会议组织流程与规范

会议组织流程与规范一、会议准备（一）会议资料准备注意事项：1、在具备条件的前提下将参会人员的资料按每人次准备好，注意区分参会人员的角色（如分成会议主持、参会领导、参会普通人员），资料按照人员角色会议组织者及相关负责人参会人员确定会议召开安排会议场所确定会议主题编写会议议程确定参会人员通知与会人员准备会议资料准备参会资料确认参加改进与执行会议召开会议记录签到，统计与会人数，分发资料会议讨论形成决议积极参与做好笔录交领导审批资料存档整理会议纪要分别准备。2、会议资料较多时，需要按照会议议程将会议资料按次序排放，最好装订成册，编好页码，方便参会人员阅读。（二）会议通知注意事项：会议通知分为口头通知和书面通知，其中口头通知只适用于参会人员较少的非正式会议，书面会议通知需注意以下几点：1、正式的书面会议通知应包含：简要的会议议程说明、参会人员、会议时间、会议地点等。2、书面会议通知应通过正式途径发送给参会人员，如：电子邮箱（确保每个参会人员都有呈送会议通知，避免遗漏），如有必要可另行电话通知参会人员。3、会议通知应提醒参会人员准备好相关的资料，例如：总结日常工作中遇到的难题、困惑以及站点运作中出现的不规范现象等问题。（三）会议议程安排注意事项：1、会议开始时简要解释会议整体流程，将会议分为几项内容，如工作汇报阶段、讨论阶段、工作安排阶段等。会议流程介绍需要整理成正式文档作为会议主持的资料装订好，一般情况下没有会议主持人的情况下可有会议组织人员介绍会议流程。2、安排会议议程时应考虑到会议时间，尽量将会议时段安排在正常工作时段内，如9：00-11:00或者15:00-17:00，如果是跨天的会议或者占用中晚餐时间的会议需要考虑是否安排餐宿问题。（四）会场布置注意事项：1、会议场所应提前安排好，并在书面会议通知中告知参会人员。2、根据参会人数安排好坐席，将会议资料在会议前摆放在坐席上。3、需要用到视频放映或者开视频会议时，要调试好会场的投影仪、调音台、幕布、麦克风等器械。4、会议组织人员应准备好各项会议记录工具，如笔记本、签字笔、相机等，以便于在会后做好会议总结工作。（五）现场安排（人员入场时）注意事项：1、会议开始前在会场入口处设立接待处，准备好签到表，对参会人员签到。2、会议资料较少时可在参会人员签到时分发给参会人员。二、会议进行（一）会议记录注意事项：安排好专职的会议记录员，对参会人员的发言进行记录（特别是讨论性质的会议），记录内容会后留底。（二）其他注意事项：1、参会人员就坐后提醒全部参会人员关闭手机或调成静音。2、会议时间较长时，可适当安排中途休息时间。三、会议总结（一）整理会议记录：1、整理好会议中的文字记录和图片、视频、记录，进行备案。2、完成会议总结材料，材料内容应包括：会议议程各项内容、主要人员发言材料、会议讨论内容和总结性结论。3、整理完成会议总结材料后报领导审批。4、得到领导审批之后将会议总结资料归档保存。