框架协议采购管理与实践_王晖

第四篇采购最佳实践框架协议采购管理与实践采购管理是企业项目建设中的一个重要组成部分,对建设优质项目有着至关重要的影响。就当前中国企业对采购的重视程度来看,越是大型的企业集团在项目建设过程中愈发重视采购的作用,而一般的中小型企业更倾向于从采购基础职能角度来看待采购管理问题。总体来讲,采购管理对企业项目建设的各方面都具有很大的影响,主要表现为:采购管理对项目建设进度的影响,对项目建设质量的显著影响以及在项目运营中对效益的影响等方面。但是很多企业项目建设面临的一个重要问题是:传统的采购供应管理模式已经不能满足项目建设进度、质量的要求。这主要体现在以下几个方面:传统采购工作环节烦琐,物资供应进度很难控制;采购物资质量较难控制;采购部门采购工作被动;缺少对物资供应过程的跟踪与管控机制。传统采购模式只是事后对出现的物资供应及时性、质量、服务等问题进行处理,缺乏从物资生产到到货之间的过程控制,缺少对物资不确定性问题的跟踪、预防和管理控制机制,这往往会给企业项目建设带来不便,甚至造成经济损失。由此看来,传统模式下的采购对当前企业项目建设已经形成了一个制约,而框架协议式采购能在很大程度上就这一问题提供一个合理的解决路径。例如,国内某大型煤化工工程公司在物资战略采购方面采用框架协议采购进行创新,从2008年以来,该公司制订《xxxx公司xx采购框架协议》,并成立了企业采购管理委员会,明确了实行框架协议采购的适用范围,覆盖范围及区域,并对框架协议采购管理中的部门职责、工作流程、协议执行、监督与考核方面做了明确的界定和要求。通过实施流程再造和建立完善规章制度,为框架协议采购工作的有效实施提供了强有力的制度体系支撑,使框架协议采购工作有章可循,业务流程更加规范化、标准化、程序化。通过对项目中全厂性、统一性物资组织实施框架协议采购,有效地增强了企业的核心竞争力。一、框架协议采购内涵(一)框架协议采购概念框架协议采购是指在一定期限内,对生产技术标准统一、采购频次高、规模大、供求市场相对稳定、具有全厂统一性的物资品种,通过在对供应商的考?395.中国采购发展报告(2012)核与评价,采取资质审核、技术评价、商务招标、过程控制等方式,优选供应商,确定单价、质量、服务等基本内容,签订具有法律效力的采购协议,在采购协议下进行订单操作的一种采购方式。(二)框架协议采购意义框架协议采购是一种先进的采购管理理念和操作模式,是对传统物资采购模式的改造与变革,顺应了“保障供应、规范采购、降低成本与提高效率”物资供应的总体要求。在框架协议采购模式下,通过有序的竞争实现供应链上企业与供应商之间的合作,把供应商的资源整合为企业项目建设中的资源,实际上就是整合企业外部资源的过程,从而提高企业的自身竞争能力。通过严格的遴选机制,最终确定的主力供应商在行业内具有很强的实力地位和竞争优势,与传统采购模式下“小而众”的供应商相比,能够为企业提供更优品质与更低价格的产品与服务。(三)框架协议采购原则首先应该明确的是并非所有物资都适用于框架协议采购模式进行采购,企业在项目建设过程中需求的物资是否可采用框架协议采购可依据以下条件判断:需要持续供货的物资;物资技术规格、参数等清晰明确;需要考虑全厂统一;采购环节有机高效;市场资源充足等。为保证框架协议采购模式的顺利进行,需要对采购流程进行相应的控制,具体原则为:第一,框架协议采购实施的签订方面。确定物资是否需要采用框架协议采购;确定优秀供应商范围;进行深入摸底与交流;商务谈判确定3家以上供应商。第二,框架协议采购实施的保障方面。建立科学的供应商选择与评价体系;建立以实际供货考核为导向的任务分配机制;建立长期合作伙伴关系;文化与管理的融合;建立价格调节机制;建立信息沟通平台等。二、传统采购模式与框架协议采购模式的对比(一)传统采购模式下采购存在的问题在项目建设采购活动中,采购合同往往以项目一定时期内的需求为单位,采购部门根据项目需求,“一单一询、“一单一谈”、“一单一签”、一单一?396?第四篇釆购最佳实践结”。这样的采购管理在过去比较有效,而随着经济的发展,项目建设采购量激增,这种传统采购模式逐渐暴露出其自身的弱点。第一,在传统采购模式下,采购部门只是被动地按照项目一定时期内的需求进行采购。由于项目设计工艺存在不成熟性,设计变更会贯穿在整个项目施工过程中,这样就造成了以项目一定时期内的需求为驱动方式的采购工作缺乏主动性,同时,被动满足一线施工需求,使采购工作响应施工需求的能力迟钝,降低了采购工作效率。采购工作的不及时性和供货周期的不确定性,可能会导致施工需求人员在提交采购需求时,为了提高使用物资的安全系数,经常会在正常需求量的基础上增加一定的余量,这在一定程度上也造成了库存物资的增加。第二,由于设计单位很难提出一定时期内的货物的总需求,从而,无法从集中采购规模和范围角度去节省采购成本,充分挖掘市场机会。同时,这种采购方式使采购方与供应方始终处于一种动荡不定的临时性关系之中,供应方没有稳定的感觉,很难保证供应的稳定和服务质量,从而最终难以保证物资供应的稳定,一旦遇到供应紧张、运输紧张等特殊情况,物资供应就有被延迟的危险,为了保证供应,有些企业只好增加库存量,这必然带来物资和资金的浪费,增加项目采购成本。第三,采购人员每天忙于询价、谈判、签合同和结算等具体业务,重复性工作量大、工作效率低。很长一段时间,采购部门工作人员付出的努力和收获的成绩往往不成正比。(二)框架协议采购的优势框架协议采购是通过集成一定时期的需求,经过技术与商务谈判形成采购框架协议,在一定时期内在该采购框架下采用订单方式进行采购的采购模式,是目前国际上先进的采购理念和采购模式。它着眼于通过有序竞争,形成相对稳定供需关系,实现供应链上企业之间的合作;以框架协议的形式将所需求物资向少数(但不只1家)有实力的供应商集中进行采购,是集中采购理念的再实践、再提升;改造“一单一询”、“一单一谈”、“一单一签”、“一单一结”的传统采购模式,推动采购业务由操作型向管理型转变。与传统的采购模型相比,框架协议采购模式有以下几点优势。1.提高采购工作效率传统的模式是先由需求部门提出采购需求,然后由采购部门制订采购计划、询价、招标、签订合同、结算等。这不仅增加了采购时间,而且采购效率也较低。而框架协议采购则避免了传统采购模式中各种烦琐反复的操作、审批、商务谈判流程。大大缩短了物资采购时间,提髙了采购工作效率。?397?中国采购发展报告(2012)2.降低采购成本当买方与供应商签订框架协议采购时,双方的力量格局就会向买方主导方向转变,采购价格和采购成本大大降低。而传统采购模式中,采购环节较为复杂,协作效率也较多,并往往频繁更换供应商或只考虑当前行情,供需双方难以建立长远的合作机制,从而导致采购成本较高。3.实现HT采购实现JIT可以保持库存占用资金最少,是采购管理努力实现的目标。但是在传统采购模式中,由于供需双方较难建立长远的合作机制,企业在采购信息传递、反应方面效率较低,因此很难及时有效的根据企业实际情况完成采购工作。实行框架协议采购,在收到物资采购文件后采购部门可直接下达订单给供应商供货,减少了中间的采购环节和时间,从而可以实现JIT采购,这样不仅有效提升了企业的市场反应能力,还降低了库存成本和采购成本。4.长期合作与双赢在传统采购模式中,企业与供应商之间沟通较少,相应的信息更新、反馈都不够及时,企业与供应商之间在建立长期的战略合作方面存在着较大的困难。而框架协议采购是一种战略采购模式。供应商为了能够长期供货和获得更多任务份额,不但会按协议要求时间、质量供货,而且还会在合同外附加服务方面做出许多让步,增加物资本身附加值。企业也因其对企业贡献,增加其任务份额,延长其供货时间。这样企业慢慢会与一些供应商建立基于共同价值诉求和利益合作机制基础上的战略伙伴和“双赢”关系。在转变管理模式方面,传统采购模式下的采购管理注重对内部资源的管理,追求采购流程的优化、采购环节的监控和与供应商的谈判技巧,缺乏与供应商之间的合作。而实行框架协议采购后,大大节约了工作时间。采购人员也可将精力集中在供应商管理和物资采购管理方面,采购部门业务也由采购操作向采购管理转变。三、框架协议采购实践(一)落实基础准备工作国内某大型煤化工公司采购管理部自2008年就着手框架协议采购的相关工作,从规章制度着手,对框架协议要约、拟订框架协议文本、供应商的选择、价格有效期及调价机制、框架协议的审批及签订等工作提出了具体要求。1.框架协议要约为规范框架协议,以下的考虑需纳入框架协议要约:(1)为规避独家供应给项目带来的风险,除必须进行全厂完全统一的设?398.第四篇采购最佳实践备材料外,原则上考虑1类材料与多家供应商签订框架协议,供应商协议数量的多少取决于某类材料的数量和金额,原则上1家供应商的供应量应不低于3000万元人民币。(2)业主组织质量检查人员定期检查产品质量。2.拟订框架协议文本为了规范框架协议文本,明确协议的基本要素和合作双方的责任、义务,防范采购风险,规避可能出现的经济纠纷,其采购管理部借鉴了各企业框架协议文本,拟订了《xxxx公司xx采购框架协议》文本,并经由公司法律顾问、控制部门、财务部门等进行审核。3.供应商的选择框架协议供应商由采购管理部联合项目组在合格供应商名录中选择推荐,经过对供应商的制造业绩、生产能力、管理体系等一系列资格审查,筛选优秀的供应商。根据项目对货物质量水平的要求,在公司合格供应商名单内选择一定数量的相当档次厂家(质量、规模、业绩相当),进行邀请招标,并通过公开招标确定物资价格。4.价格有效期及调价机制以阀门、管件等材料框架协议为例,有效期原则上为6个月,在有效期内价格不予调整。若超过有效期,则采用以下方法确定价格:若产品主材涨/降价幅度在+/--%(含政)以内,价格不予调整;若产品主材涨/降价幅度超过+/--%(超过m%),则按双方约定的计算公式重新核定单价;涨/降价幅度依据国内3~4家大厂当时公布的出厂价与签订协议时公布的出厂价相比确定;计算公式按以下原则谈判确定:双方议定主材价格占产品价格的百分比(?%);新核定的单价=单价(\+n%xm%)0一旦重新核定价格,应再次约定从双方确定之日起新价格执行的有效期。也可以选择与供应商协商固定单价的方式,即在框架协议约定的时间区间内(签订至项目结束),材料涨跌均不调整产品单价,但业主给各供应商一个框架协议总金额承诺,供应商向业主开具一定金额的履约保函,供应商可以提前备料,业主可以承担由于提前备料而占用资金的银行利息。(二)精心组织框架协议实施1.框架协议适用范围框架协议的适用范围为部份电气设备、全厂自动化控制系统(DCS系统)、现场仪表以及主要工艺管材、钢结构及阀门等。具体为:直径小于等于300mm的通用阀门;直径小于等于400mm(大口径)的管件;防火涂料;空调;MAY,MEV、MIV和MCV等系统,即是对主自动化控制如DCS;主要电气设?399?中国采购发展报告(2012)备如变压器、开关柜、UPS等;主要仪表设备如变送器、重要流量元件等;全厂统一的通信系统的统一考虑;其他认为须做框架协议部分。2.框架协议覆盖范围及区域(1) DCS系统覆盖的范围:包括电站联合控制室、甲醇联合控制室、烯烃联合控制室、净水厂控制室、全厂生产指挥调度中心。其他一些就地控制室,如火炬、罐区、火车/汽车装车栈台等,可以根据确定的供货商名单,由业主采购相应的DCS控制系统,然后与主DCS系统进行通信。(2) SIS系统包括所有需要配备SIS系统的生产装置。(3)生产监控CCTV系统包括所有需要配备生产监控CCTV系统的生产装置。(4)可燃气体/有毒气体检测器包括所有需要配备可燃气体/有毒气体检测器的生产装置。(5) DLP大屏幕显示系统共设五套DLP大屏幕显示系统,分别设在电站联合控制室、甲醇联合控制室、烯烃联合控制室、净水厂控制室、全厂生产指挥调度中心。(6) 10kV中压开关柜作覆盖区域:空分装置、气化装置、净化装置、甲醇装置、MTO装置、聚丙烯装置、聚乙烯装置、第三循环