怎样做好工作计划

怎样做好工作计划—凡事预则立，不预则废凡事预则立，不预则废计划是效率的保证困惑•现状描述•1、电话太多；•2、会议太多；•3、想干的事太多；•4、条理不清、职责不明；•5、经常救火；•6、需要经常去解释、沟通。症状•1、工作越来越没效率；•2、文件积压越来越厚，事情越积越多；•3、每天预定的目标仅仅完成了一半；•4、到了下班发现自己今天忙了一天却没干出什么事情来；病因•1、无目标、无计划、工作没有规律•2、缺乏有效的授权•3、做事拖拉，时常抱着“还有明天”的想法•4、时间管理不善，做事不分先后、主次科学的工作方法—计划•一、为什么要制定计划•1、计划是提高工作效率的有效手段工作方式有两种：消极式的工作（救火式的工作：灾难和错误已经发生了再赶快处理）积极式的工作（防火式的工作：预见灾难和错误，提前计划，消除错误）写工作计划实际上是对我们工作的一次盘点，让自己做到清清楚楚、明明白白，计划是我们走向积极式工作的起点为什么要制定计划•2、计划能力是各级干部管理能力的体现个人的发展要讲长远的职业规划，对于一个不断发展壮大的企业来讲，计划显得尤为重要。企业小的时候还不用写计划，应为企业的问题并不多，沟通与协调起来也很简单，只要几个领导就能把发现的问题解决了，但企业大了，人员多了，部门多了，问题多了，沟通与协调也更困难了，计划的重要性就体现出来了。部门多了，人员多了，问题多了，只要你有计划，你的下属都知道该干什么，怎么去干，该找谁沟通协调，再多的问题你都不怕，你看你的能力有多强。为什么要制定计划•3、通过工作计划变被动等事做变为自动自发式的做事，变要我做变为我要做（个人驱动——系统驱动）有了工作计划，我们不需要再等主管或领导的吩咐，只是在某些需要决策的事情上请示主管或领导就可以了，我们可以做到整体的系统安排，个人的工作效率自然就提高了通过工作计划，变个人驱动为系统驱动的管理模式是企业成长的必由之路二、计划管理的目标•1、保证公司经营目标的实现•2、提高执行力•3、提高工作效率和协作效果决策能力和执行能力是企业发展不可或缺的两种基本能力，而计划管理就是企业执行能力的具体表现。再好的决策也需要公司的全体员工去正确、有力的执行，企业的战略必须清晰，部门的计划必须能体现公司的战略和年度经营目标注意•计划管理要取得良好效果，以下两点不可缺少1、企业的管理制度能否有效的支持计划管理的需要，直接关系到计划的工作方式，影响到计划管理的成败；2、绩效考核是企业工作得到提升的保证，因此，要把计划管理、绩效考核和制度建设结合起来进行以期取得最大的效果三、计划的目的•1、计划可以给出方向，减少变化的冲击•2、计划是一种协调的过程•3、计划可以减少不确定性•4、计划还可以减少重叠性和浪费性的活动•5、计划设立目标和标准以便进行控制三、如何做好工作计划•1、什么是计划计划是为了完成一定的目标而事前对措施和步骤做出部署以便使工作更为有序的的活动。是为了迅速、准时、完满的达成目标而进行的策划。如何做好工作计划•2、制定计划要明确的六个问题（5W1H）（1）、为什么要制定此计划（Why）（2）、计划的目标是什么（What）（3）、何处执行此计划（Where）（4）、何时执行此计划（When）（5）、何人执行此计划（Who）（6）、如何执行此计划（How）如何做好工作计划•1、Why——制定计划的必要性“令人惊讶的是，当我用足够的时间计划后，我可以完成很多事情，而同样令人惊讶的是，如果不经过计划，我只能完成一点点事情。我宁愿在一个星期里紧张的工作四天半而有进度，而不愿一直做而没有进度。”——富兰克-贝格计划是联接我们当前所在之处与将来我们所去之处的桥梁如何做好工作计划•2、What——设定和分解目标战略目标年度目标月度目标即时目标设定目标实现计划即时略目标月度目标年度目标战略目标如何做好工作计划•目标的意义和作用1、提供持久的动力2、衡量工作进展的尺度3、分清轻重缓急4、关注结果而非工作本身如何做好工作计划•精确目标的五个标准——SMART原则明确的specific可度量的measurable可接受的acceptable相关性的realistic有时限的timed如何做好工作计划•什么事SMART标准具体的：这个目标是否能告诉上级具体的最终完成的是什么？可度量的：上级知道该如何衡量他的工作结果吗？（可考核，并可制定考核标准）可接受的：这个目标是否具有挑战性并有可以实现？相关性的：各分目标是否围绕总目标来确定？有时限的：这项工作应该在什么时间完成？考核标准、完成时间作为目标的内容，设计在计划表格中如何做好工作计划•3、Where——哪个部门或场地要进行计划中的项目工作，可能要有场地的需求或是哪个部门负责，也要一一表示清楚如何做好工作计划•4、When——把握好时间节点依完成任务的日期（时间）进行反推并标出各阶段（节点）的时间点，加强检查和控制，确保任务按期完成。如何做好工作计划•5、Who——让合适的人做合适的事为了完成在规定的时间内做所要做的事，就要把工作分配给适当的人去执行，并让对方了解目的何在、时间何在，包括配合的部门是谁，也要一一通知到位。如何做好工作计划•6、How——方法很重要采用什么样的方法去完成计划，是决定计划完成的关键，在编制计划时就应该考虑全面和仔细，把各种可能出现的困难考虑清楚，并提出对应的应急措施。如何做好工作计划•注意上述六个要素在编制计划时必须全面、充分加以考虑，缺少任何一个要素，那么这个计划就是不完整的、不可操作的、不可检查的，最后就会走人形式主义，陷入为写计划而写计划，丧失写计划的目的，在企业里就会出现没有必要写计划的声音，我们改变自己的努力就可能走人失败。如何做好工作计划•计划制定的过程：正确理解公司的总体目标制定符合SMART原则的计划检查自己的计划是否与公司的目标一致列出可能遇到的问题与阻碍，找出相应的解决办法（包括与别的计划的衔接与协调）列出实现计划所需的资源分解目标，形成合理的目标结构综合平衡，包括任务之间的平衡、资源的平衡、不同环节不同时间的任务和能力的平衡确定计划完成的时限，并对计划予以书面化如何做好工作计划•举例：要素内容实例责任人（Who)目的（Why）实现目标的中心思想项目名称提高销售额和毛利销售部目标（What）达到什么程度销售额5000万元毛利2000万元销售部怎么做（How）完成目标采取的措施和方法新开一家分店、增加新菜品种、提高服务质量增加上座率10个点XXXXXXXXX什么时间完成（When）期限、预定的进度计划表三个月完成，一月完成，二月完成。XXX什么地点（Where)哪个部门或在什么地方实施销售部如何做好工作计划•滚动计划法：初始计划第一阶段第二阶段第三阶段第四阶段第五阶段详细较细一般较粗很粗第一阶段实际完成情况计划与实际的差异分析计划修正修正后计划第二阶段第三阶段第四阶段第五阶段第六阶段详细较细一般较粗很粗如何做好工作计划制定工作计划的注意事项1、把工作分类、工作内容描述要简单明了2、明确责任人和可执行完成的时间3、过程跟踪情况说明4、以下三种情况充分考虑并做好标识（1）、你已掌握了完成工作所需的资源和信息（2）、不能确定怎样才能完成，还需进一步分析（3）、一定会给你带来麻烦的工作如何做好工作计划小结计划引导你走出工作中繁忙的迷宫！哪里没有计划，混乱就降临在哪里！制定计划的要素：目标、时间、责任人、可操作性的内容、方法。四、如何有效保证计划的实施•要保证计划得到有效实施，必须掌握科学的工作方法1、PDCA循环法P（Plan）计划D（Do）执行C（Check）检查A（Action）改进如何有效保证计划的实施•PDCA循环法的工作步骤表•执行中发现偏离原计划或发现原计划考虑不周全时，应及时弥补、调整，以确保计划的完成阶段步骤计划设定目标、搜索与目标有关的信息、找出最佳方案、制定计划工作表执行按计划工作表执行计划检查检查或评估执行情况与目标之间的差距改进根据检查结果对计划做出修正、再执行如何有效保证计划的实施•2、立即行动不要把难事往后拖；不要把不喜欢的事往后推；不要把喜欢的事做过头。注意：你最好能立即行动，决不拖延半点时间；如果解决问题的时机不成熟，马上采取应急措施，待时机成熟再处理。如何有效保证计划的实施•3、ABC法制把你的工作按以下标准分成三种类型A、必须做——重要并且紧急的任务B、应该做——重要或紧急的任务C、可以做——不重要且不紧急的日常任务管理者应该尽可能减少必须做的事情，多做应该做的事情，少做可以做的事情，授权让别人去做如何有效保证计划的实施•4、及时激励激励是挖掘人类潜力的基石，每个人包括管理者自己都需要被激励。工作计划的激励分成几个方面，一是计划和执行的吻合，这本身就是一种成就，困难目标的达成会让我们意气风发、欣喜若狂，一个总是偏离计划或不能完成计划的人他的工作是有问题的；其次主管总是能通过计划看到一些平常不为人知的细节或者来自内心的责任的一种行为驱动，我们要练就一双善于发现的眼睛在团队里鼓励这种行为，鼓励自己也鼓励别人。从现在开始每天做好三件事总结•1、编制计划（1）要把握好一个原则：重要的事情放在第一位来做，次重要的事情放在第二位，以此类推；（2）为了便于自查和他查，计划要达到以下几点要求：具体的、可衡量的、可实现的、相关联的、有时限的。（3）计划一定得围绕公司的总体目标总结•2、执行计划（1）先从最重要的事做起，即使全部计划没有达成，至少保证重要的项目已经完成；（2）时时对照计划，确保不偏离计划，如偏离较大，则需注明当日实际完成的主要工作项目（3）目标一定，即要保证完成的达成率，一个总是偏离计划或不能完成计划的人，他的工作是有问题的，不是能力问题就是态度问题总结•3、检查（1）计划要及时检查，首先是自查，昨天的计划没有完成，要思考是在什么地方出了问题；对于没有完成的计划，要考虑其延续性，即挪至第二天的工作计划中去。一个不能反思、总结计划中出的问题的员工不是好员工；（2）其次是他查，一个不能检查下属计划的主管不是好主管，不能发现下属计划中的优点的主管也不是好主管，不能发现下属计划中的不足的主管也不是好主管（3）再就是激励，要善于发现自己或下属计划中的达成及其改进的情况，及时鼓励自己或他人，我们的成长，有赖于自我或他人的肯定（3）要善于总结，对计划完成情况进行反思，总结好的经验，找出不足的地方，在下次的计划中加以改进，不断进步，不断提高结束语•一个有计划的人，一定是行动敏捷的人•一个有计划的团队，一定是高效率的团队•一个有计划的企业，一定是有前提的企业日本战略之父、全球管理大师——大前研一谢谢大家！！！