生变化；可替换使用“复印机”及“人力资源信息系统”避免简称及缩写进行职位描述的撰写，确保那些不熟悉本公司，行业或专业术语的人可以理解职位描述15基本信息的填写1、职位基本信息职位名称：应该写出全称（“部门+职务”或“工作+职务”）所在部门：所隶属的最小部门(级)单元职位级别：在职位评估结果确定后，由人力资源部统一填写审核方：直接上司,并填写审核日期确认方：直接上司的上司或人力资源部,并填写确认日期16要领：完成该职位的关键职责详述后再填写职位目的，可能更容易动词＋宾语＋修饰词组例：制定生产计划并监督实施以实现生产目标职位目的的填写2、职位设置目的用二、三句话说明该职位存在的原因以及简要的介绍所涉及的工作领域供参考的句式结构为：动词词组(如何做)+宾语(做什么)+修饰词组(结果或产生的影响)17职位目的描述举例制定本作业区內各个班组的生产计划，并监督计划实施结果，以实现本作业区的生产目标。根据公司的经营计划和目标，有计划地完成相关材料的采购任务，最大限度降低采购成本，并确保满足生产需求。完成原材料的采购任务制定并实施生产计划计划、组织并指导所有财务活动与政策，包括会计管理、财务计划、财政程序、内部审计、资金管理、成本控制及投资研究与分析，及時为管理层提供必要信息。制定并监督财务制度的实施采购员财务总监生产调度员18职位职责的填写3、职位主要职责:一般仅包括职位所需频繁进行的行为仅包含设立该职位所需履行的职责与责任，而非工作任务的罗列按照重要性，列举1至8项重要的职责。供参考的句子的结构应当包括：动词/宾语/解释性短语-动词应当以行动为导向；宾语是动词所施行动的对象；-解释性短语为动词和宾语提供进一步意义，阐述如何，哪里，为什么，以及频繁度动词＋宾语例：制定年度培训计划并协助部门实施＋修饰词组19职责描述举例物流部经理负责规划并协调公司的物流工作，其中包括库存控制、入库、运输等工作，确保货品有效合理流通。典型职责包括：制定物流部整体工作计划并组织实施制定物流管理制度、规定和操作规程并组织实施管理并控制物流预算管理公司日常物流工作，包括出入库及在库货品管理提高效率，积极、合理降低库存实施新方案，改进工作程序管理并指导物流人员，进行团队建设20职位的层级与职责描述财务总监负责制定并管理企业短期、中期及长期的财政策略。计划、组织并指导所有财务活动与政策，包括会计管理、财务计划、财务程序、内部审计、资金管理、成本控制及投资研究与分析，为管理者提供必要信息。管理并指导各专域经理。财务经理掌管一般财务/会计程序及实际操作。财务/会计主管(高级财务分析师/会计)管理并进行财务分析及制定预算和管理报表。会计负责财务分析及制定预算和管理报表。财务助理保管财务记录并管理收账及财务信息报告。21职位的层级与职责描述运用必要的政策、规程及系统来指导财会工作，以实现适宜的财会运作、控制及服务指导与企业基金、证券及财产管理相关的财政工作指导并审核所有定期财务报表协调运作以便预测费用，利润和现金周转与银行建立并保持紧密联系，与其就风险投资的融资事宜进行谈判管理并指导各专域经理管理公司的财务事务制备预算，预测及战略性计划时间表管理财务报表、资产负债表及管理报表的制备工作建立并修正财会系统、程序及财务控制确保遵循所有管理政策及规程向公司其它职能部门提供财政信息与银行、审计师及税收部门保持相互联系监督并指导财务部职员履行会计事务制备财务报表、资产负债表及管理报表协调预算、预测及策略性计划时间表的制备向公司其它职能部门提供财政信息与银行、审计师和税收部门保持相互联系监督并指导财务助理财务总监财务经理会计22内外部联系的填写4、内、外部联系(不包括上、下级汇报关系)内部频繁联系的对象(职位或机构名称)外部频繁联系的对象(职位或机构名称)简要描述联系内容：材料报送、对帐、协调进度、谈判…填写要领：工作职责所要求的必须发生的联络关系日常工作中会频繁发生，非临时任务性的联络关系23如果该职位有非实线的汇报关系，应将此类关系列出來。财务总监财会部经理稽核部经理物流部经理职位汇报关系的填写5、职位汇报关系直接上級的职位名称直接下属和间接下属的人数24职位权限的填写6、职位权限财务控制-所负责或直接影响的财务方面的预算金额。-间接影响，或享有直接建议权(参与决定)的财务金额。非财务控制权限-人事任免、调配权-人事建议权-业务审批权举例：-负责中心年度预算903万元-审批金额在100万以下的合同举例：-任免、调配本系統主管以下的职位，需報人事部备案-审批主管以下的职位的年度业绩计划，并审核考核结果25任职条件的填写7、任职条件根据部门业绩目标与职位的关键职责，确定胜任该职位的最基本任职条件填写要领：阐明胜任该职位所需的最低水平的-经验类型与年限-教育程度与专业非当前任职者个人的背景若职位需要特殊技术培训和资格认证，请加以注明26职位胜任能力的填写8、职位胜任能力工作性质所要求的必须具备的能力(可观察、可评估)什么是胜任能力胜任能力是用行为方式描述出来的员工需要具备的知识、技巧/技能和特质等。这些行为应是可指导的，可观察的，可衡量的，而且是对个人和企业成功极其重要的填写要领从“知识”、“技能”、“特质”三个方面入手进行填写27职责与职位胜任能力举例-财务总监职责计划、组织并指导所有财务活动与政策，包括会计管理、财务计划、财政程序、内部审计、资金管理、成本控制及投资分析指导并审核所有定期财务报表协调运作以便预测费用，利润和现金周转与银行建立并保持投资及融资渠道管理并指导各专域经理职位胜任能力知识财务管理知识、金融知识、税务知识、管理知识、行业知识等技能计划及安排轻重缓急能力、基于合理依据的判断力、谈判能力等特质诚实守信、财务敏锐度、行动导向28职责与职位胜任能力举例-生产总监职责计划并指导生产、供应、质量及工程管理等工作根据经营部门的总体策略调整生产目标确保生产设备发挥最大效益确保产量、成本及产品质量，并符合生产日程计划审核生产活动、业绩及结果，采取矫正措施，解决生产滞后、成本过度、原料短缺及其它问题评估并改进生产方法、设计、设备与技术职位胜任能力知识生产管理知识、产品知识、行业知识、管理知识等技能沟通协调能力、创新能力、团队建设能力等特质分析型思考、过程导向29职责与职位胜任能力举例-营销总监职责制定、管理并评估长中短期的营销计划、目标与预算，寻找新的商机计划并管理产品投放，监督现有及新产品营销策略，并在经营结果低于计划目标时制定行动计划建立企业形象标准。管理营销部及预算，管理并培训各专域经理根据企业经营目标制定定价策略监督有关市场反馈及市场调研的评估职位胜任能力知识市场营销知识、行业知识、产品知识、管理知识等技能对产品/市场的把握、分析能力、战略思考与计划能力、领导力与变革管理、解决问题与制定决策能力、执行能力、创新能力、沟通能力、以客户为中心特质文化敏感度、善于影响他人、结果导向30其它基本技能的填写9、其它基本技能与特殊要求其它基本技能：员工进行日常工作所需要具备的技能，如“Email”,打字，外语，等等其它特殊要求：员工进行日常工作所满足的特殊要求：如无传染病、无色盲、节假日需不定时加班、具高危险性、需住厂、50%以上时间需出差、工作忙闲不均等等。31职位说明书的维护职位说明书必须及时更新职位会经常变化以适应概述业务需求的变化职位说明书应每年或至少每两年更新一次32职位说明书撰写工作安排日期内容各中心或部门负责人安排(经理级以上人员)撰写本中心职位说明书生产、物控、品管10月23日人力、行政、财务10月23日研发中心10月30日营销中心10月30日灵动职位说明书审核/修订11月10日前感谢大家的参与！