PPT制作教程：十五个常见问题及对策

PPT制作教程十五个常见问题及对策社旗县教师进修学校张晓全一、如何对齐多个对象•在PPT2002中，先执行“视图→工具栏→绘图”命令，展开“绘图”工具栏，然后同时选中多个需要对齐的对象，按“绘图”工具栏上“绘图（R）”按钮，在随后弹出一快捷菜单中，展开“对齐或分布”级联菜单，选中其中一种对齐方式（如“左对齐”）即可。•用此种方法设置的对齐方式，其实是多个对象向其中一个对象“看齐”，如上例中，我们选定了“左对齐”选项后，其余对象即刻向“最左边”一个对象“看齐”了。按住鼠标左键，在幻灯片中多个对象外围拖拉出一个虚线框，即可同时选中虚线框所包围的对象。按住Shift键，然后用鼠标分别点击对象，也可以同时选中被点击的多个对象（这些对象可以不是连续的）。•按住Ctrl键，然后用鼠标分别点击对象，也可以同时选中被点击的多个对象（这些对象可以不是连续的）。二、如何复制幻灯片•打开已经制作好的演示文稿，在左边的大纲区中，选中需要借用的幻灯片，执行“复制”操作，然后切换到当前演示文稿中，右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选择“粘贴”选项（或直接按“常用”工具栏上的“粘贴”按钮）即可。•在复制幻灯片时，原演示文稿所使用的“母板”不被复制过来，而是使用了当前演示的“母板”。•按住Shift键，在大纲区中的幻灯片上拖拉，即可同时选中多张连续的幻灯片；按住Ctrl键，在大纲区中的幻灯片上分别点击，即可同时选中多张不连续的幻灯片。三、如何插入公式•在需要插入公式的幻灯片中，执行“插入→对象”命令，打开“插入对象”对话框，在“对象类型”下面选中“Microsoft公式3.0”选项，“确定”进入公式编辑状态，利用展开的“公式”工具栏上的相应“公式模板”按钮，即可编辑制作出所需要的公式来。制作完成后，在“公式编辑器”窗口中，执行“文件→退出并返回到演示文稿”命令即可。•由于“公式编辑器”不是默认的安装组件，请利用office2003安装盘，通过系统“控制面板”上的“添加/删除程序”功能，进行安装。•如果进入公式编辑状态后，“公式”工具栏没有展开，执行“视图→工具栏”命令就行了。•插入的公式，实际上是一个内嵌的图片，默认情况下比较小，影响演示效果，需要将其调整、定位一下。63yx四、如何带走自己的字体•执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框，切换到“保存”标签下，选中其中的“嵌入TrueType字体”选项，确定返回，然后再“另存为”相应的演示文稿即可。•为了减少演示文稿的容量，在选中“嵌入TrueType字体”选项后，再选定下面的“内嵌入所用字符”选项。•此设置只对当前演示文稿有效，如果打开了一个新的演示文稿，且需要带走其中的字体，需要重复上面的操作。•我们可以通过字体文件的扩展名来识别“TrueType字体”（扩展名是ttf）。五、如何将演示文稿保存为图片•启动PPT2003，打开相应的演示文稿，执行“文件另存为”命令，打开“另存为”对话框，按“保存类型”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选定一种图形类型，再取名保存。此时，系统会弹出一个对话框，根据需要，单击其中后个按钮即可。•同一演示文稿保存为不同格式的图形文件，“gif”格式容量最小，“wmf”格式容量最大。•在进行保存时所取的名称，其实不是图形文件名称，而是用来保存图形文件的文件夹名称。六、如何保存演示文稿中的图片•右击需要保存的图片，在随后弹出的快捷菜单中，选“另存为图片”选项，打开“另存为图片”对话框，取名保存即可。•如果想将整个文稿中的图片都分别保存下来，可以这样操作：打开演示文稿，执行“文件→另存为网页”命令，打开“另存为”对话框，取名（如“所有”）保存。系统会将幻灯片中的所有图片一一分开，保存在上述网页所在的文件夹中的一个名称如“所有.files”的子文件夹中（图片通常保存为jpg和png格式各一份）。七、如何将演示文稿转换为word文档•打开需要转换的演示文稿，执行“文件发送MicrosoftWord”命令，打开“发送到MicrosoftWord”对话框，设置好相应的选项后，按下“确定”按钮。此时，系统会启动Word，并新建一个文件，保存演示文稿的内容，保存一下相应的文件就行了。•其实，转换到Word文档中的演示文稿内容，并不是普通的文本和图片，而只是将一张张幻灯片作为图片插入在Word文档中了。八、如何将演示文稿保存为自动播放的文件•打开相应的演示文稿，执行“文件→另存为”命令，打开“另存为”对话框，按“保存类型”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选中“PowerPoint放映（*.pps）”选项，再取名保存。以后，使用者只要双击这个文件，即可直接进入播放状态，非常方便。这样的文件在没有安装PPT软件的电脑上也一样能播放，但是不能修改，因此建议另保存一份.ppt的文件以便修改。九、如何压缩演示文稿的容量•启动PPT2003，打开相册文稿，执行“文件→另存为”命令，打开“另存为”对话框，按对话框右上方的“工具”按钮，在随后弹出的下拉菜单中，选择“压缩图片”选项，打开“压缩图片”对话框，选中“Web/屏幕”选项，然后按“确定”按钮返回，再取名保存即可。十、如何将表格插入到幻灯片中•启动Excel2003，将表格编辑成适合在幻灯片中播放的大小，并去掉相应的网格线。•再启动PPT2003，选定一张幻灯片，执行“插入→对象”命令，打开“插入对象”对话框，选中其中的“根据文件创建”选项，然后通过“浏览”按钮选中需要插入的表格文件，按下“确定”按钮，表格即刻被插入到幻灯片中，调整一下大小就行了。十一、如何加密演示文稿启动PPT2003，打开相应的演示文稿，然后选择下面两种方法中的一种，对其进行加密：•1、执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框，切换到“保存”标签下，设置好相应选项的密码，确定返回，然后再将文稿另存一下即可。•2、执行“文件→另存为”命令，打开“另存为”对话框，按对话框右上方的“工具”按钮，在随后弹出的下拉菜单中，选择“安全选项”选项，打开“安全选项”对话框，设置好相应选项的密码，“确定”返回，再取名保存即可。•如果设置了“打开权限密码”，以后使用者要打开相应的演示文稿时，必须在如图十四所示的对话框中输入正确的密码，否则不能打开。•如果设置了“修改权限密码”，以后使用者在打开相应的演示文稿时，如果在如图十五所示的对话框中输入正确的密码，不仅可以打开文稿，而且可以修改文稿，如果没有输入正确的密码，则可以通过按其中的“只读”按钮，将文稿打开播放，当不能对其进行修改。•打开权限密码”和“修改权限密码”可以设置一样，也可以设置得不一样。十二、如何使播放窗口可以随意调节•启动PPT2003，打开需要播放的文稿，按住Alt键不放，再依次按“D、V”字母键，也可以进入播放状态，不过此时的播放窗口是可以随意调节的。•下图是打开的效果，如果要跳转幻灯片页码，可以点击“前往”下拉菜单。•如果要结束放映，点击“文件-结束放映”即可。十三、如何让Flash动画在演示文稿中顺利播放•将Flash动画和制作的演示文稿保存在同一文件夹中，同时在用“ShockwaveFlashObject”控件插入Flash动画时，将路径设置为相对路径。•经过这样的设置以后，无论如何移动Flash的保存位置，PowerPointer均可正常播放插入的动画。•注意：插入的Flash动画不支持打包功能，也不支持相应的演示文稿播放器。十四、调整幻灯片的动画速度•在用PowerPoint制作课件时，当对幻灯片中某一对象应用了动画效果之后，在“自定义动画”窗格中，我们可以根据自己的需要进行动画速度的调整。通常情况下，PowerPoint为我们提供了五种速度供选择，一般来讲，这五种速度已经可以满足要求了。可在特殊情况下我们可能需要更慢或更快的速度。•方法一：在“自定义动画”窗格中，选择刚才的自定义动画，单击右侧向下的小箭头，在出现的下拉列表中选择“显示高级日程表”，在出现的“高级日程表”中，我们可以清楚地看到当前动画设置的速度，将光标放到表示时间的方块的右侧时，出现当前动画设置的开始时间和持续时间，向右拖动鼠标，在拖动的时候，鼠标上方会有时间提示，这里我们调整为20秒，调整完毕后，按F5观看放映，可以看到动画的速度已经符合我们的要求了。•方法二：选择自定义动画，单击右侧向下的小箭头，在出现的下拉列表中选择“计时”，出现当前动画设置对话框，在“计时”标签中，显示出了当前的动画速度为“非常慢（5秒）”，这时如果单击右侧的小箭头，还是只有五种速度可供选择。但值得注意的是，我们在这里可以直接输入我们期望的时间值，比如说在其中输入“20秒”，按[确定]按钮退出。按F5观看放映，可以看到动画效果同方法一。•两种方法比较起来，第一种方法显得比较直观，如果在幻灯片中存在多个对象的话，在“高级日程表”中，可以同时看到它们的动画速度设置，从而更容易在全局上把握。而第二种方法设置起来显得非常简单，更适合调整单个对象的动画速度。十五、改变PowerPoint超级链接颜色•在菜单栏下的“格式”菜单中或在右键快捷菜单中选择“幻灯片配色方案”命令，弹出“配色方案”对话窗，在“自定义”选项卡中，双击“强调文字和超级链接”左侧的颜色块，在“强调文字和超级链接颜色”对话框中选择适合的颜色；同样双击“强调文字和尾随超级链接”的颜色即可修改已访问超级链接的颜色。设置完毕后，单击“应用”就可以了。这时当你执行超级链接时就会变成所设置的颜色了，而且在不同的计算机上演示效果都是一样的。•配色方案是指在没有经过特别设置的情况下，自动为幻灯片中的标题、文字、图表、背景等项目指定的一组颜色配置，它由八种颜色组成。