施工项目信息、文档管理与控制

项目信息、文档管理与控制根据招标文件我们编制了项目信息、文档管理方案，建立了信息编码系统、确定了信息管理流程。明确了项目文档编码规则，实现对文档处理、控制、保管和存档有效管理，确保项目文档的完整性和规范性。联合体根据以往EPC项目信息、文档管理经验，结合本标段工程特点，建立工程建设信息系统，达到与业主、调控中心单位良好的信息沟通协调。1项目信息管理信息管理界面一览表序号控制项目或活动EPC项目部监理项目部项目经理部1信息管理系统建设参加参加参加组织2建立信息编码系统参加编制审批-3确定信息管理流程参加编制审批-4信息数据采集和收集编制审查审批备案5信息数据的分析整理编制审查审批备案6沟通管理参加参加组织参加1.1信息管理系统（1）信息管理系统工作内容信息管理系统包括项目各方面工作管理的信息系统和竣工数据采集系统，其工作一般包含以下内容：1）施工计划的编制和上报以及执行情况的监控；2）对工区的监督检查工作信息收集及对各工区不符合工程的整改情况监控；3）工程质量管理计划的编制及执行情况的信息收集；4）项目质量、HSE工作各种报表的审核工作；5）外协工作计划的编制以及外协工作报表的编制及收集、上报；6）采办工作各种信息的收集、整理、录入及上报。7）设计工作各种信息（设计资料、图纸）的收集、整理、录入及上报。8）竣工资料信息数据的采集、录入及整理上报，督促各工区按要求上报。9）工程竣工资料的编制、整理、录入及上报。（2）信息系统组织机构及岗位设置、岗位职责为保证西气东输三线管道东段隧道工程EPC总承包第2标段的信息化建设的顺利，保证工程设计资料、图纸的录入和竣工管道数据采集、整理、汇总和准确、及时上报，保证项目其他各项管理工作信息的及时收集和整理，EPC项目部由工程管理部兼管工程建设管理信息系统建设的组织协调工作，在EPC项目部工程管理部设信息采集工程师，负责工程建设系统工作的具体实施，负责信息系统的日常监管和维护、数据收集、整理及对其它各管理系统进行技术支持。信息文控部设文控管理工程师进行项目部文件往来的收发、保存等工作。1）EPC项目部信息管理系统组织机构图项目总工程师工程管理部信息文控部文控管理工程师采办系统信息员设计系统信息员员施工系统信息员信息采集工程师工区信息录入员各中转站信息录入员设计各专业信息录入员工区数据采集员信息录入员工区采办信息录入员2）EPC项目部信息管理系统岗位设置序号单位岗位设置人数备注1项目部决策层项目技术负责人（兼管）1负责组织协调工作2工程管理部工程管理部经理1具体信息的管理工作3信息采集工程师1负责信息管理系统的建立和维护4信息文控部信息文控部经理1负责文件信息的管理与控制5文控管理工程师1负责文件信息的管理6设计系统设计部经理1负责设计工作的信息管理7信息文控员1负责设计信息收集、整理及录入及上报工作8各专业信息录入员1负责设计各专业的信息的收集、整理和录入9采办系统采办部经理1负责采办信息管理工作10信息文控员（兼）1负责采办信息的收集、录入及整理、上报工作11中转站信息录入员1负责中转站信息的收集、录入及整理、上报工作12工区采办信息录入员1负责工区的采办信息的录入、上报13施工系统工程管理部、控制部、质量部、HSE部、综合管理部、外协部等部门6负责分管系统的信息管理工作序号单位岗位设置人数备注经理14信息文控员（兼职）2各部室相关人员兼职。负责各自系统的信息收集及录入工作15各工区信息录入员1负责工区施工信息的录入工作16工区数据采集员11负责施工区的数据采集工作总计323）信息管理系统各部门人员岗位职责a.项目技术负责人（兼管）①负责项目信息管理系统建立和维护所需资源以及相关组织协调工作；②负责项目信息与沟通计划的审批及最终结果的审批；③负责协调项目实施过程中IT系统建设的事宜，批准项目部计算机管理规定。b.工程管理部经理①负责组织信息管理系统的建立和维护；②负责组织编制项目信息沟通计划并进行监督检查。c.信息文控部经理①负责项目部内外信息的处理及客户投诉；②负责项目信息的对外联系和协调。d.信息采集工程师①负责项目信息系统的建立、运行及日常维护，实施和管理项目的IT系统；②根据项目需要，编制满足相关方所需的IT文件；③建立维护信息平台的权限及用户系统，保证项目部与管道局及项目参建各方的信息畅通。④负责建立项目部管理文件、图纸、会议记录、传真、电子邮件等信息的检索系统；⑤负责指导项目成员保证项目信息在传递过程中的安全性；⑥负责项目结束时整理项目电子文档并按有关规定进行备份，配合有关部门进行项目电子文档的归档。⑦负责竣工数据采集系统的运行维护和管理工作。e.文控管理工程师①负责项目部与业主、监理及当地政府部门的文件传送及接收、处理和分发管理工作，负责项目部内部的文件发放及接收工作；②负责会议纪要的记录、整理和追踪，对项目部接收的传真、文件、电子邮件统一管理、归档。③负责在项目部建立严格的文件控制制度，规范收发文程序。④针对隧道建设的实际情况和具体工序建立工程管理的报表系统，包括工程日报、周报、月报，实现自下而上的上报、审核、汇总。f.信息维护和录入员①负责编制竣工数据采集基础数据填报流程及项目竣工数据采集检查计划和竣工数据采集工作奖惩办法。②负责日常数据收集、整理、审核、录入和备份，并按照竣工数据采集的技术要求，及时填报竣工数据采集系统和物资采办相关的各种数据，并对数据的真实性、准确性、完整性、及时性和安全性负责；③指导、监督和协调竣工数据采集管理人员工作，并提供技术支持。④利用竣工数据采集平台，查询有关施工数据指导现场施工。g.数据采集员①接受各工区项目部领导，负责本工区信息文控及竣工数据采集信息收集工作。②接受竣工数据采集管理人员的指令并及时反馈竣工数据采集信息。③根据现场施工情况，采集数字化相关数据，据实整理、填报数字化信息；及时、准确上传数据；积极报道竣工数据采集信息，配合数字化宣传工作。④遵守保密原则，接受项目部检查和指导。（3）信息管理系统对参建各方的工作要求1）工程建设管理信息系统对设计部的要求a.工程建设管理信息系统要求设计部承担的工作内容：①设计资料、图纸的录入。②基础数据编码或编码规则的制定。③工程建设过程中对工程建设管理信息系统建设的支持和服务。④其他工程建设管理信息系统要求的支持和服务。b.工程建设管理信息系统要求设计部配合的工作内容①设计资料、图纸的录入按照工程建设管理信息系统的要求提供初步设计和施工图设计的成果资料和重要的过程资料的电子版，并将其电子数据录入到信息系统内，需要提供的资料如下：资料类别资料名称资料形式评估报告评估报告文件WORD及PDF格式评估报告图集电子版矢量图勘察资料隧道岩土工程详勘成果WORD及PDF格式其他勘察成果资料WORD及PDF格式测量资料隧道工程测量成果WORD及PDF格式伴行路工程测量成果WORD及PDF格式设计资料线路走向图（横版）TIF格式伴行路走向图（横版）TIF格式初步设计说明书WORD及PDF格式施工图设计技术总说明WORD及PDF格式其他设计资料WORD及PDF格式设计资料总分目录WORD及PDF格式设计说明WORD及PDF格式隧道工程施工图CAD及PDF格式伴行路工程施工图CAD及PDF格式水工保护工程施工图CAD及PDF格式其他设计图纸CAD及PDF格式征地资料征地红线图CAD及PDF格式征地费用预算专项报告WORD及PDF格式资料类别资料名称资料形式其他征地资料WORD/PDF/CAD格式采办技术资料材料/设备技术规格书WORD及PDF格式计算书、数据表及相关图纸WORD/PDF/CAD格式其他采办技术资料WORD/PDF/CAD格式c.基础数据编码和编码规则的制定按照工程建设管理信息系统建设的要求对相关单位的数据采集所使用的基础数据编码进行统一的编排，以保证数据采集的规范性和有效性，涉及到的基础数据编码包括以下数据：数据类别编码名称地理环境地貌特征土壤类别地下障碍物类型公路分类桩型河流分类建筑物分类物资钢材类型水泥类型砂石料类型外加剂类型其他类型隧道工程中线成果桩d.施工过程中设计部对工程项目建设管理信息系统的支持与服务工程项目建设管理信息系统的建设需要参建各方的配合，设计部在施工过程中要为工程项目建设管理信息系统提供以下支持与服务：工程现场变更数据（包括变更单的电子版、变更图纸）及时反映在信息系统内，保证现场数据采集及时准确。其他工程项目建设管理信息系统要求的支持与服务。2）对工区的要求1）工区为配合业主和EPC项目部工程建设管理信息系统的建设，必须完成以下几方面工作内容：①按照要求参与系统培训和配合相关各方组织的检查工作；②施工数据的现场采集和上报；③遵守工程建设管理信息系统的信息保密制度；④严格遵守物资的领用计划，并及时填报实际的领用数量；⑤按业主确定的模版，及时、准确的编写竣工资料并上传到系统中；⑥配合监理对施工进度及质量的抽检过程；b.需采集数据范围①工程项目管理部分一级分类二级分类数据名称进度计划隧道工程施工控制总体计划施工控制月计划施工控制周计划物资需求计划设计计划外事协调控制计划施工控制月计划物资需求计划设计计划外事协调计划进度管理进度综合分析计划进度对比分析工程工序进度对比分析工程进度与工程目标对比分析质量管理质量分析工程质量综合分析工程质量目标完成情况分析质量目标工程质量目标及预警指标质量报表质量目标完成情况一级分类二级分类数据名称质量目标完成情况报表工程质量工程质量报表质量问题重大不符合项质量报告政府监督质量、HSE监理日/周/月报监理会议纪要飞行检测报告HSE管理事故报告事故情况填报工程事故报表HSE检查HSE检查情况填报HSE检查情况报表社会依托社会依托机构健康管理健康情况填报健康情况周报传染病报告卡②技术数据管理部分一级分类二级分类数据名称隧道工程中线成果中线成果桩信息隧道工程设计交桩记录测量放线记录隧道开挖记录钢架安装记录锚杆施做记录喷射混凝土记录超前注浆记录混凝土施工记录监控量测记录一级分类二级分类数据名称原材进场记录原材检验试验记录水工保护工程防护工程信息记录表基本信息工区工区信息人员人员信息1.2沟通管理（1）本工程的项目沟通包括项目内部沟通和外部沟通，内部沟通即项目部与业主项目部之间，项目部与监理、第三方质量监督、工区、供应商等工程参建各方之间的沟通。外部沟通指项目部与管道沿线地方政府企业、调控中心之间的沟通。本节所述内容指内部沟通。（2）主要沟通形式和方式1）书面形式：通知、指令、请示、文件、报告、会议纪要等。2）传递方式：信息系统填报、面谈、会议、电话、传真、邮件、邮递等。3）视频方式：在开工一个月内，建立与业主西三线项目部相匹配的视频会议系统。（3）沟通管理要求1）EPC项目部设立固定办公场所，办公场所内具备电话、传真、计算机以及互联网。2）进驻现场后，及时向项目部、监理提供完整的通讯录，包括单位名称、办公地址、邮政编码、电话、传真、邮件地址，以及项目负责人和主要人员的座机电话和手机电话。3）EPC项目部负责人和主要联系人在项目工作期间，手机每天24小时处于开通状态。当联系方式出现变更时，在24小时内通知业主项目部。4）将工程建设过程中的项目信息及时通过以上传递方式传递到项目部、监理，并确保数据的准确性和完整性。2项目信息、文档管理与控制项目文档管理以确保项目文档的完整性和规范性为总目标。通过明确项目文档编码规则，对文档处理、控制、保管和存档进行有效管理，确保项目文档管理目标的实现。2.1文档管理内容项目文档是指在项目建设过程中，业主项目部、监理、EPC项目部、物资供应商及其它相关方相互往来的工作文件和记录文件。各种文件按照业主项目部统一模板进行填报，具体包括项目管理文件、设计文件、技术文件、招投标及合同管理文件、投资管理文件、进度计划管理文件、质量管理文件、HSE管理文件、外协文件、现场记录文件、变更文件、竣工档案、交接手续文件、考核评价文件、会议纪要、工作报告，以及需要存档的其它文件。文档管理工作界面一览表序号文档名称EPC项目部监理业主项目部项目