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重庆工商大学米密公文处理规范GONGWENGUIFANCTBU公文写作与处理系列讲座之基本要求及时、准确、安全、规范化、制度化、科学化。公文处理程序公文处理收文处理程序签收、外收文登记、内收文登记、启封、分发、摘编；审核、拟办、批办、承办、注办、组织传阅、催办、查办；清退、暂存、销毁、立卷。发文处理程序拟稿、会商、审核、签发；编号、注发、复核、缮印、校对、用印或签署、登记、分装、发出；立卷、归档、暂存、销毁。清退、销毁、暂存、立卷归档。办毕公文处理一、收文处理的主要环节1.签收：指收到有关公文并以签字或盖章的方式给发文方以凭据。签收公文应当将公文逐件清点、检查，如发现问题，应当及时向发文机关查询，并采取相应的处理措施。急件应当注明签收的具体时间。格数收件单位号码密级收寄局名备注1重庆工商大学成1553机密成都2345678910本号单合计1件机要文件投递单接收单位：×××××投出日期：××××年×月×日第×号登记人：×××收件人：×××复核人：×××收到日期：×××年×月×日投递员：×××检查人：×××（收文公章）【机要文件投递单格式】2.外收文登记：指外收发人员完成签收工作后对收文情况作出简要记载。（如下图）来件时间来件单位机要号等收件部门收件人签字收件时间备注××市人民政府办公厅文件资料收转登记表3.内收文登记：外收文登记后，要将公文送到机关的内部收发部门或人员手中，由其对收文情况作出较详细的记载。（如下图）收文编号来文日期来文单位来文字号密级紧急程度份数份号文件标题××市人民政府办公厅收文登记簿4.审核：收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应进行审核。审核的重点是：是否应当由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。5.拟办：指文秘部门负责人或有关工作人员对需要办理的公文提出初步办理意见，并提供必要的背景资料，送领导人批示。6.批办：指机关有关领导或部门负责人通过对公文以及拟办意见阅读分析，提出批示性处理意见。7.承办：是收文处理的核心环节，即承办部门或人员根据领导人的批示性意见和文件内容有针对性地处置文件中提出的问题或事项。8.注办：即由承办的有关人员签注承办的有关情况，以备忘待查。9.组织传阅：公文份数少而又需要多部门或多人员审阅办理时要组织传阅，以使公文能被有效地阅读与传递。传阅文件的依据是：第一，文中的阅读范围；第二，领导人批办意见中提出的阅读范围。传阅文件顺序有先有后，要坚持“文件不横传”的原则。（如下图）送文时间文件编号阅文人签字归还时间机要秘书签字备注××市人民政府办公厅文件传阅登记表10.催办：有广义和狭义之分。广义指对公文处理的每个环节的催促检查；狭义指对承办环节的督促检查。（如下图）交办日期来文机关来文字号标题承办单位承办时限催办情况××市人民政府办公厅文件催办登记表来文机关发文字号公文处理号承办单位交办日期承办时限公文标题催办记录办理情况××市人民政府办公厅文件催办单【文件催办单格式】11.查办：即公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况所进行的核查和协办。来文单位发文日期收文编号文件号码密级紧急程度文件标题拟办意见批办意见阅文人签名及承办意见处理情况××市人民政府办公厅收文处理笺收文日期：年月日注：阅办后请速送××办公厅××文档处，以便存档、立卷、清退或销毁【收文处理笺格式】签收登记传阅办毕后清退、暂存、销毁、立卷归档等办公室拟办相关部门承办或阅知单位领导批办或阅知收文处理流程图催办、查办二、发文处理的主要环节1.拟稿：即撰拟公文文稿。2.会商：指当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关或部门的职权范围时，主办单位在文稿送审前应主动与有关机关或部门进行协商。3.审核：又称核稿，即拟就的文稿在送交有关领导签发或会议讨论之前，对其进行的全面检查和修改。审核的重点：是否确需行文；行文方式是否妥当；是否符合行文规则和拟制公文的有关要求；公文格式是否符合《条例》、《办法》的规定等。4.签发：指发文机关领导或专门的负责人对文稿最终审定后，批注发文意见并签注姓名和日期。5.编号：即编定发文字号，通常由发文机关文书人员专门负责。6.注发：即文秘人员根据负责人确定的办文原则，对印发形式、发文范围、紧急程度、秘密等级、发送方式、印刷要求等提出具体意见并据此实施。另外，还要标注主题词。发文日期发文字号文件标题签发人主办部门经办人××市人民政府办公厅发文登记簿【发文登记簿格式】发文稿纸示意图7.复核：公文印制前，文秘部门应当进行复核。复核的重点：审批、签发手续是否完备；附件材料是否齐全；格式是否统一、规范等。8.缮印：即把已经领导签发的定稿，按一定的格式制成供对外发出的公文。9.校对：即以定稿为依据，对缮印的文件进行的文字核对工作。10.用印或签署：即在印毕的公文上加盖发文机关的印章或请签发公文的领导人亲笔在正式发出的公文上签注姓名。这是公文具有法定效力的标志。11.登记：文件在分装发出前要对其进行登记，以备将来查用。12.分装：指按照一定的规定拣配和封装公文。13.发出：即把封装完毕的公文以最适宜的方式发送给受文单位。主办部门起草文稿主办部门负责人草签有关部门会签办公室审核分管领导审签单位负责人签发办公室编号、注发、复核及印制并分送等将文稿及文件归档不适宜发文的退主办部门不合政策要求或有重大修改的退主办部门发文处理流程图三、办毕公文处理的主要环节1.清退：即按规定把滞留在工作人员手中的办毕公文收回，包括发文机关收回应退文件和收文机关文书人员收回传阅、送阅文件两层含义。公文清退的范围：绝密公文、有重大错误的公文、被明令撤销的公文、仅供审阅或征求意见的公文、未经本人审阅的领导人的讲话材料、其他发文机关指明要清退的公文等。分类：不定期零星清退和成批定期清退。方法要求：需清退的公文单独保管，不得私自摘录和复制；严格按照保密的有关要求进行传递和保管。退文日期发文字号密级文件标题（或内容摘要）份数备注中共××市委办公厅零星文件清退登记两联单（发单回执）第号清退单位公章经手人：收件单位公章经手人：【零星文件清退单格式】文件编号批号原发退存欠文件编号批号原发退存欠中共××市委办公厅文件清退表（2006-01-06至2006-12-31）注：请将以上文件于2007年3月31日前退回市委办公厅机要室原发数：××退回数：×留存数：×拖欠数：×清退单位：××××××编号：×××机要秘书（签字）：×××经手人（签字）：×××退件单位公章：收件单位公章：【集中清退文件单格式】2.销毁：对不具备归档存查价值或不及时销毁将造成泄密和严重损失的办毕公文所做的毁灭性处理。公文销毁的范围：所有无保存价值的公文、不需暂存的重份公文、上级授权或指定要销毁的公文、在特殊情况下不即行销毁将造成泄密和严重损失的公文、一般性公文的草稿等。公文销毁的方式：焚毁、粉碎、清洗消磁、做成纸浆等。公文销毁的步骤：文秘部分统一收集需要销毁的公文；对收集的文件进行鉴定清点，登记《销毁文件清单》，拟定销毁文件的报告；文书人员将《文件销毁单》和销毁文件的报告呈送领导审批签字；由两名及以上公文管理人员护送指定造纸厂，监督销毁；在《文件销毁清单》上履行相关签字手续，存档备查。序号发文单位发文字号文件标题份数备注中共××市委办公厅公文销毁清单销毁时间：年月日单位盖章审批人：监销人：保密纸厂盖章经手人：【文件销毁清单格式】3.暂存：对具有很高查考价值的公文和一时难以确定是否应予销毁的公文要暂时留存保管。对暂存公文要专人保管；注意保密；不经批准，不得私自留存公文；经常整理，及时销毁或重新立卷归档。4.立卷：即将有查考价值的办毕公文进行科学分类，编立为案卷。可运用以下特征进行立卷：内容特征、作者特征、时间特征、文种特征、地区特征、收发文机关特征。（全宗名称）（类目名称）（案卷题名）自年月至年月保管期限本卷共件页归档号案卷封面示意图全宗号目录号案卷号顺序号文号题名责任者日期页号备注卷内文件目录本卷情况说明立卷人检查人立卷时间卷内备考表案卷号或档号所属机构案卷题名保管期限起止年代或时间页数备注案卷目录条目表谢谢各位学员