合同管理制度

××有限公司合同管理制度1××有限公司合同管理制度第一章总则第一条为了加强××××有限公司（下称“本公司”或“公司”）的对合同签订、履行等事项的管理和内部控制，避免或减少因合同管理不当而给公司造成经济损失或给公司带来不必要的风险，根据法律规定制定本合同管理制度（下称“本制度”）。第二条本制度所称合同是指公司及其所属各单位与各法人单位、其他组织、自然人或相互之间签订的设立、变更、终止民事权利义务的协议。公司对外发文，需要公司承担任何责任者，按照与合同同等原则适用本制度。第三条公司应根据以下基本原则强化对合同的管理和风险控制：（一）公司内部根据本制度实行分工负责及合同归口管理制度；（二）合同谈判之前，相关的业务部门（“承办部门”）应当在法律部的协助和支持下对对方签约人的合法身份和法律资格进行合适的审查，必要时可委托外部律师事务所进行尽职调查；（三）合同审核上建立不同部门会同审核制度，承办部门、财务部门和法律部（或外聘律师）应当参与谈判或对合同出具审核意见；（四）合同及合同的订立应当规范、合法；（五）合同专用章应当妥善保管；（六）合同履行应有监控；（七）合同的签订应符合公司自身利益，防范合同签订过程中的任何舞弊、欺诈、串通等损害公司利益行为，尤其是选择供应商的环节。第二章内部分工与授权审批第四条承办部门负责涉及本部门工作范围内合同的以下工作：合同谈判、公司内部报批、签订手续及签字安排、政府审批（如有必要）和执行。有关这些工作，采购类合同由采购部门为承办部门，销售类合同由销售部门为承办部门，劳动合同及人事相关合同由人力资源部为承办部门，其他合同由其他相应的部门负责承办；如无负责部门，则由法律部负责，但是事后法律部认为此类合同应由其他某个部门负责的，则可向公司管理层（管理层的定义见公司章程）提出承办分工方案，由管理层作出决定。第五条关于合同的签字，公司建立合同授权委托代理制度，明确公司内部各单位、各部门授权范围、授权期间和被授权人条件等事项。具体的授权方案由公司管理层提出，报公司董事会批准通过。金额超过人民币10万元的合同，没有金额但合作期限超过两年的合同以及虽然低于前述标准但签署次数超过5次的合同，必须事先报管理层批准。公司对外签订合同应当由董事长签章，或者在董事会通过的授权方案内，授权委托他人代理签章。代××有限公司合同管理制度2理人应当在授权委托的范围内签订合同，不得转委托。第六条各部门必须严格在前述授权范围内签订本部门工作范围内合同。财务部、内部审计和法律部对合同谈判、公司内部报批、签订、政府审批（如有必要）和执行进行监督。所有合同在签署之前必须报财务部和法律部审核。承办部门相关负责人、财务部相关负责人、法律部相关负责人在合同报批单上签字确认后，签字人才能在合同上签字。第七条对外支付金额5000元人民币以上（含5000元人民币）必须签订书面合同，财务部才安排付款，特殊情况下管理层批准的除外。第三章合同内容的确定第八条各部门应尽可能使用公司现有的标准版本合同和对方谈判和签约。法律部负责起草、整理和完善标准合同，尽可能在经常需要使用合同的领域都制定标准合同，各业务部门负责为法律部所起草的合同提供意见。采购合同、销售合同（销售给大客户的除外）、员工劳动合同必须使用公司标准版本，只有在法律部或者公司管理层同意的情况下，才可以使用对方的合同版本。第九条没有标准合同之时，原则上由承办部门起草合同，法律部予以审核；法律部或者管理层认定的重大合同或特殊合同可以直接由法律部起草或聘请外部专家起草。第十条承办部门应当根据合同内容对标的物的生产商（或服务提供商）、价格及变化趋势、质量、供货期、市场分布以及风险等方面进行综合分析论证，掌握市场情况，合理选择合同对方。第十一条承办部门应当加强对合同谈判的管理，确保双方权利义务公平对等，谈判的有效进行。重大合同（尤其是金额较大的合同和公司确定的对公司有重要影响的合同）或法律关系复杂的合同应当指定法律、技术、财会、审计等专业人员参加谈判，必要时可以聘请外部专家参与。涉及公司根本利益或者具有非常重大影响的合同则由管理层直接介入谈判。承办部门对于谈判过程中的重要事项应当予以记录。第十二条合同条款的确定和谈判中，谈判人员应争取对公司最有利的条款和规定。管理层可作出合同中所有重要问题的决定，必要时，管理层应按照公司章程的规定报董事会批准；财务部就涉及财务风险、成本控制、支付以及本部门工作范围内的问题上作出决定或提供意见；法律部就所有涉及法律风险、合法性、公平性以及本部门工作范围内的问题上作出决定或提供意见。第十三条承办部门应当对拟签约对象的民事主体资格、注册资本、资金运营、技术和质量指标保证能力、市场信誉、产品质量等方面进行资格审查，以确定其是否具有对合同的履约能力和独立承担民事责任的能力，并查证对方签约人的合法身份和法律资格。其中涉及法律事项时，应根据情况寻求法律部的支持。第四章合同审核第十四条公司本制度第六条的规定的分工范围建立合同会同审核制度。合同承办部门在正式订立合同前，应当将合同草案送有关部门会同审核。××有限公司合同管理制度3第十五条公司财务部门应当对合同中涉及资金收付、资产转移等与财务会计密切相关的内容进行审核，重点关注：（一）经济性：符合公司的经济活动范畴；符合公司的经济利益。（二）可行性：资信可靠，资金充裕；具有在额定权限内订立合同的能力；担保方式切实、可靠。（三）严密性：数量、价款、金额等标示准确；计算方式正确；财务等有关附件齐备。（四）合法性：资金来源合法；资金使用合法；结算方式合法。第十六条公司内部审计部门应当对合同中涉及资金、资产的来源和使用程序进行抽查审核，重点关注：（一）资金来源合法，资产的所有权明确、合法；（二）资金使用和资产动用的审批手续合法；（三）资金、资产的用途及使用方式合法；（四）价款、酬金的确定正确、合理、合法，资金结算、酬金的支付方式明确、具体、合法。第十七条法律部负责对合同合法性以及整体进行审核，重点关注：（一）合法性：包括主体合法、内容合法和形式合法。主体合法是指签约各方具有签约的权利能力和行为能力；内容合法是指签约各方意思表示真实、有效，无悖法律、法规、政策，无显失公平的内容。（二）严密性：条款齐备、完整；文字表述准确；权利、义务具体明确；手续完备；附加条件适当、合法。（三）可行性：资信可靠，有履约能力；担保方式切实、可靠。（四）程序性：符合合同订立的一般程序；相关合同审核部门审核意见齐全。第十八条合同审核部门对合同进行审核后，应当提出书面审核意见，并由审核人和审核部门相关负责人签字。审核意见应当明确、具体，避免使用模糊性语言。第十九条对审核中发现的重大错误、遗漏和不妥之处，审核部门应当予以明确并提出修改意见。合同承办人修改之后，应当重新提交审核。第五章合同订立第二十条经审核同意签订的合同，应当由法律部进行编号并报公司董事长或授权代理人签字，同时加盖公司印章或合同专用章。公司印章或合同专用章的保管人必须在有适当的签字人签字的情况下才予以盖章，除非管理层明确指示可以不签字而直接盖章；特殊情况下如果不必在合同上签字，则必须在合同审批表上签字。合同编号的方法为：部门代号＋类别＋年月日＋编号，表示某个部门与某个年月所签署的某个类别的第××个合同。第二十一条公司合同专用章必须由法律部负责人保管，不得由任何人携带出法律部保管合同专用章的办公室；公司印章或合同专用章的保管人不得对未经编号或缺少合同审核、报签文件以及代签而缺少授××有限公司合同管理制度4权委托书的合同用印。特殊情况下，经过管理层特别同意后方可携带合同专用章出去，但合同用印后，应当立即归还法律部，且至迟必须在带出去的当日下班时间之前归还；携带出法律部办公室过程中必须时时刻刻有两人同时在场，做到人不离章。第二十二条公司对于重要合同，原则上应当与合同对方当事人当面签订。对于确需公司先行签字并盖章，然后寄送对方签字并盖章的，应当采用在合同各页码之间加盖骑缝章、相关法律顾问在每一页底部角签或者使用防伪印记等方法对合同文书加以控制，防止任何人任意增减、修改合同条款和内容；并且，寄送出去之前，公司必须有复印件留存。第二十三条正式订立的合同，除即时清结外，一律应当采用书面形式，包括合同书、补充协议、公文信件、数据电文等。因情况紧急或条件限制等原因未能及时签订书面形式合同的，应当在事后采取相关补签或办理书面确认手续。第二十四条合同订立后，承办部门及时将合同复印件及相关审核资料提交给法律部和财务部门等有关部门备查；合同正本由承办部门负责履行、保管，并按有关要求及时归档。所有合同的电子版必须分别提交给法律部和财务部。第二十五条国家有关法律、行政法规规定应当办理批准、登记等手续生效的合同，公司应当按法律部的指示办理批准、登记等手续。第二十六条公司应当建立合同保密制度。任何人不得以任何形式泄露合同在订立和履行过程中涉及的商业秘密和技术秘密。公司所有有关保密的制度同样适用于本制度下的合同保密。第二十七条各地分公司应当每个月月底前对所有已经签署的合同进行统计、归集，并编制合同报表报法律部、财务部和相应的业务部门，由法律部、财务部和相应的业务部门分别从其各自的职责角度对各地分公司订立情况进行检查和监督。第六章合同履行第二十八条承办部门应当定期监控合同的履行情况，一经发现对方有不履约行为，应当及时采取应对措施，并向公司有关负责人汇报；对其中的重大合同，应当向管理层汇报。第二十九条对合同已订立，但发现有显失公平、条款有误或对方有欺诈行为等情形，已经或可能导致公司利益严重受损，承办部门有责任及时向部门负责人或管理层报告，并采取合法有效措施，制止危害行为的发生或扩大。第三十条变更或解除合同应当由合同双方达成书面协议。变更或解除合同的审核程序与合同订立前的审核程序相同；如有必要，解除合同还应当报有关部门办理注销手续。第三十一条合同履行完毕后，由承办部门组成合同履行情况验收小组，根据合同内容制作验收清单，确保合同所有内容得以实现，并将履行和验收情况报法律部和财务部备案。××有限公司合同管理制度5第三十二条公司财务部门应当根据合同条款审核执行结算业务。凡未按合同条款履约的，或符合签订合同条件而未签订合同的，或验收未通过的业务，财务部门应及时拒绝付款，必要时应咨询法律部的意见。第三十三条对方违约的情形，应当按合同条款约定收取违约金；违约金不足以弥补公司损失时，应当要求对方赔偿损失。凡未经批准擅自放弃追索权者，公司应当追究其责任。公司自身违约的情形，应当由合同承办部门以书面形式报告公司有关负责人，经批准后履行相应赔偿责任。第三十四条合同在履行过程中发生纠纷的，应当依据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国民事诉讼法》等法律法规，在规定时效内，及时与对方协商谈判并向公司有关负责人报告。经双方协商达成一致意见的合同纠纷解决方法，应当签订书面协议，由双方董事长签字并加盖公司印章或合同专用章后生效。合同纠纷经协商无法解决的，可以依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。法律部应当会同承办部门及其他有关部门研究仲裁或诉讼方案，报公司董事长和经理批准后实施。委托代理人参加仲裁或诉讼的须经董事长授权。纠纷处理过程中，任何单位或个人未经法律部审核、公司管理层同意，不得向合同对方作出实质性答复或承诺。第七章附则第三十五条根据公司章程规定的程序，本制度经公司董事长签发后立即生效。本制度签发及生效日期为_______年_____月_____日。签发：_________________________