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建设工程资料归档管理建设工程资料归档管理主讲内容：•第一节概述•第二节建设工程资料归档管理•第三节建设工程资料归档整理•第四节建设工程档案的验收与移交1概述工程竣工时，各责任主体对工程进行验收，在相关资料上签字盖章形成结论；建设过程中的技术、质量控制情况与工程管理情况应及时形成书面资料并由相关单位、人员签字盖章确认建设工程资料：对工程建设过程及结果的书面记录建设工程资料的归档：由于改扩建等需要，资料应该统一存放、妥善保管，以备相关单位随时查阅。文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。建设工程资料的归档整理：建筑工程资料归档时按照一定要求进行整理1.概述1概述建设工程资料的归档及整理应按《归档整理规范》进行一、建设工程档案：指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案二、立卷：指建设工程资料在归档时按一定的方法和原则，将有保存价值的资料分门别类整理成案卷，亦称卷组三、归档：指资料形成单位完成其工作任务后，将形成的资料整理立卷后，按规定移交给档案管理机构。有三方面含义：1）建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的资料向本单位在工程建设过程中形成的资料向本单位档案管理机构移交；2）勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的资料向建设单位档案管理机构移交；3）建设单位按照现行《归档管理规范》要求，将汇总的该建设工程的档案向地方城建档案管理部门移交1概述建设工程档案2建设工程资料归档管理•一、建设工程档案的载体•二、建设工程档案的分类•三、建设工程资料归档的基本规定•四、建设工程资料归档管理职责载体：建设工程档案被记录的形式和方法1、纸质载体：以纸张为基础的载体形式2、微缩品载体：以胶片为基础，利用微缩技术对工程资料进行保存的载体形式3、光盘载体：以光盘为基础，利用计算机技术对工程资料进行存储的形式4、磁性载体：以磁性记录材料（磁带、磁盘等）为基础，对工程资料的电子文件、声音、图像进行存储的方式一、建设工程档案的载体二、建设工程档案的分类（一）（二）（三）（四）（五）工程准备阶段文件监理文件施工文件竣工图文件竣工验收文件（一）工程准备阶段文件：开工前，立项、审批勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件1、立项文件2、建设用地的征地及拆迁文件3、勘察、测绘、设计文件4、招投标文件5、开工审批文件6、财务文件7、建设施工、监理项目管理机构及负责人（二）监理文件：监理单位在工程设计、施工等建立过程中形成的文件。主要有监理规划、监理实施细则；进度、质量控制文件；有关进度、质量、造价控制的监理通知；监理工作总结、质量评价意见报告。二、建设工程档案的分类（三）施工文件：施工单位在施工过程中形成的文件，包括建筑安装工程文件。主要有开工报审、施工组织设计、施工安全体系、材料报审、工序质量报审、技术交底、设计变更、施工记录文件、隐蔽工程检查记录等。（四）竣工图文件：竣工图是工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。（五）竣工验收文件：建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。主要有工程竣工验收证书、工程竣工验收报告等。二、建设工程档案的分类三、建设工程资料归档的基本规定一、勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。二、建设工程项目实行总承包的，总承包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并及时向建设单位移交。三、施工单位工程竣工资料应由监理单位确认资料齐全并符合归档要求后签字，并由生产单位签字确认后交总图室检查，检查合格后交档案管理科审查，审查合格后存档。四、建设工程资料归档管理职责（一）建设单位职责•1、在工程招标及与勘察、设计、监理、施工等单位签订协议、合同时，应对工程资料的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求•2、收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的资料，并应进行立卷归档•3、负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程资料的形成、积累和立卷归档工作，也可委托监理单位监督、检查工程资料的形成、积累和立卷归档工作•4、收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案•5、在组织工程竣工验收前，应提请当地城建档案管理部门对工程档案进行预验收，未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收•6、对列入当地城建档案管理部门接受范围的工程，工程竣工验收3个月内，向当地城建档案管理部门移交一套符合规定的工程资料•7、必须向参与工程建设的勘察、设计、施工、监理等单位提供与建设工程有关的原始资料，原始资料必须真实、准确、齐全•8、可委托承包单位、监理单位组织工存档案的编制工作，负责组织竣工图的绘制工作，也可以委托承包单位、监理单位、设计单位完成，收费标准按照所在地相关文件执行（二）监理单位职责•1、应设专人负责监理资料的收集、整理和归档工作，在项目监理部，监理资料的管理应由总监负责，并指定专人实施，监理资料应在各阶段监理工作结束后及时归档•2、监理资料必须及时整理、真实完整、分类有序，在设计阶段，对勘察、测绘、设计单位的工程资料的形成、积累和立卷归档进行监督、检查，在施工阶段，对施工单位的工程资料的形成、积累、立卷归档进行监督、检查•3、可以按照委托监理合同的约定，接受建设单位的委托，监督、检查工程资料的形成积累和立卷归档工作•4、编制的监理资料的套数、提交内容、提交时间，应按照现行《归档整理规范》和各地城建档案管理部门的要求，编制移交清单，双方签字、盖章后，及时移交建设单位，由建设单位收集和汇总，监理公司档案部门需要的建立档案，按照《建立规范》的要求，及时由项目监理部提供（三）施工单位职责•1、实行技术负责人负责制，逐级建立、健全施工资料管理岗位责任制，配备专职档案管理员，负责施工资料的管理工作，工程项目的施工资料应设专门的部门（专人）负责收集和整理•2、实行总承包的，总承包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，各分包单位应及时把本单位资料整理立卷、移交给总承包。几个单位承包的，各单位负责收集整理立卷其承包项目的工程资料并及时向建设单位移交，应保证归档资料的完整、准确、系统、能反映工程全过程•3、可以按照施工合同的约定，接受建设单位的委托进行工程档案的组织、编制工作•4、按要求在竣工前将施工资料整理汇总完毕，再移交建设单位进行工程竣工验收•5、负责编制的施工资料的套数不得少于地方城建档案管理部门要求，但应有完整施工资料移交建设单位及自行保存，保存期可根据《归档整理规范》有关要求确定。如建设单位对施工资料的编制套数有特殊要求的，可另行约定•1、负责接受和保管所辖范围应当永久和长期保存的工程档案和有关资料•2、负责对城建档案工作进行业务指导，监督和检查有关城建档案法规的实施•3、例如本部门报送工程档案范围的工程项目，其竣工验收应由本部门参加并负责对移交的工程档案进行验收（四）地方城建档案管理部门职一、建设工程资料的归档范围二、建设工程资料的质量要求三、建设工程资料的归档整理立卷3.建设工程资料归档整理一、建设工程资料的归档范围与建设工程相关的重要活动、记载工程建设的主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档工程建设的过程分为项目准备阶段、项目实施阶段项目准备阶段：主要完成项目的可行性研究及立项、建设用地的征地和拆迁工作、承包商的招投标工作、勘察及设计工作、开工审批工作、财务工作、管理机构的组建等工作。应该将本阶段能够反映项目工作的过程和结果等文件收集归档项目实施阶段：主要完成项目的施工及监理等工作。本阶段文件来源广泛、内容繁杂（如施工单位、材料供应商、设备供应商、检测单位、监理单位、建设单位、设计单位的文件等等）。本阶段直接反映了工程项目的质量、安全、使用功能情况。因此项目实施阶段建设工程文件的收集整理是整个项目文件归档工作的重点及难点一、建设工程资料的归档范围二、建设工程资料的质量要求1、归档的工程文件应为原件2、工程文件的内容及深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准、规程3、内容必须珍视准确，与工程实际相符4、应采用耐久性强的书写材料如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸等5、字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备6、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm*210mm），图纸宜采用国家标准图幅7、纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张，图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件8、所有竣工图均应加盖竣工图章二、建设工程资料的质量要求三、建设工程资料的归档整理立卷（一）立卷的原则和方法1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，分类科学，立卷合理，法律性文件手续齐备，符合档案管理要求，便于档案的保管和利用2、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷三、建设工程资料的归档立卷整理3、工程文件以单位工程为基本单位后，按分部工程、专业、阶段等组卷。三、建设工程资料的归档整理立卷（一）立卷的原则和方法1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用2、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷3、立卷可采用如下方法1）工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分2）工程准备阶段可按建设程序、专业、形成单位等组卷3）监理文件可按单位工程、分部工程、专业阶段等组卷4）施工文件可按单位工程、分部工程、专业阶段等组卷5）竣工图可按单位工程、专业等组卷6）竣工验收文件按单位工程、专业等组卷4、立卷过程中宜遵循下列要求1）案卷不宜过厚，一般不超过40mm2）案卷内不应有重份文件3）不同载体的文件一般应分别组卷三、建设工程资料的归档立卷整理3、立卷可采用如下方法1）工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分2）工程准备阶段可按建设程序、专业、形成单位等组卷3）监理文件可按单位工程、分部工程、专业阶段等组卷4）施工文件可按单位工程、分部工程、专业阶段等组卷5）竣工图可按单位工程、专业等组卷6）竣工验收文件按单位工程、专业等组卷4、立卷过程中宜遵循下列要求1）案卷不宜过厚，一般不超过40mm2）案卷内不应有重份文件3）不同载体的文件一般应分别组卷（二）卷内文件的排列1.1文字材料按事项、专业顺序排列，同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列1.2图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列1.3既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后案卷及卷内文件应按《归档整理规范》的要求进行编目及装订2.1管理性文件按问题、时间或重要程度排列2.2施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列2.3卷内文件排列一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；批复在前，请示在后；正文在前，附件在后，印件在前，定稿在后2.4卷内是同一类材料一般按时间先后排列（三）案卷的编目1、编制卷内文件页号应符合下列规定：1）卷内文件均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号从1开始2）页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角3）成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码4）案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号2、卷内目录的编制应符合下列规定：1）卷内目录样式宜符合规范的要求2）序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1一次标注3）责任者：填