外贸管理软件产品

外贸管理软件产品外贸管理软件用户手册外贸管理软件产品第一章基本信息与权限设置..........................................3一、职员.....................................................3二、个人配置.................................................5三、系统设置.................................................8四、产品管理................................................20五、供应商管理..............................................23第二章客户管理....................................................25一、客户资料管理............................................25二、日常事务管理............................................27三、按职员显示..............................................28第三章邮件管理....................................................29一、收信、写信..............................................29二、收件箱..................................................30第四章寄样管理....................................................32一、样品快递................................................32二、审核状态................................................33第五章报价管理....................................................34一、报价单管理..............................................34二、审核状态................................................34第六章销售合同管理................................................35一、合同状态................................................35二、审核状态................................................36三、按职员显示..............................................37第七章采购合同管理................................................37一、合同状态................................................37二、审核状态................................................38三、按职员显示..............................................38第八章单证制作....................................................39一、单据类型................................................39二、按职员显示..............................................51第九章收汇管理....................................................51一、认领状态................................................51二、按职员显示..............................................52第十章统计查询....................................................52一、统计查询报表达式........................................52常见问题解答.......................................................52外贸管理软件产品第一章一、职员基本信息与权限设置1.在职职员在职职员，包括员工的编号、姓名、类别、所属部门、联系方式及照片等相关职员资料。新增、修改操作：点击“新增”或“修改”按钮可直接添加职员相关资料或修改职员资料。修改类型：点击修改类型后，可选择职员所属的类别，例如：单证人员、业务人员。（注：职员所属类别的新增，可直接点击新增职员，选择类别字段，在下拉框中直接新增。也可在“系统设置”--“栏目配置”中选择“职员类型”进行新增或修改）转为离职2.离职职员：如果一个职员离职了，可在此做转为离职操作。选中一个离职职员，点击转为离职，该职员信息会转到“离职职员”菜单中。转为离职后的职员，将无法进入系统进行任何操作，管理员可以在此做职员的删除处理。如果有需要也可以在此直接转为正式职员。删除：在此删除的职员资料，系统将彻底对其删除，无法恢复。点击删除后系统会提示“您将要删除『××』，本操作将永久删除该记录，请确认”。点击“确定”记录即被删除。外贸管理软件产品转为正职：选择转为正职后，该职员记录将恢复到“在职职员”列表中，同时恢复该职员的操作权限。3.工作移交在工作移交中，可以将一个职员在系统中的所有资料交给另外一个职员进行处理。也可用于离职职员的工作交接。选择需要移交的资料，选择“移交人”和“接受人”，点击“移交给”按钮，并在提示窗口选择“确定”就完成了工作的移交。如果需要移交全部的资料点击“全选”按钮再进行移交。也可以点击“查看明细”选择部分资料进行移交，例如：想移交部分客户资料，可选择“客户移交”后点击“查看明细”在弹出窗口列表中选择要移交的部分客户资料，选择移交给，就完成了部分客户资料的移交，如图：外贸管理软件产品二、个人配置1.个人参数设定在这里可以修改登录密码，客户列表显示客户数，是否自动收邮件，收邮件频率，以及邮件分类设置：修改密码:点击“修改密码”直接输入新密码，并确认密码，退出系统重新登录后即生效。下面的配置是按照根据每个操作员的需求自行修改的，以上是默认配置。客户列表每页的现实行数：在客户资料管理--列表的行数在此设置，数字可自行修改，保存后生效。自动接收邮件：在“是否自动定时接收邮件”后打勾。“接收邮件的时间间隔”数字可自行修改，保存后生效。邮件分类：2.个人收邮箱设定录入分类内容点击””，例如按“报价”、“询价”给邮件分类。在个人收邮箱设定中，点击“新增”到如图界面（可设置多个邮箱）。在此添加个人邮箱，就可以通过自己常用的邮箱进行收邮件。初次设置好后，进行接收邮件，可以把邮箱中所有的邮件导入到系统中，方便操作。外贸管理软件产品操作：3.个人发邮箱设定按照后面的说明填写相应信息，“检测”成功后进行保存。注：授权给接收，您授权的职员，就可以接受此邮箱的邮件。授权给查看，您授权的职员，可以查看到您接收的邮件。SSL链接为邮件加密，保证邮件内容的安全性。个人发邮箱设定，点击“新增”到如图页面（可设置多个邮箱）。在此设置好个人发件箱，可以通过此个人邮箱，在软件中进行发邮件。操作：4.邮件过滤设置如个人收邮箱设置，“检测”后进行保存生效。注：授权给使用，被授权的职员通过您的授权也可以通过此邮箱进行发送邮件。外贸管理软件产品邮件过滤设置，可以根据发件人、收件人、内容、标题、附件标题进行邮件的过滤（可增加多个规则）。操作：想新增一个过滤规则，单击“新增”按钮。点击“上移”、“下移”按钮，可以在此界面给这些规则进行排序，排好后点击“保存排序”进行保存。操作：在邮件过滤设置中，填写相应信息，如下图，填写好后进行保存。5.个人资料修改修改个人基本信息，包括个人编号、姓名、性别、联系方式等，或上传个人照片，都可以在此操作。外贸管理软件产品三、系统设置1.审核配置审核配置是设置，报价单、样品快递、采购合同、销售合同、发运明细单、收款单，在提交时是否为自动审核。操作：2.栏目配置选择“是”，单据在提交时自动进入审批、审核流程，无需上级领导审批。选择“否”单据在提交时进入审批、审核流程要经过上级领导确认。注：软件中提供三级审核流程，提交--审批--审核。栏目配置，是对系统中一些自定义的内容进行，新增、修改、删除、排序的操作，例如：客户分类、邮件分类、供应商分类、报价类型等。外贸管理软件产品1)选择需要操作的栏目，例如，“商品结构类型”即商品分类。点击“新增”按钮，在弹出的新增窗口中录入要增加的商品类型。如下图：操作：外贸管理软件产品2)点击“保存”后完成新增。新增好的类别会到右边的栏目中。3)如要修改，选择已经新增好的类别，点击“修改”按钮，修改后进行保存。4)如要删除类别，直接点击“删除”按钮，在弹出的确认窗口中，选择确定，即可。5)可以把多个类别进行排序，按、键进行排序，排好后，点击“保存排序”按钮。3.用户管理管理员可以通过用户管理，对登录用户进行注册、更改用户信息、修改密码及配置权限。外贸管理软件产品操作：1.给用户进行注册，选择一个用户，点击“注册”按钮，在弹出窗口中输入购买产品时提供给您的注册码。“确定”后激活成功。2.更改用户信息，可以修改用户登录名、帐号所属职员、操作界面所显示的语言（中文简体、中文繁体、英文）、是否是管理员、审核金额、是否可以用个人邮箱发邮件（是否使用个人SMTP）、是否接受企业邮件。3.点击“修改密码”，输入新密码，并确认新密码，点击“确定”，重新登陆时新密码即生效。4.复制权限，把已经配置好的权限复制给一个帐号，该帐号拥有同样的权限。5.配置权限，详细对某个帐号进行权限的配置，包括操作权限，菜单权限。菜单前面打的表示拥有该菜单的权限，如下图：外贸管理软件产品4.权限组设置权限组设置提供了批量设置权限的操作，可以按不同部门、或职位进行配置。外贸管理软件产品操作：5.系统配置批量设置，是通过设置不同的权限模板来完成的，新增或删除权限模板点击“新增”或“删除”按钮，设置好后进行“保存”系统建设之初，公司名称、一些操作习惯的设置、成本测算参数等都在此做设置。BBS配置:这里可以配置，系统上传一个附件的大小（最大不超过10M），最大消息数量，最大未读系统消息保存时间，在此范围之内，系统都会进行保存。如图：外贸管理软件产品邮件收发配置：这里是对系统邮箱的配置，一般系统邮箱是公司的企业邮箱，管理员通过系统邮箱接收询盘邮件，处理后分发给业务员进行跟踪，如图：成本测算参数设置：在报价、销售合同中的成本测算，其中的管理费率、保险费率、日利率、退税周期、信用险费率这些参数可以先设置好，在进行成本测算是这些数据会自动导入，无需再手动填写，提高工作效率和准确度。外贸管理软件产品综合配置：“最大断线注销时间”，在软件中如果超出设置时间仍然没有操作，系统将会自动断线，以保证数据的安全。“操作员在线时是否允许再次登陆”，选择“是”，帐号在登录状态在其它地方仍然可以在此登录。“控制打印”,单据合同是否要提交或审核后才能打印。“产品合并”，选择“是”，单据中的同一种产品就会自动合并。6.模板设置系统中有些单据是需要固定格式的，在模板设置中可以制作固