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公文写作培训讲座主讲人：于常青行政机关公文的概念公文的概念有广义和狭义之分。广义的公文:通用公文和专用公文。通用公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位及其他社会组织在处理日常工作时普遍适用的公文。专用公文，是指在一定的业务范围内，按照特定需要而专门使用的公文。狭义的公文是指国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种行政机关公文。通常称之为机关公文。行政机关公文书面格式眉首秘密程度和保密期限紧急程度发文机关标识发文字号签发人红色隔线主体标题:“发文机关”、“事由”、“文种”主送机关：位置在标题下空一行靠左顶格正文：用数字表示层次结构序数，其顺序为：第一层用“一”、“二”、“三……；第二层用“(一)”、“(二)”、“(三)”……；第三层用“1．”、“2．”、“3．”……；第四层用“(1)”、“(2)”、“(3)”……；印章：位置要求在正文的下侧、成文日期的上侧。成文日期：年、月、日三者齐全，一般用汉字。附件：附件应放在公文成文日期之后附注：对公文的发放范围或注意事项等的注释和说明。版记主题词：内容特征、归属类别、文种。《国务院公文主题词表》抄送机关印发机关、印发时间印刷份数公文行文规则一般情况下不越级行文准确认定主送机关和抄送机关联合行文的机关之间，级别应该相同或相近同级别的所属部门之间不能联合发文一般不应向上级机关负责人个人直接报送公文不得向上级机关负责人多头报送公文“请示”的行文规定一文一事写一个主送机关不得同时抄送下级机关请示事项不得夹带在报告中公文的语言公文语言的特征准确性简洁性庄重性规范性公文语言的词汇称谓语：称与对方有关的事物常用“你”、“贵”；称与自己有关的事物常用“我”、“本”；间接称呼有关的人或单位常用“该”。起首语：“关于……”、“为了……”承启语：“为此”、“特此”结尾语：表收束、强调、祈请等的用语公文的种类命令(令)适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员；撤销下级机关不适当的决定。决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排。公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知的事项，任免人员。通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。请示适用于向上级机关请求指示、批准。批复适用于答复下级机关请示事项。意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题；请求批准答复审批事项。会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。中国共产党机关公文(14种）：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等。公文根据行文方向可分成三大类：1、上行文即下级部门向上级部门报送的公文，如报告、请示等。2、下行文即上级部门发给下级部门的公文，如命令、决定、指示、通知、通报、批复等。3、平行文指平级单位或不相隶属的单位之间往来的公文，如函，部分的议案、通知、通告等有时也可以用作平行文。公告公告是党政机关或有关职能部门向国内外宣布重大事项或法定事项时所使用的公文。公告的特点1．内容的公开性。2．发布形式的多样性。3．行文的庄重、严肃性。公告的写作格式和基本内容(一)标题公告的标题通常有两种写法：一种是由发文机关名称加上发文事由和文种构成:如《邮电部、国家工商行政管理局、公安部关于加强集邮管理取缔非法倒卖邮票活动的公告》；另一种是由发文机关名称加文种构成的标题:如《中华人民共和国全国人民代表大会公告》。(二)正文公告的正文通常由公告的缘由、公告的事项和结束语三部分组成。1．公告的缘由。如：“根据《中华人民共和国国库券条例》，现就发行2000年凭证式(一期)国债(以下简称“本期国债”)的有关事宜公告如下：”。2．公告事项。3．结束语。一般常用“特此公告”、“现予公告”等语。(三)署名和日期中华人民共和国外交部公告第X号(1997年5月16日)中华人民共和国政府恢复对香港行使主权后，为便利香港特别行政区同世界各国和地区人员往来，从1997年7月1日起，目前可免办签证进入香港的国家及部分地区的人员进入香港特别行政区旅游或从事短期经贸活动，原则上继续给予免办签证待遇。根据《基本法》第154条“对世界各国或各地区的人入境、逗留和离境，香港特别行政区政府可实行出入境管制”的规定，给予免办签证待遇的国家和地区及具体办法，将由香港特别行政区政府决定并予公布。外国人前往中国其他地区，仍应按现行有关规定申请签证，办理必要的手续。中方正在研究港英签证的过渡安排和中国驻外使、领馆受理外国人赴港签证申请问题，并将尽快公布。公告的写作要求(一)行文简要，措辞严谨(二)根据不同的要求写作公告通告通告是适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项的公文。通告和公告主要区别：1．公告告知的范围大于通告。2．公告的约束性小于通告。3．公告的事项比通告的事项更为重大，政治性更强。4．公告的发文机关级别一般较高。通告的种类1．遵守性的通告。2．周知性的通告。通告的写作格式和基本内容(一)标题通告的标题有四种基本形式：一是由发文单位名称、事由和文种构成的标题，如《国家教委关于维护中小学正常教学秩序的通告》；二是由发文事由和文种构成的标题；三是由发文单位名称和文种构成的标题；四是仅文种《通告》两字的标题。(二)正文通告的正文一般由发通告的缘由、发布事项和结束语三部分构成。1、通告的缘由。这一部分结束，常用“特作如下通告”或“现通告如下”等语言过渡下文。2、通告的事项。即通告的具体内容、主体部分。它要写明在什么范围内，告知谁，告知何事。3、结束语。一般写执行通告的要求，带有强调的性质；也可以写明执行的时间、范围和有效日期；有的不设结尾，常以“特此通告”、“此告”作结。(三)署名和日期通告的写作要求(一)目的明确(二)符合法规政策(三)发布及时(四)行文清晰北京市朝阳区工商行政管理局通告依据《中华人民共和国企业法人登记管理条例》的规定，1992年度内、外资企业法人年检工作于2月1日开始。凡1992年12月31日前在朝阳区域内由市工商局和朝阳区工商局登记注册的《企业法人营业执照》或《营业执照》的企业和《中华人民共和国企业法人营业执照》的外商投资企业，应于3月31日前分别到内资企业管辖所和外商投资企业管理所(地址：关东店南街北口，电话：5071920、5072552)办理年检手续，逾期不办理的将按《中华人民共和国企业法人登记管理条例》的规定予以注销。一九九三年一月十三日下面一则文稿在表达上有五处不妥当，请指出并改正。通告为提高电话网的通讯能力，我公司将对辖区电话局的交换机进行升级改造，现依据《中华人民共和国电信条例》，将有关事项宣布如下：敝工程将于2009年6月10日20时至11日8时施工，在此期间会影响青山区电话用户的正常通话。交换机升级后，用户原有的一些业务功能(如闹钟、呼叫转移等)需要重新设置；热线和呼出限制的设置方法也有变化。如有疑问，欢迎提出。本公司客服电话：87654321。对工程施工给贵用户造成的不便，我们深表不安。请予理解和支持。天网通信有限公司青山分公司2009年6月7日通知通知是批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，以及任免人员时使用的一种公文。通知的特点(一)指导性(二)广泛性(三)时效性通知的种类(一)发布、指示性通知(二)广告性通知(三)转发、批转性通知(四)任免通知通知的格式(一)标题通知的标题有三种一为发文行政机关加介词(或不用)加通知内容加“的通知”；二为通知内容加“通知”；三为仅写“通知”一字即可。(二)受文者名称用全称或规范化简称，顶格写。一行写不下时可回行，继续顶格写。句未用冒号。(三)正文开头要先写制发本通知的因由、根据或者目的和意义，然后用过渡词语转入主体部分。主体要写明要求受文者应遵守什么或贯彻什么。结尾一般多注明贯彻落实本通知的时间要求、希望等，用语因通知内容而异，如：“请参照执行”、“希遵照办理”等。(四)落款发文行政机关印章和成文日期。国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：现发布《国家行政机关公文处理办法》，自2001年1月1日起施行，1993年11月21日国务院办公厅发布，1994年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》同时废止。二OOO年八月二十四日(章)通报通报是行政机关把工作情况、经验教训、典型事例及有教育、指导、规范意义的事件向下级或公众发布的周知性公文。通报的种类(一)情况性通报(二)批评性通报(三)表彰性通报通报的特点(一)引导性和警戒性(二)沟通性和交流性通报的格式与写作(一)标题一般由公文标题的三要素构成，也有省略发文机关这一要素的，由发文内容和文种组成。(二)受文者名称(三)正文开头要用概括性的语言，简述基本事实，表明态度。主体部分1、要写清事情的来龙去脉。（具体）2、要适当分析性质意义，概括出典型的意义和主要经验，分析错误产生的原因、性质、它的危害及应吸取的教训。3、最后要说明有关决定，该肯定的，应明确授予什么荣誉，给予哪种奖励；该处罚的，应明确惩罚方式。结尾部分应提出或推广或戒防的要求或希望。(四)落款发行行政机关和发文日期。通报与通知的区别通报用于表彰先进、批评错误、传达重要情况；通知用于传达指示、发布法规、批转文件、安排部署工作。通报用于让下级了解情况、知晓情况和存在的问题；通知用于要求下级执行什么或怎样去做。通报是事后发布的，而通知却是事前发布。通报要求有较具体的叙述和分析、议论、评价。通知一般只用概述性的语言。关于转发XX市和XX地区商业仓库发生重大火灾事故调查处理报告的通报XXX：为了深入贯彻落实中共中央《关于加强安全生产的通知》(中发[XXXX]X号文件)，发动和依靠广大职工群众参加安全管理，建立义务消防组织，定期进行群众性的安全大检查，（）总结推广了一批十几年、二十几年无火灾事故的先进典型，在安全工作上取得了一定成绩。但也有一些地区和单位存在不少问题，去年在XX和XX就发生两起损失XX万元以上的大火，使国家受到重大损失。现将XX省商业局和XX地区商业局关于火灾事故的调查处理报告(业经XX市委、XX地委批准)，摘要发给你们，请组织所属单位领导和职工进行讨论，结合检查本单位和安全工作，从中吸取教训。当前，梅雨季节到来，希望你们抓好政治思想工作，加强安全工作领导，注意与水文、气象部门联系，发动和依靠群众，及早采取有力措施，切实做好以防霉、防洪、防雷击为主要内容的雨季安全防范工作，确保国家财产安全。附件一、XX市商业局《关于XX公司XX仓库火灾事故调查处理的报告》(摘要)二、XX省XX地区商业局、公安局《关于XX仓库发生重大火灾事故的调查处理报告》(摘要)商业部XXXX年X月X日报告报告是向上级汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关询问或要求时使用的一种陈述性上行文。报告的种类报告按内容分类，可分为工作报告、情况报告、建议报告三种。报告按性质可分为综合报告和专题报告两种。报告的特点(一)内容的综合性(二)时间的不定性(三)行文的单向性(四)写法的陈述性报告的格式与写作(一)标题报告的标题一般由事由和文种组成。(二)主送机关上级领导机关。(三)正文开头要先交待发文的原因和目的，概述主要内容和结果，然后用过渡词语“现将有关情况报告如下”或“为此，提出以下意见”等来承上启下。主体部分要叙述报告的具体内容，如内容单一，可分自然段叙述；若内容较多，可分条列项，逐条叙述并考虑加小标题。结尾处一般使用公文的专用语“