Word-2010-长文档排版教程

长文档排版技巧武汉科技大学管理学院秦岭Word2010长文档的困惑纲目结构复杂，内容较多，几十甚至数百页；浏览、编辑和查找都相当困难；花大量时间修改格式、制作目录和页眉页脚等。工作报告、宣传手册、毕业论文、书稿……长文档排版的主要内容制作长文档的纲目结构；设置多级标题编号；定义、应用和修改样式；为图表设置题注和交叉引用；为注释和参考文献插入脚注或尾注；文档结构的整体布局（分节、分页和页面设置）；设置页眉和页脚；编制目录和索引；两个关键概念样式格式的集合。包含：字体、段落、编号、边框、制表位……优点：应用快捷、格式统一、一改全改。种类：段落样式、字符样式、表格样式、列表样式分节节是文档的一部分。插入分节符之前，Word将整篇文档视为一节。在需要改变页面方向、页边距、分栏状态、纵向对齐方式、行号、页眉和页脚样式、页码、纸型大小及纸张来源等特性时，需要创建新的节。1.建立长文档的纲目结构在“大纲视图”中建立文档的纲目结构大纲视图2.设置多级标题编号多级列表3.定义、应用和修改样式3.1应用标题样式应用样式3.定义、应用和修改样式3.2修改标题样式单击鼠标右键1233.定义、应用和修改样式武汉科技大学本科毕业设计(论文)基本规范注意：在“标题1”的段落格式中设置“段前分页”。否则，段前距显示不出来，导致标题紧贴页眉。3.定义、应用和修改样式修改标题样式后的效果3.定义、应用和修改样式3.3新建专门用于文档一般文字的“一般文字”样式很多用户，习惯给文档的一般文字，应用Word提供的“正文”样式。实际上，这样做，不好！因为，Word提供的样式，都是以“正文”为基准建立的，“正文”为样式之母。如果修改“正文”，其他样式均会产生相应的改变。鉴于上述原因，应该先为一般文字，新建一个样式（如“一般文字”）。打开“样式”窗口新建“样式”1新建“一般文字”样式修改样式的格式23武汉科技大学本科毕业设计(论文)基本规范3.定义、应用和修改样式3.4应用“一般文字”样式将文章内的所有正文应用“一般文字”样式。4.录入正文5.为图表设置题注和交叉引用题注针对图片、表格、公式一类的对象，为它们建立的带有编号的说明段落，即称为“题注”。例如每幅图片下方的“图1.1本文研究思路”等文字就称为题注，通俗的说法就是插图的编号。交叉引用为插图编号后，还要在正文中设置引用说明，例如“如图1.1所示”。引用说明文字和图片是相互对应的，我们称这一引用关系为“交叉引用”。5.为图表设置题注和交叉引用5.1插入题注125.为图表设置题注和交叉引用2134同理，新建题注“表”5.为图表设置题注和交叉引用5.2修改和应用“题注”样式5.为图表设置题注和交叉引用5.3插入交叉引用1245在此处插入交叉引用“图2.1”3如何删除题注标签与编号之间的空格？此方法一劳永逸。设置一次后，以后所有的word文档均无此空格。如何在插入题注时，自动去掉中间的空格？如何删除题注标签与编号之间的空格？步骤1：打开Word文档后，按“Alt+F11”键，打开“VBA对话框”。如何删除题注标签与编号之间的空格？步骤2：粘贴程序代码，并保存。21选择“Normal”→“模块”→“NewMacros”将程序代码粘贴在此处3保存如何删除题注标签与编号之间的空格？双击，获得程序代码。如何删除题注标签与编号之间的空格？哈！空格不见了！如何删除题注标签与编号之间的空格？更神奇的是：新建任何一个Word文档，插入各种不同的题注，那个讨厌的空格都不见了！！！如何删除题注标签与编号之间的空格？SubInsertCaption()'修改系统插入“题注”命令'功能：自动删除标签与编号间的空格（英文除外），并在题注数字后添加一个空格；适用于：Word2003-2013，不兼容WPS文字！'真正从原理上协同系统插入题注，无任何前提条件；用户照常插入题注即可，甚至感觉不到程序的存在！'Endlesswx于2015年8月4日'另,如果插入的始终未域代码而不是数字，非程序问题，Alt+F9一次即可DimLabAsString,startPtAsLong,endPtAsLong,myrangAsRange'OnErrorResumeNext'发生错误时让程序继续执行下一句代码'Application.ScreenUpdating=False'关闭屏幕更新，2013在此处关闭更新会导致输入框灰色不可选，故修正在调出对话框之后startPt=Selection.Start'startPt标注起始点'***将if条件隐藏隐藏即可实现----手动替换题注空格***IfApplication.Dialogs(357).Show=-1Then'插入“题注”对话框秀出来,如果按确定结束时执行以下程序，避免按取消后的空格,357也可换成wdDialogInsertCaptionApplication.ScreenUpdating=False'关闭屏幕更新Lab=Dialogs(357).LabelendPt=Selection.Start'endPt标记插入的题注部分终点Selection.Start=startPt'选定插入的整个题注'删除标签与编号间的空格（英文后的保留）WithSelection.Find.Text=Lab&.Forward=True'False=向上查找,(True=向下查找).MatchWildcards=False'不使用通配符IfLabLike*[0-9a-zA-Z.]Then'此处判断标签的最后一个字符是否为英文或数字，是则不删除空格Else.Replacement.Text=Lab.ExecuteReplace:=wdReplaceOne'替换找到的第一个，此处用作删除空格endPt=endPt-1'删除空格后，末位减1Selection.End=endPtEndIfEndWith'在题注数字后添加一个空格Selection.Fields.ToggleShowCodes'切换域代码，这样才能用^d查找域WithSelection.Find.Text=^d.Replacement.Text=^&.Forward=False'False=向上查找,(True=向下查找).MatchWildcards=False'不使用通配符.ExecuteReplace:=wdReplaceOne'替换找到的第一个，此处用作添加空格EndWith'选定整个插入的题注内容，将域代码切换回来endPt=endPt+1'增加空格后，末位加1WithSelection.Start=startPt.End=endPt.Fields.ToggleShowCodes'切换域代码（切换回来）EndWith'将光标定位至题注所在段尾处'Selection.MoveRightUnit:=wdCharacter,Count:=1'此句光标返回插入题注前的原始位置，对于已经输好标题的情况并不合适'选择段尾回车符WithSelection.Find.Text=^13.Forward=True'False=向上查找,(True=向下查找).MatchWildcards=False'不使用通配符.Wrap=wdFindContinue'继续查找.ExecuteEndWithSelection.MoveLeftUnit:=wdCharacter,Count:=1'定位到段尾回车前EndIfApplication.ScreenUpdating=True'恢复屏幕更新EndSub6.插入脚注和尾注脚注和尾注可以对文档中的内容作注释。脚注：是对某一页有关内容的解释，常放在该页的底部；尾注：常用来标明引文的出处或对文档内容的详细解释，一般放在文档的最后。脚注和尾注都是由两个部分：（1）注释引用：一般以上标的形式紧跟在要注释的内容后面（2）注释文本：置于注释标记所在当页的下面或文尾6.插入尾注，建立参考文献步骤1：在正文尾部插入一个“分节符（下一页）”123插入了一个分节符（下一页）6.插入尾注，建立参考文献步骤2：插入尾注1234566.插入尾注，建立参考文献注意：插入第一个尾注后，产生三个变化：（1）尾注引用（2）尾注分隔符（尾注延续分隔符）（3）尾注文本尾注引用6.插入尾注，建立参考文献尾注分隔符尾注文本下一节开始处6.插入尾注，建立参考文献步骤3：对“尾注引用”应用和修改样式选中1应用样式2修改样式（设置为“上标”）3如果在“样式”对话框中找不到“尾注引用”样式，可以将【选项】→【选择要显示的样式】设置为“所有样式”。6.插入尾注，建立参考文献步骤4：删除“尾注分隔符”和“尾注延续分隔符”转至“草稿视图”16.插入尾注，建立参考文献2选择“尾注分隔符”3删除“尾注分隔符”4同理删除“尾注延续分隔符”6.插入尾注，建立参考文献步骤5：插入分页符将“尾注文本”，即参考文献置于下一页将光标置于此处1插入分页符26.插入尾注，建立参考文献步骤6：输入“参考文献”，应用为“标题”样式，并修改“标题”样式。输入标题1应用和修改“标题”样式26.插入尾注，建立参考文献步骤7：对“尾注文本”应用和修改样式选中1应用样式23修改样式小四、宋体、Timesnewroman、两端对齐、悬挂缩进2.5字符、1.25倍行距6.插入尾注，建立参考文献7.文档结构的整体布局（分节、分页和页面设置）7.1分节和分页在需要改变以下特性时，需要创建新的节。•页面方向•页边距•分栏状态•纵向对齐方式•行号•页眉和页脚样式•页码•纸型大小及纸张来源等7.文档结构的整体布局（分节、分页和页面设置）1.封面2.中文摘要3.英文摘要4.目录5.正文6.参考文献7.致谢8.附录正文各章之间插入“分页符”7.文档结构的整体布局（分节、分页和页面设置）7.2页面设置页面设置是基础。设置不好会导致打印出的页面不美观，图像位置不能固定等问题。•页边距–页边距、纸张方向、页码范围•纸张–纸张大小、来源•版式–节：节的起始位置、是否取消尾注–页眉页脚：奇偶页不同、首页不同、距边界的距离–页面：垂直对齐方式•文档网格–文字排列方向–网格–每行字符数–每页行数7.文档结构的整体布局（分节、分页和页面设置）128.设置页眉和页脚8.设置页眉和页脚页眉：加“武汉科技大学本科毕业设计”或“武汉科技大学本科毕业论文”，字体为三号隶书，居中，单倍行距。每页首行文字的段前间距为0.5行。页脚：摘要和目录的页码用罗马字母小五号字，底端居中；正文的页码用阿拉伯数字，小五号TimesNewRoman字体，底端居中。武汉科技大学本科毕业设计(论文)基本规范8.设置页眉和页脚步骤1：设置第1节页眉第一节是封面，无页眉。但要去掉页眉下面的横线。8.设置页眉和页脚去掉页眉下面的横线：1、选中文本2、设置为“无框线”8.设置页眉和页脚步骤2：设置第2节页眉12录入第2节页眉1、断开与第1节页眉的联系2、输入并排版页眉3、设置下框线后面各节都“链接到前一条页眉”，无需再设置。8.设置页眉和页脚步骤3：设置第1节页脚第1节：无页脚8.设置页眉和页脚步骤4：设置第2节页脚断开与前一节的链接1设置页码位置设置页码格式238.设置页眉和页脚步骤5：设置第3节页脚8.设置页眉和页脚步骤6：设置第4节页脚链接到上一节的页脚页码接续上一节9.编制目录和索引目录就是文档中各级标题的列表，它通常位于文章扉页之后。目录的作用在于，方便阅读者可以快速地检阅或定位到感兴趣的内容，同时比较容易了解文章的纲目结构。索引就是以关键词为检索对象的列表，它通常位于文章封底页之前。索引的作用在于，阅读者可以根据相应的关键词，比如人名、地名、概念、术语等，快速定位到正文的相关位置，获得这些关键词的更详细的信息。9.编制目录和索引建立目录12349.编制目录和索引9.编制目录和索引小结制作长文档前，先要规划好各种设置，主要包括：纲目