文书管理制度

文书管理制度（一）公司文书管理规定第一章总则第一条本规定的目的，在于确保文书事务正常且顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率。第二条所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告、会议决议、规定、契约书、专利许可证书、电报、各种帐簿、图表参考书等一切业务用书类与公文。第三条全部文书归公司所有并收藏，任何个人不得私自占有。第四条必须严格保守文书的机密。第五条文书按下列要点处置或办理：（一）凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等，一律以“文书”的形式进行。所有文书的处置都必须以“准确”与“迅速”为原则，必须明确责任。（二）即使在紧急状况下，以口头或电话形式处置的事项，事后也必须以文书形式记录下来。第六条文书的主管原则规定如下：（一）文书的收发、领取与寄送，原则上由总公司总务部庶务科负责。（二）分公司或分支机构的文书主管，另有文书管理细则作出规定。第二章文书的收发第七条到达文书全部由文书主管科室接收，并按下列要点处置。（一）一般文书予以启封，分送各部门、科室。（二）私人文书不必开启，直送收信人。（三）分送各部门、科室的文书若有差错，必须立即退回庶务科。第八条节假日等制度工作时间外到达的文书，由值班人员接收后转交庶务科。第三章文书的处理第九条文书按机密程度可分为以下几类。（一）绝密。指极为重要并且不得向公司内外无关人员泄漏内容的文书。（二）秘密。指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书。（三）外密。指不宜向公司以外人员透露内容的文书。（四）普通。指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。（五）传阅。指在本公司内广为传阅或传达的文书。第十条普通文书的处理原则如下：（一）由科长以上级别的主管，负责对文书进行审阅、回答、照会以及其他必要的处理；或者指定下属对文书进行具体处理。（二）如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级主管取得联系，按上级指示办理。（三）如果与各部门、科室有关联的事项，必须经与各部门、科室的合议后方能予以处置。第十一条机密文书的处理原则如下：（一）机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。（二）指名或亲启文书的寄发，原则上在封面上注明文书所涉及事项的要点，注明发文者姓名，由发文者封缄。（三）到达的指名或亲启文书，原则上由信封上所指名者开启，其他人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不受本条规定的约束。第十二条文书的阅览原则如下：（一）某文书被阅览后，阅览者必须签字划押，表示已经阅览完毕。有必要的情况下，在文书的空白处填写阅览后的意见，转给或交还文书的主管。（二）有必要在各部门、科室传阅的文书，必须附上“传阅登记簿”，按传阅登记簿规定拦目填写，并最终交还文书主管。第十三条与各部门、科室有关的文书，在处理意见上如果存在分歧，则由文书的主管部门出面进行协商；如果不能协商一致，上报或请示高一级领导，由上级裁决。第四章请示审批第十四条请示审批是公司经营的一项重要程序，凡公司经营重要事项，都必须经请示，获得董事会、总裁、专务董事和常务董事审查、裁决和下文批复之后，方能实行或行事。第十五条须请示审批事项如下：（一）向社会发布的公告、企业经营情况等信息职务及重要人事安排；（二）各种制度性规定的变更；（三）重要契约的缔结、解除与变更；（四）诉讼行为；（五）与官方机构有关的、各种重要的请求回执、申请等等；（六）土地、建筑物以及事务所权利的购买与转让；（七）大额馈赠、谢礼、以及宣传广告费用的开支；（八）分支机构的增变与升格；（九）预算与决算事宜；（十）借款与贷款，以及借贷银行的开设与变更；（十一）重要或高额物品的采购，不急用或不需要物品的转让与廉价出售；（十二）定期或不定期刊物的发刊、修改与废除，以及费用开支的修订；（十三）有关公司经营的重要计划与企划；（十四）其他上述未涉及的重要事项。第十六条请示审批者为分公司主管、分店主管，以及以此基准确定的主管领导。第十七条请示审批的提案文书，必须进行认真斟酌，以便能顺利地予以实施。第十八条请示审批的事项，必须以提案文书的方式，经主管呈交总部。如果事情紧急，允许直接以非文书形式请示，但事后必须尽快撰写请示提案文书上报。第十九条请示提案文书的内容和顺序，包括标题、正文、理由、说明和附录。提案文书一式多份，分送有关部门如业务部门、出版部门、总务部门和财务部门等等。第二十条请示提案文书必须编号，并注明起草或请示者，所属分支机构及部门、科室，以及签名盖章。第二十一条请示审批内容一旦被上级认可并作出决定，则以请示提案书（副本）替代批复返回请示部门执行。第二十二条请示提案原本由总务部庶务科保管。第五章文书的制作第二十三条文书制作要领如下：（一）文书必须简明扼要，一事一议。语言措词力求准确规范。（二）起草文书的理由必须作出交代，包括起因以及中间交涉过程必须写明。必要情况下附上有关资料与文件。（三）必须明确起草文书的责任者，署上请示审批提案者姓名。（四）对请示提案文书进行修改时，修改者必须认真审阅原件，修改后必须署名。第二十四条文书的起草必须征得主管同意，并且在主管有了明确的决定之后进行。文书起草只是一个“文书化”的过程与结果。文书的草案必须予以保存。第二十五条重要文书或契约书案，必须经过公证，并且在正式文书形成之日前，必须掌握且附上具有价值的证据或证明文件。第二十六条文书的署名按下列规定进行。（一）公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名即可；如果只是单纯的上报文书，或者不涉及各部门、科室，且内容并不重要的文书，只需部门、科室署名即可；如果是重要文书，按责任范围署名总裁、副总裁、专务董事、常务董事、或者有关部门的主管姓名与职务。（二）对外文书，如契约书、责任状、官方许可申请书、回执、公告等重要文书，一律署名总裁职务与姓名。如果总裁委托事项，可由指名责任者署名。上列规定以外的文书，也可署名分公司或分支机构主管职务与姓名。文书发出前应由法务部门审核其风险性。第二十七条文书的盖章按下列要点进行：（一）在正本上必须加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门、科室印章。（二）如果文书署名者不在的情况下，加盖职务替代或代理者印章，且加盖具体执行者印章。在这种情况下，文书存档前加盖署名者印章。（三）以部门或公司名义起草的文书，在旁侧加盖有关责任者印章。第二十八条总裁与公司印章按下列原则使用：（一）在有必要加盖总裁或公司印章时，必须填写委托申请书，经所属部门主管认可、并且加盖印章之后，向总部总务部门提出。（二）总务部主管经审核，签名盖章，批准申请。如果有必要则需请示总裁。在事情紧急情况下，可以口头申请与批准，但事后必须补填申请书。（三）在需要总裁签字的情况下，手续同前。（四）经总务部批准后，去印章保管员处加盖总裁或公司印章。（五）一些带有公司字样或总裁职务字样的其他印章，须经主管同意，直接向印章保管员申请加盖。第六章文书的送发第二十九条一些需要邮寄或专人递交的文书，按下列要点进行，必要时给文秘处以回复或回执。调查报告不受本条规定限制。（一）文书封面必须明确写清发送或接收单位与地址，收件人姓名。并且注明“快递”、“邮寄”、“面呈”、或“转交”。（二）公司内部文书原则上不作封缄。笫三十条各部门、科室的邮寄文书，必须在发送前在“发信登记本”与“邮资明细账”上作好登记与填写。第七章电报的处理第三十一条一切电报都由庶务科受理。第三十二条有关责任者在接到电报并阅读后，把电报要点记下，送相关部门、科室传阅，如果不涉及各部门、科室，只是一般查询、确认或联络性电报，主管科室或部门全权负责予以处理。第三十三条向外部发电报时，必须用邮电部门的电报用纸起草电文，呈主管上司或领导审核。（一）尽量使电文简明扼要，采用标准的邮政省略符号与简称。（二）注明发电者姓名、日期以及具体指示，特殊情况下如何处置的办法与手段。第三十四条电报发出后必须给庶务科以回执；并告诉庶务科有无必要催促对方回电。第三十五条与调查、询问、联系等无关的电报，或者一些无关紧要的电报，由庶务科全权处置。第八章文书的整理与保存第三十六条文书按内容进行整理，并区分两类文书分别保管，一类是尚未完结的文书，另一类是可以归档的文书。第三十七条全部完结的文书，分别按所属部门、科室，文件机密程度，整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上作好登记，归档保存。第三十八条制度规定、不动产权利书、契约书、往来公文与特许专利文书等特别重要的文书，由总务部庶务科填写“重要文书目录”后，予以保存。第三十九条分公司或分支机构的文书，分为两类，一类特别重要文书，直接归主管领导保存，另一类一般文书，留存各部门或科室保管。第四十条文书的保存年限如下：（本条规定以外的文书保存年限，依法律或部门主管指示）（一）永久保存文书，包括章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册文书，股票关系书类；重要的诉讼关系文书；重要的官方许可证书；有关公司历史的文书；决算书和其他重要的文书。（二）保存十年文书，包括请示审批提案文书，人事任命文书，奖金工资与津贴有关文书，财务会计上的帐簿、传票与位计分析报表，以及永久保存以外的重要文书。（三）保存五年文书，指不需要保存十年的次重要文书。（四）保存一年文书，指无关紧要的，或者临时性文书。如果是调查报告原件，则由所在部门主管负责确定保存年限。第四十一条全部重要的机密文书，一律存放在保险金库或带锁的文件柜之中。第四十二条保存期届满的文书，以及没必要继续保存的文书，经主管决定，填写登记废除理由和日期之后，可以予以销毁。机要文书一律以火焚的方式销毁。第四十三条如果职务或部门划分发生变更，文书存档归并作出调整，则必须在有关登记簿上作好变更与调整的理由；以及变更与调整后的结果。第四十四条借阅重要文件，必须作好登记，并注明归还日期。一切借阅都必须出具借阅证。第四十五条在本规定难以照办时，与总务部联系，由主管文书领导作出裁定。电子邮件的管理常见文件管理规定，由管理部门负责收集，由专用服务器存储备份。第四十六条本规定于公元年月日修正之后予以执行。