商务英语邮件写作

商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的写作要求商务英语电子邮件的格式Subject--主题Salutation--称呼Opening--开头、Body--正文、Ending--结尾句ComplimentaryClose--礼貌结束语Signature--写信人商务电子邮件的书写格式绝大多数采用齐头式。齐头式是指正文中各部分都从每行的左边开始,没有空格。ExampleDearDavidandSteve,----------（Salutation）Goodafternoon.OnMay10,2010,araidactionagainstthetargetwasconducted.Onsite,totally77boxesand7200metersUTPCableswereseized.Pleaseprovideuswithverificationreportandpricecertificate.Sampleswouldbesenttoyounextweek.Shouldyouhaveanycommentsorsuggestions,pleasecontactusatanytime.BestRegards,-----------（ComplimentaryClose）(Sincerelyyours,Yourstruly,Bestwishes)Peter-------------（Signature）Subject–主题主题（Subject）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如Greetings,Inquiry;长的可以是一个名词性短语，如：“YourMeetinginCalifornia”主题框的内容切忌含糊不清。NO:NewsaboutthemeetingYES:Tomorrow‘smeetingcanceled。一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。YES：NewE-mailAddressNotification；DetailedcalculationNO：detailedcalculation视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT等Salutation-称呼1、商务信件中要特别注意称呼的礼貌得体。如不知对方姓名只知头衔，可用Dear+Title，如DearManager作为称呼或DearSir,DearMadam,DearSirorMadam，DearCustomer2、若知对方姓名，则用Dear+对方的姓氏或者DearMr./Mrs./Ms./Miss+对方姓氏TomHanksJenniferAustinOpening–开头1、如果你主动给别人写邮件，表明意图Iamwritingto…2、如果对方已经回复或联系过你了，感谢回复或联系Thankyouforyourreply./Thankyouforcontactingus.3、如果对方回复了你所咨询的问题Thankyouforprovidingtherequestedinformation.4、提到之前客人发你的邮件内容Regardingyourletterof…/Asfor…Body–正文核心和主要内容，应结构清楚，便于阅读重要或强调的事情都放在段落的开头大多把话题分成几个小主题，每个小主题一段每段一般只有一两句话正文由两三个或三四个简短的段落构成。在邮件结束之前，可以再次感谢收信人Thankyouforyourpatienceandcooperation.或Thankyouforyourconsideration.Ifyouhaveanyquestionorconcern,don’thesitatetocontactus.或Welookforwardtohearingfromyou.yourreply.Pls.kindlycheck&advice.Ending–结尾｛ComplimentaryClose–礼貌结束语&Signature–签名YourstrulySincerelyyours,Yourssincerely,SincerelyBestregards.签名（signature）通常是寄件者在信函的敬意结尾下面写上自己的姓名商务英语电子邮件的写作要求商务英语电子邮件写作应遵循的五C原则Correctness–准确Conciseness–简洁Complete&Clarity–完整清楚Courtesy–礼貌Conciseness–简洁简洁原则是商务英语写作最重要的原则，指在不影响完整性和礼貌性的前提下，尽量使用简单句子和简短词语。一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写的时间，也会给阅读者带来不必要的麻烦，故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务。在具体写作中，商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了，舍长句、复合句，选短句、简单句，喜并列、弃从属有大量省略句和不完整句。其词汇特征是用语简洁，语言简明扼要。Conciseness–简洁Pls.Please请Qty.Quantity数量PCPiece个UYou你IOWInotherwords换句话说PSPostscript附言Info.Information信息BTWBytheway顺便提一下Complete&Clarity–完整清楚邮件文本信息需具体完整，层次清楚，用词准确。Thefiguresshowasignificantincrease.Wewilldeliveryourgoodssoon.Thefiguresshowayear-on-yearincreaseof15%.WewilldeliveryourgoodsonDec.10th.Courtesy–礼貌商务英语电子邮件应遵循措词婉转、礼貌的原则。可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点，提出要求。“Wewantto之类的词能避免则避免出现，相比之下，“Wewouldliketo显得更尊重对方。If…,wecouldnot…Wewouldappreciateitifyoucould…Courtesy–礼貌表示建议、要求时用被动语态可以避免直接触及施动者(自己或对方)，使口气更加婉转。Wehavetostressthatyoumust…Ithastobestressedthatsth.mustbe…如果是写一些坏消息或是道歉Unfortunately…We’reafraidthat…We’resosorrythat…Sorryfor…Hi,①I'msorryaboutthis.②Now,wehavebeenclearabouttheproblemaboutoursystem.③Thereisanewcolleaguejoiningourteam,andhewillarrangeforcheckingthesystem.④Becauseheisbusywithanotherrequirementnow,hewillgiveustheoptimalplanafterfinishingthatone.Regards!整片邮件的格式（称呼、落款等）不规范①语句不完整，this指什么？②同一个句子中连续出现2个about，重复。后一个应该为of，表示从属关系。③④语句表达不合理，在发信方对于出现的问题十分焦急的情况下应告知对方承诺解决的时间以及相应的计划等，不能用责任人不在或没有时间来推脱。DearMr.XXX,We’resorryabouttheproblemofoursystem.Wesincerelyapologizeforitandwe’lltryourbesttosolvetheprobleminaweek.（此处可加上具体的解决方案）Pleasecontactusifyouhaveanyquestion.BestRegards，XXX