简报制作技巧---瞿章程

简报制作技巧Page1前言:简报呈现的重要性简报不只是「简」报，而是您努力工作后产出的呈现，通常是会报告给高阶主管或客户。因此，不管您代表自己或公司，都必须呈现最「专业」的一面。简报的制作是「苦工」，您努力工作的成果或公司的产品必需透过「苦工」来呈现。将工作项目之成果，以最专业的样式呈现出来。制作草率或不严谨的简报，不但无法显示努力工作的成果，反而给长官或客户负面印象，反而得不偿失。Page21.简报是一种说服的表演2.要说服观众接受我们的3.时时要抓住观众的4.然后帮助观众清楚地了解我们要传达的5.最后建立对方的何谓简报观点注意讯息认同艺术Page3简报构成的三元素•感情•抑扬顿挫•目光接触•语调清楚•节奏30%报告技巧•抓住观众的心•易于理解•图像表达•色彩的运用•简单•我的观众很重要•让观众很有收获•我很高兴来简报•用热情感染观众50%内容20%态度Page4制作内容专业简报所需具备的技巧专业简报的四大要素如下：本次课程主要目标!!加快制作简报的速度制作专业的版面与文字运用图表及图形其他注意事项专业简报技巧内容设计简报设计与制作本次课程的重点Page5本次上课的内容包含PowerPoint进阶功能介绍PowerPoint简报设计注意事项不包含PowerPoint各细部功能的介绍复杂动画的制作简报架构设计本次课程适合已经熟悉PowerPoint制作简报功能，且希望能够使简报更美观能够加快简报制作速度能够制作出令人印象深刻、条理明确的简报Page6最佳化工作环境把常用的的功能拖到工具栏，可以增快工作效率，方法如下：把工具栏叫出来工具自定义工具栏直接点选常用工具栏把常用的功能拖到工具栏工具自定义指令把常用的功能拖到工具栏Page7制作技巧-字型•字型的选择–一般来说，中文以「细明体」或「标楷体」为主–英文使用Arial或TimesNewRoman•字型注意事项–整份文件应用相同的字体–中英文合用:标楷体+TimesNewRoman–其他小细节•金额请加上“,”，并靠右对齐•金额请注意单位•粗体可以增加阅读性Page8制作技巧-方块编辑文字方块上编辑文字之注意事项–利用鼠标右键之「编辑文字」功能执行，而非另外新增文本框–不要使用文本框直接在方块内编辑新增文本框Page9制作技巧-颜色以下是Windows的标准色Red=R+B153,0,51Orange=R+G204,102,0Yellow=R+G204.153.0Green=R+G51,102,0Blue=G+B0,51,102Purple=R+B102,0,102GreenRedBlueRGBPage10制作技巧-制作属于自己常用的色系表制作商业简报时，应考虑公司的常用色系，以发展简报常用色系。兹以日盛金控为例日盛金控的Logo日盛金控常用的颜色为–黑色–红色–灰色红色系颜色黑色系颜色红色RGB=(255,0,0)暗红色RGB=(102,0,0)酒红色RGB=(182,0,0)灰色RGB=(128,128,128)黑RGB=(0,0,0)深灰RGB=(51,51,51)日盛的标准色日盛集团日盛金控Page11制作技巧-版面编排这张图看起来怪怪的…哪里怪？PartnerShortListInterviewQuestionnaireSynthesizedPartnerLongㄇListSelectShortListBasedonPrioritizationResultsandFETPreferenceDevelopQuestionnaireDevelopBriefProfileofPartnersBriefPartnerProfilesConductInterviewsSummaryAnalysisInputInterviewResultstoSubsequentWorkStreams(Commercial,Marketing,TechnicalSupportRequirements)Page12制作技巧-版面编排（续）•画面编排重点在于简单方正，以下列出几点原则：–注意对齐–颜色单纯–物件大小统一–线条以直线呈现–字体选择及大小要一致–〔平衡〕就是美DevelopmentofPartnerDetailedProfilesPartnerShortListInterviewQuestionnaireSynthesizedPartnerLongListSelectShortListBasedonPrioritizationResultsandFETPreferenceDevelopQuestionnaireDevelopBriefProfileofPartnersBriefPartnerProfilesConductInterviewsInputInterviewResultstoSubsequentWorkStreams(Commercial,Marketing,TechnicalSupportRequirements)InterviewQuestionnairePage13制作技巧-版面编排（续）针对前述版面编排之原则，提供以下小技巧与大家分享：–注意对齐•「绘图→贴齐→网格线」（强迫使用）•运用Alt键微调•「绘图→对齐或等距分布」•「检视→参考线」–颜色单纯–对象大小尽量统一•「格式→快取图案→大小」调整对象之长度及宽度•对象的格式尽量相同「利用复制功能」–线条尽量以直线呈现•「快取图案→连接线」调整对象之长度及宽度–字体选择及大小要一致–不要使用文字艺术师Page14制作技巧-文本框熟悉编辑文本框技巧，可提升简报内容之美观程度及增加简报之可读性文本框之编辑范例银行使用标准法应先经主管机关核准，主管机关核准之最低标准如下：银行董事会和高阶管理者须积极监督作业风险管理架构董事会和高阶管理者熟悉作业风险管理系统银行须制定具体之政策和书面标准，俾凭将现有各业务与活动之营业毛利列入标准法所规定之业务别修正前修正后银行使用标准法应先经主管机关核准，主管机关核准之最低标准如下：•银行董事会和高阶管理者须积极监督作业风险管理架构–董事会和高阶管理者熟悉作业风险管理系统银行须制定具体之政策和书面标准，俾凭将各业务与活动之营业毛利列入标准法所规定之业务别Page15制作技巧-表格以下表格可利用「文本框」及善用「对齐功能」完成，但也可考虑利用「插入表格」并加以编辑之方式来完成用方块组成表格提升流程效率TQMABM流程导向之改善PwC流程改善评估项目插入表格评估项目TQMABMPwC流程改善流程导向之改善提升流程效率Page16制作技巧-段落分隔方式下面是另外一种以「文字及大纲」呈现方式作为示范。段落分隔使用范例Page17用插入档案方式制作连结制作技巧-超链接方法简报过程中，常有许多超链接，或打开其他档案，用按钮是比较好的方式用插入档案的方式制作较不美观而且必须跳开播放模式才能打开附件用「动作按钮」比较美观QCC/QITTraining或用文本框＋超链接也可以收到同样效果用插入档案方式制作连结QCC/QITTrainingPage18制作技巧-最后一页配合报告底色，选择适合之最后一页。最后一页范例Page19运用图表及图形-流程图在有关步骤的说明中，常常利用流程图的方式呈现，以下是范例使用范例–流程图分析现况及定位1评估改善机会2设计解决方案3导入及追踪41.专案起始2.评估3.解决4.导入DefineMeasureAnalyzeImproveControlPage20运用图表及图形-运用图形替换文字利用图表方式呈现，有时候会比仅仅利用文字说明来的有效，以下示范几种比较常用的图表进行说明。使用范例–项目范围列表国际函件其他信函件明信片限时其他信函件明信片普通国内函件國內函件普通明信片信函件其他限時明信片信函件其他國際函件国内函件普通限时明信片信函件其他明信片信函件其他国际函件Page21运用图表及图形-运用图形替换文字(续)XXXX事务所简介：XXXX事务所为全球最大之会计师事务所，在全球超过150个国家设立800个以上的办公地点，并有超过150,000名专业人员，包含9,000名以上之合伙会计师，为客户提供全球性整体的服务。目前台湾已通过ISO9002质量认证，台湾客户超过500家以上XXXX简介1通过ISO9002品质认证台湾客户超过5000家全球800多个办公处所全球152个国家全球最大顾问组织15280050009002125,000全球12.5万名专业人员Page22图像代替叙述不好的例子天安门广场位于市区中心，北起天安门，南至正阳门，东起历史博物馆，西至人民大会堂，总面积有44万平方米，可容百万人举行集会，是当今世界上最大的广场。天安门广场位于市区中心，北起天安门，南至正阳门，东起历史博物馆，西至人民大会堂，总面积有44万平方米，可容百万人举行集会，是当今世界上最大的广场。好的例子Page23不好的例子好的例子图表说明数据13219175001490516500198751620048951570005000100001500020000S-06O-06N-06D-062006IFIR達成率IFIRIFIRGoal超标IFIRActualSep-06:13219Oct-06:14905Nov-06:19875Dec-06:4355IFIRGoalSep-06:17500Oct-06:16500Nov-06:16200Dec-06:15700※Nov.2006IFIR超过Dell标准值※Nov.2006IFIR超过Dell标准值Page24运用图表及图形-组合图Tips:–借用快取图案的图–运用你的创意组合–多看他人的简报档案快乐养身休闲睡觉注意事项二注意事项一注意事项三标题内容快乐自由平等第一步第二步第三步第四步Page25运用图表及图形-方块与图形的变化一般方块可以搭配文字说明，可变化方式很多，举例如下：标题文字说明1文字说明2文字说明3文字说明1文字说明2文字说明3标题文字说明1文字说明2文字说明3标题说明A说明Bo附加说明1o附加说明2文件A项目(1)项目(2)项目(3)1文字说明12文字说明23文字说明3Page26运用图表及图形-简报常用的组件-工程计划表(甘特图)Tips–有耐心–所有对象网格线对齐，注意上下的关系–第一次做好，以后就会比较快–也可以用Excel做阶段一月份123456789101112123456阶段二阶段三完成第一阶段年完成第二阶段持续推行主导自主开始导入1232005年2006年Page27运用图表及图形-简报常用的组件–组织结构品管副总经理卢xx改善组项目负责人副总经理吴xx项目经理设计组经理吴XX资深顾问洪OO经理李TT经理许OO经理经理黄VV郭DD经理廖xx管理组经理雷SS资深顾问吴XX为确保项目质量，我们网罗各领域最优秀的顾问，组成最坚强的团队，我们的团队包含：能源产业专家物流产业专家平衡计分卡专家沙式法案建置顾问流程改善团队人力资源顾问制度设计团队顾问协理OOOPage28其他注意事项-投影片动画的使用时机一般来说，因为可能会使听众分心，专业的商用投影片原则上不要使用动画，若必须使用动画，以简单清楚为主ABCDE使用动画的时机1.强调某项重点2.投影片需强调前后发生顺序潜在亏损2年前完成…2年后影响…Page29Cross-TeamProcessMapGoodSamplePage30CountermeasuresItems1,2,&3OQCRejectLotsforHHDVDRW(OPUDS10LSeries)GoodSamplePage31AssemblyLineLayoutImprovementGoodSamplePage32P32LineLayout’sPerformanceComparisonGoodSamplePage33CellLineDifferentiation