office2007技巧培训(图文)

2007版Office技巧培训Word2007技巧Excel2007技巧PPT2007技巧目录一、Word实用技巧格式刷的妙用单击：一次效果双击：ESC键或者再一次点击格式刷取消字或词的选取将指针移到要选的字或词后，双击鼠标左键一行文字的选取将指针移到该行的行首，在光标指针变成向右的箭头时，单击鼠标左键一段文字的选取将指针移到该段第一行的行首，在光标指针变成向右的箭头时，双击鼠标左键整个文件内容的选取将指针移到第一行的行首，在光标指针变成向右的箭头时，点击三次鼠标左键任意连续的文字选取采用“Shift”键配合鼠标左键进行选择：将光标移到要选取的文字首（或末），再按住“Shift”键不放，然后将鼠标指针移到要选取的文字末（或首）并单击，此时也可快速选中这段连续的文字。巧选文本内容计算字数和段落审阅---字数统计画出打勾的方框把“√”弄成带圈字符画个矩形“”，移到“√”上删除空行使用查找替换功能文档样式主题设置—对整篇文档文字旋转-在字体前加入符号“@”，把字体逆时针旋转90度@字体自动编号功能Word中，提供了许多智能化的自动功能，使用起来确实很方便，但有时不需要这些自动功能。例如，很多人都不习惯使用“自动编号”功能，不喜欢在一行输入完按回车键后在下一行自动出现编号。当按回车键后，出现自动编号时，按“Ctrl+Z”组合键撤消。粘贴网页内容-粘贴后出现的粘贴选项框保留源格式合并格式只保留文本快速转换大写金额插入—编号z12345→壹萬贰仟叁佰肆拾伍利用水印说明文档的重要程度页面布局—水印(应用到当前所有页面)、自定义设置文字美化，透明或者半透明页面设置快速进行调整双击标尺上没有刻度的部分告知他人这是最终版本的文档文件–信息–权限标记为最终状态把文档定义为只读也可以用其他方式加密Word2007直接保存为Word2003格式Word选项–高级–Word选项设置成保存为Word2003格式即可快速调整文字大小Word选择字号大小多了预览功能如果使用ctrl+[和ctrl+]边调整变预览功能会更方便也有快捷按钮增大减小显示标尺单击快速插入日期时间插入-日期和时间快捷键:Alt+Shift+D当前日期Alt+Shift+T当前时间利用文档部件实现内容的再利用插入-文档部件-将所选内容保存到文档部件库光标处应用快捷插入文档的目录“引用”选项卡----目录双面打印文档手动双面打印，不必先打印奇数页再打印偶数页提示：请将出纸器中已打印好的一面的纸取出并将其放回到送纸器中打印选项！去除页眉中的横线双击页眉后开始-样式(右键)边框选择“无”插入图片后能自由移动(比如简历上插入照片)选择那几个“环绕型”二、Excel2007技巧为了使您能够在工作表中浏览大量数据，MicrosoftOfficeExcel2007支持每个工作表中最多有1,000,000行和16,000列。具体来说，OfficeExcel2007单张工作表的容量为1,048,576行乘以16,384列，与OfficeExcel2003相比，它提供的可用行增加了1,500%，可用列增加了6,300%。现在，您可以在同一个工作簿中使用无限多的格式类型，而不再仅限于4,000种；每个单元格的单元格引用数量从8,000增长到了任意数量，唯一的限制就是您的可用内存！为了改进Excel的性能，内存管理已从MicrosoftOfficeExcel2003中的1GB内存增加到OfficeExcel2007中的2GB。由于OfficeExcel2007支持双处理器和多线程芯片集，您将同时在包含大量公式的大型工作表中体验到更快的运算速度。OfficeExcel2007还支持最多16,000,000种颜色。相信通过下表的数字对比，您可以对Excel2007的改进有更加深刻的认识。1、灵活添加Excel文档的页眉和页脚想为Excel文档添加页眉和页脚绝非是一件轻松的事情，我们需要经过层层对话框的设置才能完成添加任务。如今，借助全新的Excel2007，就能够在完全可预览的“页面布局”视图中为Excel文档添加页眉和页脚，操作过程简单且直观。（1）在Excel的“功能区”中，单击“插入”选项卡。（2）在“文本”组中单击【页眉和页脚】按钮.（3）此时，在“功能区”中会出现“页眉和页脚工具”的上下文相关选项卡，在其中的“设计”选项卡中提供了我们需要的所有命令，由此可以非常直观地对Excel文档的页眉和页脚进行编辑。3、以最快的速度让表格变得漂亮Excel2007工作表中，您可以将注意力全部集中在重要数据的输入上，而不必花费任何心思在表格的格式设定与外观的操作上。Excel2007可以帮助您以最快的速度完成表格的美化工作。（1）定位到包含数据的任意单元格中。（2）在“开始”选项卡的“样式”组中，选择一款“套用表格格式”。（3）此时弹出“套用表格式”对话框，指定表数据的来源。（4）单击【确定】按钮后，就会自动为表格添加标题文字颜色、标题单元格填充色以及隔行填充色，并且还会把表格区域转化为列表，得到列表的诸多功能，4、自动套用适当格式与自动创建计算列已有表格添加新列时，Excel能够自动套用已有格式，无需进行重新设置。此外，在MicrosoftOfficeExcel表格中，可以快速创建一个计算列。计算列使用一个适用于每一行的公式，它可以实现自动扩展以包括附加行，从而使公式也立即扩展到这些行中。您只需将公式输入一次，而无需使用“填充”或“复制”命令。（1）当您想添加新列时，只需在Excel表格的右侧输入新字段名称（如“合计”），按【Enter】键后便会自动增加一列并自动套用适当格式。（2）定位到“XX”单元格输入计算合计的公式，按【Enter】键后，会自动将公式填充至列表末尾，计算出所有合计金额，自动创建计算列。5、轻松删除重复数据Excel处理大量数据时，经常会遇到数据重复录入的现象，尽管我们一遍遍地仔细核对，但出现这样的失误还是难以避免的。借助MicrosoftExcel2007，这样的问题可以轻松得到解决。（1）选中需要检查并删除重复项的单元格区域，并单击“功能区”中的“数据”选项卡。（2）在“数据工具”组中单击【删除重复项】按钮。（3）此时打开“删除重复项”对话框，选择需要对哪些列进行重复值检查。（4）设置完成后单击【确定】按钮，Excel将对选中的列进行重复值检查，并给出处理结果的提示信息。6、通过渐变颜色直观地掌握数据的整体分布情况在一个单元格区域中显示双色渐变或三色渐变，颜色的底纹表示单元格中的值，并且渐变颜色能够智能地随数据值的大小而改变。赶快尝试一下Excel2007带给我们的全新的“色阶”条件格式吧。（1）选中需要分析的数据，如“XX:XX”单元格区域。（2）在Excel2007“功能区”的“开始”选项卡中，单击“样式”组中的【条件格式】按钮。（3）在“条件格式”下拉菜单中执行【色阶】｜【绿-黄-红色阶】命令。7、用长短不一的色条让数据更具表现力如果您希望能够一目了然地查看一列数据的大小情况，可以为数据应用“数据条”条件格式，数据条的长度即表示单元格中数值的大小。通过观察带颜色的数据条，可以帮助您省去逐个对比数值的时间，从而轻松获悉一列数据中的最大值或最小值。（1）选中汇总表中的“XX:XX”单元格区域。（2）在Excel2007“功能区”的“开始”选项卡中，单击“样式”组中的【条件格式】按钮。（3）然后，在弹出的下拉菜单中执行【数据条】｜【蓝色数据条】命令。8、借助丰富的图标来呈现数据的发展趋势现在，通过利用Excel2007提供的色彩绚丽、形式多样的图标集，可以非常快速地以图形化的方式显示出数据的发展趋势。出的下拉菜单中执行【图标集】｜【四向箭头（彩色）】命令，即可为数据（1）选中表示趋势的数据，如“L3:L8”单元格区域。在“开始”选项卡中，单击“样式”组中的【条件格式】按钮，在弹添加相应图标。（2）如果此时添加的图标不能满足需要，您还可以单击“样式”组中的【条件格式】按钮，在弹出的下拉菜单中执行【管理规则】命令，打开“条件格式规则管理器”对话框。（3）在该对话框中，选中“图标集”规则，并单击【编辑规则】按钮。在随即打开的“编辑格式规则”对话框中，设置具体的规则（如值的类型和大小），以显示不同的图标。Excel2007为您提供了十分灵巧的图表设计工具，能够让您快速完成专业的数据统计与分析，轻松制作出专业的精美图表。（1）选中“A1:B5”单元格区域，单击“插入”选项卡，在“图表”组中选择“饼图”。（2）随即出现“图表工具”，在“设计”选项卡中的“图表样式”组中可以看到很多专业的配色方案，选择一款样式。再从“图表布局”组中选择第1种布局，即可自动添加百分比标注（3）若要设置饼图上的标注文字，可以右键单击任意一项标注文字，此时便会弹出浮动菜单（在Word和PowerPoint中也有），它包含了最常用的一些命令，可以在此设置字体颜色和字号等。9、单元格样式一步到位如果您想在一个步骤中应用几种格式，并确保各个单元格格式一致，可以使用单元格样式。单元格样式是一组已定义的格式特征，如字体和字号、数字格式、单元格边框和单元格底纹。通过Excel2007提供的内置单元格样式，您可以非常便捷地完成格式设置工作。（1）选择要设置格式的单元格。（2）在“开始”选项卡的“样式”组中，单击【单元格样式】按钮。（3）单击要应用的单元格样式。10、创建Excel表格以便始终看到表格标题（1）选择要转换为表格的数据区域，单击“插入”选项卡。（2）在“表”组中，单击【表】按钮，打开“创建表”对话框，选中“表包含标题”复选框，单击【确定】按钮。（3）创建表格后，上下滚动该表格就可以始终看见表格标题，即原标题行出现在列标的位置上（当然光标要位于该表格中，拖动滚动条时才可看见列标题）。提醒大家，直接给普通的数据区域“套用表格格式”也可以把数据区域转换为Excel表格。11、汇总Excel表格中的数据在MicrosoftOfficeExcel中创建表格后，就可以独立于该表格外部的数据对该表格中的数据进行管理和分析。通过在表格的结尾处显示一个汇总行，然后使用每个汇总行单元格的下拉列表中提供的函数，可以快速汇总MicrosoftOfficeExcel表格中的数据。（1）单击Excel表格中的任意位置，“表工具”变为可用，并会显示“设计”选项卡。（2）在“设计”选项卡上的“表样式选项”组中，选中“汇总行”复选框。（3）此时，在表格的下方显示出汇总行，并在最左侧的单元格中显示“汇总”二字。（4）在汇总行中，单击要为其添加汇总计算的单元格，然后在下拉列表中选择所需函数，如求和、平均值等。12.更改默认工作表数默认情况下，当打开Excel时，会新建一个空白工作簿，该工作簿包含3个空白工作表。但你是否会总是用到这3个工作表呢?或者如果可能会用到更多的工作表呢?事实上，这个数值可以被更改为从1到255的任何数值。当然，很少有人会用到255个工作表。在“Excel选项”对话框的“常规”选项卡中，可以将新建工作簿时“包含的工作表数”更改为你所希望的数值。13、更改最近使用的文档列表数默认情况下，当打开Excel时，会新建一个空白工作簿，该工作簿包含3个空白工作表。但你是否会总是用到这3个工作表呢?或者如果可能会用到更多的工作表呢?事实上，这个数值可以被更改为从1到255的任何数值。当然，很少有人会用到255个工作表。在“Excel选项”对话框的“常规”选项卡中，可以将新建工作簿时“包含的工作表数”更改为你所希望的数值。14、更改用户名称有些事情挺简单，但几乎没人用到。添加用户名称可以使你将来的文档中嵌入名称作为作者名。当打开工作簿属性对话框时，可以看到作者的署名。如果要更改用户名称，可以在“Excel选项”对话框的“常规”选项卡中进行更改。15、更改文件默认存储格式可以在“Excel选项”对话框的“保存”选项卡中进行更改。如Excel2007默认存储格式为*.xlsx,为兼职2003格式可以把文件保存格式存储为*.xls。1