1、外贸英语写作讲义

国际贸易专业二学历外贸英语写作讲义第一讲商务英语写作的过程与基本要求写作的过程：准备——深思熟虑准备工作可以采用多种形式。具体讲，一般需要对以下几方面有明确的认识：1．作者的角色一般来说，首先要判定交际双方的等级关系和亲疏关系，然后即可确定交际走向是否应为上行文、下行文或平行文。划分出这个界限，才能做到语言准确得体。2．读者的角色读者信息包括：-身份（决定语气）-专业水平（决定用词）-人数-主次3．预期的目的效率是第一位的，因此最好开门见山，切中主题；文字应简洁明了。起稿——条理分明在写的过程中，我们需要完成如下几项任务：1．确定篇幅一般分为开头、主体、结尾三部分。读者视角：迅速捕捉头尾信息。2．组织布局商务文章注重逻辑性，结构严谨，环环相扣。由近至远，由浅至深，由轻至重。3．区分类别在给自己的文章定位时，以下几点值得我们注意。ⅰ记叙与非记叙ⅱ互动性与单向性ⅲ抽象信息与具体信息ⅳ客观描述与主观判断定稿——精雕细琢定稿的标准尺度：布局合理，层次分明信息合理，内容完整语气恰当，适合读者语句连贯，一气呵成句型丰富，短句为主措辞到位，表达准确商务写作的基本要求：在写作过程中都必须遵循的六大原则，即准确（Correctness）、清楚（Clarity）、简明（Conciseness）、具体（Concreteness）、完整（Completeness）、和礼貌（Courtesy），也叫做商务写作的6C原则。第一条原则：准确(correctness)从广义上讲，商务英语写作的准确性原则包括四层意义：阅读人能理解、接受的英语水平使用精确措词，传达准确信息正确地使用语法和标点符号拼写正确(1)恰当的语言风格我们在撰写正式的商务英语写作时，应尽量使用正规的语言；而当起草非正式的商务便条、商务便函及商务书信时，可使用较通俗的口语。请比较下面两组例词：FormalInformalapproximatelyinquireascertainobtainassistparticipateconstructpurchasecontributesufficientdifficultaboutaskfindoutreceivehelpsharebuildbuygiveenoughhardutilizeuse(2)准确的措词和信息商务写作离不开商务术语，一般常用的商业术语用字简洁。商务英语写作应该特别注意措词和信息的正确性。(3)正确的语法和标点符号常见的标点符号错误主要出现在逗号、冒号、省字号等。常见的语法错误一般出现在以下几个方面：①主谓之间的一致关系②代词与先行词之间的一致关系③悬垂句④修饰语与被修饰语之间的一致关系⑤状语的位置(4)正确的拼写第二条原则：清楚(Clarity)写作中要合理安排要点，运用正确的句型句法，突出重点，层次分明。(1)逻辑布局(LogicalOrganization)常用的逻辑布局方法包括：①因果关系(Cause&Effect)②时间顺序(ChronologicalDevelopment)③序列顺序(SequentialDevelopment)④比较(Comparison)⑤一般到特殊(FromGeneraltoSpecific)⑥特殊到一般(FromSpecifictoGeneral)(2)合理构架句群与段落(Well-WrittenSentences&Paragraphs)在商务英语写作中，应该合理安排句子和段落的结构与长度，把各种长句、短句、简句、复杂句等最佳组合成长度恰当的段落。请看例句：MarshallCorporationwasfoundedfortyyearsago,anditnowhasbranchofficesinfourstates,anditemploysnearly400individuals.(poor)MarshallCorporationwasfoundedfortyyearsago.Withbranchofficesinfourstates,itnowemploysnearly400individuals.(revised)(3)统一性与一致性(UnityandCoherence)一篇商务写作的每一个段落都要围绕一个论点从不同方面进行论证，而在每一个段落中又都有一个主题句(topicsentence)，一般安排在段首或段尾，而其它的句子则围绕着它进行论证，全文就这样一步进一步，一环扣一环地统一在主题思想上。而且，句子与句子之间，段落与段落之间都要前后呼应，首尾连贯。(4)强调(Emphasis)在商务英语写作中，有时需要强调某些单词、词组、句子，突出它们的作用，可以采用一些技巧手段，如下加横线，大写，或不同的字体、颜色等。(5)避免采用模糊的语句(ambiguoussentence)注意将句中关系紧密的词尽量靠近第三条原则：简洁(Conciseness)简洁是现代商务英语写作的发展趋势，是在保证内容完整无损的前提下用尽可能少的词句来阐明主题。商务英语写作要求既简短扼要，又不失完整与清楚明白，还要包括必要的礼貌。(1)用简洁的语言(Usesimplelanguage)尽量使用避免使用pleasewillyoubegoodenoughtopreferexpressapreferenceforbecauseforthereasonthataskrequestbuypurchaseneedrequestdoaccomplishlettercommunication(2)少用陈词滥调(Omittriteexpressions)下表列出的是一些常见的陈词滥调：inthenearfutureithascometomyattentionatyourearliestpossibleconvenienceavailyourselfofthisopportunitydon'thesitatetakethelibertytoduetothefactthatthankingyouinadvanceenclosedhereinwithkindestregards(3)避免冗长的表达方式和不必要的重复(avoidwordyexpressions&unnecessaryrepetition)请看下表中的两组例子，比较一下修改前与修改后的差别。WordyConciseWewouldliketoAlongperiodoftimeIexpectedittobeDuringtheyearof1995ForthedevelopmentofSquareinshapeDuringthetimethatpleasealongtimeexpectedduring1995fordevelopingsquarewhile(4)删改无关紧要的成份(Removeunneededfacts)如果句中的某些成份被删除后不影响句子的原意，那么就应该毫不犹豫地把它们删改掉。如下面句子中的划线部分被删去后并不影响句子的原义：Itshouldbenotedthatthisisthebestwecando。(5)多使用主动语态的句子结构以明确表达意思请比较下面两个句子:PaymentoftheiraccountswillbemadebyJohnsonsnextweek．Johnsonswillpaytheiraccountsnextweek．第四条原则：具体(Concreteness)商务英语写作要求内容书写得具体和明确，因此，尽量使用确定、具体的语言，直接了当地传递信息，说明问题，切忌笼统模糊。(1)尽可能地提供明确、具体的信息。(2)使用具体词汇避免使用抽象的词汇，因为抽象的词汇往往令人感觉模糊笼统。第五条原则：完整(Completeness)商务英语写作的内容务必完整周密，任何要点的遗漏都可能导致重大损失。第六条原则：礼貌(Courtesy)商务英语写作中的礼貌原则，并不是指采用一些客套的句式，而是指一种贯彻于全文的尊重、理解和体谅对方的态度以下是几条有助于礼貌的写作方法：使用礼貌友好的词汇体谅对方的写作态度(You-Attitude)措辞得体(AppropriateWording)避免使用有性别歧视之嫌的词语及时答复(TimelyResponse)课后练习练习一：Comparethefollowingpairsofsentences,choosethebetteroneandstateyourreason:（1）A.Ihavepleasureininformingyou.B.Impleasedtotellyou.（2）A.Pleasetell(or,inform)us.B.Pleasebegoodenoughtoadviseus.（3）A.Pleasedonotanticipateanyincreaseinprices.B.Wedonotexpectpricestorise.（4）A.Willyoukindlysendusareplybeforetheendofthemonthforwhichastampedenvelopeisenclosed?B.Willyoupleasesendusareplyintheenclosedenvelopebeforetheendofthemonth?（5）A.Iwasinformedthatyouhadatypewriterforsaleandwouldliketoknowifitisstillonsale;ifso,pleaseadvisemeastotheprice.B.Ifyoustillhavethetypewriterwhichyouofferedforsale,pleaseinformmeoftheprice.（6）A.Itisnotourintentiontosuggestthatyoushouldkeepunsatisfactorymerchandise,sowearewillingtoaskyoutoreturnittousatonce,andwillbegladtomakeanexchange.B.Wearesorrythatthemerchandiseisnotuptostandardandweshallgladlymakeanexchange.（7）A.WehaveyourremittanceofJanuary30intheamountof$100,andwishatthistimetothankyouforit.B.ThankyouforyourremittanceofJanuary30for$100.（8）A.YourletterinreplytooursofMay18camethismorning,andnowwedonotunderstandanymoreclearlyyourcomplaintthanwedidbefore.B.ThankyouforyourLetterofMay20.Inorderthatwemaybeofthegreatestpossiblehelptoyou,willyoupleasetell'usjustwhatyouwishustodoaboutthematters.练习二：Rewritethefollowingsentencestoachieveconciseness:（1）Pleaseseethatanenquiryisconductedtodeterminethereason.（2）Weexpressourregretatbeingunabletofulfillyourorderonthisoccasion.（3）PaymentoftheiraccountswillbemadebyJohnsonsnextweek.（4）ItisonthelastdayofJunethatthemeetingwillbeheld.（5）Wearereturningallthemerchandisethatisdefective.（6）