第二章会计数据处理技术的发展及其对会计信息系统的影响

第二章会计数据处理技术的发展及其对会计信息系统的影响Ⅰ本章教学目的和要求会计是以货币为主要计量单位，从价值方面对经济活动进行完整的、连续的、系统的反映和监督的一种定量管理活动。因此，会计数据处理技术对于会计电算化的理论与实践十分重要。在了解会计数据处理技术的手工处理、机械处理和电算化处理三个发展阶段和会计电算化的意义的基础上，重点对手工会计与计算机会计的不同技术特点进行分析比较。能够掌握计算机会计处理技术的不同发展阶段，即：非商品化定点开发阶段、单项业务处理型会计软件、核算型会计软件、管理型会计软件和会计软件从管理型向全面企业管理软件发展，以及不同发展阶段的特征。深入理解会计数据处理技术的变化对现行会计工作的影响，也就是说，电算化会计系统以计算机这种新型的信息处理工具置换了纸张、笔墨和算盘，但这种置换不仅仅是简单的工具改变，更重要的是它所带来的对传统会计理念、理论与实务的冲击，以及它所引发的会计发展史上的又一次大革命。Ⅱ本章重点1、电算化处理的优劣分析；2、计算机会计的技术特性；3、手工会计与计算机会计的区别分析；4、管理型会计软件的概念。Ⅲ本章难点1、机械式会计数据处理的特征及其贡献；2、电算化处理的局限性；3、管理型会计软件与核算型会计软件的区别；4、MRP、MRPII与ERP的概念理解。Ⅳ本章计划使用教学课时：5课时V教学内容及教学过程的组织第一节会计数据处理技术的发展〖教学建议〗本节内容建议使用课时1.5课时会计实践的原始形态可以追溯到人类社会的早期，现代会计就是从当时一些最简单的计量行为逐渐发展起来的。纵观会计的发展历史我们可以看到，随着社会的发展，会计的理论体系逐渐完善、会计的方法逐渐丰富、会计的领域固渐扩大，同时会计数据处理技术也经历了一个不断从低级向高级发展的过程。会计数据处理技术是指对会计数据进行采集、存储、加工和传输等过程中所采用的技术方法。一、手工处理手工处理是指主要靠人工进行会计数据的收集、分类、汇总、计算的一种形式。这种方式主要利用人（财会人员）的眼、耳等感觉器官当作输入器，用纸和笔把观察到的经济业务事项作为记录，存贮下来，并加工输出出去。在会计漫长的历史发展过程中，手工处理一直占据主导地位，直到现在仍有大量企业的会计工作采用这种形式。手工处理形式的最大优点在于它具有良好的适应性和可靠性。比如由于某种需要，会计业务的处理方式、程序需要调整、变化时，在手工方式下比较易于进行调整；在日常的业务处理过程中出现例外事件时，可以及时的比较灵活的进行相应的处理；会计业务的正常处理不会因为某个人的原因或电力的、温度的原因而完全中止。但手工处理形式的缺陷也是明显秘，具体表现为二低一高，这就是它的低速度、低效率及高差错率。二、机械处理19世纪末至20世纪初，正是西方主要资本主义国家工业经济大发展的时娜在这个时期，企业的规模日渐扩大，会计在管理中的作用进一步受到重视，会计数据处理的工作量也随之增大。这种状况，从客观上产生了改革会计手工处理形式的需要。当时，随增工业技术的发展，在数据处理技术方面也有很多创新，最突出的成果就是穿孔卡片系统。使用穿孔卡片的各种机器，用的是同一张卡片上的原始资料，即卡片上的数据一次穿孔多次使用，这就省却了原始数据在手工操作中需要辗转抄录、加工的工作，因而其操作速度比手工操作为快。这是会计数据处理技术发展史上的一次重大改革．它第一次打破了手工处理长期垄断的局面。但是，这些机器的加工处理过程是不连续的，工作程序仍然要由人工操作和控制，后来并没有得到广泛推广，主要原因在于其体系笨重、庞大，成本过高，操作困难，而且稳定性较差。然而，机械化操作中的穿孔卡片及“一数多用”、“数据共享”的数据处理原则，在电算化操作中得到沿用和发展。三、电算化处理电算化处理，就是以电子计算机作为手段而进行会计数据处理。电子计算机是一种运用电子技术，组合成一定的指令程序，按照人们的意图去分析、处理数据，并得到预期结果的计算工具。电子计算机一般由输入、存贮、算术及逻辑运算、控制、输出五个部分组成。这五部分是相互连贯的，工作时相互配合、自动运行。进入20世纪50年代，发达国家的会计工作进一步发生了变化，主要表现在：（1）内向服务进一步发展，会计工作日益向基层单位、管理部门、生产技术领域渗透，与企业的日常经常活动结合的更加紧密；（2）普遍重视发挥会计信息的反馈作用，在此基础上开拓了“服务经营、参与决策”的新领域。这些变化是本世纪40年代兴起的科学革命浪潮在会计工作中的反映，标志着会计工作从内容和结构上发生了质的飞跃。同时，这些变化也对会计信息处理的速度和质量提出了更高的要求，落后的会计数据技术越来越满足不了管理的需要。大约从50年代初期到60年代中期，是计算机用于会计数据处理的初级阶段。在这一阶段，计算机的价格还比较昂贵，同时也缺少必要的经验．人们主要将计算机用于一些计算过程。虽然简单，但数据量大而又重复较多的业务，如工资计算、库存材料的收发核算等等。这种单项处理，局部代替了一些手工劳动。60年代中期到70年代初期，是计算机在会计中应用的第二个阶段。在这一阶段，随着计算机在会计业务中应用面的扩大，开始出现了比较完整的计算机会计系统。这个阶段的特点是系统中的账务处理功能已经比较完善；各项业务的处理已经不是孤立地进行，它们之间的联系得到加强；系统已经具备一定的面向管理的反馈功能。70年代以后，计算机在会计中的应用进一步向着更高的层次发展。在很多企业中，整个管理工作全面应用了计算机，在中心计算机中建成了各个功能系统共享的数据库，计算机会计系统是整个管理信息系统的一个组成部分。这种系统的出现大大提高了会计工作乃至整个管理工作的水平和效率。目前，随着计算机技术的发展、价格的下降，无论国内国外运用计算机进行会计数据处理已经十分普遍。一般地说，任何复杂的工作，只要可以简化为一系列的算术或逻辑运算，都可以迅速而准确地用电子计算机来处理，这就是电子计算机的优点。但目前，电算化处理尚存许多不足之处。【课堂设问】会计数据处理技术发展的三个发展阶段的各自主要特征是什么？第二节会计电算化的意义〖教学建议〗本节内容建议使用课时0.5课时“会计电算化”一词最早是在1981年由中国会计学会于长春召开的“财务、会计、成本应用电子计算机专题讨论会”上正式提出的，可以简单地将其理解为“将现代有关电子计算机方面的技术应用到会计实务中”，具体地说，就是利用会计软件，由电子计算机代替手工完成记账、算账和报账，进行会计控制，以及进一并完成对会计信息的分析、预测和决策的过程。此次会议被称之为会计发展史上的一个“里程碑”。现代信息技术用于会计数据处理，彻底改变了会计的面貌。其特作用主要表现在如下几个方面：第一，加强了会计数据处理的集中化、自动化程度。采用计算机处理以后，原始数据通过自动扫描装置或人工输入方式输入后存储于计算机，在此后的数据加工过程中，计算机自动按照事先编制的程序进行各种处理工作，很少或者完全不需要人工干预。此后，就可以根据需要，随时查询或打印有关账簿和报表。第二，提高了会计信息的准确性和及时性。现代社会企业的经营管理越来越复杂，竞争也越来越激烈，这种现象不但使会计所要处理的数据量增大，也要求会计数据的处理更加准确及时。速度快、准确性高是计算机处理的两个主要特点，利用计算机进行会计数据处理可以彻底打破手工处理的局限性，为日常管理提供更加详细、更加准确、更加及时的信息。如在销售管理方面采用计算机进行处理，可以及时提供按地区、销售部门、商品类别等汇总的销售日报；提供给企业管理人员，以便及时了解销售动态，采取相应措施；还可随时输出应收账款的结算情况，以便及时通知欠款企业结清货款。第三，从广度和深度上扩展了会计信息的领域。在手工会计下，会计的数据处理主要集中在记账凭证以后的阶段。在计算机系统中，会计数据的处理主要集中在记账凭证以前的原始数据方面。通过对大量原始数据的处理，及时为管理提供反馈信息．用于对经营管理过程进行控制，而用于会计核算的数据只是这个处理过程的一项副产品。如在大型商场中使用计算机进行进销存管理，通过商品入库及销售业务数据的实时处理，可以随时得到最新的销售情况、最新的库存情况，将这些信息提供给有关人员，就可据此及时组织货源、调整销售策略。同时，有关商品进销存的数据按会计核算的要求整理为记账凭证的形式，供账务处理系统子系统调用。第四，减轻了会计人员的工作负担。使用计算机进行会计数据处理以后，大部分工作由计算机自动进行处理，使会计人员从繁重的手工操作中解放出来。从而使会计人员把主要精力放在管理和监督上，更好地发挥会计人员的作用。第五，对传统会计理论与实务的挑战。在电算化方式下，会计系统以电子计算机、网络技术等新型的信息处理工具置换了传统的纸张、笔墨和算盘。而这种置换不仅仅是简单的工具改变，也不再是手工会计的简单模拟，更重要的是它所带来的对传统会计理念、理论与实务前所未有、强烈的冲击与挑战。如果我们能够认识会计电算化数据处理的巨大潜能和特征，将会引发又一场会计发展史上的大革命。【课堂设问】为什么说“如果我们能够认识会计电算化数据处理的巨大潜能和特征，将会引发又一场会计发展史上的大革命”？第三节手工会计与计算机会计的比较〖教学建议〗本节内容建议使用课时1.5课时一、会计的本质是一个经济信息系统随着现代经济与科学的飞跃发展，人们逐渐加深对会计本质的认识，即会计是一项对会计信息的输入、处理、输出的经济信息系统，其主要职能为人们提供经济活动（价值运动）的状态、结构、历史及未来趋势的画面。会计的各项活动均可以体现为对信息的某种作用，比如，原始凭证的审核与记账凭证的填制，是信息的提取与确认；登记账簿是信息的分类存储；成本计算是信息的计量；账务检查与核对，是会计内部信息的反馈；编制会计报表是信息的输出等等。二、手工会计的技术特性1、复杂性表现为：（1）信息关系复杂，会计信息有着相互依存，相互制约的紧密关系，如资产、负债与所有者权益之间的平衡关系，成本与损益之间的消长关系，总括信息与明细信息的核对与统辖关系；（2）信息接口复杂，会计信息是以货币形式综合地反映企业的生产经营活动，其信息的源点和终点涉及供、产、销每个环节以及人、财、物每个部门或单位；（3）信息计算复杂，会计信息的处理过程自始至终离不开各种计算方法。2、有序性会计系统对经济活动的反映与监督是根据经济业务发生的先后顺序连续不断地进行的，即根据主体每一经济交易或事项发生的时间先后顺序，填制和审核会计凭证，设置和登记会计账簿，试算和编制会计报表，进行财务分析，其间，涉及会计信息的判断、确认、分类、计算、组合、复核、记录、再分类、再重组等多个技术环节来生成对外会计报表和对内财务报告，从而，再开始下一个会计期间的循环。这些环节环环相扣，循行渐进，不得随意打乱和跳跃。3、规范性会计信息处理具有一整套系统、完整的程序和方法，必须遵循“企业会计准则”、“企业财务通则”以及行业会计制度的规定，会计信息的收集、处理、交换均必须以有形的实物为载体，如出库单、发票等原始凭证，活页式、订本式的账簿，具有一定格式的会计报表等，对于每一环节的处理结果都具有可验证性。4、分散性在手工条件下需要由多名会计人员分工协作才能完成。为避免人工在任何环节与任何时候都可能出现的计算、记录方面的差错，因此根据复式记账原理，环环检查、平行登记、账证核对、账账核对、账表核对、试算平衡等技术贯穿于整个处理过程。5、单一性表现为：（1）会计主体的单一，会计信息系统仅收集、处理和交换与主体直接相关的经济事项的信息，而不包括所在行业的等信息；（2）会计期间的单一，在手工条件下，会计系统只能以“月”作为最小会计期间来提供会计信息，；（3）货币计量的单一，会计系统只收集、处理和交换能够用货币描述的经济事项的信息，而不包括非货币计量的信息；（4）核算方法的单一，会计系统只确认主体认定的核算方法所生成的信息，而不包括其他备选方法或程序所可能生成的信息；（5）信息确认的单一，会计信息系统仅收集、处理和交换已发生的经济事项的信息（历史成本），而不包括未发生的经济事项的等信息。