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1文书档案目录数据交换格式与著录细则1范围本标准规定了《文书档案目录数据交换格式与著录细则》的定义、数据交换格式、数据交换要求、著录细则等内容。本标准适用于建国后文书档案案卷级和文件级目录数据库的建库和传递，亦可作为编制相关档案管理软件、档案的全文数据库和多媒体数据库的目录管理系统以及建立其他专门档案目录数据库的参考。2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。GB／了1988—1989信息处理信息交换用7位编码字符集CB2312—1980信息交换用汉字编码字符集基本集GB／T3469—1983文献类型与文献载体代码GB／T7156—1987文献保密等级代码CB／T7408—1994数据元和交换格式信层、交换日期和时间表示法GB／T15418—1994档案分类标引规则DA／T1—1992档案工作基本术语DA／T13—1994档号编制规则DA／T19—1999档案主题标引规则DA／T22—2000归档文件整理规则档案出版社中国档案分类法(1997年)档案出版社中国档案主题词表国家档案局工业企业档案分类试行规则(国档发[1991]20号)2国家档案局编制全国档案馆名称代码实施细则(国挡发[198714号]3定义本标准采用DA／T1和下列定义。3．1档案著录建立档案目录数据库中，对档案的内容和形式特征进行分析、选择、记录并录入计算机的过程。3．2文件级著录著录对象为一件或多件文件的档案著录。3．3案卷级著录著录对象为记述同一事物或同一问题或同一工作的多份文件的档案著录。3.4件和多件3．4．1件归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；书刊、大事记、会议记录本、文件汇集、报表、名册、画册、图册等装订成册(本)的为一件；来文与复文可各为一件，重要文件(如法律法规等)须保留历次修改稿的，其正本与历次稿(包括定稿)各为一件。3．4．2多件未装订成册而题名又可概括的多份文件，如活页式会议记录、会议记要、工作简报、呈阅件、非讼诉案件等可作为多件文件。3．5著录项目和数据字段3．5．1著录项目揭示档案内容和形式特征的记录事项。如正题名、责任者、文件编号、文件时间、保管期限等等。3．5．2数据字段．DBF数据库文件中与著录项目相对应的描述档案某一内容或形式特征的数据集3．6著录条目和数据记录3．6．1著录条目档案著录的结果，由反映一个著录对象的内容和形式特征的若干著录项目组成。3.6．2数据记录3．DBF数据库文件中与著录条目相对应的描述一份文件或几份文件著录信息的数据集合，由若干数据字段组成。3．7．DBF数据库文件按一定次序排列、相互关联的数据记录的集合。本标准规定扩展名为．DBF的关系型数据库文件作为档案目录数据交换的文件格式。3．8字段类型在．DBF数据库文件中p字段类型规定数据字段的基本届性。本标准涉及两种：字符型(C)和数字型(N)。3．9文字类别当数据字段类型为字符型时，文字类别分为“字符”和“汉字”两类。字符是指GB／T1988所规定的西文字母、数字及符号的图形字符，每个“字符”在内存中占一个字节。“汉字”是指CB2312所规定的图形字符。每个“汉字”在内存中占二个字节。3．10字段长度在.DBF数据库文件中，字段长度规定字段所包容字符的最大个数。3．11交换格式用于档案目录数据交换的数据库文件格式。3．12数据交换指.DBF数据库文件在网络上或以磁带、磁盘、光盘作为载体所进行的数据交换。4数据交换格式4．1文书档案目录数据进行交换的文件格式是．DBF数据库文件，并分为文件级和案卷级两种。4．2文件级．DBF数据库结构见表1。表1文件级．DBF数据库结构序号数据字段名字段类型文字类别字段长度1全宗号C字符42案卷目录号C字符33案卷号C字符44分卷号*C字符25页号☆C字符46件号☆C字符47页数☆C字符448归档号*C字符209缩微号*C字符1210文件题名C汉字16011责任者C汉字5012文件编号C汉字和字符3013文件时间C字符814时间附注C汉字和字符3015保管期限C汉字416解密划控△C汉字417分类号*C字符2418检索词*C汉字8019档案馆代码△C字符620密级*C汉字421载体类型*C汉字1222载体数量*C423载体单位*C汉字224载体规格*C汉字1225电子文档号C字符12注：*为可选项☆按本标准6.1.5.2.1选择△档案馆为必选项4．3案卷级.DBF数据库结构见表2。表2案卷级.DBF数据库结构序号数据字段名字段类型文字类别字段长度1全宗号C字符42案卷目录号C字符33案卷号C字符44分卷号*C字符25归档*C字符166案卷题名C汉字1607起止时间C字符178档案馆代码C字符69保管期限C汉字410解密划控C汉字411分类号C字符2412检索词C汉字80注：*为可选项△档案馆为必选项5数据交换要求5．1经过加密处理的数据交换，移交的同时提供解密手段。5．2经过压缩处理的数据交换，移交的同时提供解压缩手段。5．3用于数据交换的．DBF数据库文件以数据交换年度进行划分存贮介质容量时，可分割为若干个子库文件存贮，并按顺序进行编号。子库文件从01∽99编号，如无子库文件，不编号。5．4．DBF数据库文件名组成55．4．1文件名格式×××××××××××××××××子库文件编号数据库交换年度全宗号档案馆代码数据级别5．4．2著录细则5．4．2．1文件名格式中，除以下几种情况外所有项目都必须著录。a)建库单位是档案馆，可以不著录全宗号；b)建库单位的全宗号如还未确定，可以不著录全宗号，允许在文件名末尾加建库单位的简称；c)不进馆的档案数据库可以不著录档案馆代码和全宗号，允许在文件名末尾加建库单位的简称。5．4．2．2数据级别分为文件级和案卷级。文件级用汉语拼音字母“w”表示，案卷级用汉语拼音字母“A”表示。档案馆代码著录按6．14．2执行；全宗号著录按6．1．1．2执行；交换年度按数据库文件进行交换时的年度著录；子库文件编号按5．3执行。例1：建库单位是福建省委，数据级别是文件级数据库，档案馆代码是435001．福建省委全宗号是0l01，数据库交换年度是1993年，子库文件编号为2号。库文件名著录为：w4350010101199302．DBf。例2：建库单位是福清市档案馆，数据级别是案卷级数据库，档案馆代码是435010，数据库交换年度是1999年，子库文件编号为1号。库文件名著录为：A435010199901．DBF。例3：建库单位是褐建省国土资源厅，数据级别是文件级数据库，档案馆代码是435001，全宗号还未确定，数据库交换年度是2001年，子库文件编号为1号。库文件名著录为：w435001200101福建省国土资源厅．DBF。例4：建库单位是福州大学、数据级别是案卷级数据库、数据库交换年度是2000年，子库文件编号为1号。库文件名著录为：A200001福州大学.DBF。6著录细则6．1档号6档号按DA／T13执行，档号结构如下：全宗号—案卷目录号—案卷号—件、页(张)号。6．1．1全宗号6．1．1．1字段描述档案馆给定每个全宗的代码。6．1．1．2著录细则全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母或阿拉伯数字标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。一个档案馆内的全宗号不得重号。著录档案所在全宗的全宗号。全宗号的格式是：××××全宗顺序号全宗属类代码一般档案视为全宗属性单一，用阿拉伯数字“0”作为全宗属类代码。保留地方特性的档案可标注全宗属类代码。除了汉语拼音字母“M”已用于标识明朝档案p汉语拼音字母“Q”已用于标识清朝档案，以及本标准赋于汉语拼音字母“G”标识民国档案、赋于汉语拼音字母“L”标识革命历史档案不能用之外，其余均可采用。全宗属类代码由各档案馆统一编制、报送福建省档案局批准及备案。6．1.2案卷目录号6．1.2．1字段描述全宗内案卷所属目录的代码。6．1.2．2著录细则案卷目录号可按不同年度，不同组织机构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置。一个全宗内的案卷目录号不得重号。著录档案所在案卷目录的案卷目录号。案卷目录号的格式是：×××案卷目录号6．1．3案卷号6．1．3．1字段描述7案卷排列的顺序号。6．1．3．2著录细则一个案卷目录内的案卷号按排列次序流水编号，不得重号。著录档案所在案卷的案卷号。案卷号的格式是：××××案卷号6．1．4分卷号6．1．4．1字段描述可选字段。归档插卷造成案卷号重号时，赋予重号部分案卷的排列顺序号。6．1．4．2著录细则6．1．4．2．1同一案卷号下除第一卷不编分卷号之外，其余的从数字2开始，按排列次序流水编分卷号，分卷号不得重号。著录档案所在案卷的分卷号。分卷号的格式是：××分卷号6．1．4．2．2在同一案卷号下，除了第一卷著录案卷号之外，其余依照分卷号次序进行著录：在6．1规定的档号结构中，案卷号的格式是：×××××××分卷号小数点字符“.”案卷号6．1．5页号、件号和页数6．1．5．1字段描述6．1．5．1．1页号是案卷内文件每页的顺序号。文件中有图文的页面为一页。6．1．5．1．2件号是文件排列的顺序号。6．1．5．1．3页数是每一件文件的页数。文件中有图文的页面为一页。6．1．5．2著录细则86．1．5．2．1有装订的案卷，著录页号。不装订的案卷以及按DAT／22整理的档案，著录件号和页数。6．1．5．2．2页号著录档案所在案卷内每一文件的首页页号。件号著录每件文件的件号；页数著录该件文件的页数。6．1．5．2．3页号和件号不应有空号、重号、分页(件)号。6．2归档号6．2．1字段描述档案室赋予归档文件或案卷的排列顺序号。6．2．2著录细则档案室编制的档号的结构与6．1不符的选择本字段。归档号应据实著录。6．3缩微号6．3．1字段描述文件级字段，可选字段。档案馆、室赋予的用于检索档案缩微制品的代码。6．3．2著录细则著录文件首页所在画幅的缩微号。缩微号用12位代码标识。其中第1位用英文字母标识缩微制品的种类。技GB／T3469的规定，用“U”标识卷片．用“F”标识平片。缩微号的格式是：卷片：××××××××××××画幅号减号字符“－”盘片号英文字母“U”平片：××××××××××××画幅号减号字符“－”平片号英文字母“F”9“盘片号”、“平片号”是建库单位赋予本单位缩微卷片、平片的代码，“盘片号”和“平片号”在本单位内不得重号。平片的画幅号即文件首页所在画幅的座标号，平片上各画幅的座标以行列表示，行从上到下依次为A行、B行……，最后一行为G行；列从左到右依次为01列、02列、03列……，最后一列为14列。例：档案缩微品是平片，该份文件首页所在画幅位于平片中的第D行、第5列，平片号是628号，著录为：F0000628—D056．4文件题名6．4．1字段描述文件级字段。表达文件中心内容、形式特征的名称。6．4．2著录细则6．4．2．1著录文件原文标题。必要时可加著录副题名，并在副题名之前加上“：”。6．4．2．2文件题名过于冗长时，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分，节略内容用“…”表示。6．4．2．3对题名中出现“你省”、“你厅”等字样的一定要加上具体的名称。原文件没有题名或原题名不能反映文件内容的应重新拟写，并在拟写的题名两端加上“[”和“]”。原文件有题名的，附于原题名之后，如超过字段长度，可省略原题名。题名拟写应力求反映文件内容，一般包括责任者、内容、文种，如超过字段长度，可以省略责任者和文种。可以在字段长度之内，尽量多著录原题名中未提及的其他人名，并在增加的人名两端加上“[”和“]”。如：关于xxx[xxx、xxx]等3位同志职务的任免通知。6．4．2．4正文与附件为一件时，用正文题