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企业档案管理—理念与方法讲师：宫晓东中国人民大学档案学院副教授，管理学博士中国档案学会理事，国际档案理事会法律事务委员会委员。E-mail:zuishig@vip.sina.com五矿有色金属有限公司培训专用时间安排上午：9：00－12：00下午：13：30－16：00目录•新时期企业文档意识的构建•企业文档工作体制•企业文档管理实务•如何面对数字式文档管理新时期企业文档意识的构建一、企业文档意识的个性化趋势历史记录国家财富信息工具信息资源1、国家文档意识2、领导文档意识3、民众文档意识利益第一，工具第二，发展第三两种不同的管理目标——国家馆藏与企业资源计划经济条件下：国家档案馆企业机关事业单位国家规模的档案事业：由国家档案行政管理部门掌管，所有组织和个人的档案均为党和国家的财富，基层单位的档案部门是国家档案馆的中转站。个人市场经济条件下国家档案馆企业机关或组织事业单位个人在市场经济条件和现代企业制度下，企业作为独立的法人实体，生存与发展是其基本目标。企业文档信息是企业人力、资金、信息三大资源之一。对于文档的管理，必然以企业的基本任务为指针。从资源管理的角度来看，企业文档信息工作应当纳入到企业基础管理活动的范围中来，实现规范化、集约化和自动化。企事业单位的档案不属于国家档案馆的必须进馆范围。企业的档案意识、文档工作目标、管理规范、管理方法、管理体系等都面临着改革。二、企业文档意识的法治化趋势1、现代企业制度中的产权制度，是企业文档意识法治化的元动力。2、国家法治化治国方略的确立，是企业文档意识法治化的重要保障。3、确保企业文档资源的安全与合理利用，维护企业自身利益，是企业文档意识法治化的主要目的。4、确保文档工作人员的工作权力，明确其工作职责，是企业文档意识法治化的重要条件三、企业文档意识的资源配置化趋势1、把企业文档作为企业重要的信息资源来看待，是现代企业管理进步的必然趋势。2、企业管理的系统化、高速化和准确化要求，是开展企业文档资源配置的主要原因。3、计算机技术，特别是网络技术的普及和提高，为企业文档资源合理配置的实现提供了必要的技术平台。现实工作中，我们常常会因机构职责不清和信息传递不流畅而互相导致扯皮推诿ABC12档案部门企业文档工作体制制度与规范文件形成管理管理体制设计价值鉴定归档管理利用与安全管理实体分类信息分类企业文档管理体系自动化管理系统一、集中式综合档案部门内部机构内部机构内部机构领导这种方式起源于80年代后期，在企业升级工作中被认定为最理想的企业文档管理模式。其优点是全部档案资源由一个档案部门掌控，便于安全管理和集中开发利用。不足之处是实体的过于集中，极大地削弱了文件现实作用的有效发挥，不能很好地为企业高速运转服务。二、分散式综合办公部门文书档案室（员）财务部门财会档案室（员）人事部门人事档案室（员）技术档案室（员）科研生产部门基本建设部门设备部门基建档案室（员）设备档案室（员）领导三、集中与分散结合式管理、指导关系信息交流关系文档管理部门中间性文件中心领导各机构员工企业文档管理实务一、企业文档的分类企业文档分类是指根据企业文档的内容性质、形成规律及相互联系，遵循统一的原则和要求，采用科学、适用的方法，对企业文档进行分门别类，从而使全部文档成为一个条理化的具有一定从属关系和平行关系的资源系统。分类的程序:设计分类方案划分全宗划分大类划分属类给定编号企业文档分类方案(示意图)一类二类三类四类其他类ABCD1234类列类系常用的分类方法:1.职能分类2.时间分类3.作者分类4.专题分类5.项目分类6.型号分类7.区域分类8.外形分类职能分类方法适用于一级类目的区分;其他分类方法则适用于二级以下类目的划分.在分类的基础上进行数据清理计划调研关联整合责任文档数据的实际状况,是相关管理工作顺利开展的基础.任何一种管理体制或管理手段的运行,都必须建立在数据清理的基础之上.数据清理工作必须由文档管理者通过详细认真地调研和科学系统地分析来实现的.二、企业文件的形成、积累与归档企业文件的形成、积累与归档属于各部门、各单位、各岗位的基本职责,也是企业文档科学管理与有效利用的前提条件.文档管理部门有权对这项工作进行监督、指导和检查.主要建立和落实三项制度:下达任务设计实施总结和后续工作文件企业生产活动周期Aab123下行文上行文平行文间接上下行文1、企业收发文登记制度2、企业文件积累制度(针对自身所产生的文件)员工文件积累袋档案文件积累:人人有责,时时有活儿,件件登记,年年整理.3、文件归档制度归档范围:确定文件的价值,决定文件是否向档案转化.(需要制作)制度核心归档时间:根据科技活动的特点,确定文件何时归档.技术保障归档要求:明确便于长远和安全地保存档案所必要的措施.技术条件归档份数:根据归档文件的重要性和载体特性,确定原件与复制件的数量关系.利用保障归档手续:明确归档文件的移交事宜.责任保障三、企业文档的价值认定•企业所保存的文档资料,由于其作用的范围和作用的程度不同,所以对其价值确定也不能相同.针对本公司的具体情况,建议从以下几个方面入手开展这项工作:•1.不赞同采用三级保管期限制,改为:是档案的,一律长期保存;是一般资料的,一律在保存两年后销毁.(有长期参考价值的图书期刊标准等文献例外)•2.是否成为公司的档案,应坚持以下几个标准:A.是否具有法律依据性;B.是否属于公司大事;C.是否具有通用性或示范性;D.是否属于专利.•3.应当将上述标准落实在归档范围上,凡是列入归档范围的文件,均作为公司档案处理.•4.公司档案应坚持少而精的原则.•5.不属于归档范围的文件或资料,可以仅保存电子文本,不必保存纸本.封面卷内目录归档文件备考表组织案卷的要领:1.分析文件之间的最小有机联系,确定卷内文件的数量.2.将相关文件集中到卷盒内,重新编页号.(装订或不装订)3.根据要求填写卷内目录、封面和备考表.四、组织保管单元•常用立卷的方法:•1.机构法,即将每个部门所形成的文件立一个案卷.适用于部门文件数量不多的单位.•2.时间法,即将每一年的文件立一个案卷.1和2经常结合使用,形成机构—年度立卷法.适用于文书档案或管理性文件的立卷.•3.问题法,即将有关一个问题的文件立一个案卷.适用于部门内文件形成量较大的单位.•4.技术结构法,即将同属于一个技术结构的文件组成一个案卷,适合复杂技术产品的图纸立卷.•5.专业法,即将加工过程中同属于一个专业的文件组成一个案卷,适合工艺文件的立卷.•6.项目法,即将同属于一个项目的文件立一个案卷.适用于小型科技项目.•7.文种法,即将同一类型的文件立一个案卷.适用于财会文件和标准文件的立卷.•8.单件法，即将每一份文件立一个案卷。适用于文书档案的立卷。五、关于合同档案的管理问题合同书属于法律文件，具有十分重要的意义和作用。一般来说，人们往往容易将合同档案与合同书本身等同起来，其实这是一个误解。合同档案是合同意向产生、明确、协商、成立、执行、善后处理等一系列工作过程的记录，是成套文件的总称。合同书仅仅是其中一个由法律认可受法律保护的文本。而其他合同文件则是记录工作过程，明确具体工作责任的历史凭证。对于合同档案的管理，应该以合同号为线索，实现成套化管理。建议本公司应该以已有的管理系统为主体，以合同分类编号体系为准绳，明确合同文件的归档范围，实现合同档案的多渠道检索和有效利用，为维护企业的合法利益提供必要的信息保障。•六、企业文档的排放与库位管理•收集入库的企业文档资料,应该按照一定的排列规律统一进行排放.具体方法有以下几种:•1.大流水排放.即按照入库的时间先后顺序依次排放,先来先放,后来后放.优点是简单易行,避免了空架,倒架的麻烦.缺点是检索时只能按照时间线索进行查找,不便于精确查找.(在实现计算机辅助管理的前提下,这种排放值得提倡)•2.分类排放.即严格按照企业文档的分类体系进行排放,优点是可以将同一类乃至同一个项目的文件排放到一起,在排列上能够体现出文件的相互关系,便于精确查找.缺点是需要留出部分空余的装具,或到一定程度后进行倒架.•3.分类流水排放.结合上述两种排放的优点,先将入库的文档资料划分出大类,然后再在每类中按照时间顺序排放.•七、企业文档的利用•企业文档的利用是企业文档管理的最终目的.主要内容是:•1.编制出必要的检索工具,确保文档信息有存有取.•2.制定必要的利用制度,确保被利用文档的安全和有效利用.（重点强调保密问题）•3.积极开展文档资料信息的整编工作,实现信息的增值.•4.根据企业管理信息化程度的提升,适时开展即时监管,及时发现信息产生,传递和利用中的问题,疏通信息渠道,协调信息资源的配置.•在已经实现办公自动化的条件下,文档中心应当采用较为适用的文档管理软件系统,促使检索工具的自动生成,信息内容的自动组配,利用过程的自动监督等功能的实现.如何面对数字式文档管理•一、文档数字化概况•1、文档数字化的含义（在计算机系统及其相应程序的环境下生成和控制的归档信息及其管理工作）•2、文档数字化的进程（计算机辅助管理——办公自动化——网络化）•3、文档数字化的具体形式（文档一体化管理、数字档案馆）•4、电子文件定义：在计算机及网络中生成的社会活动记录，即以数码形式记录与磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。•5、逻辑归档：–在网络上进行的，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。–体现了分布式保管模式，为澳大利亚《档案法》立法确认。•6、物理归档：–指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。–原则上体现了集中式的保管模式，为美国、加拿大、英国、北欧等国原则支持。•二、目前存在的问题及其对策•1、技术的复杂化与档案管理效率的二律背反——简化实体管理，丰富信息管理•2、资源存储导向的误区——国家导向与单位导向的关系•3、如何确保信息的原始性与合法性——技术与法律并进•三、用户需求中的主要问题•分类和管理方式的多样化•电子档案管理的平台技术•大量信息的数字化问题•高速扫描和图象处理技术•信息的自动提取技术•自动组卷•批处理技术•多点立卷•电子文件格式的多样性/多版本性•图象浏览技术•外挂浏览器•数据的继承性和通用性•通用数据转换技术•通用光盘制作技术•标准数据的导出•如何收集网上的电子信息•与其它系统的接口问题•通用接口技术•定制接口安全性问题电子文件加密技术身份认证、权限管理传输加（解）密技术再利用和全文检索问题图象处理技术智能检索问题（跨地域、跨数据库）智能检索技术（自然语言）跨库检索技术分布存储技术数据仓库技术电子档案的真实性数字签名技术电子印章和水印电子档案的永久保存问题XML技术数据迁移技术企业电子档案网站INTERNET检索制度、标准等规范化体系的建立标准化管理制度建立•四、电子文件的流程管理•1、什么是流程•业务流程是一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动。•流程的特点是：•目标性•内在性•整体性•动态性•层次性•结构性（顺序、并行、排他、反馈、合并、循环）输入资源若干活动相互作用输出结果ABC2、为什么要进行电子文件流程管理？•电子文件管理本身是一项流程性活动•电子文件管理是机构管理活动的必要组成部分•电子文件与机构的业务活动紧密相连–电子文件管理流程是由目标、文件管理活动、文件管理活动之间的关系、文件管理活动的开展方式等构成的系统。–电子文件管理流程包括：–电子文件形成流程（生成电子文件的业务活动）–电子文件业务流程电子文件流程管理电子文件管理活动电子文件质量要求文件的形成文件的捕获文件的组织文件的处置文件的保存文件的利用文件的传递机构整体信息化流程平台电子文件形成流程电子文件业务流程业务活动•3、电子文件流程管理的程序与方法•清理数据•评估原有文件管理流程•设计电子文件管理流程•实施新的电子文件管理流程••4、电子文件管理流程的设计•分析业务系统平台的特性，确定电子文件管理流程的软件实现方式•规定电子文件的格式•确定电子文件管理流程的目标•优化电子文件的流程•流程与IT的关