行政部门管理制度

行政部门管理制度一、行政部门工作职责1、在总经理的领导下，负责协调公司各部门的工作关系，以及传达公司的各项任务、计划和临时性的工作。2、协助并督促各部门定期检查部门计划的执行情况。3、负责公司文件的收发、编号、登记、归档及管理工作。4、负责拟定公司的行为规范和办公纪律。5、负责保管及管理公司印鉴。8、负责公司所有档案（包括业务、市场等）资料的保管及管理工作，负责公司机密档案的保密工作。9、做好涉外交往事宜及处理公共关系事务。10、负责公司员工的着装、仪容等。11、管理好办公环境的安全与卫生，做好办公设施的维护、改善工作。12、办公场所配备“急救小药箱”，预备创可贴、创可喷、棉签、扭伤药物等，备急用之需。13、组织员工的文体活动。14、负责公司办公用品的采购、管理、发放及公司信笺的印刷。15、完成领导分配的其他工作。二、员工行为规范及办公制度1、全体员工应本着敬业乐业的态度，热爱本职工作。2、部门员工之间应一切以工作为出发点，以“公司利益第一”为准则，同心协力，互相配合、真诚合作，不推卸责任。对他人工作中的问题须及时善意指出，避免公司损失。3、爱护公司设施、公用办公设备和个人领用的设备、用品。4、工作中应当做到有事必报，有错必言，不得隐瞒虚报情况，以免公司蒙受损失。5、积极工作，不得利用工作时间做与工作无关的事情、看与工作无关的书籍报刊。6、不得利用上班时间上网浏览非工作需要网站、玩游戏。7、未经他人允许不得使用他人电脑，各部门人员要自觉保管好自己的电脑，防止技术泄密。8、保持办公区整洁，不得在办公区域内吸烟，公司员工吸烟者，每次罚款20元，当场投入（公用基金）箱内，公用基金主要用于公司员工集体活动。9、不得利用公司电话拨打私人长话及声讯电话，违反者应当自行承担相应电话费用，并按发生费用10倍扣罚。10、不得利用公司设备（电脑、打印机、复印机等）制作、打印、复印私人资料。违反者，按发生费用10倍扣罚。11、任何员工不得在公司私自使用盗版等非法软件，不得私自将自己、他人或其他单位的商业秘密带入公司。擅自使用或带入，当事人除按公司规定给予处罚外，还需全部承担由此产生的一切后果。三、印鉴管理制度1、公司印鉴包括：公司公章（除签订合同外其他对外事宜）、财务专用章、合同专用章（签订合同）。2、公司公章、合同专用章由财务部负责保管。3、日常财务事务用财务章，由财务部经理审阅后盖上，非财务部门须盖财务章时，须经总经理签字后方可盖章。4、公司印鉴一般不能带出公司，确需带出时，经总经理批准后由公章保管人一同携章外出，并做好记录。5、公司一般不允许开具空白介绍信或盖公章的空白信笺，如确因特殊情况需开具时，须经总经理签字后方可盖上，由领取人登记使用说明。未使用的空白介绍信和空白信笺应当及时交回处理，已经使用的应当补充登记。6、公章保管人应严格负责，如执行不力，被他人误用公章的，以违反规章制度处罚。情节严重者作违纪辞退。因此造成的公司损失，公章保管人向公司承担连带赔偿责任。7、公章保管人员使用印章须经部门经理批准，不论何时，出于什么原因，私自使用印章的，做辞退处理，由此造成损失的，保管人员承担全部责任。四、办公物资及劳保用品的采购发放制度办公物资的采购由人力资源部负责审批，由行政部负责采购，管理、发放、维护、维修。一、办公用品及劳保用品的采购：1、办公室所有办公用品及劳保用品的采购工作，统一由行政部执行；2、坚持实行集体采购制度，急用现买零散性采购是想双人采购制度；大宗、批量、贵重物品由采购负责人及有关领导在采购地点，规格型号和质量价格上予以把关，全程参与采购工作；必要时可邀请有关专业人员参与；劳保用品按月度购买，每个月在10-15号之间购买，购买物品目前包括纸巾，手套，口罩等，劳保用品的发放定额为每个月每人1卷纸巾，2个口罩，手套以烂换新；3、严格采购审批制度，随用随买的个别零散采购，一次性支付在200元以下的，由采购负责人签字审批，一次性支出在200以上800以下的，由财务主管签字审批，凡支出在800以上的，有总经理审批；4、采购前，应做好市场调查，充分掌握欲购物品的性能，价格及附加优惠条件，货比三家，讲价压价，努力达到货真价实，物美价廉。之后遵循定点采购原则，开具发票。5、办公用品采购的一般程序为：需用单位或个人向部门负责人提出购物申请→部门负责人确认→行政部确认库存无可用货可替代的物品后转交采购负责人采购→采购人员在领导小组的监督指导下实施采购→所购物品交与相关报关员验收→财务部核销→需用单位或个人领取二、办公用品的保管1、库存办公用品的种类和数量要科学确定，合理控制，常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公品可适量库存、要避免不必要的储存或过量积压，确保供应好、周转快、消耗低、费用省。2、批量购入的办公用品应及时入库存储，物品采购员和仓库保管员要搞好验收交接，在《办公用品入库登记本》上如实填写接收物品的名称，规格，单价和数量，并签字。3、加强对办公旧物的管理。阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管，随时待用，本门替换下的额各类办公设备由办公室人员保管，办公室人员要及时回收，登记造册，修旧利废，充分利用。4、定期进行办公用品库房盘点，确保账务相符，随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况，适时增加库存，保证供给。三、办公用品的领取1、领取的原则是：工作任务清楚，使用目的明确。按岗、按需，用多少领多少，专领专用，劳保用品的发放范围为入职满1个星期的员工。2、领取时，领取人须在《办公用品领取登记本》上写明日期、领取物品名称及规格、数量、用途等项并签字。3、办公用品管理部门及人员应严格控制办公用品的领取数量和次数，对于小号品，可根据历史记录和经验定期发放。设置专人专页，月末进行评比，明显超出常规的申领，领取人应作出解释，否则保管员有权拒付，对于笔记本，签字笔等办公用品要以旧换新。4、领取的非消耗性办公用品（如订书机，计算器，剪刀，文件夹和文件架等）应列入移交，如重复申领，应说明原因货品毁损原物以旧换新，杜绝虚报冒领。5、大件物品领取后，应列入办公室固定资产管理序列，明确责任人。办公用品领取后发现不适用或未用完部分应立即退还保管员，保管人员根据情况予以调换货收回入库。6、为接受民主监督，强化节约意识，每季度通报1次办公用品出入库数额和部门领取情况。四、办公用品的使用1、使用办公用品应牢固树立节约光荣，浪费可耻的思想，在日常工作中，处处精打细算，提倡节省每张纸，每度电，努力降低办公成本。2、办公用品应为办公所用，不得据为己有，挪作私用，不得用办公设备干私活，谋私利，不许讲办公用品随意丢弃废置。3、精心使用办公设备，认真遵守操作规程，及时关闭电源，定期维护保养，最大限度的延长办公设备，用品使用寿命。4、办公用品使用要物有所值，物尽其用，不要大材小用，贵材贱用，复印纸应用于复印，不得用作草稿纸，包装纸，纸张可双面利用，修改校对稿可先用废旧纸张打印等，充分发货各种办公用品的最大使用效率。5、印制文件材料要有科学性和计划性，要根据文件材料印制的要求及数量选择合适的印制方式，避免不必要的浪费。6、对于高档耐用的办公用品，部门间应尽量协调相互借用，一般不得重复购置，使用中办公设备出现故障，有原采购人员负责协调和联系退换，保修，维修，配件事宜，因使用不当，人为造成设备损坏的，直接责任人应负赔偿责任。五、会议管理规定1、公司会议实行签到制度。通常每周召开一次总经理办公会，由总经理主持。由指定人员记录与会情况。2、各部门组织可根据工作需要召开工作例会，由部门经理主持，指定专人记录与会情况及会议记录，并将重要事项以及急需公司领导协调解决的问题写成会议纪要，由部门经理审核后，呈交总经理一份，并抄送有关部门。3、于工作需要，可由总经理提议，随时召开专题会议。由总经理拟定会议议题，指定主讲人、与会人，由制定人员作好记录，会后按第一条办理。4、召开会议要求：1）开短会，主讲人准备充分，发言简明扼要。2）议题明确，突出重点，要求务实，解决问题。3）与会人员要遵守会议要求，不得迟到、缺席。4）会议记录层次分明，条理清晰，真实准确。六、公司通信设施及信息管理办法为了确保公司的通信设施以及信息渠道的畅通，正确使用和维护通信设备的正常进行，根据《计算机信息网络国际网安全保护管理办法》以及《公司保密规定》制定本办法。1、在使用电话通信以及网络信息时，尽量做到节约资源，缩短通话时间，以便使他人更多利用通信设施，提高工作效率。2、原则上不允许使用公司的通信设施、信息资源处理私事。违反者，按发生费用10倍扣罚当月工资。如有特殊情况，确实需要使用，需请示部门经理或以上领导批准方可使用。3、公司员工必须遵守执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》和其它法律、行政法规的规定，严格执行安全保密制度，对所提供的信息负责，不得利用国际互联网和企业内部网从事危害国家安全、泄露国家秘密和公司秘密等违法犯罪活动。4、公司员工不得利用公司计算机网络从事下列危害性活动：1）未经允许，进入公司计算机信息网络或者使用公司计算机信息网络资源的；2）未经允许，对公司计算机信息网络功能进行删除、修改或者增加的；3）未经允许，对公司计算机信息网络中存储、处理或者传输的数据和应用程序进行删除、修改或者增加的；4）窃取公司计算机信息网络中的保密信息；5）其他危害公司计算机信息网络安全的。5、公司员工应注意保护公司计算机网络的保密性和安全性，不得在网络上从事与工作无关的事宜，应避免使用可能带有病毒的软件和盗版软件。6、员工有违反本办法的任何行为，给公司带来不良影响或严重损失，公司将对员工作出立劳动关系的处理决定，并追究员工的民事或刑事责任。七、档案管理规定1、归档范围：1）公司成立资料和证照：章程、合同、法人代表资料、营业执照、税务登记证、法人代码证以及修改、变更、年审等资料。2）规章制度，经理会议决议、公司收发文。3）人事资料：员工入职资料，证件，合同签定记录，日常更新员工在职考核、工资变动、奖惩记录等。4）技术档案：包括所有的技术文档资料（设计报告、设计方案、软盘、硬盘、光盘等形式存在）和图纸等。5）经济合同：包括销售部、市场部的各类合同及合同订立、履行、变更、终止、合同纠纷处理过程中产生的有关资料。6）财务资料：年度预算报告、会计凭证、帐簿、报表、财务分析等2、档案的管理：1）以上1）、2）、4）项归档范围由行政部统一归档管理，人事资料由人事部门负责人管理，财务资料由财务部门负责人管理。每次签订合同后，销售部、市场部门应及时将合同交由行政部保管。2）档案要建立目录、安全存放、方便查阅；档案的借阅、收进、移交、销毁必须做好登记。3）因工作需要借阅档案和查询档案，需经部门经理批准。借阅档案必须及时归还，不得擅自复印。3、档案的销毁：1）对超过保存期限、失去保存价值的档案，由保管人员提出申请，报总经理批准后方可销毁。2）经批准销毁的公司档案，需编制销毁清单存档，并由专人监督销毁。八、安全保卫管理规定1、公司保证提供符合法律、法规规定的劳动、安全、卫生的工作场所。2、公司法定代表人为本公司劳动安全负责人，行政部具体负责本公司的安全、防盗、消防、卫生工作，部门负责人是部门劳动安全负责人。公司设备是重点防火对象，由部门负责人和指定的专职人员负责消防工作，包括检查、督促整改、培训等。3、各部门经理为本部门劳动安全责任人，全权负责本部门的消防安全和安全劳动：包括对下属的安全教育；工作过程中的安全防护；执行劳动和消防安全管理规定，并对因违反规定而造成的事故负责。在大楼管理处的指导下，定期组织防火检查，及时消除火灾隐患。4、员工应树立良好的安全消防意识，自觉维护公司的消防安全和治安安全，对在办公区内发生的有损公司安全的行为，每个员工都有责任加以指正、制止。5、员工必须遵守防火安全管理规定，严禁在公司区域内吸烟，尤其是仓库内部，确保使用电器设备的安全。下班离开办公室时，所有员工应关闭个人设备及项目组公用设备电源，最后离开办公室的人员应负责关好电灯、门、窗、空调及室内电源。6、行政部负责对新