企业档案(产品、科研、基建、设备仪器)(一)产品类档案是产品在计划决策、设计、试制、鉴定、生产等过程中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。(二)科研类档案是企业在科学研究管理和实践活动中直接形成的,具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。一、概念(三)基建类档案是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产(使用)的全过程中形成的、应当归档保存的文件,包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、使用等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。(四)设备仪器类档案是指作为企业固定资产的仪器、设备,在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、报废等全部活动过程中直接形成的,具有保存利用价值的文字、图表、声像材料,以及随机材料等。二、归档要求1、归档文件应为原件;2、归档文件材料要齐全完整;3、归档文件制成材料具有耐久性;4、所使用的装具、装订材料符合档案保护和耐久性要求。基建类文件材料的归档要求1、建设项目实行总承包的,各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料,交总包单位汇总、整理。竣工时由总包单位向建设单位提交完整、准确的项目档案资料。实行工程建设现场指挥机构管理的建设项目,竣工时由现场指挥机构向建设单位提交完整、准确的项目档案资料。2、建设项目中建设单位分别向几个单位发包的,各承包单位负责收集、整理所承包工程的档案资料,交建设单位汇总、整理,或由建设单位委托一个承包单位汇总、整理。三、归档时间科研、基建类文件材料应在其项目鉴定、竣工验收前归档,周期长的可分阶段、单项归档。产品类文件材料应定期或按阶段归档。设备仪器类文件材料应在开箱验收后归档。例:基建类文件材料的归档时间1、随时归档。(1)如施工图随设计随归档。(2)机密性文件材料随时归档。2、定期归档。一般可按建设工程的阶段归档。在一个阶段结束后,即可将该阶段形成的文件材料整理归档。如可按可行性研究、初步设计阶段、施工图设计阶段等分别归档。本办法适用于工作周期很长或形成文件材料很多的项目。(一)产品类六个阶段:1、计划决策阶段(调查研究、决策等);2、设计阶段(初步设计、技术设计、工作图设计等);3、试制阶段(试制、试验、鉴定等);4、生产阶段(小批生产、批量生产等);5、评优阶段(创优规划、材料对比、抽检报告、申请报批、评定获奖等);6、认证阶段(申请材料、检测报告、认证证书等)。四、文件材料的收集(二)科研类五个阶段:1、研究准备阶段(可行性研究、科研经费、项目报批、研究计划、设计方案、技术规程等);2、研究试验阶段(试验记录、试制分析报告、计算文件、工艺配方等);3、总结鉴定验收阶段(课题总结、鉴定大纲、技术经济分析报告、鉴定证书、标准化审查报告等);4、成果奖励申报阶段(申报材料、评审材料、证书、批文等);5、推广应用阶段(推广方案、专利证书、技术转让合同、鉴定材料、行业评价、用户反馈等)。(三)基建类四个阶段:1、项目立项阶段(项目申报、地质勘探、征地申照、招投标、质量监督、工程监理等);2、项目设计阶段(设计合同、初步设计、技术设计、设计说明、设计评价、鉴定审批等);3、项目施工阶段(土建工程、采暖卫生、电气安装、通风空调、质检评定、设备安装等);4、项目竣工验收阶段(验收申报、竣工图、工程决算、质量评定、验收说明等)。(四)设备仪器类两种情况:1、自制设备仪器(立项报告、技术报告、设计研制计划、计算书、预决算、技术攻关记录、安装使用说明、调试运行记录、技术规程、事故分析报告、大修记录、申请报废材料等);2、外购设备仪器(申购材料、考察材料、合同协议、开箱验收记录、随机材料、安装调试运行记录、事故报告、保养修理记录、检查记录、改造记录、申报报废材料等)。产品或设备仪器文件材料通常按型号分类;科研或基建文件材料通常按课题或项目分类。五、分类以基建档案为例:性质—工程分类法。这种分类方法以工程项目为基础,结合工程项目的使用性质或专业性质进行分类。企事业单位的基建档案一般采用这种分类方法。例如:某高校基建档案可以作如下分类:A、综合性建筑档案:1校区总体规划文件2原始基础文件3扩大初步设计文件4总平面布置图…………………B、办公性建筑档案:1校办公楼一号楼2校办公楼二号楼3科学会堂……C、教学性建筑档案:1理科教学楼2公共教学楼3管理、经济教学楼4文史楼……保管期限分为:永久、30年、10年三种。文件材料保管期限可长可短时,一律从长。注:基建项目档案资料实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命。六、划分保管期限七、组卷1、案卷:是由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。2、组卷原则:遵循文件材料的形成规律,保持案卷内文件材料的有机联系,便于档案的保管和利用。3、组卷要求:(1)案卷内文件材料要齐全、完整,签章手续完备。(2)案卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。4、组卷方法:产品、科研、基建、设备仪器类文件材料,可按其结构、项目、阶段或台(套)等分别组卷。注:成套文件材料可不拆散组卷。5、卷内文件的排列:(1)排列次序有条理,保持文件之间的联系,给每份文件以固定的位置。(2)案卷内文件材料通常按时间或重要程度排列。(3)同一案卷内文字说明材料在前,图样在后。有译文的外文资料译文在前,原文在后。八、案卷的编目1、卷内文件材料页号编写:单面文件材料在其右下角编写页号;双面文件材料,正面在其右下角,背面在其左下角编写页号。图样页号编写在标题栏外。卷内目录、备考表不编写页号。注:成套印刷成册的文件材料,自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页号;与其他文件材料组成一卷的,应排在卷内文件材料最后,将其作为一份文件填写卷内目录,不必重新编写页号,可在备注中注明总页数。2、案卷封面的编制:(1)案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容,主要包括项目(产品、设备仪器)名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等,案卷题名一般由立卷人拟写。(2)立卷单位应填写负责文件材料组卷的部门或单位。(3)起止日期应填写卷内文件材料形成的最早和最晚的时间。(4)保管期限应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。(5)档号,由全宗号、分类号、案卷号组成。一般采用字母和数字混合编号法。全宗号:需要向档案馆移交的档案,其全宗号由负责接收的档案馆给定。分类号:根据本单位分类方案设定的类别号确定。案卷号:填写在同一类别下,按一定顺序排列的流水号。例如:某单位基建档案住宅3号楼第2卷档案的档号为:JJ•2•3-002JJ:为基建类代字2:为住宅性建筑代号3:为住宅楼代号002:为案卷顺序号档号:案卷题名立卷单位起止日期保管期限密级案卷封面4、卷内目录的编制(1)序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件材料件数的顺序。(2)文件编号应填写文件材料的文号或图样的图号、项目代号等。(3)责任者应填写文件材料的形成部门或主要责任者。(4)文件材料题名应填写文件材料的全称。(5)日期应填写文件材料的形成日期。(6)页号应填写每件文件材料的首尾页上标注的页号。注:卷内目录排列在卷内文件材料首页之前。序号文件编号责任者文件材料题名日期页号备注卷内目录5、卷内备考表的编制(1)说明包括:卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。(2)立卷人应由责任立卷人签名。(3)立卷日期应填写完成立卷的日期。(4)检查人应由案卷质量审核者签名。(5)检查日期应填写审核的日期。注:卷内备考表排列在卷内文件材料之后。卷内备考表说明:立卷人:年月日检查人:年月日6、案卷的装订(1)案卷可采用装订和不装订两种形式。(2)案卷内不同幅面的文件材料要折叠为统一幅面,破损的要先修复.幅面一般采用国际标准A4型(297mm×210mm)或国家通用16开型(260mm×185mm)。(3)卷内不允许有金属物(4)不装订的案卷,应在每份文件材料的右上角加盖档号章。1、产品类档案通常按产品设计、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序或产品结构排列。2、科研类档案通常按可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列。九、案卷的排列3、基建类档案通常按前期、设计、施工、监理、竣工、验收等阶段排列。4、设备仪器类档案通常按立项审批、外购设备仪器开箱验收(自制设备仪器的设计、制造、验收)、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。谢谢!