67时间管理

时间管理课程培训梁杜金2016/5/31一、课程培训目的减少时间浪费现象1科学地分配时间2学会制定SMART工作计划3掌握制定有效工作计划的方法和过程4引入：我们的工作现状自己每天的工作没有计划和规划，事情来一件做一件，没有轻重缓急之分，完成一件时间之后纠结下一件做什么事工作的时候发现自己很忙很忙，手头上总有忙不完的事情，一天工作下来后，仔细想想，自己一天好像没做什么事，一天就这样子过去了每天感觉自己工作特别累，总有特别多的事情还没做，每天加班到很晚010203你有没有遇到过以下这样的事情？A面对这种情况，我们该如何改变这种现状？如何提高我们的工作效率？——引进“时间管理”观念，提高自己的工作效率“时间管理”的概念二、什么是“时间管理”？“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。由于时间所具备的四个独特性，所以时间管理的对象不是“时间”，它是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。请注意：（1）所谓“时间的浪费”，是指对目标毫无贡献的时间消耗。（2）所谓“自管理者的管理”——你必须抛弃陋习，引进新的工作方式和生活习惯，包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重和权力下放，加上自我约束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。1、时间管理的四个特性供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是24小时，所以我们无法开源。无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。无法蓄积：时间不像人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。无论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。无法失而复得：时间无法像失物一样失而复得。它一但个失，则会永远个失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。工作缺乏计划1、目标不明确3、缺乏做事轻重缓急的顺序4、没有时间分配的原则组织工作不当1、职责权限不清，工作内容重复2、“事必躬亲，亲力而为”与“请托”3、沟通不良时间控制不够习惯性拖延时间不擅处理无端电话的打扰。泛滥的“会议病”困扰。2、时间管理的误区（浪费时间的因素）2、没有进行工作归类的习惯4、工作时断时续不擅处理不速之客的打扰。整理整顿不足“帕金森定律”--工作将被扩展，以便填满可供完成工作的时间进取意识不强个人的消极态度做事拖拉，找借口不干工作唏嘘不已，做白日梦时间管理的误区（浪费时间的因素）工作中闲聊三、时间管理之工作时间分析1、对工作时间的类型分析01设定目标方面的时间损失02制定计划方面的时间损失03作出决定方面的时间损失04在工作组织方面的时间损失05工作开始时的时间损失06每日安排上的时间损失2、从时间损失分析07在信息和沟通方面的额时间损失3、从耗时因素分析A外在因素耗时的类型电话干扰、不速之客、沟通不良、资料不全、文件复杂、工作搁置等B内在因素耗时的类型计划欠妥、事必躬亲、条理不清、欠缺自律、无理拒绝、做事拖延等三、时间管理之时间管理原则01明确目标一个目标应该具备以下五个特征才可以说是完整的：具体的（specific）可衡量的（measurable）可达到的（attainable）相关的（relevant）基于时间的（time-based）2、有计划、有组织地进行工作记录工作法：1、用便签纸写好自己的目标和工作内容；2、将整理好有各类事务按流程或轻重缓急加以排列，按排列顺序进行处理；3、探寻完成目标的各种途径，选定最佳的完成方式；4、将完成事项标记好，检查自己的一天的工作内容；5、将得到的最佳途径转化成自己的工作经验并得以实施。3、分清工作的轻重缓急第一象限：重要又紧急的事情，诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。不赶紧就完蛋了。第二象限：重要但不紧急的事情，问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等。不急但是你不做以后就会给你带来麻烦。第三象限：紧急但不重要的事情，会让我产生这件事很急的错觉，电话、会议、突来访客都属于这一类。第四象限：既不重要又不紧急的事情，浪费力气但是又不讨好的事情引申四象限的处理方法1、帕雷托原则：在任何特定的群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，因此只要控制具有重要性的少数因子，即能控制全局。由以上原则引申到以下做法：2、巴莱多定律（二八法则）：启示：避免将时间花在琐碎的多数问题上，因为就算你花了80%的时间，你也只能取得20%的成效。所以，你应该将时间花于重要的少数问题上，因为掌握了这些重要的少数问题，你只需花20%的时间，即可取得80%的成效。因此，用20/80定律从你要做的一大堆事情中选出最重要的事情优先做，把自己80%的时间和精力花费在能给你带来80%收益的事情上3、艾维利时间管理法：1天中选择6件最重要的事情，而且是这一天中最需要完成的事情，其他事情先放一放，在一天中，把绝大多数的精力都放到这6件事情上。把这6件事情按照轻急缓慢来排列，一件一件来完成。4、合理地分配时间5、不要让别人浪费你的时间一、来自于别人的打断1、来自上司的打断2、来自下属的打断（1）设立定期汇报时间（2）设立每次例会（3）及时回复3、来自同事的打扰（1）双方应事先达成共识。（2）不要随意打扰对方。（3）想想为什么你的中断情形无法受控：你不喜欢得罪他人？你喜欢参与每一件事？别人经常来询问你的意见，使你觉得自己很重要？你不善于结束他人的来访？你让别人习惯于经常咨询你的意见？你就是喜欢不断地和他人交谈？类似与上面的这种同事的打扰，我们可以分轻重缓急，按情形来处理：在自己工作范围内的：1.重要且紧急的先处理，不紧急的缓一缓，杂小事情一起处理，闲事别嚷嚷；不在自己工作范围内的：能帮的时候尽量帮，不能帮的指条路，没空时不理会。4、打电话的艺术（1）事先的约定与准备（2）保持简短而明确的开场白（3）控制通话时间、保持通话主题（4）过滤电话6、与别人的时间取得协作任何人类的组织，不论大小，都有其周而复始的节奏性、周期性；而我们作为社会或是团体组织中的一员，毫无疑问地要与周边部门或人发生必然的联系。在这种情况下，我们需要互相尊重对方的时间安排，也就是说要与别人的时间取得协作。（1）事前要与别人商量好要做什么，让别人有准备；（2）在相互协作之前要做好充分的准备，以免给各自增加不必要的麻烦和时间成本；（3）应在尊重对方，相互理解的基础上进行协作；（4）直接切入主题，避免空谈主义和形式主义。7、制定规则、遵守纪律1、在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时截止。2、即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标。3、由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前和相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内。例如：1、给人提交自己的数据和工作报表，如果不能及时提交，就会造成别人的等待时间的浪费；2、会议的迟到，会造成会议的推迟或者中断；3、货物交期的延期，造成工作的增加。时间管理之省时小锦囊