第一章信息技术的发展与档案工作

热烈欢迎档案系统领导和同志们！北仑区档案局现代信息技术与电子文件管理宁波市档案局沈渊飞[e-mail]目录提纲•现代信息技术的发展•电子文件应当被关注•电子文件的归档是档案管理的一个新课题现代信息技术的发展一、现代信息技术现状现代信息技术发展信息技术已渗透到社会政治、经济、文化等各个领域，影响改变着人们的工作、学习、生活，已从纯粹技术发展孕育成一种新型时代文化。应用现状现代信息技术发展日益加快的社会信息化趋势学习工作生活文化领域经济领域政治领域现代信息技术发展应用示例：互联网络缩短了人与人之间的距离、创造了多样化的交流方式•网上申报、网上审批…•从电子政务走向电子政府•从管理走向服务•网上采收、网上营销…•从企业网站走向电子商务•从协同制造走向虚拟企业•网上聊天、网上交友…•从电子邮件走向电子论坛、网络游戏•从网页浏览走向个人主页现代信息技术发展应用示例：数字化多媒体技术让人与人之间的交流更加容易、更加直观生动•多媒体视频技术•实时网络视频会议•远程教育课堂直播•高质量数字电视•虚拟现实技术•数字建筑规划•虚拟创新产品设计展示•网络化虚拟场景游戏现代信息技术发展应用示例：无线移动通信使人与人之间的交流真实实现随时、随地•移动通信已不仅仅是固定电话的便携式替代品•多媒体短信•可视电话•上网•游戏•视频点拨•移动PDA•更多有特色、个性化的业务现代信息技术发展应用示例：嵌入式技术使人与计算机之间的交流更加自然、更加方便•嵌入式芯片渗透到生活各个方面–家电–交通–医疗–通信–娱乐–等等智能卡移动通信计算机外设机顶盒零售设备印刷机复印机互联网服务器电话交换设备现代信息技术发展信息技术—人类发展的必然产物大型机-终端客户机-服务器微机-局域网互联网按需/普适计算第一阶段第二阶段第三阶段第四阶段初期普及阶段更多专家以及一般用户开始使用，用户要很好地使用需要深入了解计算机知识。对国民经济和社会发展的影响专家阶段计算机仅供少数专家和专业人员使用，公众很难用上。公众认识阶段因特网和Web时代，信息技术已在公众中流行起来，但用户仍然需要知道一些计算机和信息技术的知识。广泛普及阶段用户已经看不见技术，也不需要知道技术，只要看得到技术带来的好处。时间我们目前所处阶段现代信息技术发展二、信息化全面变革着我们的档案工作•部门职能的变革；•内部机构的变革；•档案工作者的知识结构的变革•物质基础条件的变革•相关法律法规的变革现代信息技术发展三、信息技术时代档案工作的特点•标准规范性；•文档一体性；•数字安全性；•服务大众性；关注电子文件光盘存储技术网络通讯技术电子计算机技术电子文件一、电子文件是高新技术的结合体电子文件应当被关注二、电子文件的产生领域个人生活……电子商务电子政务办公领域设计领域生产领域电子文件电子文件应当被关注电子政务与政府职能转变高效率政府阳光型政府敏捷政府工作效率监管能力勤政廉政政务公开危机管理应急响应电子政务电子政务基本模式（1）G2G电子政务模式-政府与政府之间（2）G2B电子政务模式-政府与企业之间（3）G2C电子政务模式-政府与公众之间（4）IEE内部效率效能模式-政府与公务员间（1）G2G电子政务模式-政府与政府之间（政务网）1）电子公文流转2）电子司法档案3）电子财政管理4）电子统计5）视频会议（2）G2B电子政务模式-政府与企业之间1）电子采购与招标2）电子税务3）电子工商4）电子信用5）信息咨询服务6）中小企业服务（3）G2C电子政务模式-政府与公众之间1）教育培训服务2）公众就业服务3）远程医疗服务4）社会保险服务5）公众信息服务6）交通管理服务7）公众税务服务8）电子政件服务设计领域生产领域•计算机辅助设计（ComputerAidedDesign,简称CAD）和计算机辅助制造（ComputerAidedManufacturing,简称CAM）,常称为CAD/CAM。CAD/CAM技术是产品设计人员和组织产品制造的工艺设计人员在CAD和CAM系统的辅助之下，根据产品的设计和制造程序进行设计和制造的一项新技术，是人的智慧和创造力与计算机系统功能的巧妙组合。CAD/CAM技术的应用•机械制造工业中的应用航天航空、造船、机床制造、工模具•电子工业中的应用电子印刷板、集成电路、电子产品等•其他方面的应用建筑工程、纺织服装电子商务电子商务的运行过程电子商务中涉及的参与者相当多，商家（企业）和用户（个人）是最基本的参与者。电子商务虚拟环境电子支付平台物流服务平台商务交易平台认证监督平台认证机构快速物流企业网络银行商务平台公司商品供应商网上消费者客观实际客观实际客观实际客观实际客观实际客观实际因特网际信息服务平台电子警察平台网络监察机构信用服务企业围绕商务交易，由专业实体在因特网上组建各种专业平台，形成电子商务虚拟社区信用服务平台信息门户公司电子商务的发展历程（中国）以互联网行业本身的起落为线索进行划分：第一阶段——萌芽到初步成型（1995年1月以前）第二阶段——第一次高峰（1995年初——2000年中期）第三阶段——发展低谷（2000年中期——2003年底）第四阶段——第二次高峰（2003年底——今）其中：2004年是我国互联网企业新一轮上市热潮；2005年是我国互联网进行并购重组的一年。领域国际排名国内排名123123通信服务企业名称VERIZSONDEUTSCHETELEKOMFRANCETELECOM中国电信中国移动中国联通营业总额72406.071987.658651.019465.819210.08190.0硬件制造企业名称IBMDELLCISCO联想集团浪潮电子方正科技营业总额97026.051051.024146.0软件生产企业名称MICROSOFTORACLESAP神州数码东软软件中创软件营业总额38919.010997.09674.7互联网应用企业名称YAHOO!GOOGLEVERISIGN淘宝网阿里巴巴易趣网营业总额3990.53794.11338.3信息化改造企业名称沃尔玛英国石油通用汽车宝山钢铁上海通用一汽大众营业总额287989.0285059.0193517.0资料来源：①《商业周刊》2005年度全球信息技术公司百强排行榜；②《财富》2005年度世界五百强；③《福布斯》2005年全球2000大企业排名榜；④《世界经理人》2004年度中国企业信息化500强；⑤《中关村在线》2005年中国电脑商强榜名单；⑥“中国站长”——电子商务排行（）2006-1-2电子商务应用5个领域典型企业市值单位：百万美元三、什么是电子文件？电子文件应当被关注国家标准：《电子文件归档与管理规范》电子文件electronicrecords：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。四、电子文件的组成与结构电子文件应当被关注存储载体物理层结构描述（元数据）文件内容内容层登记表机读目录解读环境、参数管理层电子文件应当被关注五、电子文件的特有属性•信息的非人工直接识读性电子文件电子文件应当被关注五、电子文件的特有属性•对计算机等数码处理系统的依赖性元数据生成转换和读取验证电子文件电子文件应当被关注五、电子文件的特有属性•信息在载体之间的可转移性拷贝电子文件应当被关注五、电子文件的特有属性•信息存储的高密度性电子文件应当被关注五、电子文件的特有属性•多种信息媒体的集成性其它媒体….影像图表声音文本图像电子文件电子文件应当被关注五、电子文件的特有属性•电子文件信息的可共享性•多人同时使用；•跨区域使用；电子文件应当被关注五、电子文件的特有属性•文件形成与更改的可操作性•在没有保护措施时，可以不留痕迹地修改任何信息；•在自然条件下，电子文件也存在信息异化、丢失的危险；•电子文件与传统文件相比，更易受到外部攻击。电子文件应当被关注六、相关几个重要概念•归档电子文件•元数据•背景信息•逻辑归档•物理归档电子文件应当被关注六、相关几个重要概念•归档电子文件：指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。办公自动化系统实时归档初步鉴定电子文件归档电子文件档案管理系统电子文件应当被关注六、相关几个重要概念•元数据：指描述电子文件数据属性的数据文件的格式编排结构硬件和软件环境文件处理软件字符集…属性元数据电子文件应当被关注六、相关几个重要概念元数据的主要作用：•便于信息查询；•方便使用者判断文件内容；•保证信息的可用性；•提供文件真实性鉴定依据；•保持历史信息联接；电子文件应当被关注六、相关几个重要概念•背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。。•电子文件生成部门的主要职能；•电子文件的作用和办理过程；•其它对电子文件有影响的各类环境信息。文件为什么要起草？这份文件的作用是什么?是谁生成和签发文件的?…电子文件应当被关注六、相关几个重要概念•逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。访问逻辑归档业务、文书部门档案室访问服务器电子文件应当被关注六、相关几个重要概念•物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。不同于“备份”。档案室导出归档整理A部门B部门电子文件应当被关注七、电子文件管理有关法规与标准•《中华人民共和国电子签名法》•《国家标准：电子文件归档与管理规范》GB／T18894—2002•《电子公文归档管理暂行办法》国家档案局第6号令•《公务电子邮件归档与管理规则》•《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》电子文件应当被关注七、电子文件管理有关法规与标准•《中华人民共和国电子签名法》信息化领域第一部法律2005年4月1日施行国家标准：《电子文件归档与管理规范》GB／T18894—20022002年12月行业标准电子文件的归档是档案管理的一个新课题一、归档电子文件的要求•真实性：电子文件的内容、背景信息是否与形成时一致。可通过安全措施、元数据认定。•完整性：电子文件的内容、结构、背景信息等是否完整。•有效性：电子文件能否被使用和理解。电子文件的归档是档案管理的一个新课题二、电子文件的收集和积累电子文件的归档是档案管理的一个新课题文字、表格图像声音、视频…数据库图形DB输入、自动生成、OCRCAD、CAM、自动生成扫描、数码相机、转换、自动生成数码摄像机、视频和动画设计、转换电子邮件（多媒体）电子文件的归档是档案管理的一个新课题三、主要收集途径OA系统收文、发文、其他需归档的电子文件模拟信息数字化扫描、转录、条目录入外部邮件公务邮件和与公务有关的私人邮件信息发布系统动态网页和信息业务处理系统数据库、电子文件其他系统工艺流程图、基建设计图、CAD制图、图表生成系统等归档文件库电子文件的归档是档案管理的一个新课题四、各类电子文件的收集要求•文本型电子文件推荐XML、RTF、TXT格式；在登记表上注明文字处理工具及版本信息；因保真、保密需要，可采用PDF、DOC等流行专利格式。采用其他格式时，应在归档时转换成以上格式，如无法转换，应归档相关软件及环境参数。通用电子文件转换非通用文档电子文件的归档是档案管理的一个新课题四、各类电子文件的收集要求•图像型电子文件推荐JPEG、TIFF格式采用其他格式时，应在归档时转换成以上格式图像格式转换或压缩时，尽量不要丢失原有精度。GIFPNGPICJPEGTIFFWMFICOSVG电子文件的归档是档案管理的一个新课题四、各类电子文件的收集要求•视频型电子文件推荐MPEG、AVI格式；对非通用格式，应同时收集解码器及播放软件；电子文件的归档是档案管理的一个新课题四、各类电子文件的收集要求音频型电子文件推荐MP3、WAV格式；同时收集相关采样率等参数；电子文件的归档是档案管理的一个新课题五、电子文件的