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档案管理软件使用说明中国矿业大学档案馆2014.3◆系统登录用户在使用该系统前，应与档案馆联系，取得相应的用户名和密码。进入矿大主页，单击“教学服务”栏目下的“档案馆”，进入档案馆主页后，单击左侧“档案管理系统”图标，进入系统登录界面。单击“教学服务”栏目下的“档案馆”，进入档案馆主页单击“档案管理系统”，进入系统登录界面各单位输入相应的用户名和密码，即可进入系统登录系统后，由于每个用户所赋予的权限不同，看到的档案类别和数据表会有所不同。这里以人事处为例。依次单击“文书档案”和“文书归档库”文件夹左侧的加号，展开后可以看到本单位对应的档案表，单击表名（如人事处），即可进入人事处的档案著录界面。◆添加文件级档案记录添加文件时，点击页面上方的“新增”按钮，系统自动弹出相应的题录信息著录界面。在这里，系统已经自动生成了实体分类号和档号，而且档案门类、全宗号、归档单位和归档时间也已选定，一般情况下，各单位无需修改。系统默认密级为“公开”，保管期限为“长期”，用户可根据文件实际情况，对此两项进行修改。在编辑框中可以看到，档案门类、全宗号、实体分类号、文件件号、档号、归档单位、归档时间等项均为系统默认，用户无需改动。系统默认密级为公开、保管期限为长期，用户可根据文件实际情况进行修改。盒号：文件所存放的档案盒编号。正题名：文件题名。如果文件没有题名，需自拟题名，并用“[]”括起来。责任者：文件落款的单位或个人（如：人事处）。文号：如果文件有文号，请填写（如：中矿大[2013]01号），没有则此项保持为空。时间：文件的落款日期，由年、月、日组成，用点隔开，年份为四位数字。页数：本份文件的页数，如“3”，代表此份文件有3页。附注：对本份文件的备注说明。确认信息填写无误后，点击“保存并新增下一条”按钮。此时系统弹出“添加成功”的对话框，点击“确定”，即可完成本份文件的著录，并出现下一份文件的著录界面。此时，“文件件号”和“档号”均自动增1，其他著录项目的内容继承上一份添加成功的文件，只需要修改相应内容即可。所有文件著录完毕，点击弹出框右上角的“×”关闭弹出框。关闭弹出框后，系统以列表形式显示出刚刚著录完毕的档案信息。◆添加件内文件级档案记录添加件内文件有两种方法：1、在文件级档案表下的“关联卷内”卡片内添加。2、在件内文件级档案表中直接添加，添加完成后通过组卷归卷到对应的文件中。方法一1、点击进入文件级档案表3、点击“关联卷内”卡片，页面下方对应的列表即为该份文件的件内文件记录。2、选中需要添加件内文件的记录，如选中“W-2013RSC-C-1”这条记录（选中的记录背景为淡蓝色）点击此处的“新增”按钮，添加件内文件。在弹出框中可以看到，档案门类、全宗号、实体分类号、档案号、盒号、密级、保管期限、归档单位以及归档时间都与文件级的记录一致，无需改动。页数为每份文件的起页，最后一份文件，输入文件的起止页。件内文件号系统自动默认从1开始。其他著录项目与添加文件方法相同。确认信息无误后，点击“保存并新增下一条”按钮，完成件内文件录入。此时系统弹出“添加成功”的对话框，点击“确定”，即可完成本份文件的著录，并出现下一份文件的著录界面。此时，“件内文件号”自动增1，其他著录项目的内容继承上一份添加成功的文件，只需要修改相应内容即可。所有文件著录完毕，点击弹出框右上角的“×”关闭弹出框。关闭弹出框后，在页面下方可以看到刚刚著录完毕的件内文件信息。方法二1、点击进入件内文件级档案表。这里点击“人事处件内”2、点击此处的“新增”按钮，添加件内文件。如果不清楚该份文件的确切档号，可以用“大写字母-数字”的格式来标记，请将分属不同文件的件内文件的档号区分开来。如果不清楚该份文件的确切盒号，可不必填写其他著录项目与添加文件方法相同。确认信息无误后，点击“保存并新增下一条”按钮，完成件内文件录入。如果不清楚该份文件的确切实体分类号，可以用大写字母来标记。此时系统弹出“添加成功”的对话框，点击“确定”，即可完成本份件内文件的著录，并出现下一份件内文件的著录界面。此时，“件内文件号”自动增1，其他著录项目的内容继承上一份添加成功的文件，只需要修改相应内容即可。所有文件著录完毕，点击弹出框右上角的“×”关闭弹出框。关闭弹出框后，在页面下方可以看到刚刚著录完毕的件内文件信息。所有件内文件添加完毕后，将档号相同的记录选中，点击“组卷”图标在弹出框中，选择要归卷的卷号，如“W-2013RSC-C-1”，并按照件内文件号升序的方式排序，然后点击“归卷”归卷成功之后的记录显示如图，系统自动为其添加了正确的实体分类号、档号、盒号、归档单位等信息。◆修改记录如果已经添加完文件后，发现有的著录项填写错误或漏填，那么只需要对此文件进行修改即可，不需要重新添加，方法如下：方法三：点击需要修改的记录后面的“修改”图标，进入编辑界面进行修改。方法一：点击需要修改的记录左侧的方框，选中记录，然后点击上方的“编辑”图标，进入编辑界面进行修改。方法二：双击需要修改的记录的正题名，进入编辑界面进行修改。修改完毕，点击“保存”后，即可并关闭对话框。◆插入一条记录如果发现有一份文件漏输了，选中需要在其之前插入的记录，点击页面上方的“插入”图标，并在弹出框中输入要插入的文件信息，输入完毕，点击“保存”即可，系统会自动将其后的文件往后顺延排序。勾选需要在其之前插入文件的记录，然后点击“插入”图标。如，这里选中第二条记录。点击“确定”，进入插入操作编辑框。此时，“文件件号”和“档号”显示为插入点的文件件号和档号，其他著录项目的内容根据插入文件的实际情况录入，完成后点击“保存”。此时可以看到，文件插入成功，插入点之后的记录的档号自动往后顺延。◆删除一条记录如果已经添加文件后，发现文件重复或文件错误，可以将重复或错误的文件删除。方法如下：勾选需要删除的记录，点击“移除”图标。然后点击弹出框中的“确定”此时可以看到，记录被删除，且删除点之后的记录的档号重新排序。◆给文件添加电子文件全文大部分单位的文件都在计算机中直接用办公软件形成，系统为这些电子文件提供了上传功能。方法如下：1、点击列表下方的“原文”卡片按钮2、点击“浏览”选择需要上传的文件原文。3、选择需上传的原文后点击“上传”。注意：上传文件一律采用PDF格式，且文件名请用该份文件的档号命名。如此处上传的文件名为“W-2013RSC-C-1”上传文件完成后，可以在记录列表左侧的“状态”栏中看到原文图标，也可以在页面下方“原文”卡片中的“附加文件”中看到上传的文件原文。如果上传时文件名没有修改，待上传完成后，可以勾选原文，点击“修改名称”。在弹出框中输入文件的名称（以档号命名），备注可以填写该文件的真实文件名（如关于***的通知）。◆文件目录打印用户可以通过系统自动生成文件目录，并打印输出。点击页面上方的“打印”图标，并在弹出框中点击“打印数据”图标。在打印模板的下拉框中选择“文书归档文件目录（A4纵向）”模板，并点击“确定打印”注意：如果打印的是件内文件级目录，请选择“文书件内文件目录”模板。档案目录会以excel表格的形式打开。请单击“打开”。档案目录在excel表中的格式如图，直接通过excel的打印功能即可完成目录打印。您在使用档案管理系统软件的过程中如有任何疑问，请拨打电话83592102与巨老师联系。谢谢！