工程技术档案管理制度

工程技术档案管理制度1.目的：规范工程资料的编写、收集、整理、组卷、传递、借阅管理，确保满足工程施工和移交、归档要求。2.名词解释各专业指：锅炉专业、汽机专业、电气专业、热控专业、焊接专业。3.归口管理和划分3.1工程部为项目部工程资料归口管理部门。项目部各部门为各自职能范围内的资料管理对口责任部门，负责职能范围内的工程资料分阶段或竣工时向资料管理人员提交归档，由资料管理人员统一向业主移交和向公司档案室归档。3.2工程资料的存档划分：3.2.1工程管理文件资料：1）工程合同、协议、招投标文件、租赁协议、工程概算结算、工程定额、索赔资料，归工程部合同专业；2）图象、照片、录象，归综合管理部（工程结束时归档资料管理人员）；3）行政文件，归综合管理部；4）工程施工技术及管理资料（音像资料等除外），归工程部；3.3工程资料管理网络和人员网络工程项目中标后一个月内由项目总工组织，建立项目工程资料管理网络（应包括各部、室、专业组、专业公司等），明确负责人（负责人应为本现场技术负责人）、管理人员和各单位资料管理员。4.文件的编写文件资料的编写按以下规定执行（业主无特殊要求时）4.1文件的编写一律采用A4纸张，用激光打印机或喷墨打印机（黑色墨水书写亦可）的打印件。规格要求参考作业指导书标准样式（尺寸及页边距）。4.2文件必需采用双钉装钉（横向、竖向均可）装钉尺寸要求如下：①横向装钉的，左侧留装订线2.5cm，上边距25cm，右边距、下边距1.5cm；②纵向装钉的，上下留出25cm的距离；③钉与纸张的边缘留出1cm的距离。对复印件A4纸竖向左侧装订线留2.5cm。4.3正文文字一律采用四号宋体、1.5倍行距，标题为小三号宋体。凡是正文应有页眉和页脚，页眉页脚均使用五号，页脚居中设置。页脚使用三位阿拉伯数字，从“第001号”开始，卷内目录、卷内备考表及某一文件的附图无正文的部分，不编写页号，但应在文件目录中标明总页数。4.4文件中附图的幅面、构件代号均应符合我国国家或行业标准，图纸的尺寸一律以毫米为单位。4.5案卷封面宜采用外封面形式，内外封面的式样同作业指导书封面。4.6档号：项目代号+分类号+案卷号项目代号：是公司指定的，项目中标后由公司档案室给出。分类号：科技文件材料参考《火电施工企业档案分类表》中6--9大类的有关规定，其它部门采用0--5大类的有关分类规则。案卷号：即为案卷顺序号。移交资料的档号按业主要求编制填写。4.7案卷题名应简明、准确揭示卷内项目的名称、代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称等。4.8编制单位栏填写卷内科技文件材料形成的单位或主要责任者。4.9编制日期填写案卷内科技文件材料的起止日期。4.10保管期限填写其划定的保管期限，将来移交时在资料管理人员管理人员的统一指导下填写。4.11密级依据保密规定填写(移交时业主给出，统一填写)。4.12缩微号和档案馆号由竣工档案接收单位或部门填写。4.13卷内目录及卷内备考表（各种表格）的格式由资料料室统一提供。4.14竣工移交所使用的卷盒由综合管理部根据公司档案室要求统一购置。4.15编写受控文件时均应标明文件编码。(文件编码按《质量部工程质量体系文件编码与受控编号方法》进编写)。5.工程中使用的表格工程中使用的各种表格包括：质保、过程控制、试验与检验、工程管理与技术管理、有条件发生的记录表格。各种表格的使用按以下规定执行：5.1国家、部或局已经下发现成表格（或有要求）的，使用其统一表格。5.2《项目部管理制度汇编》已给出工程项目管理工作中的表格，这些表格按类别存在专门的数据库中,如需使用可直接提取使用，签名为手写。5.3如上述表格不能满足施工要求，可根据需要自制表格，经专业部室领导批准(按审批权限)，方可使用。6.工程资料的收集工程项目的档案资料，是整个工程项目从酝酿、决策到建设投产（使用）全过程中形成的文字、图纸、图表、计算书、声像资料等不同形式、不同载体的资料，包括项目的提出、调查、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产等，项目部有责任尽量将资料收集齐全。6.1工程项目开工后由总工组织编制《XX项目部归档文件资料目录》。其中应至少明确第一批开工项目应归档的文件资料目录。（1）技术文件内容依据公司规定执行。各类文件资料的收集策划应以分项或分段工程为单位。（2）随工程进展对归档文件资料进行补充，待工程图纸80%或专业系统图100%到达项目部后15日内，对目录进行修改，分别报业主和公司各职能处室，作为正式文件执行。（3）各项资料在单位工程未完时，由划分的文件收集、整理部门保存，待阶段性检查之后，或单位工程施工结束，按资料管理人员要求的时间，将资料移交给资料管理人员，正式归档。6.2任何单位、部门和人员不管以何种渠道获得技术资料，均应交资料管理人员登记、备案，由有关领导核准后方可使用。6.3各部门收集的资料除归档资料外，还应根据上级单位监检大纲的有关条款，对其它工程资料进行收集整理。7.工程资料按以下要求进行整理和组卷7.1项目文件资料一般按其专业、单位工程项目和形成时间先后进行整理组卷。7.2有关设备的文件按依据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、设备运行维修、随机图样等排列，随机图样也可单独组卷。7.3管理性文件按问题、时间或重要程序排列。7.4案卷内技术性文件材料排列要求文字材料在前、图样在后。7.5每一单位工程项目的卷内文件按管理、依据、施工安装记录、检测试(实)验评定、证明等排列。7.6文件材料组卷时，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件一起立卷，不得分开。文件材料的排列：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发文件在前，被转发文件在后；立卷人填写卷内目录，立卷人和有关负责人应在卷内备考表的签署栏签署姓名；卷内目录和卷内备考表格式由资料管理人员统一提供。7.7卷内备考表(各种表格)、卷内目录、卷内文件的装钉尺寸及页边距应一致。7.8存档文件材料应尽量使用原件，如没有应标明原件的存放地点。7.9资料管理人员编制《工程管理案卷总目录及卷内目录》，工程部长审核、总工批准。8.文件资料的传递文件资料的传递包括发放与往来。8.1文件发放：文件资料在发放前，发放部门应填写《文件发放审批表》，根据审批权限审批文件确定资料发放的范围，并建立《文件发放登记表》台帐。从业主、监理方接收领取的文件资料两小时内在网上公布，24小时内发放到使用单位、部门8.2文件往来往来文件指与项目部以外单位的文件往来，一般包括与业主、监理、当地政府有关部门、设计院、设备厂家、调试部门、公司等的文件。（1）接收：资料管理人员建立《文件接收登记表》对接收的文件资料进行登记。任何人无论从何途径得到的与工程有关的文件资料，都应交到资料管理人员，由资料管理人员组织识别并登记。对接收的文件资料，资料管理人员根据审批权限送交领导审批。（2）项目部任何部门、任何人向项目部以外单位发出与项目有关的文件资料，都应根据审批权限进行审批，在发出前在存档部门进行备案，对反馈信息及时归档。（3）项目部各部门、各专业公司也应建立《文件接收登记表》。9.文件、资料审批权限9.1接受项目经理委托，由生产经理、商务经理、总工（副总工）发放（传阅）审批的范围：国家、行业有关本工程的文件、要求，业主、监理公司文件、会议纪要、工程联络单（确认有效性和发放范围后下发）、通知等，设计院文件，设备图纸、涉外技术文件资料，外单位交流信息，业主委托、工程变更（根据确定的范围），公司有关本工程的文件和要求，项目部有关工程管理的文件、要求、通知，工程简报，上报业主、监理、公司的文件和材料，施工组织设计等。9.2各部门负责人的审批范围：本部门分管专业范围体系内的文件、资料、规程规范、标准、制度、规定，本部门编制的管理制度、规定、办法、计划、通知等，本部门所组织的专业会议纪要、总结、工作联系单，处罚通知等。9.3资料管理人员发放审批：施工图纸、图集，作业指导书、施工措施（包括监理批复意见），图纸会审记录，设计变更，技术例会纪要、专业会议纪要、工程总结等。10.文件资料的更改和作废文件处理10.1文件更改由更改提出人或提出部门的负责人填写《文件更改审批单》，重要更改要附上文字依据，由该文件、资料的原审批人或部门进行审批。文件更改申请获批准后，由原文件发放部门（单位）按《文件发放登记表》的名单发放《文件更改一览表》，文件领用人按《文件更改一览表》对所持文件进行更改，如换页更改则进行换页。10.2文件的失效和作废文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时应进行换版，原版本作废，换发新版本。文件发放部门(资料管理人员)应根据《文件发放登记表》把失效和作废的文件及时通知给各部门（单位）。作废文件应根据发文登记及时更换或撤回；收回的失效或作废文件由发放部门填写《作废文件资料销毁申请及销毁记录》，经总工批准后执行。需要作为资料保存的作废文件应加盖“作废参考”标识。10.3文件中有关问题处理结果的反馈文件的接收部门（单位或人员），接到工程文件后要对照文件中有关要求及领导的批示意见，及时处理有关问题，并将办理结果以文字形式反馈（也可在网上反馈）。11.工程资料管理办法11.1工程图纸管理办法11.1.1工程图纸的收发统一由资料管理人员管理。11.1.2各个专业的图纸在工程开工前，由各专业工程师按施工进度计划编制专业《图纸需求计划》，递交资料管理人员，由资料管理人员编制项目工程《图纸需求计划》，工程部长审核，总工批准，提交建设单位和设计单位，并在资料管理人员存档。资料员拟订工程图纸发放范围和《文件发放审批表》，正式施工图纸的发放范围由资料管理人员审批，设备图纸和非正式图纸由总工或副总工审批，资料员发放。图纸发放时要特别注意留出用于移交和归档的图纸。11.1.3资料员统计图纸到位情况，按图纸交付计划向建设单位催交，接收的图纸进行登记（《文件接收登记表》），接到图纸两小时内在网上公布，未按计划到的图纸及时向资料管理人员和专业工程师汇报。任何人员不论从何种渠道得到施工图纸，都要首先交资料管理人员，由资料管理组织确认。11.1.4施工过程中，各单位要注意保护图纸，施工结束立即交回资料管理人员。11.2工程变更资料管理11.2.1工程变更由专业工程师及以上领导签字认可后生效见《设计变更、变更设计和工程委托管理制度》）。11.2.2资料员接收到生效的工程变更后按工程图纸发放的范围进行发放。11.2.3工程变更必须加盖设计变更章并在图纸中反映出。（1）资料管理人员在工程开工后确定工程变更盖章分工，根据分工，资料管理人员提供印章。（2）资料管理人员下发设计变更的同时下发《设计变更标注通知单》，图纸使用部门或单位接到设计变更及标注通知单后在通知栏签字，图纸使用部门或专业人员在被变更的图纸上用红笔标注（相关方无特殊要求时）变更内容，标注后在标注通知单确认栏签字，资料管理人员资料员核实变更确已标注后，收回设计变更标注通知单；存档图纸的设计变更由资料管理人员管理人员标注。（3）同一项目有两次及以上变更，以最新版变更为准，原变更收回，盖“作废参考”章存档备查。（4）设计变更章加盖在相应图纸标题栏上方10mm处，当变更不是针对具体图纸时，在本套图纸的目录页及总图上盖设计变更章。11.3施工过程形成资料的管理办法每个单位工程按施工技术管理《过程控制记录》做详尽的记录。11.3.1每项记录由单位工程技术员、质检员、施工员（根据各自职责）分别做出记录，分类建档，逐级审核后存于资料管理人员。11.3.2所有记录按要求填写标准表格，内容要真实。11.4关于安装设备开箱资料的管理规定11.4.1工程施工安装设备的开箱资料，在设备到场后由物资办事处综合管理员向资料管理人员移交（移交的内容包括：《设备开箱检验记录》、设备清单（含专用工具）、安装说明书等）。由资料员登记存档，物资管理人员工作必须留用的资料，从资料管理人员复印。11.4.2所有开箱资料必须坚持先归档后复印使用的原则，各部门、专业公司如需要，到资料管理人员借阅