Office XP产品指南 主要设计目的和新功能概述

MicrosoftOfficeXP10产品指南MicrosoftOfficeXP产品指南简介本《产品指南》旨在协助用户评测MicrosoftOfficeXP，重点放在整个MicrosoftOffice套件（或至少多个应用程序）共享的新功能和改进功能方面。每个单独的应用程序《产品指南》包含有关该应用程序的新增和改进功能的信息、使用这些功能的示例，以及新增或改进功能的屏幕样式。Office工作组开始规划和开发MicrosoftOfficeXP时，在为客户创建功能集和解决方案方面考虑了很多因素。调查发现，重要的反馈信息来自以下三类主要用户群：个人、工作组和组织。这些用户在调查中表明他们面临商业挑战，急需迎接这些挑战的解决方案，以及如何使用（或改进）他们的Office版本以帮助提高生成力。本文档着眼于这类客户的反馈，着重说明了OfficeXP在解决这些用户所面临的问题方面的改进措施。本文档中介绍了用户使用OfficeXP的三种主要途径：个人体验：无论用户是信息技术(IT)管理员、小企业所有者、公司职员，还是自由职业者，都是Office的个人用户。使用Office应用程序是为了提高工作效率和帮助作出更好的决定。OfficeXP提供的各种新经验使用户可以更好地驾驭Office，更轻松地访问Web或Office应用程序中的信息，同时，还提供了很多工具，确保不会丢失重要的信息。协作体验：当今社会，团队的合作越来越重要。您可能要和另一个人共同处理一份文档，或者要与一个工作组共同完成某个项目，这种情况下，使用OfficeXP简单易用的工具将有助于您的工作组之间共享信息和进行协作。组织体验：各种组织，无论规模大小，都必须确保他们在软件上的所有投资是有价值的，并且可以给组织及其用户带来回报。有了OfficeXP，他们不仅在配置和管理方面获得了显著收益，而且改进了作为企业开发平台的软件。OfficeXP为组织提供了各种工具，帮助他们降低成本；改善配置和管理；建立适合业务需要的、自定义的集成商务解决方案。MicrosoftOfficeXP11产品指南主要设计目的和新功能概述个人体验OfficeXP旨在提供各种有助于简化工作过程的个人经验。下面将要说明的新功能有助于个人用户提高工作效率，以及更轻松地访问重要信息。OfficeXP具有更高的可靠性、数据恢复和安全性。提高工作效率用户反馈中反映出Office个人用户关注的焦点问题是工作效率。用户认为，尽管他们现在使用的Office版本确实有助于提高工作效率，但是他们清楚地认识到还没有充分利用产品的所有功能。很多用户感觉有些功能很难发现或使用。即使他们发现了这些功能，也没有信心去尝试使用。因此，OfficeXP为用户提供了很多必要的工具去发现和使用产品的更多功能。同时，OfficeXP还为用户提供了一些新功能，帮助他们进一步提高工作效率。功能说明操作方法智能标记MicrosoftOffice智能标记是一组在所有Office应用程序中共享的按钮。当用户需要它们的时候（例如，当用户的Excel公式中出现错误，当Word自动更正用户的操作，或者当用户粘贴某些数据时），这些按钮就会出现，并给用户提供用于更正特定操作或错误的选项。有关如何使用每个智能标记的详细信息，请参阅每个智能标记的说明。任务窗格（参见附录A第1页的屏幕样式。）在OfficeXP应用程序中，用户可以在一个单独的集成视图中轻松访问重要的任务。用户可以从显示在屏幕右侧的“任务窗格”中执行搜索、打开或启动新文档、查看剪贴板内容、设置文档和演示文稿的格式、通过Web访问翻译和模板服务等操作。注意：“任务窗格”与特定的应用程序相关。每个单独的应用程序的《产品指南》都会着重介绍该应用程序特有的“任务窗格”。打开Word（或任何其他Office应用程序）。从“视图”菜单中选择“任务窗格”。注意：如果用户执行的操作启用了“任务窗格”，“任务窗格”会自动出现。MicrosoftOfficeXP12产品指南功能说明操作方法“粘贴选项”智能标记（参见附录A第2页的屏幕样式。）多个粘贴选项使用户可以确定是完全粘贴复制的数据、更改样式以便适合要粘贴数据的文档的格式，还是根据内容对数据应用特定的特征。示例：复制一个Excel表，并将其粘贴到Word文档中。.出现一个“粘贴选项”智能标记。选择一个选项，应用于粘贴的信息。“自动更正”智能标记（参见附录A第2页的屏幕样式。）此功能为用户提供了一种简单的机制，使用户可以控制和更改Office应用程序中发生的自动行为。用户可以撤消自动更正、选择以后不再执行该自动更正，或者访问“自动更正选项”对话框，而无需在“工具”菜单下查找。在Word中键入一个触发自动更正的句子。示例：Sched.ameetingon3/4.将鼠标悬停在自动更改的地方。从智能标记选项中选择撤消更改、忽略或访问其他选项。新建文档（任务窗格）作为“任务窗格”的一部分，新建文档和打开现有文档都更简单。用户不仅可以在任务窗格中快速打开新文档，而且还可以使用Web上的模板新建文档、使用现有文档新建文档或者获得最近使用过的模板和文档列表。打开Word或Excel。从“文件”菜单中选择“新建”。Office剪贴板（任务窗格）改进的剪贴板使用户可以在所有Office应用程序或Web中一次最多复制24条信息，并将其存储在“任务窗格”中。“任务窗格”使用户可以直观地查看所复制的数据和文本示例，这样，当项目转移到其他文档时，用户可以轻松地区分各个项目。在任意Office应用程序中，至少复制两条信息。“Office剪贴板”作为“任务窗格”的一部分自动打开。注意：您还可以从“视图”菜单中选择“剪贴板”，从而在“任务窗格”中打开“Office剪贴板”。MicrosoftOfficeXP13产品指南功能说明操作方法语音（参见附录A第2页的屏幕样式。）OfficeXP同时提供传统的鼠标和键盘执行操作和语音命令，从而提高用户的工作效率。用户可以听写文本、直接修改格式、通过语音命令导航菜单。注意：“语音”现在仅适用于英语（美国）、简体中文和日语版本。确保您的计算机中安装了“语音”（并且已经完成训练过程）。在Word中，单击“工具”菜单上的“语音”。使用“语音”工具栏，选择“听写”模式或“命令”模式。手写OfficeXP允许用户使用自己的手持设备手写做笔记，并将笔记直接作为文本上载到他们的Office应用程序中。用户还可以直接在WordXP中书写，并在文档中保留手写体，或将其转换为键入的文本。此外，东亚用户将可以手写日语、中文和朝鲜语字符，Word会自动将其转换为正确的键入字符。如果未安装“手写”，请运行Office安装程序并转至“添加/删除功能”。打开“Office共享功能”区域，将“中文可选用户输入方法”设置为“从本机运行”出现“语言栏”时，选择“手写板”。OfficeDocumentImaging（参见附录A第3页的屏幕样式。）新增的“OfficeDocumentImaging”功能利用了光学字符识别(OCR)技术，使用户可以扫描多页文档、查看这些文档，并在他们的Office应用程序中重新使用该文本。此外，以后用户还可以使用Office内置的全文搜索功能找到映射文档。确保在安装过程中安装了“OfficeDocumentandImaging”。从Windows“开始”菜单中选择“程序”“MicrosoftOffice工具”，然后选择“MicrosoftOfficeDocumentImaging”。要进行快速扫描，请从上述菜单中选择“MicrosoftOfficeDocumentScanning”。更流畅的用户界面OfficeXP的界面焕然一新，使用户操作起来更加舒适。包括删除了感觉刺眼的元素，在页面上按顺序排列项目，增加了字间距更便于阅读、定义了前景色和背景色以便突出重要的元素。MicrosoftOfficeXP14产品指南功能说明操作方法压缩图片OfficeXP压缩图片功能使用户可以在他们的Office文件中压缩图片。用户可以选择要使用文件的场合（Web、打印、屏幕显示等），然后指定是优化文件中的一幅图片还是所有图片。图片将按照只缩小尺寸的方式压缩，而不会降低图像质量。选择“视图”“工具栏”，然后打开“图片”工具栏。选择“压缩图片”按钮。Office电子邮件说明MicrosoftOffice电子邮件包含一个说明字段。用户从Office应用程序中发送邮件时，可以在消息上部输入简短的说明文字。这样一来无需更改要发送的文档的正文。在任何Office应用程序中，单击“常用”工具栏上的“电子邮件”图标。在说明字段中输入文本。提出问题（参见附录A第3页的屏幕样式。）在OfficeXP中，用户可以直接键入问题，而无需启动“应答向导”或“Office助手”。即使关闭或隐藏了助手，也可以在“应答向导”气球中回答问题。在任何Office应用程序右上角的“提出问题”框中键入问题。Office助手默认情况下，“Office助手”是隐藏的。激活“帮助”时显示助手，“帮助”完成时助手自动隐藏。从“帮助”菜单中选择“显示Office助手”。改进的“帮助”窗口（参见附录A第4页的屏幕样式。）改进的用户界面使用户可以轻松访问重要的帮助主题、Web站点（例如“ProductSupportServices”和“OfficeUpdate”）和“新增功能”目录（用户可从中了解每个应用程序中新增加的功能）。使用“Office助手”或“提出问题”框，键入一个问题。如果发现需要的响应，则单击该信息。如果未发现需要的响应，请单击“以上内容都不合适，请从Web上查找更多内容”。MicrosoftOfficeXP15产品指南访问信息用户反馈的另一个需求是需要更轻松地与他们的重要信息连接，而无论此信息存放在何处。用户着重强调了希望更有效地将Web和Office配合使用，以便于访问信息。OfficeXP使用户可以更简便地访问Web站点、组织或计算机中的信息，从而进一步拓展Office的使用价值。功能说明操作方法上下文相关智能标记（参见附录A第4页的屏幕样式。）在以前版本的Office中，Word和Excel可智能化识别URL和电子邮件名称，并指定与这些项目相关的链接。用户可通过单击这些项目将其激活。WordXP和ExcelXP将这种功能扩展为包括MicrosoftOutlook®或Web上的信息，包括人名、日期、地址、电话号码、地点和股票符号。因为这些智能标记是可扩展的，所以组织可以创建自己的智能标记（有关详细信息，请参阅下面的内容）。确保在Word或Excel中已打开智能标记（在“自动更正选项”中）。在Word中键入姓名、地址、地点或日期，或者在Excel中键入股票符号。将鼠标悬停在输入的文本上，并从选项列表中选择选项。搜索（任务窗格）作为“任务窗格”的一部分，新增加的OfficeXP搜索功能使用户可以更方便地在文档中查找文本。用户还可以查找文件和文件夹（无论他们存储在何处），而无需离开正在处理的文档。此外，用户可以在自己的计算机上创建文件索引。这样可加快搜索速度，提高搜索效率。在任何Office应用程序中，单击“文件”菜单中的“搜索”。或者单击“常用”工具栏上的“搜索”图标。保存到MSN（参见附录A第5页的屏幕样式。）使用MSN™社区，用户可以将文档保存到Internet上的个人或公用文件柜。这使用户可以在Internet上轻松共享文件，而无需离开MicrosoftOffice。MSN社区使用“护照”作为验证机制。在任何Office应用程序中，单击“另存为Web页”。选择“网上邻居”，然后选择“我在MSN上的Web站点”。用您的护照帐号登录，并保存到MSN社区。MicrosoftOfficeXP16产品指南功能说明操作方法Web查询在Excel中，用户可以轻松地从Web上访问、分析和刷新数据。如果把Web上的信息复制到Excel中，会出现一个智能标记