搜索
公司证照管理制度一、目的为加强所有证照原件及其申办原始资料及其重要文件资料的管理，防止遗失并保证按时年检，特制订本制度。二、借阅原则一事一借、用毕归还、再用再借、谁用谁借。三、证照资料的种类1．证照原件：营业执照、组织机构代码证、外商批准证书、税务登记证、开户许可证、土地使用证、房产证、统计证、社保登记证、专利证书、商标证书、贷款证、外汇管理登记证、章程等证照原件及其申办原始资料。2．所有资信类文件：如验资报告、审计报告、评估报告、工商联合年检报告等。3．重要文件，如合作项目合同书、投资项目合同书、公司成立合同书、董事会任命文件、政府部门公文批复等。4．经董事会或总经理指定要求专管的文件资料。四、证照资料的保管归档1、证照原件（除贷款证、外汇管理登记证归财务总监保管外）归行政中心专人统一保管；2、所有资信类、重要文件由财务总监统一保管；3、证照原件的电子档由行政中心专人统一保管、更新和传送；五、证照资料的使用管理1、各部门因工作需要，借阅、借用、复印证照资料，须到行政中心填写《公司证照使用申请单》写明事由及拟用证照资料名称、件数、归还期限等，经部门主管及行政总监同意并签字确认后，可到行政中心专人保管处办理相应手续；2、行政中心专人保管处仅凭主管领导签批的申请书办理借用、借阅、复印等业务，其它任何人员提出的任何要求，均不予受理；3、凡借阅、借用证照资料，必须在申请日期内归还，不能按时归还的应申请延期，手续与上述1相同，但最长不得超过15天；4、公司证照不得丢失、损坏。如出现损坏或丢失，除立即向主管领导报告外，要立即与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手续；5、不许擅自使用公司的证照进行各种担保；6、电子档证件的保存和对外使用规范。公司提供“JPG彩色版”或“PDF彩色版”格式供大家使用，在对外办理业务时需按照公司规定并结合客户需要传送文件。六、证照的年审、到期、变更证照的年审、变更、延期等相关手续，行政类证照（如工商营业执照、组织机构代码证、外商投资证等）由行政中心专人负责办理，财务类证照（如税务登记证、统计证、外汇登记证、贷款卡、开户许可证等）由财务部门负责办理，其他证件由最初办理证件的部门办理年审、变更、延期等手续，证件归属部门负责在规定的时间内完成手续办理和申报的具体工作。七、相关责任1、证件管理人管理的所有证件都应有清单和目录，确保证件数量的准确性，对于借阅和归档都应有相应人员的签字确认，证件管理人负有登记的及时性和完整性的责任；2、证件借阅人负责借阅期间的文件保管，确保公司证件的完整性和整洁性，使用完毕后应及时归档。借阅，不得将证件转借其他人使用。证照管理办法1、目的和范围1.1为加强集团总部、各分、子公司证照的管理，确保所属证照在受控的情况下正确使用，起到降低公司运营管理风险的目的，特制定本办法；1.2本办法所指的证照分为两类，分别为：公司证照和个人证件；①公司证照是指：经政府职能部门核发给公司的证明企业合法经营的资质证、许可证、产权证、登记证、合格证等有效证照；②个人证件是指：经相关部门认证核发给个人的执业、资格、上岗证等有效证件、证书；2、职责2.1行政管理部：是公司各类证照管理的归口管理部门。负责公司证照的申报、登记、变更、年检、注销以及各类证照的造册登记、保管、备案以及有关证照的具体工作落实。2.1人力资源部：负责公司个人证件的申报、审验、升级、办理或收缴工作；3、证照管理的内容与要求3.1证照、证件办理3.1.1公司应依据政府职能部门的规定，及时办理有关证照，积极参与职能部门或行业协会举行的有利于公司经营、可以提高公司声誉、信誉的评比活动。3.1.2在办理证照过程中，公司证照办理由行政管理部牵头，公司各职能部门及相关部门根据各自职责承办部分事项或全部事项，个人证件办理由人力资源部牵头，公司相关部门或个人根据情况承办部分或全部事项；3.1.3公司证照在办理完毕后，其相关文件和材料移交行政管理部统一负责收集管理，发证机关有要求的，按要求做好正照上墙工作，无要求的造册登记后入柜，并指定好专人负责管理。3.2证照、证件的保管3.2.1证照、证件的保管工作必须指定专人负责，妥善保管好各类证照、证件，如出现损坏或丢失，应立即报告公司，以便即刻与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手续；3.2.2证照保管人必须建立《证照登记台帐》（附件一），对所属证照进行登记造册，在日常借出、归还使用中还须建立《证照借用登记表》（附件二）以备工作查考；3.2.3因公司业务需求和经营需要，部分岗位人员的资格、执业证书由人力资源部于员工入职时收缴，交由公司统一管理，公司统一为个人办理的证件及其相关材料须由公司统一管理，作为公司资源使用；3.2.3证照保管人须及时关注证照的相关信息，对有需要变更、审验、注销的证照，有责任提醒相关人员及时办理相关手续；3.2.4证照管理员应对所有证件的扫描件进行电子加密措施，防止非预期使用情况发生；3.2.5证照保管人工作调动时，必须办理工作移交手续。按规定进行证照移交，移交程序为：移交人（原证照保管人）列清目录交出证照→接收人（新证照保管人）接管证照→监交人（行政部负责人）监督移交工作全程。三方签字确认后《移交单》一式三份，移交人、接收人、监交人各持一份。3.3证照的使用3.3.1因公需要使用证照复印件时，领用人必须先填写《证照借用申请表》（附件三），明确填写相关内容，按以下程序申请：领用人填写申请→部门负责人审核→行政部经理复核→保管员发放复印件。3.3.2证照的复印件由证照保管员负责保管，提供复印件时，须严格按申请数量提供并加盖“再次复印无效”及“仅限使用”章；3.3.3证照复印件需要加盖公章时，还需要办理印章使用申请，履行审批程序后由印章保管员只在印有“再次复印无效”及“仅限使用”的复印件上加盖公司印章；3.3.4除证照年检外，证照原件原则上是当天借，最晚必须于当天下班前归还公司行政部证照员，办理借用时，领用人须填写《证照借用申请表》，根据业务类型分类按以下程序进行申请：①财务、税务类证照原件借出的工作程序：领用人填写申请→部门负责人审核→主管财务负责人审批→保管员发放复印件→办理归还手续。②业务类证照原件借出工作程序：领用人填写申请→部门负责人审核→运营副总审批→保管员发放复印件→办理归还手续。③行政、人事类证照原件借出工作程序：领用人填写申请→部门负责人审核→主管行政人事副总审批→保管员发放复印件→办理归还手续。3.3.5公司证照未经行政管理部经理以及高管层领导批准，任何人不得随意翻动、复印、外借，原件外借原则上当天必须归还，有特殊情况的必须提前说明。3.3.6公司所属证照，原则上不做任何各种担保和证明所用，如特殊情况必须经相应领导审批后方可进行；3.3.7行政管理部具体管理人员要及时按照规定填写《证照借用登记表》做好证照使用记录台帐。3.4证照管理工作监督3.4.1为消除证照管理工作的安全隐患，严格证照管理工作，每季度末的20－30日期间，财管部门、运营部门、行政人事部门各抽调一人，对照证照管理的各项执行情况进行检查；3.4.2检查结束后，检查工作小组必须于3个工作日内向集团总经理递交检查报告，报告内容包括以下内容：①检查小组成员、检查方式、检查人员、报告编制人；②证照存放是否安全，证照原件、复印件借出、交接程序和记录是否齐全；③证照使用情况及使用频率；④证照保管人是否严格执行职责，是否存在证照私用和不规范操作；⑤针对发现的问题提出整改意见，制订有效的整改措施；4、附则4.1本规定由行政管理部负责组织起草并解释。4.2本规定自总经理签字发布之日起执行。