监理资料管理制度

工程监理机构资料管理制度序号姓名职务执业资格职责分工1第一章项目监理机构文件资料管理要求一、监理资料管理的基本要求1、总则1.1为加强工程项目监理文件资料的收集、整理和归档工作，充分发挥工程监理文件资料在监理工作中的作用，特制定本办法。1.2工程监理文件资料工作遵循“集中统一、分级管理”的原则。1.3归档的工程监理文件资料应真实可靠、字迹清晰、手续齐全，不得使用易褪色的圆珠笔、铅笔、水彩笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写、绘制。1.4为保证监理文件资料的完整、分类有序，工程开工前项目总监（吴国锋）应与建设单位、施工单位就资料的分类、格式、份数达成一致意见。1.5项目开工前，项目监理机构应主动与当地档案部门、公司档案管理员进行联系，确保监理资料的组卷及归档符合有关规定和要求。2、项目监理机构文件资料管理职责2.1项目监理机构文件资料的管理由项目总监（吴国锋）负责，并指定专人（刁亮亮）具体实施。2.2项目监理机构成立后，项目总监（吴国锋）应组织制定项目监理机构资料与信息管理的职责分工，制定项目监理机构文件资料的收发和存放等管理制度。2.3监理文件资料必须及时整理、真实完整、分类有序。在施工阶段，对施工单位的工程文件的形成、积累、立卷归档进行监督、检查。2.4移交建设单位（城建档案馆）档案资料的套数、提交内容、提交时间，应按照现行《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）和本地城建档案管理部门的要求，编制移交清单，及时移交建设单位，双方签字、盖章后，由建设单位收集和汇总。2.5移交公司归档文件的整理由项目总监（吴国锋）负责，并指定专人（刁亮亮）按公司归档要求和实际情况进行竣工项目监理档案的制作和装订、移交工作，原则上工程竣工验收或监理合同停止后一个月内应完成。3、对项目监理机构文件资料管理的要求3.1工程监理文件资料是项目监理实施过程中直接形成的、具有保存价值的各种形式的原始记录，项目监理机构进场后应立即开始文件资料的积累、整理、审查工作，并应与工程建设同步进行，监理合同停止或工程竣工，一个月内完成资料归档工作。3.2文件复印件应具备复印件的三要素：红章、原件存放处、复印人及复印时间；项目监理机构的各种签证单、检查验收单等文件资料，监理人员审核合格后3天内需交资料员归档。23.3所有监理文件资料经资料员统一收、发，送总监审阅，核发监理人员传阅后，由资料员按文件种类统一编号、登记、分类存放，具体按《项目监理机构文件资料编号分类表》执行：3.3.1项目监理机构现场资料分“大类”、“分类”、“小类”三级目录；3.3.2各“大类”、“分类”需做好文件目录；“小类”可根据实际情况考虑是否编制小类文件目录；3.3.3“小类”的文件编号应按自然数由小到大排列，并保留3位（如001、002…）；3.3.4文件资料的编号按如下方式：“大类号．分类号．小类号—单位工程编号—专业或专项编号—文件编号”其中，“单位工程编号”、“专业或专项编号”属于小类文件分目录编号，要求按自然数由小到大排列，并保留2位（如01、02…），小类文件分目录划分内容可根据实际情况自行确定；小类文件无分目录的，分目录编号一栏删除不填；小类文件有分目录、但监理项目不需要划分单位工程的，小类文件分目录中的“单位工程编号”一栏删除不填。例如：“B.4.1-005”代表B大类第4分类第1小类下的第5号文件；“C.5.2-02-03-028”代表C大类第5分类第2小类第2个单位工程的第3个专业或专项的第28号文件；“C.5.2-03-028”代表C大类第5分类第2小类的第3个专业或专项的第28号文件；3.4工程监理资料存放应标准化，资料一律使用A4纸，由资料员分类设文件夹，卷夹上贴标签，将编号后的文件对号入座，分门别类存放。3.5工程监理资料借阅应办理借阅手续，并按时归还。4、工程竣工监理档案资料的归档、移交要求4.1竣工监理档案资料的归档内容原则上包含《项目监理机构文件资料编号分类表》内6大类的所有内容。4.2项目竣工后由各项目监理机构总监（吴国锋）负责审阅本项目的竣工监理档案资料，审核无误后交管理部审核，审核通过后在档案管理员的指导下按公司要求进行装订。4.3归档资料应符合《工程监理档案资料管理办法》规定，移交公司时需填写《江苏外建竣工档案交付记录》。4.4编制竣工档案资料时，如不足A4纸的，应贴在A4纸上，大于A4纸的应叠成A4纸大小，装订时应统一使用《科技档案》封面、封底。4.5归档的档案资料需认真核对：资料复印件必须清晰、完整，文件种类、份数、页数应逐件核对，不得漏缺；卷内文件要排列有序，装订成册的资料应符合“下平右齐”的要求。3二、项目监理机构文件资料编号分类表大类号大类名称分类号分类名称小类号小类名称备注A项目监理机构前期筹备工作1项目监理机构应备文件1中标通知书2委托监理合同3企业资质2组织机构1项目监理机构组织形式2人员名单3人员证书4考勤表3监理设施与设备1技术文件及使用台账2检测设备及使用台账3办公设施4监理规划与实施细则1监理规划2监理实施细则B施工准备阶段监理工作1建设文件收集与图纸会审、设计交底1工程勘测资料、施工图纸及设计变更2建设文件3图纸会审与设计交底4业主来文5监测及试验文件6其他文件2施工组织设计与专项施工方案审核1施工组织设计（方案）报审表3施工单位质量、安全保证体系审核1质量保证体系报审表2安全保证体系报审表4分包单位资质审核1分包单位资质报审表5测量放线控制成果检查1测量人员及设备审核记录2控制点复核资料6开工报审1工程开工报审表7第一次工地会议1第一次工地会议纪要8现场检测机构1现场检测机构审核记录2现场实验室（或养护室）检查记录C工程施工阶段监理工作1工程进度控制1工程进度计划报审表2施工大型（起重）机械（设施）核查1设备进场核查2设备启用核查3使用期监管3工程材料、构配件、设备进场审核1材料设备台账2材料设备报验单4施工过程监控1巡视监理记录2旁站监理记录3监理工程师联系单4监理工程师通知单5监理工程师备忘录6向有关主管部门质量安全报告单7工地例会8专题会议9内部会议10其他监控资料5工序验收1工程质量验收范围的划分2检验批（分项工程）验收设分目录3分部（子分部）工程验收设分目录4其他工作验收设分目录6造价控制1工程量与签证设分目录2工程款支付审核4大类号大类名称分类号分类名称小类号小类名称备注D工程竣工验收阶段监理工作1竣工预验收1单位工程竣工报验2协助竣工验收工作1竣工验收计划2专项验收报告3初验报告4竣工验收报告3监理工作总结1监理工作总结2工程音像资料4资料检查移交1工程监理资料移交单5监理服务期质量缺陷处理1保修期资料6结束期工作1监理业务手册2竣工验收备案3监理合同履约4监理工作评价E施工合同管理1施工承包合同1承包合同2合同履约情况1合同履约情况核查3工程暂停及复工1工程暂停令及复工报审4工程变更管理1工程变更单5费用索赔处理1工程费用索赔报审表6工程延期处理1延长工期报审表7竣工结算1竣工结算资料F监理资料的管理工作1监理资料信息管理1管理制度2分类存放管理2监理机构工作检查评价1监理机构自查2公司检查评价3监理日记1监理日记4监理月报1监理月报2对主管部门的月报表3对建设单位的月（周）报表5监理资料归档管理1监理资料归档制度2竣工档案交付记录6其他1收、发文登记2质监、安监交底记录3上级来文4项目相关论文5项目表彰6监理合理化建议注：小类文件目录可按单位工程、专业类别划分，增加建立小类文件分目录。5第二章项目监理机构文件资料过程管理基本说明：1.项目监理机构现场资料分“大类”、“分类”、“小类”三级目录，其中“大类”要求建立专门档案盒并做好标识（详参考《大类号标签》）；2.各“大类”、“分类”需做好文件目录；“小类”可根据实际情况考虑是否编制小类文件目录（参考“工作要求”）；目录按《项目监理机构文件目录》表式；3.“小类”的文件编号应按自然数由小到大排列，并保留3位（如001、002…）；4.文件复印件应具备复印件的三要素：红章、原件存放处、复印人及复印时间；5.项目监理机构文件需统一使用《江苏省建设工程施工阶段监理现场用表》（第四版）；资料归档需符合公司《工程监理档案资料管理办法》的规定。大类号大类名称分类号分类名称小类号小类名称收集资料内容（参考）工作要求检查内容责任人配合人A项目监理机构前期筹备工作1项目监理机构应备文件1中标通知书中标通知书（复印件）。1.收集中标通知书复印件（招标项目）。1.检查复印件的齐全性、完整性；2.检查合同文本形式、合同内容的符合性；3.检查资质文件的时效性、完整性。4.非项目监理机构原因造成的不符合项检查时应予以说明（下同）。总监资料员2委托监理合同监理合同、合作监理合同、补充协议、监理合同备案书（复印件）。1.收集监理合同、合作监理合同、补充协议、监理合同备案书复印件；2.监理合同需采用《建设工程委托监理合同》示范文本（外资项目可除外）；3.监理合同中服务内容及工程范围要明确，无背离招标文件实质性内容的合同条款或其他协议；4.监理合同取费符合国家收费标准。3企业资质监理单位营业执照、资质证书（复印件）。1.收集监理单位资质证书、营业执照复印件。2组织机构1项目监理机构组织形式监理机构组织机构图。1.编制项目监理机构组织机构图（职位、人员明确），要求项目机构形式和职责分工明确，符合监理规划的规定。1.检查项目监理机构组织机构图的完整性、符合性；2.检查职责分工的合理性、完整性。总监资料员2人员名单《项目监理机构人员名单》；项目人员变更手续。1.填写《项目监理机构人员名单》表格，成员有增加、变动的要及时更新；2.项目人员变更要及时与建设方沟通好，并做好书面变更手续；3.人员数量配置需符合投标文件及监理规划；4.人员专业配套、持证上岗。1.检查《项目监理机构人员名单》填写的及时性、完整性；2.检查项目变更人员手续；3.检查人员配置的合理性、数量、持证上岗及专业对口情况；4.检查总监任命书、总代授权书；5.检查总监到位率、工作认知；6.检查总代有无超越职责范围行使职权。3人员证书总监任命书、总代授权书、证书复印件。1.按《项目监理机构人员名单》顺序收集证书复印件；2.收集总监任命书、总代授权书；3.收集监理人员的证书复印件（包括见证员）。4考勤表《项目监理机构考勤表》。1.填写《项目监理机构考勤表》，考勤表格式按公司标准。1.检查《项目监理机构考勤表》的及时性、真实性和完整性；2.抽查旁站工序、节假日人员在岗情况。6大类号大类名称分类号分类名称小类号小类名称收集资料内容（参考）工作要求检查内容责任人配合人3监理设施与设备1技术文件及使用台账《项目监理机构技术文件目录》；《项目监理机构技术文件使用台账》。1.填写《项目监理机构技术文件目录》，并根据目录配备相应的图集、标准、规范及相关法律法规；2.填写《项目监理机构技术文件使用台账》1.检查标准规范配备的合理性、真实性、有效性；2.抽查标准规范的使用情况。总监专监资料员2检测设备及使用台账《项目监理机构检测设备台账》；计量检定证书（复印件）；《项目监理机构检测设备使用台账》。1.填写《项目监理机构检测设备台账》；2.收集检测设备和仪器的计量检定证书复印件；3.填写《项目监理机构检测设备使用台账》。1.检查检测设备和工具配备的合理性；计量检定证书的齐全性、有效性；2.抽查检测设备和工具使用情况。3办公设施《项目监理机构办公设施台帐》；现场办公室布置影像资料。1.填写《项目监理机构办公设施台帐》；2.现场统一使用江苏监理标识或悬挂监理工作图表、制度等（上墙资料主要包括：公司营业执照、资质证书、质量目标及方针、项目组织机构图、人员岗位职责、监理主要工作程序、晴雨表、廉政建设协议书、考勤表、总平面图、施工形象进度图等）；申报“省示范监理项目”的，需在施工现场醒目位置悬挂“创建江苏省示范监理项目工地”标牌，在施工现场办公室张贴创建考核标准，接受社会监督；3.现场办公室布置需留有影像资料。1.检查《项目监理机构办公设施台