管理体系文件发文规范

1/11管理体系文件编号：MLZY—GF—0001版号：A/0管理体系文件发文规范发布日期：2013年3月编制单位：名流置业集团编制部门：行政人资中心修订记录日期修订状态修改内容2013.3.1首次发布2/11管理体系文件发文规范第一章总则第一条为强化集团管理制度文件的规范性，提高审核效率，根据《董事会议事规则》、《总裁办公会议事规则》、《授权手册》相关内容制定本办法。第二条本规范适用于全集团。第三条行政人资中心为集团管理体系文件的主管部门，对各类管理体系文件的发文具有审核和监督权。下辖各公司行政人资部为本公司管理体系文件的主管部门，对本公司的各类管理体系文件的发文具有审核和监督权。第二章文件命名与审核第四条分类及定义管理体系文件分为两大类：制度体系文件和流程体系文件。4.1制度体系文件指企业制定的管理过程和进行管理的规则和制度的总和，包括：制度类文件、规范类文件。4.1.1制度类文件是指由企业针对某项具体工作、具体事项制订的，要求全体员工共同遵守的行为规范。4.1.2规范类文件是指企业为维护内部纪律和公共利益制定3/11的，要求员工遵守的条规文件，包括管理办法、规定、规范、细则、标准、手册等。4.2流程体系文件指企业为达到期望的管理或业务目标，通过明确的组织、人员，按照标准的步骤执行并输出成果的一系列的管理流程或业务工作指导性文件，包括管理流程、作业指引、导则、指导等。第五条文件签发及命名管理体系文件审批依据《授权手册》执行，原则如下：5.1制度类文件签发及命名此类文件适用范围为集团全体员工,签发人为董事长，是否需提交董事会审议，由董事会办公室在审核过程中予以判断。文件后缀名统一规范为“制度”，即《×××制度》；例如：《薪酬管理制度》、《奖惩管理制度》等。5.2规范类文件签发及命名管理体系文件制度体系文件制度类：如薪酬管理制度、奖惩管理制度、考勤管理制度等规范类：如开发项目采购管理办法、营销工服管理规范、工程部门印鉴管理实施细则、安全文明现场标准等流程体系文件流程类：如交房计划实施流程、景观设计标准指引、建筑防水设计及施工技术导则4/115.2.1适用范围用为集团内的，签发人为总裁。是否需提交总裁办公会审议，由行政人资中心在审核过程中予以判断。如：《销售案场管理规范》、《安全生产管理办法》、《开发项目招标采购开标、评标管理规定》等；5.2.2适用范围为下辖各公司内部的。签发人为下辖各公司总经理。如《社区巴士管理办法》、《项目部员工食堂管理规定》等；5.2.3规范类文件，根据文件内容，其后缀名统一规范为“管理办法、规定、规范、细则、标准”等，即《×××管理办法》、《×××规定》等。5.3流程类文件签发及命名5.3.1适用范围为全集团的，签发人为总裁。如《物业管理例行工作信息传递指引》、《栏杆（护栏）、百叶选型及验收导则》等。5.3.2适用范围为下辖各公司内部的，审批人为下辖各公司总经理，如《城中村项目部还建房管控流程》。5.3.3流程类文件，根据文件内容，其后缀名统一规范为“管理流程、作业指引、导则”，即《×××管理流程》、《×××作业指引》等。第三章发文规范第六条发文部门5/11职能部门是本专业管理体系文件的制定、修订部门，并负责文件的解释、培训、指导、考核。发文前应充分广泛征求意见，发布后及时跟进执行情况，并适时修订，保障管理体系文件的科学性、适用性、严谨性。第七条编码规则7.1文件编码采用三级编码，第一级为公司简称首字母缩写，第二级为文件类别首字母缩写（制度类代码为ZD、规范类代码为GF、流程类代码为LC），第三级为流水代码。编号规则：一级代码+二级代码+三级代码，如：MLZY-ZD-0001。7.2各单位管理体系文件一级编码由行政人资中心统一分配，新成立的公司，由公司行政人资部提出申请，由行政人资中心确定该公司管理体系文件一级编码号。公司简称代码公司简称代码集团总部MLZY陕西名流SXML广东中心GDML沈阳名流XYML武汉中心WHML芜湖名流WHML名流地产MLDC重庆名流CQML合肥名流HFML第八条文件结构文件结构模板见附件，其中制度类、规范类文件必须结构完整6/11（见附件1）；流程类文件中，工作指引、导则等除首页外，可根据实际情况制定（见附件2）。第九条制度培训管理体系文件必须组织培训，原则上应在发文之日起10个工作日内，由文件主导部门组织实施培训，并可根据文件内容组织考试，以巩固执行效果。第十条发文通知管理体系文件的发文通知应包括文件启用时间、培训安排，有必要的可体现考试、检查、考核等安排。初次印发的文件和修订印发的文件在发文通知中予以区分，属于修订文件的，应说明主要修订条款，并将修订清单做为附件审核、发布。第十一条合并发文制度/规范类文件发文时，如需同时发布相应管理流程的，可将管理流程一并审核、发布，发文审批按“制度/规范类”文件履行。第十二条集团层面发布流程见《管理体系文件发布流程》（见附件4）。第四章附则第十三条对于不按本规定执行的单位或个人，视情况轻重，予以50-500元的处罚，由行政人资中心/行政人资部按《奖惩管理规定暨实施细则》的规定报分管领导审批后执行。7/11第十四条本规定自发布之日起执行，解释权归行政人资中心。附件：1、管理体系文件模板（制度规范类）2、管理体系文件模板（流程类）8/11附件1：管理体系文件（制度/规范类）模板管理体系文件编号：MLZY—GF—0001版号：A/0****管理办法发布日期：****年*月编制单位：*********编制部门：*******修订记录日期修订状态修改内容*年*月*日首次发布一级代码+二级代码+三级代码字母/数字说明：“字母”——首次发布为“A”，较大改动用字母“B”，“数字”——每修订一次用续接阿拉伯数字表示。9/11****管理办法第一章总则第1条****************************************。第2条****************************************。第3条****************************************。第*章***第4条4.1*******************************。4.1.1*******************************。4.1.2*******************************。第*章附则第*条****************************************。第*条本办法自发布之日起执行，解释权归***部门。内文样式：仿宋，四号；内容：制订目的和依据章节样式：黑体四号，不加粗一级编号样式：仿宋，四号，加粗标题：黑体二号，不加粗管理权限适用范围标准结束条款可选：相关奖惩条款或其他说明事项二、三级编号样式:仿宋，四号10/11附件2：管理体系文件（流程类）模板管理体系文件编号：MLZY—LC—0001版号：A/0********流程发布日期：****年*月编制单位：*********编制部门：*********修订记录日期修订状态修改内容*年*月*日首次发布一级代码+二级代码+三级代码字母/数字说明：“字母”——首次发布为“A”，较大改动用字母“B”，“数字”——每修订一次用续接阿拉伯数字表示。11/11管理体系文件编号：MLZY—LC—0001版号：A/0制度及流程体系文件发布流程（集团层面）草案编制文件审核文件发布文件宣贯运行签发人行资中心/董办分管领导总部发起部门下辖公司组织编制草案组织征集意见、修订参与讨论开始初审评审审批文件发布（行政人资中心）组织制度培训组织制度考试参加培训参加考试执行/监督YN结束1、评审的形式分为会议评审及非会议评审两种。1）以会议形式评审的，由发起部门按总裁办公会上会资料准备并上会讲解。发起部门根据会议意见予以完善后再提交。2）非会议评审的，行资中心负责将审议意见回复发起部门，由发起部门予以完善后再提交；3）由董事会秘书在参与总裁办公会成员审议过程中，判断是否提交董事会审议。样式范例