简报制作及报告技巧

簡報制作與報告技巧分享人:楊雪劉微內容大綱簡報成功的關鍵–內容,態度,形象,聲音成功簡報七步驟1.聽眾2.訊息3.組織4.練習5.講義6.開講7.總結&檢討常見簡報缺點演練簡報成功的關鍵簡報成功的關鍵可以歸納為內容、態度/形象、和聲音三部份。請您猜猜看哪項是簡報成功最關鍵的呢？簡報成功的關鍵聲音35%內容7%態度/形象58%簡報是說服的藝術，要說服觀衆接受我們的觀點，首先要抓住觀衆的注意力，然後幫助觀衆清楚地瞭解我們要傳達的訊息，引導觀衆同意我們的觀點，最後建立共識。我們應該把時間用在準備９３％的關鍵因素－聲音﹑態度／形象態度相信自己能做好簡報–演講前对自己說：“你很棒！”我的內容很有價值以聽眾為主–我的觀衆很重要–我要讓觀衆很有收穫形象情緒–把做簡報當成一件開心的事–熱忱表達,用熱情來感染聽眾姿勢–看起來很有精神–很專業–挺胸抬頭–肢体语言的运用衣著–男：西裝（深色）﹑襯衫（白）–女：套裝﹑裙子聲音運用不同的聲調技巧–停頓–感情–眼神接觸–節奏–強調–啟承轉接附加朗誦:徐志摩再別康橋成功簡報七步驟一.聽眾二.訊息三.組織四.練習五.講義六.開講七.檢討EDITBYDF.SHEN一.聽眾事先了解聽眾基本資訊1.聽眾數量2.有誰擔任本次簡報聽眾3.聽眾對簡報主題的熟悉程度4.聽眾的教育程度5.聽眾的工作背景6.聽眾來聽課的目標7.聽眾的需求,那些是感興趣的,想要聽到什麽二.訊息簡報的目的在傳達訊息簡報製作的常見缺點–將整頁的文字稿直接影印成投影片–投影片太花俏–文字太多–聽眾看不清簡報內容–沒有條理,不知所寫–寫的不講,講的不寫文字的使用善用PowerPoint的簡報設計模板，可以省去我們配色定字型的時間簡報設計的KISS原則(KeepItSimpleandStupid)每頁文字行數:7±2多大字體看的見這是12號字,你看的見嗎?這是14號字,你看的見嗎?這是16號字,你看的見嗎?這是18號字,你看的見嗎?這是20號字,你看的見嗎?這是24號字,你看的見嗎?這是28號字,你看的見嗎?這是32號字,你看的見嗎?這是36號字,你看的見嗎?這是40號字,你看的見嗎?這是44號字,你看的見嗎?大標題用36~44號粗體標楷體標題1用32號粗體標楷體–標題2用28號粗體標楷體•標題3用24號粗體標楷體–標題4用20號粗體標楷體不要使用小於20號的字體,層次亦不要太多每一層可以採用不同顏色加以區分中文字型最好使用標楷體或細明體,不要使用其他字型,而且要加粗英文字型最好用Arial字型顏色要選用與簡報背景顏色成深明對比的常用簡報字體大小建議標題的使用標題是每張投影片的主軸要能簡潔有力地傳達每張投影片的重點最好是以5～9個字來說明–因爲再多字一行就擠不進去了，就算擠得進投影片，也擠不進觀衆的腦中，而後者顯然是比較重要的。勿用標點符號–尤其是冒號和句點，更是可以直接省略重要內容可以用加下劃線或其他顏色表示文字縮寫的使用英文縮寫字可以讓簡報內容更精簡，更專業對不熟悉的聽眾就不要用縮寫,要全文拼出數字會說話,使用數字會讓簡報更有說服力簡報中表示的數字要精確口訴的數字可以用近似值數字的使用數字的魅力---同一現象不良次數過多3323201102468混料尺寸不符阻搞NG化金不良毛刺孔不良外觀不良osp不良1月2月3月1-3月富士康客訴不良項目統計化金不良多次流出關聯資訊和圖表的使用言不如字,字不如表,表不如圖儘量讓圖表來說話,講故事必要時圖表用動畫的方式會更生動視聽輔助材料和證據的使用練習使用視聽輔助材料，以下是使用的重點：–清楚–與主題有關連–視覺享受–識別率–令人印象深刻用證據來支持簡報中的重要論點–統計/類比–證詞/事例/展示品三組織注意封面簡報的製作–好的開始是成功的一半–要充份彰顯占簡報成功關鍵58％的態度和形象–要標明主辦單位或是會議名稱–要標明簡報者姓名、職稱和服務單位或是專長–日期預告（Preview）告訴聽衆我們接下來要講什麽用一張投影片介紹內容大綱用圖表或流程圖印象會更深刻可以在每章節重複用此張來Preview講給聽衆聽用講故事的方式讓聽眾輕鬆的接受突顯簡報核心概念,讓聽眾捉住重點–這些概念對聽衆有什麽意義（利益）–回顧：告訴聽衆我們講過了什麽–結論：聽衆現在該知道什麽或做什麽–別忘了說：謝謝！四練習做好時間控制-開場部份佔所有簡報時間的10％~15％左右-時間緊迫時，先講結論，再說原因，最後才是過程-突發狀況,隨機應變事先預演–可以用PowerPoint[排練時間]功能–用鐘錶簡單紀錄演講時間以下是練習的重點：–強而有力的開場–清楚的重點–順序合邏輯–具有可信度的證據–印象深刻的結語五講義演講是無形的服務,講義是演講有型化的體現講義通常是直接列印投影片–黑白灰階–課堂互動資料(如案例遊戲)可以隱藏–1頁2張,重要圖表1頁1張考慮好何時發放講義小記：我們可以把一件事情做「完」，也可以把一件事做「好」；讓我們試著把每一件事都做「好」，相信世界會更美好。六開講第一原則，請提早到–提前確認相關設備受到邀請做簡報是一件非常光榮的事，應當表達出來。真誠的讚賞你的聽眾。–有主持人要謝謝主持人的介紹–觀衆有重要人物加以致意–儘量能提到幾位聽衆的姓名開場白用開場白贏得注意–驚人之語–問一個與聽眾需求有關的問題–玄秘的開始–讚美開場白提示記住開場白和結論，不要看稿子站上講台時要氣定神閒、有權威感正式講授之前暫停一會，眼光在學員身上逡巡一遍在學員中選幾位友善的面孔，開始講課後保持笑容和學員保持良好的視線接觸。必須看筆記本上的重點提示時，先暫停說話，低下頭，看好之後抬頭，再繼續說話有效的總結有效的總結–簡短的總結,將精華予以強調–帶給聽眾一些思考–最重要的事留到最後–說服或鼓勵學員產生行動七檢討簡報結束後：–找出這次做簡報成功的地方–反省有機會改進的地方–訂立下次做簡報需改進的行動計劃–立即修改要與不要要不要多說故事，多舉例用講(Talk)，不用念（是演講不是說教）簡短（演講要像迷你裙愈短愈好）切題（永遠圍繞著主題）好懂不要用術語或縮寫不要用太多統計數位不要太過花俏眩耀不要超過時間不要念，不要背簡報成功的溝通原則儘量能提到幾位聽眾的姓名不要強調自己的才華與能力要說“我們”─而不是“你們”用友善的語調做簡報要談聽眾感興趣的事句子要短，一口氣說一句話多運用實際的例子與經驗EDITBYDF.SHEN簡報成功的溝通原則重要的地方，說話速度要放慢適當的暫停，好讓學員消化聽到的內容音調的高低要有變化，以突顯重點直接與聽眾溝通，要看著他們並對他們說話如果有可能的話，與聽眾以互動的方式交流不要道歉訴求聽眾更高尚的動機簡報成功的行為原則面帶微笑,樂在其中要面對學員，不要背對他們雙手的高度保持在腰際，手勢要自然，身體不可僵硬做你自己，充分發揮自己的個性，呈現出特殊的個人風格敏銳覺察教學情境，適時應變結束時請明確的讓學員知道，然後穩步下台簡報時常見的缺點用腦力激盪法填寫簡報時的常見問題點分組報告注意報告人是否有同樣的問題點,各組紀錄簡報時常見的缺點1.僵硬的身體姿勢,例如：1.身體僵硬、雙手緊握在前2.身體僵硬、雙手緊握在腰後3.身體僵硬、雙手緊握著講台4.身體僵硬地斜靠著講台2.身體搖晃不已3.無目的移動雙腳，走來走去4.不自主地敲擊講台5.盯著稿子或天花板看簡報時常見的缺點6.嘴唇緊繃、下巴肌肉緊縮7.缺乏視線接觸或只做局部接觸8.提高褲腰,雙手合十,抓耳撓腮,手遮著嘴;玩弄指揮棒或鉛筆9.聲調太小,平緩、單調、無強調感10.虛字詞語,如「呃」,「喔」,「嗯」…等不必要的口頭語簡報時常見的缺點11.光筆緊按著不放,舞來舞去12.背對聽眾13.不熟悉教材,逐字照念14.依靠式,懶洋洋式,手放在褲袋內搖動15.演講者站在操作者的背後16.草草收場,匆忙結束演練Former第五期QCC成果發表THEEND!