行政物资管理制度

第1页共21页行政物资管理制度1、目的为规范公司行政物资管理，明确行政物资管理流程，保证公司行政物资合理配置，特制定本制度。2、范围指用于公司日常行政办公的非生产相关物资的采购、入库、领用、维修、报废、清查等一系列管理工作。适用于公司全体部门及个人。3、行政物资分类公司行政物资主要分为两大类，分别为固定资产类和低值损耗品类。3.1固定资产（价值1000元以上），如打印机、电脑、空调、投影仪等；3.2低值损耗品（价值1000元以下）：3.2.1价值50元—1000元的低值损耗品，如电话、传真机、文件柜、办公桌椅等；3.2.2价值49元以下的低值易耗品，其中包括部门所需品和个人所需品。3.2.2.1部门所需品：传真纸、复（写）印纸、打印纸、墨水、胶水、订书机、回形针、计算器、文件栏、笔筒、文件夹等。3.2.2.2个人所需品：签字笔（芯）、圆珠笔（芯）、铅笔、笔记本、双面胶、回形针、信笺纸等。4、管理部门行政部是公司日常办公用品的管理部门，负责行政物资的管理工作。5、行政物资采购5.1行政物资采购条件5.1.1行政物资由行政人员每月5号前进行集中采购。5.1.2各部门每月，填制办公用品需求单，经本部门主管审批后递交行政部。以下两种条件至少满足一种时，应着手办理行政物资采购相关事宜：a各部门需要而公司库房没有备存该类行政物品；第2页共21页b库房该类行政物资数量低于用品需求量。5.2行政物资采购流程5.2.1在满足物资采购条件时，行政部跟据库存记录，提出采购申请，填写《行政物资采购申请单》（详见附件1）;5.2.2价值1000元以下的低值损耗品，由分管行政的副总经理审核；5.2.3价值1000元以上的行政物资，由分管行政的副总经理审核、总经理审定；5.2.4价值20000元以上的行政物资，由分管行政的副总经理、总经理双审核后，经管会审定；5.2.5行政部物资管理相关人员凭审定后的《行政物资采购申请单》进行采购；（1）凡采用单一来源采购方式（包括定点采购）的，遵循择优的原则，按照权限由行政部门与行政部分管副总共同确定供应商。（2）所采购的办公用品到货后，由行政人员按送货单进行验收，经核对（名称、规格、数量、单价、金额、质量等）无误后，在送货单上（一式二联）签字，并逐一登记电脑中，然后将送货联留存归类，另一送货回单联交送货人带回送货单位做结算凭据。（3）付款方式，行政部收到供货单位发票后，须与电脑中登记数据及存根的送货单核对无误后，填写付款通知单，逐级审核签字后，做好登记，最后交财务处负责支付或结算。（4）办公用品由行政部根据各个部门所提需求进行分发，各部门登记，写明日期、品名与数量等，另有需要时领用人要填写领用登记表。注意事项：a、各部门每25-30号递交办公用品需求表到行政部。b、按照先审批后购置的原则，未经审批购置的办公用品将不予报销。c、各部门及个人领用的办公用品（固定资产）不得挪做私用、避免浪费、损坏和丢失。5.2.6供应商的选择由行政部年初向三家以上供应商进行综合比价，选择价低质优的供应商对日常采购货物进行供货并签定协议供货合同；5.2.7行政物资一般由行政部向供应商采购，电子类行政物资（如个人计算机）,第3页共21页可以经行政副总同意并授权相关部门采购；5.2.8对特殊需求的行政物资由行政部进行三家以上供应商比价，选择价低质优的供应商方能采购；5.2.9行政部应建立行政物资库存量档案，每月限定时间清查账本，发现库存物资不够应及时添置。6、行政物资入库6.1经检验合格的采购物资可以办理物资入库手续。6.2行政物资入库流程6.2.1采购来的行政物资交给物资管理相关人员管理；6.2.2物资管理人员再次清点《购销合同》和《行政物资采购申请单》上所列各项指标，对照质量和数量；6.2.3清点无误后根据入库物品、时间、型号等填写《行政物资入库明细表》（详见附件2）同时备份存档。6.3行政物资入库要求6.3.1拒绝不合格或手续不齐全的物资入库，杜绝只见入库单不见实物的现象；6.3.2入库时，行政部相关人员必须查点物资的数量、规格型号、合格证件等项目，如发现物资数量、质量不合格时，不得办理入库手续；6.3.3如有多领的行政物资需要退库时，必须由物资管理员填写物资入库单，办妥手续后方可入库；6.3.4人员离职时，由物资管理员将分派给个人的行政物资收回入库，如物资回收时因保管、使用不当或故意损坏造成损失，由使用者酌情赔偿。7、行政物资领用7.1行政物资领用依据7.1.1被规划为公司固定资产的行政物资，在员工入职时按各岗位、职级等对应标准领用，原则上不再增补，若破损、残旧需更换的必须向行政部提出申请；7.1.2低值损耗品的领用可依据历史记录(如以过去半年耗用平均数),经验法则(估计消耗时间)设定领用频率，并可随部门或人员的工作状况随时调整发放频率，第4页共21页同时低值损耗品的领用实行以旧换新原则，但纯消耗品不在此列；7.2行政物资领用流程行政物资由领用人填写《行政物资领用申请单》（详见附件3），由部门负责人签字确认后方可领用；7.3行政部将《行政物资领用申请单》附着在《行政物资出库明细单》后存档，按照物资领用单上所列名目向领用人发放行政物资。7.4行政物资领用要求7.4.1本着节约与自愿的原则，可不领用或少领用的应尽量节约；7.4.2需要以旧换新的行政物资，如发生遗失，更换时视具体情况给予一定经济赔偿；7.4.3新入职职员到职时如需要领行政用品的,由人力资源部按流程统一向行政部提出行政用品申领要求；7.4.4物品领用后，遵从谁领用，谁管理的原则。个人物资由申请者个人负责，部门物资由该部门负责人负责，具体界定范围参考本制度第三条；7.4.5领用的行政物资严禁个人带回家使用；8、行政物资报修8.1行政物资的报修条件以下两种条件同时满足可将损坏物资交至行政部联系维修，其中属个人物资由个人提出报修申请，部门物资由该部门负责人申请。8.1.1价值为50元以上的低值损耗品或固定资产；8.1.2物资在正常工作当中由于自然磨损等原因造成非人为损坏；8.2行政物资报修流程8.2.1损坏物资为电脑、传真机等电子产品，由物资使用人先行联系系统集成部技术人员进行初期检查、维修、调试；8.2.2经系统集成部调试确定为发生严重损坏的行政物资，由物资使用者向行政部提出维修申请，并填写《行政物资报修申请单》（详见附件5），按照物资采购相应审批标准由相关负责人审核、审定；第5页共21页8.2.3行政部凭审定通过的《行政物资报修申请单》联系维修单位维修，并将申请单存档；8.2.4修理完毕后由管理员归还使用人员，并做维修记录，物资使用者在记录单上签字；8.2.5维修时如需更换零部件需报修人员按照物资采购流程和物资领用流程办理相关手续。8.3行政物资报修要求8.3.1由于使用不当等个人原因造成物资损坏的，也可报行政部维修，但产生费用须个人承担；8.3.2把个人办公物资借给他人而造成损坏的，维修费用由借出者个人承担；8.3.3行政部作维修记录时必须将《行政物资报修申请单》附在维修簿上存档，以便公司日后的物资清查管理。9、行政物资报废9.1行政物资报废条件以下两种条件同时满足可办理行政物资报废：9.1.1被划分为公司固定资产的行政物资；9.1.2使用期满并丧失使用效能或由于各种原因造成损坏且无法修理或无维修价值。9.2行政物资报废流程9.2.1物资损坏部门负责人向行政部提出物资报废要求；9.2.2由行政部人员填写《行政物资报废申请单》（详见附件7），详细填写物资分类号，编号，名称，规格型号，单价，数量等资料；9.2.3行政部将申请表交至行政部负责人处组织相关人员进行初审，并提出报废初审意见，有再利用价值的交还报修人员，无再利用价值的交由分管行政副总经理审核，并作报废处理；9.2.4行政部人员根据《行政物资报废申请单》所列名目，向部门收回报废物资；9.2.5行政部人员凭《行政物资报废申请单》到财务处销账，做到帐、物同时注销。第6页共21页9.3行政物资报废要求9.3.1为保证物资经常处于良好状态和账实相符，除因无法妥善存放的物资专项报废外，物资报废每年年终进行一次；9.3.2固定资产报废必须由相关领导、专业人员、行政部人员、财务人员等相关人员会同鉴定，按照物资报废流程严格执行；9.3.3因个人或部门保管、保养不善造成的物资报废，应由个人或部门负责人写出详细报告并根据损失程度承担经济赔偿；9.3.4报废物资一经批准报废，必须将实物交回行政部处理，不得随意丢弃；9.3.5凡有修旧利废价值的，应充分实现其再利用价值，进行物资维修工作，不得随意做报废处理。10、行政物资清查10.1行政物资清查条件公司应对价值100元以上的行政物资做定期清查核算。10.2行政物资清查流程10.2.1在行政物资清查工作开始之前，由行政部负责人布置清查工作，确定清查范围、时间和应达到的要求；10.2.2行政部相关人员从台帐上将所有符合清查条件的行政物资与实际物资进行核对，并跟据《行政物资领用申请单》、《行政物资入库明细单》和《行政物资出库明细单》做具体校对，同时行政部人员应停止行政物资的收发活动，将物资分类摆放有序，严禁实物流动；10.2.3物资清查中发现帐实不符，应及时查明原因，以书面形式给出相应处理意见，并按照价格根据物资采购报批标准上报相关负责人审核、审定；10.2.4由审定人确定差异处理决定和对相关责任人的处置决定。10.3行政物资清查要求10.3.1行政部负责人每季季末进行行政物资清查，每年年末会同物资使用部门、财务部等部门进行年度盘点，并将工作记录装订成册保管存档；10.3.2清查过程中要分配专人负责清点、专人负责记录、专人负责监督。清查过第7页共21页程中，除了要保证清点数量准确外，还要关注各类行政物资的价值有无减损、有无超储积压、浪费等现象；10.3.3清查过程中如有固定资产需作报废处理的，必须按审批程序经相关领导审核批准后才可处理，否则一律不准自行调整；10.3.4清查中若遇固定资产缺失或质量上的问题（如超期、老化、变质或损坏等），应及时用书面的形式向相关领导汇报，如因台帐管理人员等由于疏忽等自身原因造成公司固定资产帐实严重不符，须视具体情况给予经济处罚。11、附则11.1行政物资管理严格按照本制度执行，责任落实到岗位，失责将按相关制度惩处。11.2本制度的修订及解释归属行政部。11.3本制度签发之日起生效第8页共21页附件：1、行政物资采购申请单2、行政物资入库明细单3、行政物资领用申请单4、行政物资出库明细单5、行政物资报修申请单6、行政物资报废申请单7、行政物资采购流程图8、行政物资入库流程图9、行政物资领用流程图10、行政物资报修流程图11、行政物资报废流程图12、行政物资清查流程图[以下无正文]第9页共21页附件1：行政物资采购申请单申购部门：年月日物资名称参考型号及规格库存采购数量预计单价预计使用年限采购用途审核人意见审定人意见备注第10页共21页附件2：行政物资入库明细单采购日期入库日期入库物品清单序号物资名称型号及规格数量单价采购人签字物资管理员签字第11页共21页附件3：行政物资领用明细单领用日期领用人出库物品清单序号物资名称型号及规格数量单价第12页共21页部门负责人签字物资管理员签字附件3：行政物资出库明细单出库日期出库物品清单序号物资名称型号及规格数量单价物资管理员签字第13页共21页附件5：行政物资报修申请单申请部门申请人申请日期申请内容物资名称型号及规格损坏原因行政部负责人审核人审定人备注第14页共21页附件6：行政物资报废申请单申请部门：年月日财产编号物资名称单位数量单价金额型号及规格类别号财产号生产厂家出厂年月使用人使用年限使用部门负责人意见物资现状及报废原因检测单位意见技术鉴定情况鉴定人：行政部负责人意见审核人意见审定人意见第15页共21页附件7：行政物资采购流程采购部行政部分管行政副总总经理董事长填写《物资采购申请单》审核审定审核审定价值499元以下采购同意不同意同意不同意价值500元以上采购同意不同意同意采购同意不同意第16页共21页附件8：行政物