信安之星iSecStar打印管理系统技术白皮书

信安之星打印管理系统技术白皮书南京信安宝信息科技有限公司-1-信安之星iSecStar打印管理系统技术白皮书南京信安宝信息科技有限公司信安之星系列产品与解决方案南京市玉兰路86号210012电话：[phone]传真：[phone]服务热线：400-0866595目录一、打印管理概述..............................................................3二、产品系统概述..............................................................6三、系统功能介绍.............................................................10四、系统特性说明.............................................................18五、安装与部署...............................................................20六、支持与服务...............................................................23七、南京信安宝信息科技有限公司简介...........................................24信安之星打印管理系统技术白皮书南京信安宝信息科技有限公司-3-一、打印管理概述1，传统打印现状随着现代办公条件与设备的快速提升与发展，打印、复印、扫描等文印事务与日常工作日趋紧密，文印量越来越大，文印设备、耗材、维护的成本不断上升，文印信息安全，机密信息的打印管理，都迫切的出现在管理层面前，而人工的传统管理模式又无法适应高度信息化、网络化、智能化的现代移动办公管理形势，专业而先进的文印管理系统是急需、必备的现代办公管理工具。在日常的办公中，文印是一件平常却必不可少的工作，但如果这个环节不顺畅，以致频繁发生故障，将直接影响到办公效率，甚至或给工作带来损失。有的用户，非常看重打印效果和打印成本——一方面对打印的质量要求苛求，另一方面对打印成本控制得也很严格，希望用尽可能经济的成本实现最佳的表现效果，从而确立在商务客户心目中的专业形象，创造更多的商业机会。有的用户，尤其是一些管理松散的单位，员工利用单位的打印资源打印私用资料的风气让人瞠目结舌，打印比如小说杂志、时事新闻、私人照片、电子书等私用资料现象严重。据一家全球主流打印机厂商调查，办公室内的打印成本浪费率高达40％，大部分为打印与工作无关的私用资料，还有一些则是不负责任的打印浪费，私自打印的资料远多于工作需要所打印的资料，浪费程度可见一斑。计划、标书、配方、图纸、报价单、客户资料、管理数据、核心机密等，是一个单位最重要的数据，有些单位可能安装入侵检测系统来防止一些外部的威胁，但是很多的数据泄漏其实是来自企业内部的，有些员工任意将重要资料打印带出公司，可能导致的损失是无法用金钱来衡量的。大家都知道，单位里的很多文印事务或多或少的存在打印浪费的习惯和现象。以业务部为例：业务员经常要打印一些产品宣传资料、报价单、合同、订单等文件给客户，往往资料整理完毕没有经过仔细校对就直接打印了，打印完后经常会发现其中的某些内容、格式、字体、排版等不完善，一但给出去，如果其中的内容不严密、格式不美观，可能会给企业造成重大损失或者会影响企业的形象，所以只能重新校正内容后再进行二次打印，可是打印出来后经常还会发生第一次打印的问题，还需要修改校正后再打印，如此，本来在打印前经过仔细审核校对后，只需要打印一次就可以了，但结果往往会打印3到5次，甚信安之星打印管理系统技术白皮书南京信安宝信息科技有限公司-4-至更多！大家可以想象这种不良的打印习惯给单位造成的浪费有多大！重要企事业单位每天的打印量十分巨大，有时候打印队列十分的长，但是突然有紧急文件打印，这时就只能等待排队，严重影响了工作效率，甚至耽误了重要的订单！而在队列的中的打印任务甚至有可能只是一些员工私自打印的资料，这些都是目前企业打印管理不合理造成的。打印资源的消耗上，以我们一个客户为例，企业有20台各型打印机，平均每台设备每月5000张的文印量，一年的纸张消耗量在120万张，墨盒墨粉的消耗同样巨大，还有设备维修维护，管理人员疲惫不堪，成本费用消耗巨大，而且还在逐年的增加，在我们给出分析报告及方案后，用户看到了大量的资源浪费，成本与管理失控的严重问题，认识到打印管理系统的重要作用与价值。2，打印管理三大问题总结1）、成本控制与资源浪费问题打印机每天忙个不停，纸张、油墨、设备损耗等费用巨大，处于完全失控状态。随意打印问题普遍而严重，不论是否需要先打印再说，导致大量无人认领的打印文档大量堆积，浪费现象十分严重。使用单位设备文印非工作资料现象严重，如：打印下载的电子书籍、小说、新闻，帮朋友等外部人员文印资料，等等，大量的私人文印占用耗费了公用资源，影响正常工作，极大增加单位及部门开支。文印设备处于共享等随意使用状态，即造成耗材成本的极大浪费，又导致设备过度损耗，频繁的缺墨，维修，故障等，时常影响正常工作内必需急需的文印需要。无管控的文印，耗费纸张、油墨或墨粉、电力等，与当前低碳、环保的大趋势不符合。2）、机密信息安全防护问题单位的特殊性质及不断的发展，积累了大量的核心机密数据，但随意的打印与带出导致了严重的信息安全漏洞。对于机密数据的打印，是谁打印的，打印了什么文档，打印的时间、地点、机器、打印机设备等，没有详细的记录与管理。全部或重要部门、个人的打印内容没有备份存储，要能提供快照备份，甚至原始文档备份，存档备查或文档恢复。信安之星打印管理系统技术白皮书南京信安宝信息科技有限公司-5-传统打印都是直接打印输出纸张，但机密数据容易泄密，人还没有到打印机旁打印资料就输出了，或者有事忙碌，或者忘记，不能立即赶到打印设备位置，事后发现重要资料丢失或信息泄密等。对于内部资料，需要有水印、页眉的等打印技术来加强安全性。没有专业打印管理系统的情况下，日常的共享等打印，会在连接的机器上存留打印的文档数据，容易导致泄密。传统的网络打印，数据在网络中的传输是明文的，对于机密文件的打印有很大的安全隐患。另外，现在大文档的打印比较常见，容易导致网络阻塞，或因网络不稳定导致打印中断，一个文档有时频繁多次打印才能成功，即浪费又耗时。而专业打印系统提供打印压缩与传输控制，打印提交快速简单稳定。3）、企业管理方面的问题打印设备如果缺乏管理导致频繁故障，极大影响日常工作与效率，甚至给工作带来严重损失。管理上，成本控制，费用节省，是任何单位的核心管理内容，而无管控的文印导致的浪费是巨大。以多年的经验估算，全单位的文印设备，按100台文印设备计，一年纸张的耗费一般在300万～1200万之间，这么多纸张的运输是以卡车计的，其它耗材消耗及设备维护费也是巨大的，费用成本控制是必须的。管理上，文印报表是最基础的管理信息工具：按部门统计：全单位、部门、个人等。按周期统计：天、周、月、季度、年度等。按类别统计：打印、复印、扫描等。安全管理上，打印内容的审计，全部、或重要部门、或个人的打印需要备份存档，以备特殊事件的追查。安全管理上，打印资料的安全保密，需要专业打印复印扫描的管理系统，支持私密打印（跟随打印），添加水印、页眉等打印功能。文印设备的科学管理，可以对文印设备进行调度，指定打印设备与打印部门及人的对应关系，避免局部打印设备的过度疲劳、或过度闲置使用，可以合理管理高中低端打印机的配置使用。文印管理的云服务的应用，漫游打印是云服务的直观体现，能实现：科学、高效、信安之星打印管理系统技术白皮书南京信安宝信息科技有限公司-6-保密、移动等打印效果，是国际化的最新技术与趋势。考虑文印是日常工作中十分频繁的事务，量比较大，时间的随时性，手工管理是无法实现的，需要自动的、全天候的、用户无感知的、智能安全的打印管理系统来实现。管理制度的建立与完善，在建设实施先进的文印管理系统后，各种技术层面的管理、统计、安全、控制等能全面即时的到位，同时辅助必要的管理制度，及时的公布执行，对管理员、使用者、维护员都有一个明确的指南和约定，确保系统管理作用的有效发挥及稳定运行。3，解决方案信安之星打印管理系统，是专用于解决以上所有问题的最专业的打印管理系统，提供面向打印复印扫描管理的最全面的整体解决方案，是国内技术最先进功能最全面的第一品牌，详细系统介绍见下面说明。信安之星打印管理系统技术白皮书南京信安宝信息科技有限公司-7-二、产品系统说明1，产品概述信安之星(iSecStar)打印管理系统，是面向网络打印、复印、扫描等文印事务管理的，基于云技术与服务的综合文印管理系统，系统完全解决了共享打印管理模式的种种弊端，无网络、文档格式、软件、系统等限制，满足信息与办公移动化发展的需要，系统不仅实现文印事务的记录与审计，更融入科学管理和信息安全两大思想，实现统计与成本控制、科学管理、信息安全三位一体的管理功能，让用户打印更便利，让打印设备使用更合理，让管理于无形却更节省更安全更轻松。系统支持各种现有网络环境：办公室、多部门、楼宇、企业网、专网及互联网，用户通过漫游打印服务在任意网络位置提交打印任务，云服务可以立即执行打印，也可以等用户到任意打印服务点启动打印、守候并取走资料，即私密打印与跟随打印，配合全程文档加密、压缩、传输控制等，实现极高的私密打印安全；提供特有的自助终端智能打印、刷卡打印等更多模式，无人值守，用户体验感好，支持水印、页眉等高级功能，支持审批打印、配额、计费等高端应用，支持打印内容监控、短消息、邮件通知与预警机制，支持AD、第三方系统、卡系统的对接认证，支持普通打印机、多功能一体机(MFP)设备，提供丰富的统计报表，功能十分全面，实施部署简单，运行稳定可靠。2，系统主要功能模块：◆基础平台◆文印记录◆打印控制◆打印策略◆打印模式◆打印备份◆复印管理◆扫描管理◆打印监控◆预警提醒◆配额管理◆补助管理◆计费管理◆打印审批◆水印打印◆页眉页脚◆查询统计◆报表中心◆系统日志◆项目打印◆安全控制◆数据库管理◆数据接口◆WEB服务信安之星打印管理系统技术白皮书南京信安宝信息科技有限公司-8-◆辅助工具◆管理员管理◆无人值守◆客户端◆数据维护◆系统架构3，系统架构拓扑图4，产品著作权信安之星打印管理系统技术白皮书南京信安宝信息科技有限公司-9-5，用户操作流程图-打印、复印、扫描信安之星打印管理系统技术白皮书南京信安宝信息科技有限公司-10-三、系统功能介绍分类功能管理简述一、基础平台部门管理部门的创建、删除，信息编辑，设置部门的配额、费率等，设置部门对应的打印管理策略。用户管理用户的创建、删除，信息编辑，密码修改，设置用户的配额，账户余额管理，用户的禁用与启用管理，设置用户对应的打印管理策略。用户辅助管理用户查询，刷新，导出。用户类型管理用户类型的创建、编辑、删除，查询，刷新，费率设置等。系统首页显示设置管理员与用户登录界面信息设置，自定义显示的单位或系统名称，字体，颜色等。系统默认参数设置系统默认的打印管理策略，费率等。二、文印记录打印记录真实详细记录每次打印事件的用户名、计算机名、打印机名、打印时间、打印字节数、打印页数、纸张大小、色彩、文档名、文档内容、打印费用等信息。复印记录真实详细记录每次复印事件的用户名、时间、打印机名、色彩、纸张大小、费率、复印数量、总计金额等。扫描记录真实详细记录每次扫描事件的用户名、时间、打印机名、色彩、扫描文件大小、扫描文档、费率、总计金额等。三、打印控制按部门用户管理可以按部门、用户、用户类型进行打印控制，可以设置系统默认、部门、用户的打印管理信安之星打印管理系统技术白皮书南京信