第二章-access2010基础知识-(需要)

2.认识Access20101.5.1Access2010的功能和特性1.Access2010的功能Access2010属于小型桌面数据库管理系统，是管理和开发小型数据库系统常用的工具。它通过一个数据库文件中的6大对象对数据进行管理，从而实现高度的信息管理和数据共享。1）表：存储和管理数据的基本对象，用于存储数据，也是其他对象的基础。2）查询：用于查找和检索所需要的数据。3）窗体：用于以更直观可视化的形式查看、添加和更新数据库的数据。4）报表：以特定的版式分析或打印数据。5）宏：用于执行各种操作和控制程序流程。6）VBA模块：用于处理、应用复杂的数据信息的处理工具。2.Access2010的新特性1）全新的用户界面“功能区”代替了早期版本中的多层菜单和工具栏2）更强大的对象创建工具“创建”选项卡3）新的数据类型和控件多值字段、附件数据类型、计算字段、增强的“备注”字段、日期/时间字段的内置日历控件等。4）强大的网络数据库功能5）增强的安全性1.5.2Access2010的启动与退出操作同其他Office软件1.5.3Access2010的集成环境1.Access2010的工作首界面和主界面主界面功能区由“文件”、“开始”、“创建”、“外部数据”和“数据库工具命令”五个标准选项卡组成，每个选项卡被分成若干个组，每组包含相关功能的命令按钮。在功能区的大多数组区域中都有下拉箭头，单击下拉箭头可以打开一个下级子菜单。在部分组区域中有一种按钮，单击该按钮可以打开一个设置对话框。“创建”选项卡“外部数据”选项卡“外部数据”选项卡包括“导入并链接”、“导出”和“收集数据”3个组，用户可通过该选项卡对内部外部数据交换进行管理和操作。“数据库工具”选项卡包括“宏”等6个组，这是Access提供的一个管理数据库后台的工具，用户使用该选项组可以创建和查看表间的关系，启动VB程序编辑器，运行宏，在Access和SQLServer之间移动数据以及压缩和修复数据库等。“文件”选项卡“文件”选项卡是Access2010新增加的一个选项卡。这是一个特殊的选项卡，与其他选项卡的结构、布局和功能完全不同。利用“文件”选项卡可以进行的操作有：保存、对象另存为、数据库另存为、打开和关闭数据库、新建、打印、保存并发布、Access的选项设置等，另外还可以对数据库进行压缩并修复，或是用密码加密数据库以达到保护数据的目的。“上下文命令”选项卡这是一种新的Office用户界面元素。所谓“上下文命令选项卡”就是指Access可以根据上下文（即进行操作的数据库对象）在常规命令选项卡旁边会显示一个或多个上下文命令选项。例如，当打开任意表对象时，功能区中会出现与“表格工具”相关的“字段”、“表”选项卡，如图所示。工作区、状态栏略1.5.4Access2010数据库的基本操作1.创建数据库两种方法：一种是使用模板创建数据库，另一种是直接创建空数据库。1）利用模板创建数据库模板是Access系统为了方便用户建立数据库而设计的一系列模板类型的软件程序。使用模板是创建数据库的最快捷方式。Access2010提供了12个数据库样本模板，使用这些模板，用户只需要进行一些简单操作就可以创建一个包含表、查询等数据库对象的数据库系统。除了这12个模板，用户还可以在Office.com网站搜索所需的模板，然后将模板下载到本地计算机中使用。【例1.1】利用Access2010模板创建一个“联系人Web数据库”同步实验之1-2Access2010数据库的创建1．利用Access2010的样本模板，创建数据库“罗斯文.accdb”并保存在“D:\我的数据库”文件夹内（注：该文件夹需自建）。在导航窗格内选择浏览类别下的“对象类型”，依次选择表、查询、窗体、报表、宏和模块对象，观察各对象所包含的子对象。2．查看该数据库中有几位员工，有几份订单，有几位客户，查看库中销量居前3位的订单，查看各员工的电子邮件地址，查看年度销售报表等。注：有些信息可以从多个对象中获取。3．分别关闭刚才打开的各个对象，最后关闭“罗斯文.accdb”数据库，但不关闭Access。4．利用Access2010创建一个名为“图书.accdb”的空数据库，保存在“D:\我的数据库”中。2）创建空数据库如果没有满足需要的模板或用户想根据自己的需要创建和管理数据，可以创建一个空数据库，然后再创建数据库中的其他对象。【例1.2】创建一个名为“学生信息管理”的空数据库。注意的问题1、如何设置数据库默认的保存位置？2、如何设置数据库的打开方式？（共享方式和独占方式）本章小结：本章首先介绍了数据库技术的一些基本概念，然后讲解了关系型数据库的相关概念，对数据库有了基本的认识之后，又详细介绍了典型关系型数据库Access2010的集成环境和几种基本操作，包括数据库的组成、创建、打开和关闭等，为后面各章的学习奠定基础。其中重点是对关系型数据库的认识和Access2010数据库的基本操作。Access的启动1.“开始”---“程序”---MicrosoftAccess2.在对话框中选“空Access数据库”。3.单击“确定”4.输入数据库名5.单击“创建”数据库组成6.4.1创建数据库和数据表创建数据库数据库文件（.mdb）其中包括所有相关数据和管理这些数据的所有对象。方法：单击【开始】|【所有程序】|【MicrosoftOffice】|【MicrosoftOfficeAccess2003】启动Access2003单击【文件】|【新建…】建立空数据库使用模板向导建立各类数据库建空数据库利用向导建数据库创建数据表每个关系对应建立一个数据表两方面的工作：设计表结构和输入数据记录。(1)打开表结构“设计器”图6.20设计视图窗口(2)依次输入各个字段的名称，指定字段类型，并对每个字段的含义、取值进行注释说明字段选择栏字段属性字段类型说明文本用来存放不需要计算的数据，可以为数字、文字，例如学号、电话备注也称长文本，存放说明性文字数字需要运算的数值数据，如成绩、次数、年龄日期/时间存放日期和时间数据货币存放货币数值自动编号在增加记录时，其值能依次自动加1是/否存放逻辑型数据，如婚否、Yes/No、On/OffOLE对象将对象（如电子表格、文件、图形、声音等）链接或嵌入表中超链接存放超链接数据查阅向导这是与使用向导有关的字段字段选择栏字段属性字段属性说明字段大小可以指定字段中文本或数字的范围，文本缺省长度为50，最多255个字符，备注型最多65536个，数值为长整型。应该尽可能设置最小的字段大小，因为其需要的内存更少，数据处理速度更快。格式可以选择或输入格式串来定义字段中数据的格式小数位数指定数字或货币数值的小数点位数输入掩码用于设置字段数据的输入模式，例如可以为“电话号码”字段设置一个输入掩码(0000)-(00000000)，则在用户输入该字段内容时，会显示(____)-(________)，提示用户正确输入。标题可以定义字段的别名，作为创建窗体和报表时数据单中使用的标签。如字段名为sname，可将标题设置为“姓名”默认值该值在新建记录时会自动输入到字段中，也可以更改。例如，将states(状态)字段的默认值设为“在读”。必填字段用于设置这个字段是否必须填写，设置成“是”时，这个字段不能空着允许空字符串如果为“是”，则该字段可以接受空字符串为有效输入项索引可以选择是否为这个字段建立索引或者是否允许建立索引，建立索引的好处是，按此字段进行查询时会提高查询和排序速度，但同时也加大了系统维护的开销。(1)打开表结构“设计器”(2)依次输入各个字段的名称，指定字段类型，并对每个字段的含义、取值进行注释说明(3)定义表的主键选中字段后单击工具栏“主键”按钮(4)保存并命名数据表(1)双击数据表，打开数据表视图窗口(2)依次输入各字段值，完成所有记录的录入(3)关闭窗口结束数据完整性控制用户定义的完整性实体完整性通过设置主键，使其取值既不能为空也不能重复，以此保证记录（即实体）的正确性。通过定义指定字段的“有效性规则”属性，对字段的取值设置约束条件，保证记录的合法性。参照完整性是指对存在引用关系的两个关系（数据表）的约束，通过建立引用关系保证数据的一致性。参照完整性示例取值参照只要建立了二者之间的引用关系，就能保证数据的一致性：在选课表中插入一个记录(39078,6,90,0)——拒绝修改学生表中的学生学号——同步修改选课表中相应学号删除学生表中记录(39001,杨雨潇,男,在读,2007-9-1,2008-7-2,18)——提示同步删除选课表中相应记录关联关系关联字段主表子表建立student表和sel_course表间的关联关系(1)打开“关系”窗口(2)选择建立关联的表添加到窗口中(3)将主表的主键拖到子表的外键，建立关联关系(4)设置参照完整性规则主键外键当主表关联字段被更改时，子表关联字段也自动随之更改。子表关联字段欲更改的新值若在主表中不存在，则拒绝子表的修改子表增加一条记录时，若该记录关联字段的取值在主表中不存在，则拒绝子表的操作。当主表删除某个记录时，子表中与之关联的全部记录一并自动删除。子表删除记录时，不会影响到主表记录。(1)利用关联查看多组数据(2)在子表中输入（插入、修改）数据时保证完整性(3)据此进行多表查询school数据库中各表的关联关系数据查询查找筛选查询按选定内容筛选按窗体筛选高级筛选/排序应用筛选/取消筛选【例6.11】创建一个查询，从sel_course（选课）表中查询选修课程成绩不及格的学生的学号、课程号及成绩，查询结果按学号升序排序。查询命名为“查询不及格学生1”。⑴打开查询设计窗口⑵选择欲查询的数据表⑶选择查询字段⑷输入查询条件。⑸选择哪些字段显示在查询结果中⑹查询结果可以指定排序字段⑺运行查询，查看结果⑻保存并命名查询多种查询视图多种查询类型从表中检索数据，并对结果排序。还可以对记录分组进行总计、计数、平均值以及其他类型的计算。对查询结果按不同的字段逐级分组显示统计结果结果显示方式为交叉表方式，即分行标题、列标题以及统计数据区。操作查询指可以重复使用，每次改变查询条件的查询。【例6.12】查询不及格学生姓名、课程名、成绩，结果按学号升序排序。查询命名为“查询不及格学生2”。依据关联关系建立连接，然后选择需要的字段、记录【例6.13】查询选修课程中最高分是多少，查询命名为“查询最高分”。单击工具栏上的【例6.14】查询选修课程中每位学生各自的最高分、最低分、平均分，查询结果包含学生姓名和最高分数、最低分、平均分。查询命名为“查询每位学生最高分”。【例6.15】统计查询各班不同性别的学生选择各门课程的人数情况。查询命名为“查询选课人数”。显示统计结果时，班级名、性别均作为行标题，课程名称作为列标题。需要选择查询类型为“交叉表查询”【例6.16】查询各班学生在某一范围内的成绩，查询命名为“参数查询学生成绩”。单击“查询”|“参数…”,设置查询参数数据表与查询查询结果也为二维表形式，但它与数据表对象不同；数据表中存储数据信息，而查询存储查询的规则，即相应的SQL命令；执行查询即执行SQL命令；可以基于数据表建立查询，也可以基于查询创建其他查询。。数据库组成Access数据库：1）Access的文档文件，扩展名为MDB2）由数据表、查询、窗体、报表、宏和模块等对象组成。3）所有对象都保存在的同一个数据库文件中。数据库组成1．表1)以二维表格保存基本信息,数据库的核心2)为其它对象提供数据3)对具有复杂结构的数据，分别使用多张数据表，这些表之间可以通过相关字段建立关联。数据库组成数据库组成2．查询1）从一个或多个表中查找某些特定的记录2）查询的运行结果以二维表的形式显示3）在数据库中只记录了查询的方式即规则4）可作为窗体、报表等其它组件的数据源数据库组成数据库组成3．窗体1)向用户提供交互界面，更方便地进行数据的输入、输出2)窗体的数据源，可以是一个或多个数据表，